Surat pemberitahuan adalah surat yang memberi tahu penerimanya tentang suatu keputusan, kegiatan, atau perubahan. Surat ini tidak meminta jawaban, tetapi sering menuntut penerimanya melakukan sesuatu setelah membacanya. Cara membuat surat pemberitahuan: tentukan siapa yang perlu diberi tahu, tulis perihalnya dalam satu baris, sebutkan apa yang diberitahukan, sejak kapan hal itu berlaku, dan apa yang perlu dilakukan penerimanya, lalu ekspor isinya menjadi PDF lewat Teks ke PDF.
Pemberitahuan yang baik menghemat pertanyaan. Penerima yang sudah tahu apa yang berubah, kapan mulai berlaku, dan apa dampaknya bagi dirinya tidak perlu menghubungi pengirim untuk bertanya. Penerima yang hanya tahu sebagian akan menelepon, membalas surel, atau menunda tindakan sampai ada kejelasan. Satu lembar yang lengkap mencegah rangkaian pertanyaan itu.
Apa yang membedakan pemberitahuan dari undangan dan permohonan
Pemberitahuan menyampaikan informasi dan tidak menunggu jawaban. Undangan meminta kehadiran pada waktu dan tempat tertentu. Permohonan meminta sesuatu dan menunggu keputusan. Pengumuman hampir sama dengan pemberitahuan, tetapi ditujukan kepada khalayak luas, bukan satu penerima tertentu. Menentukan jenis surat lebih dulu mencegah isi yang bercampur.
Kalau surat Anda berisi kabar sekaligus permintaan izin, pisahkan menjadi dua. Pemberitahuan yang menempel pada permohonan membuat penerimanya bingung harus membalas sebagai penerima kabar atau sebagai pemberi izin. Surat yang jelas satu maksud lebih cepat diproses. Panduan lengkap kelompok ini ada di Surat Resmi.
Bagian surat pemberitahuan
Kop surat memuat nama pengirim, alamat, dan kontaknya. Nomor surat dan tanggal diletakkan di bawah kop. Nomor yang berurutan memudahkan pencarian saat ada pertanyaan di kemudian hari.
Perihal ditulis satu baris dan langsung menyebut isinya. "Pemberitahuan Perubahan Jam Layanan" jauh lebih membantu daripada "Pemberitahuan". Penerima membaca perihal lebih dulu, dan perihal yang jelas membantu surat sampai ke bagian yang tepat.
Alamat tujuan menyebut nama penerima, jabatannya, dan instansinya. Untuk pemberitahuan kepada banyak pihak, gunakan sapaan yang mencakup semuanya, atau kirim salinan terpisah bila isinya menyangkut kepentingan masing-masing.
Isi pemberitahuan menjawab empat hal. Apa yang diberitahukan. Sejak kapan hal itu berlaku. Apa dampaknya bagi penerima. Apa yang perlu dilakukan penerima, kalau ada. Empat jawaban ini disusun berurutan supaya penerimanya tidak perlu menebak.
Penutup memuat kalimat singkat, lalu nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim. Kalau ada lampiran, sebutkan di dalam isi dan cantumkan daftarnya di bawah tanda tangan.
Menulis isi yang tidak menimbulkan pertanyaan
Bayangkan pertanyaan yang akan muncul di kepala penerima, lalu jawab di dalam surat. Kalau jam layanan berubah, sebutkan jam barunya. Kalau tarif naik, sebutkan tarif barunya dan sejak kapan. Kalau jadwal kegiatan bergeser, sebutkan tanggal dan tempat barunya. Penerima yang jawabannya sudah ada tidak akan bertanya.
Satu pemberitahuan sebaiknya memuat satu pokok perubahan. Kalau ada dua perubahan yang tidak berkaitan, tulis dua surat dengan nomor masing-masing. Surat yang memuat lima perubahan sekaligus sulit diarsipkan, dan penerimanya sering hanya mengingat satu di antaranya.
Sebutkan dasar pemberitahuannya secara singkat. Penerima lebih menerima kabar yang disertai alasan, misalnya hasil rapat, kebijakan baru, atau perbaikan fasilitas. Alasan yang disebut tidak perlu panjang, cukup satu kalimat yang menjelaskan mengapa perubahan itu diambil.
Untuk perubahan yang menyangkut banyak orang, sebutkan juga saluran yang bisa dihubungi bila ada pertanyaan. Cantumkan nama bagian dan kontaknya. Penerima yang tahu ke mana harus bertanya tidak akan menebak-nebak.
Menyampaikan kabar yang tidak menyenangkan
Sebagian pemberitahuan berisi kabar yang tidak diinginkan, misalnya penolakan, penundaan, atau penghentian layanan. Nada surat tetap tenang. Sampaikan keputusannya lebih dulu, lalu alasan singkatnya, lalu langkah yang masih tersedia bagi penerima. Urutan ini menghormati waktu penerima tanpa berbelit.
Hindari kata-kata yang memperkeruh, misalnya menyalahkan penerima atau memakai bahasa yang menakut-nakuti. Kalau keputusan itu masih bisa ditinjau, sebutkan caranya dan batas waktunya. Kalau memang sudah final, sampaikan dengan jelas supaya penerimanya tidak menunggu sesuatu yang tidak akan datang.
Untuk kabar yang sensitif, pertimbangkan menyampaikan lewat saluran yang lebih pribadi lebih dulu, lalu kirim surat sebagai catatan resmi. Surat tetap diperlukan untuk arsip, tetapi penerima tidak kaget saat membacanya.
Menyampaikan pemberitahuan kepada banyak pihak
Pemberitahuan yang ditujukan kepada banyak orang sekaligus memerlukan cara penyampaian yang berbeda dari surat pribadi. Pilih satu bentuk surat dengan sapaan yang mencakup semuanya, lalu lampirkan daftar penerimanya. Kalau isinya menyangkut data masing-masing, kirim salinan terpisah per penerima supaya data satu orang tidak terbaca orang lain.
Untuk pemberitahuan yang perlu diketahui khalayak luas, bentuknya bisa berupa pengumuman yang ditempel di papan informasi atau dipasang di laman resmi. Cantumkan tanggal mulai berlaku dan saluran yang bisa dihubungi bila ada pertanyaan. Pengumuman yang tidak menyebut waktu berlakunya membuat pembacanya menebak kapan hal itu mulai dipatuhi.
Langkah membuat surat pemberitahuan PDF
- Tentukan siapa yang perlu diberi tahu dan apa pokok pemberitahuannya.
- Kumpulkan keterangan yang akan dicantumkan: waktu berlaku, dampak, dan tindakan yang diminta.
- Tentukan nomor surat dan tanggalnya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor surat, dan tanggal.
- Tulis nama dan alamat penerima.
- Tulis perihal dalam satu baris.
- Tulis isi dengan urutan apa, sejak kapan, dampak, dan tindakan.
- Tulis penutup, nama, jabatan, dan tanda tangan.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu baca ulang sebelum dikirim.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris. Nama penerima dan istilah penting bisa ditebalkan dengan bintang ganda. Kalau pemberitahuan perlu memuat versi untuk arsip, pisahkan versi itu dengan baris berisi tiga tanda hubung. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang bisa dicetak atau dikirim sebagai lampiran surel.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau surat Anda sebenarnya menunggu persetujuan, itu bukan pemberitahuan, melainkan permohonan. Ganti bentuknya menjadi surat permohonan yang menyebut apa yang dimohon dan lampiran pendukungnya.
Kalau tujuannya meminta kehadiran, pakai surat panggilan atau undangan. Pemberitahuan hanya memberi kabar, tidak menjadwalkan kehadiran.
Untuk pemberitahuan yang menyangkut keputusan hukum, misalnya pemutusan hubungan kerja atau somasi, ikuti prosedur resmi instansi. Jangan menyusunnya sendiri tanpa arahan. Ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah, jadi periksa pedoman resminya atau mintakan tinjauan ahli.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa empat hal. Perihal sudah menyebut isinya. Tanggal berlaku sudah benar dan tidak tertukar dengan tanggal surat. Nama dan alamat penerima sudah tepat. Lampiran yang disebut sudah disertakan.
Periksa juga apakah ada data yang tidak perlu diketahui penerima. Berkas kantor sering menyimpan nama penyusun dan nama perangkat di dalam metadatanya. panduan metadata PDF membersihkan keterangan itu tanpa mengubah tampilan halaman.
Simpan salinan surat yang sudah dikirim beserta berkas teks sumbernya. Pemberitahuan sering dipakai berulang untuk keperluan yang mirip, dan berkas sumber menghemat pengetikan pada pengiriman berikutnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat pemberitahuan perlu nomor? Tidak wajib untuk keperluan pribadi, tetapi sangat membantu untuk keperluan instansi. Nomor memudahkan pencarian saat isinya ditanyakan kembali.
Bolehkah pemberitahuan disampaikan lewat pesan singkat? Boleh untuk kabar ringan. Untuk perubahan yang menyangkut kewajiban, hak, atau biaya, surat resmi lebih tepat karena bisa diarsipkan dan ditunjukkan kembali.
Bagaimana kalau penerimanya banyak? Susun satu surat dengan sapaan yang mencakup semuanya, lalu lampirkan daftar penerimanya. Kalau isinya menyangkut data masing-masing, kirim salinan terpisah per penerima.
Apakah pemberitahuan harus ditandatangani? Untuk surat dari instansi atau usaha, ya. Tanda tangan dan nama terang membuat surat itu sah sebagai keterangan resmi pengirimnya.
Mulai dari satu perubahan
Ambil satu perubahan yang sedang Anda siapkan, susun pemberitahuannya dengan urutan di atas, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk perubahan berikutnya. Langkah surat resmi yang lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.