Surat pernyataan perlu materai berarti surat berisi pengakuan atau janji tertulis yang penguatannya memakai materai mengikuti ketentuan yang berlaku, disusun rapi lalu ditandatangani lewat Tanda Tangan PDF. Hasil akhirnya adalah satu file PDF berisi surat pernyataan bertanda tangan yang siap diserahkan ke instansi yang meminta. Proses online di NgeditPDF hanya merapikan berkas dan menempel gambar tanda tangan, pengadaan materai tetap mengikuti ketentuan resmi dan keabsahannya ditentukan pemerintah.
Siapkan isi pernyataan sebelum mengurus materai, mulai dari identitas pembuat, isi pengakuan atau janji, tanggal pembuatan, dan keperluan suratnya. Pastikan setiap kalimatnya jujur dan bisa dipertanggungjawabkan karena surat pernyataan mengikat pembuatnya. Jika instansi memberi format baku, pakai format itu dan jadikan contoh di artikel ini sebagai pembanding saja.
Syarat dan batas materai yang mengikat
Ketentuan materai ditetapkan pemerintah dan bisa berubah, bukan ditetapkan NgeditPDF. Jenis materai yang dikenal umum adalah materai tempel fisik dan materai elektronik, dan masing-masing punya tata cara pengadaan serta pembubuhan tersendiri. Materai tempel didistribusikan dan dijual PT Pos Indonesia. E-materai dibuat oleh Peruri dan dijual lewat sistem terintegrasi Peruri bersama mitra badan usaha (PP 86/2021). NgeditPDF tidak menjual atau menerbitkan materai dalam bentuk apa pun.
Pegangan utama adalah ketentuan resmi tentang kapan surat pernyataan memerlukan materai. Menurut DJP, surat pernyataan termasuk objek Bea Meterai, dengan tarif Rp10.000 per dokumen, dikenakan satu kali untuk setiap dokumen. Bea terutang saat surat diserahkan kepada pihak untuk siapa surat itu dibuat. Halaman DJP juga memuat daftar dokumen yang bukan objek, jadi cek apakah suratmu termasuk di dalamnya. Jangan memakai patokan lama atau pesan berantai tanpa tautan resmi karena tarif, bentuk, dan tata caranya bisa berubah. Tanyakan ke instansi tujuan apakah suratmu perlu materai tempel, materai elektronik, atau cukup tanda tangan, lalu ikuti jawaban resmi itu.
NgeditPDF tidak berafiliasi dengan Peruri, distributor e-materai, kantor pajak, notaris, atau instansi penerima surat mana pun. Layanan ini hanya membantu menyiapkan PDF dan menempel gambar tanda tangan milik sendiri, bukan menerbitkan materai atau mengesahkan surat. Jika artikel ini beda dengan ketentuan resmi terbaru, ikuti ketentuan resmi dan arahan instansi tujuan.
Aturan ketenagakerjaan, pajak, dan perbankan berubah dari waktu ke waktu dan berbeda tiap daerah dan instansi. Cek selalu ketentuan resmi terbaru. Artikel ini contoh umum, bukan nasihat hukum atau pajak. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas.
Contoh objek dan bukan objek Bea Meterai menurut DJP (tarifnya Rp10.000 per dokumen):
| Objek Bea Meterai | Bukan objek |
|---|---|
| Surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan, dan surat sejenis | Segala bentuk ijazah |
| Dokumen yang menyebutkan penerimaan uang lebih dari Rp5.000.000 | Tanda terima pembayaran gaji dan pembayaran lain yang berkaitan dengan hubungan kerja |
| Akta notaris dan surat berharga | Kuitansi untuk semua jenis pajak |
| Dokumen yang digunakan sebagai alat bukti di pengadilan | Tanda penerimaan uang untuk keperluan intern organisasi |
| Kutipan, minuta, salinan, atau grosse risalah lelang | Dokumen lalu lintas barang, seperti bukti pengiriman dan penerimaan barang |
Kapan cara ini dipakai dan kapan tidak
Cara ini dipakai saat instansi atau pihak lawan meminta surat pernyataan tertulis yang dikuatkan materai. Kebutuhan ini sering muncul saat mengurus administrasi kependudukan, pengajuan beasiswa, perjanjian sederhana antar pihak, atau klarifikasi data yang selisih. Cirinya tertulis jelas di pengumuman atau formulir bahwa surat pernyataan perlu dibubuhi materai sesuai ketentuan.
Cara ini juga dipakai saat kamu ingin mengarsipkan surat pernyataan penting dalam bentuk PDF bertanda tangan. Dalam kondisi itu susun naskah final, bubuhkan materai mengikuti ketentuan, tanda tangani, lalu pindai menjadi PDF yang rapi. Arsip seperti itu memudahkan pencarian saat instansi meminta salinan di kemudian hari.
Cara ini tidak dipakai untuk membuat pernyataan palsu agar terlihat meyakinkan. Isi surat harus sesuai fakta yang benar-benar terjadi dan diketahui pembuatnya. Cara ini juga tidak dipakai untuk menempel gambar materai hasil unduhan dari internet karena gambar yang ditempel sendiri bukan e-materai yang diterbitkan lewat sistem Peruri.
Jangan memakai tanda tangan PDF untuk merekayasa pengesahan. Jangan menempel tanda tangan orang lain, memalsukan paraf saksi, mengedit isi setelah ditandatangani, atau memakai ulang surat lama untuk keperluan baru tanpa persetujuan pembuatnya. Jika ada salah isi, buat surat baru yang ditandatangani ulang.
Cara buat surat pernyataan lalu tanda tangani langkah demi langkah
- Catat identitas pembuat persis seperti tertulis di KTP dan rumuskan isi pernyataan dengan kalimat jujur.
- Tulis keperluan surat dan tanggal pembuatan secara jelas agar tidak multitafsir.
- Tanyakan ke instansi tujuan apakah perlu materai tempel, materai elektronik, atau cukup tanda tangan.
- Susun naskah final berisi judul, identitas, isi pernyataan, penutup, dan ruang tanda tangan.
- Urus materai mengikuti ketentuan resmi, yaitu materai tempel yang dijual PT Pos Indonesia atau e-materai yang dibuat Peruri dan dijual lewat sistem terintegrasi Peruri.
- Cetak naskah bila memakai materai tempel, bubuhkan materai, lalu tanda tangani di tempat yang ditentukan.
- Foto atau pindai surat final dengan cahaya terang di atas alas polos sampai seluruh tepi masuk bingkai.
- Buka Tanda Tangan PDF bila perlu menempel gambar tanda tangan milik sendiri pada salinan digital.
- Unduh dengan nama jelas, misalnya pernyataan-nama-keperluan.pdf, dan simpan surat fisik di map aman.
Tanpa akun tersedia 10 berkas per proses, paket Gratis memberi 20 berkas, paket Berbayar memberi 20 berkas. Batas umum pemrosesan adalah 20 kali per hari tanpa akun, 30 kali per hari paket Gratis, dan tanpa batas jumlah pemrosesan pada paket Berbayar. Kerjakan surat yang paling mendesak dulu agar jatah harian tidak habis di tengah jalan.
Kejujuran isi lebih menentukan daripada panjang suratnya. Surat pernyataan yang kalimatnya singkat tetapi sesuai fakta lebih kuat daripada surat panjang yang berputar. Tulis satu fakta per kalimat, hindari singkatan yang membingungkan, dan pastikan tanggal serta nama pihak yang disebut sudah benar.
Soal privasi, berkas dikirim ke server untuk diproses lalu hasilnya dikirim balik ke peramban, tidak masuk penyimpanan permanen, dan salinan sementaranya dihapus otomatis dalam hitungan menit, tetapi surat pernyataan memuat data pribadi dan pengakuan yang sensitif. Gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus file yang tidak jadi dipakai, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.
Jika materai ditolak atau tanda tangan tidak pas
Jika instansi menolak materai yang sudah dibubuhkan, penyebabnya biasanya jenis materai yang tidak sesuai ketentuan tujuan. Tanyakan dengan tenang jenis apa yang diakui, lalu urus ulang mengikuti jalur resmi yang ditunjuk. Simpan bukti pembelian materai resmi agar mudah dijelaskan bila ditanya. Bila surat ternyata belum bermaterai, UU 10/2020 mengatur bahwa bea yang tidak atau kurang dibayar dapat dibayar lewat pemeteraian kemudian, ditambah sanksi administratif 100% dari bea yang terutang (Pasal 17 dan 18).
Jika gambar tanda tangan tidak pas posisinya di pratinjau, geser perlahan sampai tepat di ruang tanda tangan dan atur lebarnya agar proporsional. Pastikan gambarnya milikmu sendiri dan sudah disetujui pembuatannya. Jangan menempel tanda tangan orang lain atau saksi tanpa kehadiran dan persetujuan yang bersangkutan.
Jika PDF surat terlalu besar untuk dikirim, periksa foto sumbernya karena foto beresolusi tinggi membuat file berat. Kecilkan foto sumber lalu buat ulang PDF dari awal. Bila masih kebesaran, kecilkan lewat Kompres PDF tanpa mengorbankan keterbacaan materai dan tanda tangan.
Cara lain bila tidak cocok
Jika instansi meminta surat pernyataan digabung dengan KTP dalam satu file, rapikan tiap PDF dulu baru satukan. Gabung PDF menerima dua sampai dua puluh PDF berurutan dan urutannya bisa digeser di pratinjau. Taruh surat pernyataan paling depan lalu KTP setelahnya.
Jika surat perlu dilengkapi lampiran pendukung seperti kartu keluarga atau bukti lain, susun lampiran berurutan setelah identitas agar petugas membaca pernyataan dulu baru buktinya. Jangan menggabungkan foto buram dengan harapan menjadi jelas.
Jika paket harian habis, cek kebutuhan di halaman harga. Untuk peta berkas yang lebih luas, baca Panduan Dokumen dan Administrasi dan Surat Resmi agar alur administrasi surat tidak terlewat.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua surat pernyataan perlu materai? Menurut DJP, surat pernyataan termasuk objek Bea Meterai, dengan tarif Rp10.000 per dokumen. Daftar dokumen yang bukan objek ada di halaman DJP, dan instansi tujuan bisa mensyaratkan jenis materai tertentu. Tanyakan dulu sebelum membeli materai agar tidak salah jenis atau salah jumlah.
Di mana membeli materai yang sah? Materai tempel didistribusikan dan dijual PT Pos Indonesia, sedangkan e-materai dibuat Peruri dan dijual lewat sistem terintegrasi Peruri bersama mitra badan usaha. Hindari membeli dari sumber tidak jelas atau memakai gambar materai unduhan karena bukan e-materai yang diterbitkan lewat sistem Peruri.
Bolehkah menempel gambar materai ke PDF? Gambar yang ditempel sendiri bukan e-materai yang diterbitkan lewat sistem Peruri. Ikuti tata cara pembubuhan resmi untuk jenis materai yang dipakai, jangan mengganti dengan tempelan gambar.
Bagaimana bila isi surat salah setelah ditandatangani? Buat surat baru yang benar dan tanda tangani ulang. Jangan mengedit isi surat yang sudah ditandatangani karena mengubah dokumen yang sudah ditandatangani.
Apakah saksi wajib ada? Tergantung permintaan instansi dan kepentingan suratnya. Bila diminta, hadirkan saksi yang benar-benar menyaksikan penandatanganan dan cantumkan identitasnya dengan jelas.
Periksa sebelum serahkan ke instansi
Buka PDF dari awal sampai akhir, baca nama, isi pernyataan, tanggal, dan pastikan materai serta tanda tangan terlihat di tempat yang seharusnya. Cocokkan isi dengan fakta dan pastikan tidak ada kalimat ganda atau bertentangan.
Simpan surat fisik bermaterai sampai urusan selesai karena instansi masih bisa meminta tunjukkan aslinya walau salinan PDF sudah diterima.
Pernyataan jujur yang dibubuhi materai sesuai ketentuan membuat suratmu dipercaya dan pengolahan administrasinya berjalan lancar.
Sumber resmi
Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.
- Halaman Bea Meterai DJP: Surat pernyataan termasuk objek Bea Meterai, tarifnya Rp10.000 per dokumen. Bea terutang saat surat diserahkan kepada pihak untuk siapa surat dibuat.
- UU 10/2020 tentang Bea Meterai (JDIH BPK): Bea yang tidak atau kurang dibayar dapat dibayar lewat pemeteraian kemudian, ditambah sanksi administratif 100% dari bea yang terutang.
- PP 86/2021 tentang Pengadaan, Pengelolaan, dan Penjualan Meterai (JDIH BPK): PT Pos Indonesia menjual meterai tempel, dan Perum Peruri membuat meterai elektronik.