Surat pernyataan masih bekerja dipakai saat seseorang perlu membuktikan bahwa ia masih aktif bekerja di sebuah perusahaan, tetapi surat keterangan resmi dari perusahaan belum bisa diterbitkan atau dirasa belum cukup. Isinya menyatakan status kepegawaian pembuat pernyataan, disertai tanggung jawab atas kebenarannya. Contoh surat pernyataan masih bekerja di bawah memuat data kepegawaian yang perlu diisi.
Dokumen ini berbeda dari surat keterangan kerja. Surat keterangan kerja diterbitkan perusahaan dan memuat fakta dari arsip kepegawaian. Surat pernyataan masih bekerja dibuat oleh karyawan sendiri. Karena itu, sebagian instansi menerima yang pertama dan menolak yang kedua, tergantung keperluannya.
Artikel ini menyusun contohnya, menyebut data yang perlu diisi, dan menunjukkan cara memeriksa berkasnya. Ketentuan tiap instansi berbeda, jadi tanyakan lebih dulu dokumen mana yang diterima.
Kapan surat ini dipakai
Keperluan yang paling sering adalah pengajuan kredit, pendaftaran beasiswa, dan administrasi keanggotaan. Sebagian instansi meminta surat pernyataan sebagai pelengkap, sebagian menerimanya sementara sambil menunggu surat keterangan resmi.
Sebagian perusahaan tidak menerbitkan surat keterangan kerja untuk keperluan pribadi, atau prosesnya lama. Dalam keadaan itu, surat pernyataan bisa menjadi pilihan, asalkan instansi yang meminta menerimanya.
Kalau instansi meminta surat keterangan resmi dari perusahaan, surat pernyataan tidak menggantikannya. Ajukan permintaan ke bagian kepegawaian dan ikuti prosedurnya.
Hal yang dinyatakan
Isi pernyataan umumnya memuat: bahwa pembuat pernyataan benar bekerja di perusahaan yang disebut, posisinya, dan sejak kapan. Sebagian rumusan menambahkan penghasilan, tetapi angka penghasilan sebaiknya dinyatakan hanya bila diminta, karena menyangkut data pribadi.
Sebagian instansi meminta pernyataan bahwa pembuat tidak akan berhenti bekerja selama masa tertentu. Bacalah rumusannya dan pastikan Anda bisa memenuhinya sebelum menandatangani.
Kalimat tanggung jawab menutup surat: bahwa pernyataan dibuat dengan sebenarnya, dan pembuat bersedia menanggung akibat bila tidak benar.
Contoh surat pernyataan masih bekerja
Surat Pernyataan
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [nama lengkap] Nomor identitas: [nomor identitas] Alamat: [alamat] Nomor karyawan: [nomor karyawan] Jabatan: [jabatan]
Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa saya masih bekerja di [nama perusahaan] sejak [tanggal mulai bekerja] sampai dengan surat pernyataan ini dibuat, dan tidak sedang dalam proses pengunduran diri.
Surat pernyataan ini saya buat untuk keperluan [keperluan, misalnya pengajuan kredit atau pendaftaran beasiswa].
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menanggung segala akibat yang timbul.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
[Tempat], [tanggal] Yang menyatakan: [tanda tangan dan nama]
Ganti bagian dalam kurung siku dengan data yang benar. Cocokkan nama, jabatan, dan tanggal mulai bekerja dengan arsip kepegawaian atau slip gaji.
Data yang perlu dicocokkan
Nama lengkap dan nomor identitas. Cocokkan dengan kartu identitas dan data kepegawaian. Perbedaan ejaan bisa membuat surat dipertanyakan.
Nomor karyawan dan jabatan. Cocokkan dengan kontrak kerja atau slip gaji. Kalau jabatan di perusahaan memakai istilah internal, tulis apa adanya dan jelaskan bila perlu.
Tanggal mulai bekerja. Pakai tanggal yang tercatat di arsip perusahaan. Beda antara tanggal masuk dan tanggal mulai efektif sering muncul, jadi pastikan mana yang dipakai.
Nama perusahaan. Tulis nama badan hukum yang tercatat, bukan hanya nama merek atau nama cabang.
Melengkapi dengan bukti pendukung
Surat pernyataan lebih kuat bila dilengkapi bukti. Slip gaji terakhir, kartu karyawan, atau surat penugasan bisa dilampirkan untuk menunjukkan bahwa status kepegawaiannya benar.
Sebagian instansi meminta bukti pembayaran gaji atau rekening yang menerima transfer gaji. Siapkan salinan yang jelas dan samarkan bagian yang tidak diperlukan.
Kalau instansi meminta, lampirkan juga salinan kartu identitas. Susun semua lampiran menjadi satu PDF supaya mudah diperiksa.
Membuat dan merapikan berkasnya
Ketik atau tempel isi surat ke Teks ke PDF. Ukuran keluarannya A4 dengan jarak baris 1,45, dan penanda tebal atau miring mengikuti penulisan yang Anda pakai. Pisahkan paragraf dengan satu baris kosong supaya jarak antarparagraf tetap rapi.
Kalau lampirannya berupa foto slip gaji atau kartu karyawan, pindai dengan JPG ke PDF, lalu satukan dengan suratnya lewat Gabung PDF dengan surat lebih dulu, lalu lampiran. Sebutkan daftar lampiran di badan surat.
Sebelum dikirim, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF. Berkas dari ponsel dan pengolah kata membawa nama perangkat serta kadang koordinat lokasi, dan itu tidak perlu diketahui penerima.
Meterai dan tanda tangan
Sebagian instansi mewajibkan meterai pada surat pernyataan kepegawaian. Periksa ketentuannya sebelum mencetak.
Kalau meterai diwajibkan, cetak suratnya, tempel meterai, lalu tanda tangani dengan cara yang lazim, dan pindai hasilnya. Kalau instansi menerima tanda tangan gambar, tempelkan lewat Tanda Tangan PDF.
Kalau Anda baru berganti pekerjaan
Kalau Anda baru pindah ke perusahaan baru, sebutkan tanggal mulai bekerja di perusahaan yang sekarang. Jangan menyebut riwayat kerja lama kecuali instansi memintanya. Yang dinyatakan adalah status saat surat dibuat.
Kalau masa kerja Anda masih dalam periode percobaan, tanyakan lebih dulu apakah status itu diterima instansi. Sebagian instansi hanya menerima pernyataan dari karyawan tetap, dan sebagian menerima karyawan kontrak dengan catatan.
Kalau kontrak kerja Anda akan berakhir dalam waktu dekat, sebutkan tanggal berakhirnya bila instansi memintanya. Menyembunyikan hal itu bisa membuat pernyataan dianggap tidak lengkap.
Kalau perusahaan tidak menerbitkan surat keterangan
Sebagian perusahaan tidak menerbitkan surat keterangan kerja untuk keperluan pribadi, atau prosesnya memakan waktu lama. Dalam keadaan itu, surat pernyataan bisa menjadi pelengkap sementara.
Cara memperkuatnya adalah melampirkan bukti yang tidak bisa dibuat sendiri, misalnya slip gaji, kartu karyawan, atau surat penugasan. Bukti seperti itu lebih sulit dibantah daripada pernyataan pribadi semata.
Kalau instansi menolak surat pernyataan dan tetap meminta surat keterangan resmi, ajukan kembali ke bagian kepegawaian. Jelaskan keperluannya dan minta perkiraan waktu penerbitannya.
Kesalahan yang sering terjadi
Menyebut penghasilan tanpa diminta. Data penghasilan sebaiknya hanya dinyatakan bila instansi memintanya. Kalau diminta, pastikan angkanya cocok dengan bukti yang dilampirkan.
Nama perusahaan tidak sesuai badan hukum. Cocokkan dengan kontrak kerja atau slip gaji.
Tanggal mulai bekerja keliru. Cocokkan dengan arsip perusahaan, bukan dari ingatan.
Tidak melampirkan bukti pendukung. Surat pernyataan tanpa bukti lebih mudah dipertanyakan. Lampirkan bukti yang relevan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi mensyaratkan surat keterangan resmi dari perusahaan, ajukan permintaan itu ke bagian kepegawaian. Surat pernyataan pribadi tidak menggantikannya.
Kalau perusahaan melarang karyawan membuat pernyataan kepegawaian atas nama sendiri, ikuti aturan perusahaan. Sebagian perusahaan mengatur hal ini di kontrak kerja.
Kalau yang diminta adalah keterangan penghasilan, itu dokumen berbeda. Lihat cara membuat surat keterangan penghasilan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat pernyataan masih bekerja bisa menggantikan surat keterangan kerja? Tergantung instansi yang meminta. Sebagian menerima, sebagian menolak. Tanyakan lebih dulu sebelum menyusun surat.
Apakah perlu mencantumkan penghasilan? Hanya bila diminta. Kalau instansi tidak meminta, tidak perlu dicantumkan.
Apakah surat ini perlu meterai? Tergantung instansi. Sebagian meminta, sebagian tidak. Tanyakan sebelum mencetak.
Siapkan bukti pendukung
Tanyakan ke instansi dokumen apa yang diterima, lalu susun suratnya dan lampirkan bukti yang relevan. Simpan salinan digitalnya. Panduan surat pernyataan secara umum ada di cara membuat surat pernyataan, contoh untuk beasiswa ada di contoh surat pernyataan tidak menerima beasiswa, dan peta surat lain ada di Surat Resmi. Gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.