Surat panggilan resmi adalah surat yang meminta seseorang hadir pada waktu dan tempat yang ditentukan. Surat ini dipakai instansi, sekolah, organisasi, dan perusahaan untuk memanggil pegawai, siswa, atau pihak lain menghadap. Cara membuat surat panggilan resmi: sebut siapa yang dipanggil, untuk keperluan apa, kapan, di mana, dan apa yang perlu dibawa, lalu ekspor isinya menjadi PDF lewat Teks ke PDF.
Panggilan yang jelas membuat orang datang tepat waktu dengan berkas yang lengkap. Panggilan yang kabur membuat penerimanya menebak-nebak, datang tanpa dokumen yang diminta, atau tidak datang sama sekali karena mengira suratnya tidak mendesak. Satu baris perihal dan satu jadwal yang pasti menghilangkan sebagian besar kebingungan itu.
Panggilan resmi dan panggilan lisan
Panggilan resmi ditulis dan diarsipkan. Panggilan lisan, misalnya ajakan lewat percakapan atau pesan singkat, tidak punya jejak yang bisa ditunjukkan kemudian. Untuk keperluan yang menyangkut keputusan, misalnya pemeriksaan, pembinaan, atau pembahasan kinerja, panggilan ditulis supaya kedua pihak punya catatan yang sama.
Panggilan resmi berbeda dari undangan. Undangan meminta kehadiran dalam acara, sedangkan panggilan meminta seseorang menghadap untuk suatu keperluan yang menyangkut dirinya. Perbedaan ini memengaruhi nadanya. Undangan terdengar mengundang, panggilan terdengar menugaskan.
Panggilan juga berbeda dari pemberitahuan. Pemberitahuan hanya memberi kabar dan tidak menuntut kehadiran. Kalau surat Anda meminta seseorang datang, itu panggilan, bukan pemberitahuan. Perbedaan keduanya dibahas di cara membuat surat pemberitahuan.
Bagian surat panggilan
Kop memuat nama pengirim, alamat, dan kontaknya. Nomor surat dan tanggal diletakkan di bawah kop. Nomor yang berurutan memudahkan pencarian saat panggilan yang sama ditanyakan kembali.
Perihal ditulis satu baris. "Panggilan Menghadap Pembinaan" atau "Panggilan Rapat Koordinasi" langsung memberi tahu penerimanya keperluan panggilan. Perihal yang hanya berbunyi "Panggilan" membuat penerimanya membuka isi tanpa gambaran.
Alamat tujuan menyebut nama penerima secara lengkap, jabatan atau kelasnya, dan alamatnya. Untuk pegawai, sebutkan bagian tempatnya bekerja. Untuk siswa, sebutkan kelas dan nomor induknya. Penerima yang disebut lengkap lebih sulit tertukar dengan orang lain.
Isi panggilan menjawab lima hal. Siapa yang dipanggil. Apa keperluannya. Hari, tanggal, dan jamnya. Tempatnya. Apa yang perlu dibawa. Lima jawaban ini disusun berurutan supaya penerimanya bisa langsung mencatat jadwalnya.
Penutup memuat kalimat singkat tentang kehadiran, lalu nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim. Kalau panggilan mewakili instansi, sertakan cap instansi.
Menyusun jadwal yang bisa dipatuhi
Waktu panggilan sebaiknya masuk akal bagi penerimanya. Panggilan untuk hari kerja pada jam kerja lebih mudah dipatuhi daripada panggilan di luar jam kerja tanpa penjelasan. Kalau memang harus di luar jam kerja, sebutkan alasannya singkat supaya penerimanya memahami.
Sebutkan tanggal lengkap, bukan hanya nama hari. "Senin" saja bisa berarti Senin minggu ini atau minggu depan. Tanggal yang lengkap menghilangkan salah tafsir. Sebutkan juga jamnya, dan kalau ada, perkiraan lamanya.
Sebutkan tempatnya sedetail yang diperlukan. Nama gedung, lantai, dan ruangannya. Untuk instansi yang punya beberapa kantor, sebutkan alamat lengkapnya. Penerima yang harus mencari ruangan akan datang terlambat meski berangkat tepat waktu.
Kalau kehadiran bersifat wajib, sebutkan dengan tenang. Kalau bisa diwakilkan, sebutkan syaratnya. Kejelasan ini mencegah penerimanya datang hanya untuk mencari tahu, atau tidak datang karena mengira bisa diwakilkan padahal tidak.
Menyebut keperluan dan berkas yang dibawa
Keperluan panggilan sebaiknya disebut dalam satu kalimat yang jelas, tanpa mengungkap hal yang belum waktunya. Untuk panggilan pemeriksaan atau pembinaan, cukup sebutkan pokoknya, misalnya "pembahasan laporan bulanan". Rincian yang terlalu banyak di surat bisa membuat penerimanya menyiapkan hal yang salah.
Daftar berkas yang perlu dibawa ditulis sebagai daftar bernomor. Setiap berkas disebut namanya, dan kalau perlu jumlah salinannya. "Fotokopi kartu identitas, 1 lembar" lebih membantu daripada "berkas pendukung". Daftar yang jelas membuat penerimanya datang siap.
Untuk panggilan yang berkasnya bisa dikirim lebih dulu, sebutkan saluran pengirimannya dan batas waktunya. Penerima yang mengirim berkas lebih awal bisa datang hanya untuk membahas, dan itu menghemat waktu kedua pihak.
Kalau panggilan berisi dua keperluan sekaligus, pisahkan menjadi dua bagian dengan datanya masing-masing. Panggilan yang bercampur membuat penerimanya tidak siap untuk salah satu bagian.
Langkah membuat surat panggilan resmi
- Tentukan siapa yang dipanggil dan apa keperluannya.
- Tetapkan hari, tanggal, jam, dan tempatnya.
- Daftar berkas yang perlu dibawa.
- Tentukan nomor surat dan tanggalnya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor surat, dan tanggal.
- Tulis nama dan alamat penerima secara lengkap.
- Tulis perihal dalam satu baris.
- Tulis isi dengan urutan siapa, keperluan, jadwal, tempat, dan berkas.
- Tulis penutup, nama, jabatan, dan tanda tangan, lalu jalankan prosesnya.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris, dan jadwal bisa ditebalkan dengan bintang ganda supaya mudah ditemukan. Pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt.
Tanda tangan dan pengiriman
Panggilan dari instansi biasanya memerlukan tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap instansi. Cetak berkasnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya, atau tempelkan tanda tangan gambar lewat Tanda Tangan PDF. Tanda tangan gambar bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, jadi sesuaikan dengan keperluan penerima.
Kirim panggilan lewat saluran yang biasa dipakai instansi Anda, dan simpan bukti pengirimannya. Untuk panggilan yang penting, catat tanggal pengiriman dan cara penyampaiannya. Bukti ini berguna bila penerimanya mengaku belum menerima.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau yang diminta hanya kehadiran pada sebuah acara, pakai undangan, bukan panggilan. Undangan tidak menuntut kehadiran dan nadanya lebih terbuka. Untuk undangan rapat internal, lihat cara membuat surat undangan rapat.
Kalau panggilan menyangkut pemeriksaan resmi oleh aparat penegak hukum, ikuti format dan prosedur yang berlaku. Jangan menyusunnya sendiri. Ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah, jadi periksa pedoman resminya atau mintakan arahan dari bagian hukum.
Untuk panggilan yang berpotensi menimbulkan perselisihan, mintakan tinjauan ahli sebelum surat dikirim. Susunan yang rapi tidak menggantikan keabsahan isinya.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa nama penerima, jabatannya, dan alamatnya. Periksa tanggal, jam, dan tempatnya, lalu cocokkan dengan kalender instansi. Periksa daftar berkas yang diminta. Periksa tanda tangan dan nama terangnya.
Bersihkan metadata berkas lewat panduan metadata PDF bila panggilan dikirim ke pihak luar. Metadata sering menyimpan nama penyusun dan nama perangkat, dan itu keterangan yang tidak perlu diketahui penerimanya.
Simpan salinan surat beserta berkas teks sumbernya. Panggilan sejenis sering dipakai berulang, dan kerangka yang sudah ada menghemat pengetikan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat panggilan harus memakai kop instansi? Untuk panggilan resmi dari instansi atau usaha, kop membantu penerimanya mengenali pengirimnya. Untuk panggilan pribadi, kop tidak wajib, tetapi nama dan alamat pengirim tetap perlu dicantumkan.
Bagaimana kalau penerimanya tidak bisa hadir? Sebutkan di surat bahwa penerima perlu memberi kabar bila berhalangan, beserta saluran dan batas waktunya. Panggilan yang menyebutkan ini memudahkan penjadwalan ulang.
Apakah panggilan bisa dikirim lewat surel? Bisa, dan PDF lebih tepat karena tampilannya tidak berubah di perangkat penerimanya. Simpan bukti pengirimannya.
Apakah panggilan perlu alasan yang rinci? Tidak perlu rinci. Sebut pokok keperluannya dalam satu kalimat, lalu jelaskan saat pertemuan. Rincian yang terlalu banyak di surat bisa menimbulkan salah paham.
Mulai dari satu panggilan
Ambil satu panggilan yang sedang Anda siapkan, susun isinya dengan urutan di atas, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka. Jenis surat resmi lain di kelompok ini dibahas di Surat Resmi, dan peta seluruh silo dokumen ada di Panduan Dokumen.