Surat permohonan adalah surat yang meminta sesuatu kepada pihak lain, baik berupa izin, bantuan, data, maupun persetujuan. Surat ini menunggu keputusan, jadi isinya harus membuat penerimanya bisa menilai permintaan dengan cepat. Cara membuat surat permohonan: sebut satu hal yang dimohon, jelaskan alasannya secara singkat, lampirkan berkas pendukung, dan cantumkan saluran yang bisa dihubungi, lalu ekspor isinya menjadi PDF lewat Teks ke PDF.
Penerima surat permohonan biasanya orang yang sibuk dan menerima banyak surat serupa. Yang membuat satu permohonan menonjol bukan panjangnya, melainkan kejelasan permintaannya. Permohonan yang menyebut persis apa yang diminta, dari siapa, dan untuk apa lebih cepat diproses daripada permohonan yang harus dibaca dua kali untuk dipahami.
Permohonan, pemberitahuan, dan pengajuan
Permohonan meminta sesuatu dan menunggu keputusan. Pemberitahuan memberi kabar dan tidak menunggu jawaban. Panggilan meminta kehadiran. Ketiganya bisa muncul dalam satu urusan, tetapi bentuknya berbeda. Kalau surat Anda menunggu persetujuan, bentuknya permohonan, bukan pemberitahuan.
Kata pengajuan sering dipakai untuk permohonan yang mengikuti prosedur resmi, misalnya pengajuan izin atau pengajuan bantuan. Prinsipnya sama: sebut apa yang dimohon, siapa yang memohon, dan apa dasarnya. Yang berbeda hanya kelengkapan berkasnya, karena pengajuan biasanya punya syarat yang ditetapkan instansi.
Untuk urusan yang sudah punya formulir resmi, pakai formulir itu. Surat permohonan buatan sendiri tidak menggantikan formulir yang diterbitkan instansi. Ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah, jadi pastikan syaratnya ke pengumuman resmi atau bagian layanan setempat.
Bagian surat permohonan
Kop memuat nama pengirim, alamat, dan kontaknya. Untuk permohonan pribadi, cantumkan nama lengkap, alamat, dan nomor yang bisa dihubungi. Untuk permohonan dari usaha atau organisasi, kop resmi lebih tepat.
Nomor surat dan tanggal diletakkan di bawah kop. Nomor membantu pengarsipan dan memudahkan pencocokan saat permohonan ditanyakan kembali. Tanggal menjadi acuan bila ada tenggat.
Perihal ditulis satu baris dan menyebut pokok permohonannya. "Permohonan Izin Penggunaan Aula" atau "Permohonan Data Statistik" langsung memberi tahu penerimanya apa yang diminta. Perihal yang hanya berbunyi "Permohonan" memaksa penerimanya membaca seluruh isi.
Nama dan alamat penerima ditulis lengkap beserta jabatannya. Sebutkan bagian yang menangani permintaan Anda kalau Anda mengetahuinya. Permohonan yang salah arah harus dipindahkan secara manual, dan itu memperlambat proses.
Isi permohonan menjawab empat hal. Apa yang dimohon. Untuk keperluan apa. Apa dasar atau alasan permohonannya. Apa saja yang dilampirkan. Empat jawaban ini disusun berurutan supaya penerimanya bisa menilai tanpa membaca ulang.
Penutup memuat harapan agar permohonan dikabulkan, lalu nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim. Lampiran disebutkan di dalam isi dan dicantumkan daftarnya di bawah tanda tangan.
Merumuskan permintaan yang jelas
Satu surat sebaiknya memuat satu permintaan. Permohonan yang meminta izin sekaligus bantuan sekaligus data sulit diproses, karena masing-masing bisa memerlukan bagian yang berbeda. Kalau ada tiga permintaan, tulis tiga surat dengan nomor masing-masing.
Rumuskan permintaannya dalam kalimat yang bisa dijawab ya atau tidak. "Kami memohon izin menggunakan aula pada tanggal tertentu" lebih mudah diputuskan daripada "Kami memohon bantuan terkait kegiatan kami". Permintaan yang kabur membuat penerimanya harus menghubungi Anda lebih dulu untuk memperjelas, dan itu menunda keputusan.
Sebutkan tenggat bila ada. Kalau kegiatan Anda berlangsung pada tanggal tertentu, sebut tanggal itu dan waktu yang tersisa. Penerima yang tahu tenggatnya bisa menyesuaikan urutan pekerjaannya. Permohonan yang tenggatnya tersembunyi sering diproses setelah waktunya lewat.
Sebutkan siapa yang berhak menghubungi dan bagaimana caranya. Cantumkan nama, jabatan, dan nomor yang bisa dihubungi. Penerima yang perlu bertanya tidak akan menebak siapa yang harus dihubungi.
Menyiapkan alasan dan lampiran
Alasan permohonan cukup satu paragraf. Jelaskan mengapa permintaan itu diajukan dan apa dampaknya bila dikabulkan. Alasan yang panjang tidak menambah kekuatan permohonan; alasan yang tepat sasaran menambah.
Lampiran adalah bagian yang menentukan. Cantumkan berkas yang mendukung permohonan Anda, misalnya identitas, surat keterangan, atau proposal kegiatan. Setiap lampiran disebut namanya, dan kalau perlu jumlah halaman atau jumlah salinannya. Daftar yang hanya berbunyi "berkas terlampir" menyulitkan pemeriksaan.
Cocokkan daftar lampiran dengan berkas yang benar-benar ada di tangan Anda sebelum surat dikirim. Lampiran yang disebut tetapi tidak disertakan adalah kesalahan yang paling sering terjadi, dan penerimanya biasanya harus menghubungi pengirim untuk memintanya.
Untuk permohonan yang lampirannya banyak, susun lampirannya menjadi satu PDF dengan urutan mengikuti daftar. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas, dan urutan unggahan menjadi urutan halamannya. Kalau jumlahnya banyak, tambahkan nomor halaman lewat Nomor Halaman.
Langkah membuat surat permohonan PDF
- Tentukan satu hal yang dimohon dan kepada siapa.
- Kumpulkan alasan dan lampiran pendukungnya.
- Tentukan nomor surat dan tanggalnya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor surat, dan tanggal.
- Tulis nama dan alamat penerima.
- Tulis perihal dalam satu baris.
- Tulis isi dengan urutan permintaan, keperluan, alasan, dan lampiran.
- Tulis penutup, nama, jabatan, dan tanda tangan.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu periksa sebelum dikirim.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris. Nama penerima dan nama lampiran bisa ditebalkan dengan bintang ganda. Tata letaknya mengikuti A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt. Permohonan yang lampirannya panjang akan berlanjut ke halaman berikutnya tanpa terpotong.
Setelah permohonan dikirim
Catat tanggal pengirimannya dan simpan buktinya. Untuk permohonan yang diproses dalam waktu tertentu, catat juga perkiraan waktu jawabannya. Kalau tenggatnya lewat, Anda bisa menanyakan dengan menyebut nomor dan tanggal suratnya.
Simpan salinan surat beserta berkas teks sumbernya. Permohonan yang mirip sering diajukan berulang, dan berkas sumber menghemat pengetikan. Simpan juga lampirannya di folder yang sama supaya pengajuan berikutnya bisa disiapkan dengan cepat.
Kalau permohonan ditolak, baca alasannya dan periksa apakah ada kekurangan yang bisa diperbaiki. Sebagian penolakan terjadi karena berkas tidak lengkap atau permintaan yang kurang jelas, bukan karena permintaannya tidak mungkin dikabulkan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan formulir permohonan sendiri, pakai formulir itu. Beberapa instansi meminta formulir bernomor yang mereka terbitkan, dan surat buatan sendiri tidak menggantikannya.
Kalau permintaan Anda menyangkut keputusan hukum, misalnya permohonan yang berpotensi menjadi sengketa, mintakan tinjauan ahli sebelum dikirim. Susunan yang rapi tidak menggantikan keabsahan isinya.
Kalau yang diminta adalah kehadiran pada acara, pakai undangan, bukan permohonan. Kalau yang diminta adalah kehadiran seseorang untuk suatu keperluan, pakai surat panggilan.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa perihalnya sudah menyebut isinya. Periksa nama penerima, jabatannya, dan alamatnya. Periksa daftar lampiran terhadap berkas yang benar-benar disertakan. Periksa tanda tangan dan nama terangnya.
Bersihkan metadata berkas lewat panduan metadata PDF bila surat dikirim ke pihak luar. Berkas yang dibuat di komputer kantor sering menyimpan nama penyusun dan nama perangkat di dalamnya, dan itu keterangan yang tidak perlu diketahui penerimanya.
Periksa ukuran berkasnya bila dikirim lewat portal. Portal biasanya menyebut batas unggahan, dan lampiran pindaian beresolusi tinggi sering melewatinya. Kompres PDF menurunkan resolusi gambar yang berlebihan, dan ukuran sebelum serta sesudahnya ditampilkan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat permohonan perlu menyebut alasan? Sebaiknya ya, tetapi cukup singkat. Alasan membantu penerimanya menilai permintaan. Permohonan tanpa alasan sering dianggap belum lengkap.
Bolehkah mengajukan lebih dari satu permintaan dalam satu surat? Sebaiknya tidak. Satu surat satu permintaan membuat prosesnya lebih cepat dan catatannya lebih rapi.
Apakah permohonan harus ditandatangani? Untuk surat resmi, ya. Tanda tangan dan nama terang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas permohonan itu.
Bagaimana kalau lampiran belum lengkap? Kirim suratnya setelah lampirannya lengkap. Kalau memang harus menyusul, sebutkan di surat bahwa berkas tertentu akan menyusul beserta perkiraan waktunya.
Mulai dari satu permintaan
Ambil satu permintaan yang sedang Anda siapkan, rumuskan dalam satu kalimat yang bisa dijawab ya atau tidak, lalu susun suratnya dengan urutan di atas. Uraian surat resmi lain di kelompok ini ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.