Surat pengantar dokumen adalah lembar yang menyertai kumpulan berkas saat diserahkan ke instansi atau pihak lain. Isinya menjelaskan berkas apa yang diserahkan, untuk keperluan apa, dan siapa yang menyerahkannya. Cara membuat surat pengantar dokumen: tentukan keperluan penyerahannya, daftar setiap berkas satu per satu, sebut saluran penyerahannya, lalu ekspor suratnya menjadi PDF lewat Teks ke PDF.
Yang membuat surat pengantar dokumen berbeda dari catatan pengiriman biasa adalah daftar lampirannya. Daftar itu menjadi titik pemeriksaan bersama antara penyerah dan penerima. Kalau daftarnya rinci, penerima bisa mencocokkan berkas satu per satu dan menandai yang belum lengkap. Kalau daftarnya hanya berbunyi "berkas terlampir", pemeriksaan berubah menjadi tanya jawab yang memakan waktu.
Pengantar dokumen dan berita acara
Surat pengantar dokumen menyatakan niat menyerahkan. Berita acara serah terima menyatakan bahwa penyerahan sudah terjadi, lengkap dengan keadaan berkas saat diterima. Pengantar ditulis sebelum berkas diterima, berita acara ditulis pada saat penerimaan.
Untuk penyerahan yang perlu bukti kuat, keduanya dipakai bersama: pengantar sebagai pembuka, berita acara sebagai penutup. Bedanya dengan surat pengantar biasa ada pada penekanannya. Surat pengantar umum menjelaskan pengiriman, sedangkan pengantar dokumen menekankan daftar berkas dan keperluan pemeriksaannya. Bentuk surat resmi lain di kelompok ini dibahas di Surat Resmi.
Keperluan penyerahan menentukan isi
Empat keperluan yang paling sering. Pertama, penyerahan berkas pendaftaran, misalnya pendaftaran sekolah, beasiswa, atau pekerjaan. Kedua, penyerahan berkas klaim atau permohonan ke instansi, misalnya klaim asuransi atau permohonan izin. Ketiga, penyerahan berkas kerja sama ke mitra usaha, misalnya kontrak yang sudah ditandatangani. Keempat, penyerahan dokumen internal antar bagian yang perlu jejak serah terima.
Setiap keperluan menentukan penekanan daftarnya. Untuk berkas pendaftaran, daftar mengikuti persyaratan yang diumumkan. Untuk berkas klaim, daftar mengikuti bukti yang diminta. Untuk berkas kerja sama, daftar mengikuti kesepakatan yang sudah dibahas. Cocokkan daftar Anda dengan ketentuan penerimanya, bukan dengan apa yang kebetulan ada di tangan Anda.
Bagian surat pengantar dokumen
Kop memuat nama dan alamat penyerah, serta kontaknya. Nomor surat dan tanggal diletakkan di bawah kop. Nomor yang berurutan memudahkan pencarian saat berkas yang sama ditanyakan kembali.
Tujuan surat menyebut nama instansi atau bagian yang menerima berkas, jabatannya, dan alamatnya. Sebutkan bagian yang menangani berkasnya kalau Anda mengetahuinya. Berkas yang salah arah harus dipindahkan secara manual, dan itu memperlambat proses.
Kalimat pembuka menyatakan maksud penyerahan dan keperluannya. Satu atau dua kalimat cukup: dengan ini kami sampaikan berkas tertentu untuk keperluan tertentu. Hindari pembuka berpanjang-panjang yang mengulang hal yang sama.
Daftar lampiran adalah bagian terpenting. Setiap berkas disebut satu per satu, dengan jumlah halaman atau jumlah salinan bila perlu. Beri nomor supaya penerima bisa mencocokkan satu per satu. Kalau ada berkas yang menyusul, tulis terpisah di bawah daftar yang sudah lengkap.
Penutup memuat harapan agar berkasnya diterima, lalu nama, jabatan, dan tanda tangan penyerah. Kalau yang menyerahkan bukan penandatangan, sebutkan nama penyerah dan kontaknya.
Menyusun daftar berkas yang bisa dicocokkan
Tulis nama setiap berkas seperti nama yang tertulis di halamannya, bukan nama berkas di komputer Anda. "Fotokopi Kartu Keluarga, 4 halaman" lebih membantu daripada "scan_kk_final.pdf". Penerima yang membaca daftar itu tahu persis apa yang harus ia cari.
Cantumkan jumlah halaman untuk berkas yang lebih dari satu halaman. Kalau lampirannya berupa salinan, sebutkan salinan apa dan berapa rangkap. Kalau ada berkas yang berupa formulir yang sudah diisi, sebut namanya. Rincian ini membuat pemeriksaan bisa dilakukan tanpa bertanya.
Urutkan daftar sesuai urutan berkas dalam bundel. Kalau berkasnya dijilid atau dijepit, urutan daftar sebaiknya sama dengan urutan halaman. Penerima yang mencocokkan bisa berjalan dari atas ke bawah tanpa membuka ulang.
Menyiapkan berkas digital
Untuk penyerahan lewat portal atau surel, susun berkasnya menjadi satu PDF dengan surat pengantar di halaman pertama. Urutan unggahan menjadi urutan halaman hasil gabungan, jadi unggah surat pengantar lebih dulu, lalu berkas lainnya sesuai daftar. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas dan mempertahankan penanda bukunya.
Kalau penerimanya meminta setiap berkas berdiri sendiri, kirim sebagai berkas terpisah dan tetap sertakan surat pengantar sebagai berkas pertama. Jangan menggabungkan bila portalnya menyediakan kolom terpisah untuk masing-masing berkas.
Untuk berkas hasil pindai, susun halamannya lewat JPG ke PDF. Satu gambar menjadi satu halaman, urutannya mengikuti urutan unggahan, dan setiap gambar diposisikan proporsional di tengah halaman A4. Format yang diterima JPG, PNG, dan WebP.
Kalau jumlah halamannya banyak, tambahkan nomor halaman lewat Nomor Halaman supaya penerima bisa menyebut posisi saat menanyakan sesuatu. Nomor diletakkan di dalam area cetak.
Langkah membuat surat pengantar dokumen PDF
- Catat berkas apa saja yang akan diserahkan dan untuk keperluan apa.
- Cocokkan daftar itu dengan persyaratan atau permintaan penerimanya.
- Susun berkasnya dalam urutan yang akan diserahkan.
- Tentukan nomor surat dan tanggalnya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor surat, dan tanggal.
- Tulis nama dan alamat penerima.
- Tulis kalimat maksud penyerahan.
- Tulis daftar lampiran sebagai daftar bernomor, lengkap jumlah halamannya.
- Tulis penutup, nama penyerah, jabatan, dan kontak, lalu jalankan prosesnya.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris, dan nama instansi penerima bisa ditebalkan dengan bintang ganda. Kalau surat pengantar perlu memuat versi untuk penerima dan versi untuk arsip, pisahkan kedua versi itu dengan baris berisi tiga tanda hubung.
Tanda tangan dan pengesahan
Surat pengantar dokumen yang diserahkan ke instansi biasanya memerlukan tanda tangan dan stempel. Cetak berkasnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya, atau tempelkan tanda tangan gambar dengan Tanda Tangan PDF dan cap dengan Stempel PDF. Keduanya menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, jadi sesuaikan dengan keperluan penerima.
Isi surat dan daftar lampirannya diselesaikan sebelum tanda tangan dipasang. Kalau daftar berkas berubah setelah surat ditandatangani, surat itu harus diterbitkan ulang. Periksa daftarnya lebih dulu untuk menghindari pekerjaan ulang.
Memeriksa sebelum berkas diserahkan
Periksa daftar lampiran terhadap berkas yang benar-benar disertakan. Ini pemeriksaan yang paling sering dilewati dan paling sering menimbulkan masalah. Cocokkan satu per satu, termasuk jumlah halamannya.
Periksa nama penerima, nama instansi, dan alamatnya. Periksa nomor surat dan tanggalnya. Periksa apakah ada berkas yang memuat data yang tidak perlu diketahui penerima. Untuk penyerahan ke instansi, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF, sebab berkas kantor sering menyimpan nama penyusun dan nama perangkat di dalamnya.
Periksa ukuran berkasnya kalau diserahkan lewat portal. Portal umumnya mencantumkan batas unggahan, dan bundel pindaian beresolusi tinggi sering melewatinya. Kompres PDF memperkecil ukuran dengan menurunkan resolusi gambar yang berlebihan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan lembar pengantar sendiri, pakai lembar itu. Beberapa instansi meminta lembar pengantar bernomor yang mereka terbitkan, dan surat buatan sendiri tidak menggantikannya. Ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah, jadi cocokkan dengan pengumuman resmi atau tanyakan ke bagian layanan setempat.
Kalau penyerahannya memerlukan pemeriksaan barang atau berkas secara resmi, siapkan berita acara serah terima bersama surat pengantar. Untuk penyerahan yang mengikat secara hukum, minta pendampingan bagian hukum atau notaris.
Kalau yang diserahkan hanya satu berkas kepada orang yang sudah menunggunya, surat pengantar biasanya tidak diperlukan. Keterangan singkat di badan surel sudah cukup.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat pengantar dokumen perlu nomor? Tidak wajib, tetapi membantu. Nomor memudahkan pencarian kembali dan memudahkan pencocokan saat penerima menanyakan berkas yang sama.
Apakah daftar berkas harus menyebut jumlah halaman? Untuk berkas yang lebih dari satu halaman, sebaiknya ya. Jumlah halaman membantu penerima memastikan tidak ada lembar yang tertinggal.
Bagaimana kalau ada berkas yang menyusul? Sebutkan di surat bahwa berkas tertentu akan menyusul beserta perkiraan waktunya. Setelah dikirim, terbitkan surat pengantar tambahan dengan nomor baru.
Apakah surat pengantar perlu dibuat dua rangkap? Untuk penyerahan langsung, sebaiknya ya: satu untuk penerima dan satu untuk arsip Anda. Mintakan tanda terima pada salinan arsip Anda.
Mulai dari satu penyerahan
Ambil satu penyerahan berkas yang sedang Anda siapkan, susun daftarnya, lalu buat surat pengantarnya dengan urutan di atas. Simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk penyerahan berikutnya. Panduan jenis surat resmi lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.