Surat pernyataan tanggung jawab menyatakan kesediaan seseorang menanggung akibat atas sesuatu yang dipercayakan kepadanya, misalnya barang, dana, atau kewenangan. Yang membedakannya dari surat pernyataan biasa adalah adanya objek yang dipercayakan dan kewajiban mengembalikan atau mempertanggungjawabkannya. Contoh surat pernyataan tanggung jawab di bawah menyebut objek itu secara rinci.
Surat ini sering dipakai di lingkungan kerja, organisasi, dan kegiatan yang meminjamkan barang. Tanpa rincian objek yang jelas, pernyataan tanggung jawab sulit ditagih saat terjadi masalah, karena tidak jelas apa yang sebenarnya dipercayakan.
Artikel ini menyusun contohnya, menyebut rincian yang perlu ditulis, dan menunjukkan cara memeriksa berkasnya. Sebagian instansi menyediakan format baku, dan itu yang dipakai lebih dulu.
Kapan surat ini dipakai
Surat pernyataan tanggung jawab dipakai saat seseorang menerima barang, dana, atau kewenangan dari pihak lain dan perlu menyatakan kesediaan menanggung akibatnya. Contohnya: meminjam peralatan kantor, menerima uang muka kegiatan, memegang kunci ruangan, atau menerima kendaraan dinas.
Surat ini juga dipakai saat seseorang meminta izin menggunakan fasilitas dengan risiko tertentu, misalnya membawa peralatan keluar kantor atau menyelenggarakan kegiatan yang memakai ruang bersama.
Sebagian instansi cukup memakai formulir serah terima. Surat pernyataan tanggung jawab dipakai saat pihak yang menyerahkan ingin ada pernyataan tertulis dari penerima bahwa ia bertanggung jawab atas objek itu.
Hal yang wajib disebut
Pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Tulis nama, jabatan bila relevan, dan unit kerja masing-masing.
Rincian objek. Untuk barang, sebut jenis, merek, nomor seri, dan kondisinya saat diterima. Untuk dana, sebut jumlah, sumber dana, dan peruntukannya. Untuk kewenangan, sebut batas kewenangan dan masa berlakunya.
Kewajiban penerima. Nyatakan apa yang harus dilakukan: mengembalikan pada waktu tertentu, melaporkan bila rusak atau hilang, atau menyampaikan laporan penggunaan dana.
Kalimat tanggung jawab. Nyatakan kesediaan menanggung akibat, termasuk mengganti kerugian bila objek hilang atau rusak karena kelalaian.
Contoh surat pernyataan tanggung jawab
Surat Pernyataan Tanggung Jawab
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [nama lengkap] Nomor identitas: [nomor identitas] Jabatan: [jabatan] Unit kerja: [unit kerja]
Dengan ini menyatakan bahwa saya menerima [objek yang dipercayakan] dari [nama pihak yang menyerahkan] dengan rincian sebagai berikut: [Jenis barang atau jumlah dana atau lingkup kewenangan] [Nomor seri atau nomor bukti, bila ada] [Kondisi saat diterima]
Saya menyatakan bertanggung jawab atas objek tersebut dan bersedia mengembalikannya pada [waktu pengembalian] dalam kondisi seperti saat diterima, kecuali kerusakan akibat pemakaian yang wajar. Apabila objek tersebut hilang atau rusak karena kelalaian saya, saya bersedia menggantinya.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
[Tempat], [tanggal] Yang menyatakan: [tanda tangan dan nama] Mengetahui: [tanda tangan dan nama pihak yang menyerahkan]
Ganti bagian dalam kurung siku dengan data yang benar. Untuk barang, tulis rinciannya satu per satu, jangan hanya menulis jumlah total.
Membedakan barang, dana, dan kewenangan
Tiga jenis objek ini menuntut rincian yang berbeda. Barang memerlukan merek, nomor seri, dan kondisi. Dana memerlukan jumlah, sumber, dan peruntukan, serta biasanya lampiran laporan penggunaan. Kewenangan memerlukan batas dan masa berlaku.
Kalau objeknya bercampur, misalnya dana dan barang sekaligus, pisahkan rinciannya menjadi dua bagian. Mencampur keduanya dalam satu paragraf membuat pertanggungjawabannya kabur.
Untuk dana, tentukan apakah surat ini menuntut laporan tertulis atau cukup pengembalian sisa dana. Sebut kewajiban itu di bagian kewajiban penerima.
Membuat dan merapikan berkasnya
Susun isi surat di Teks ke PDF, lalu unduh PDF-nya. Margin 20 mm dan huruf 11 pt sudah cukup untuk surat yang akan dicetak. Kalau rincian objeknya panjang, tulis pemisah halaman dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri supaya lampiran mulai di halaman baru.
Kalau surat ini melampirkan daftar barang yang panjang, susun daftarnya di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Satu lembar kerja menjadi halaman berurutan dan diskalakan agar muat lebar A4.
Kalau lampirannya berupa foto barang atau bukti, pindai dengan JPG ke PDF, lalu satukan semuanya lewat Gabung PDF dengan surat lebih dulu, lalu lampiran.
Cetak dan tanda tangani, atau tempelkan tanda tangan gambar lewat Tanda Tangan PDF bila kedua pihak menyetujuinya.
Kalau objeknya hilang atau rusak
Surat pernyataan tanggung jawab sebaiknya menyebut langkah yang diambil bila objek hilang atau rusak. Langkah itu bisa berupa laporan tertulis kepada pihak yang menyerahkan, penggantian dengan barang serupa, atau penggantian nilai sesuai kesepakatan.
Sebut juga tenggat pelaporannya. Kalau kerusakan diketahui saat pemakaian, penerima sebaiknya melapor pada hari yang sama, bukan menunggu sampai waktu pengembalian. Laporan yang tertunda membuat penyebab kerusakan sulit ditelusuri.
Untuk barang bernilai, sepakati lebih dulu apakah penerima menanggung seluruh nilai atau hanya sebagian. Kesepakatan itu ditulis di surat supaya tidak menjadi perdebatan kemudian.
Menutup tanggung jawab setelah pengembalian
Setelah objek dikembalikan, buat catatan pengembalian yang ditandatangani kedua pihak. Catatan itu menyatakan bahwa objek sudah diterima kembali dalam kondisi yang disebutkan, dan tanggung jawab penerima selesai.
Tanpa catatan pengembalian, tanggung jawab bisa dianggap masih berjalan meski barang sudah diserahkan. Untuk barang bernilai, catatan ini sama pentingnya dengan surat pernyataannya.
Simpan surat pernyataan dan catatan pengembalian dalam satu berkas. Kalau ada pertanyaan di kemudian hari, keduanya bisa dibuka bersama.
Kesalahan yang sering terjadi
Objek ditulis terlalu umum. "Bertanggung jawab atas semua barang" tidak menjelaskan apa pun. Rinci satu per satu.
Kondisi barang tidak dicatat. Kalau kondisi awal tidak dicatat, kerusakan yang sudah ada sebelum penerimaan bisa dianggap disebabkan penerima.
Tidak ada waktu pengembalian. Tanpa batas waktu, pengembalian tidak bisa ditagih. Sebut tanggal atau tenggat yang jelas.
Tidak ada pihak yang mengetahui. Untuk objek bernilai, sertakan pihak yang menyerahkan atau atasan sebagai pihak yang mengetahui, dengan tanda tangannya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan formulir serah terima resmi, pakai formulir itu. Format resmi selalu yang mengikat.
Kalau objek yang dipercayakan bernilai besar dan menyangkut akibat hukum yang serius, mintakan tinjauan ahli. Susunan yang rapi tidak menggantikan keabsahan isinya.
Kalau yang dibutuhkan adalah berita acara serah terima dua arah, itu dokumen berbeda. Lihat cara membuat berita acara serah terima.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat ini harus disaksikan pihak lain? Tidak selalu, tetapi untuk objek bernilai, kehadiran pihak yang mengetahui membantu bila terjadi perselisihan.
Bagaimana kalau barang rusak karena pemakaian wajar? Sebutkan pengecualiannya di surat. Tanpa pengecualian, semua kerusakan bisa dianggap menjadi tanggung jawab penerima.
Apakah dana harus dilaporkan penggunaannya? Tergantung kesepakatan. Kalau sumber dana mensyaratkan laporan, sebut kewajiban itu di surat dan lampirkan format laporannya.
Catat rinciannya sejak awal
Catat rincian objek saat diterima, sebut kewajiban dan tenggat pengembaliannya, lalu simpan salinan digitalnya. Setelah polanya jadi, simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk keperluan serupa. Panduan surat pernyataan secara umum ada di cara membuat surat pernyataan, contoh kepegawaian ada di contoh surat pernyataan masih bekerja, dan peta surat lain ada di Surat Resmi. Gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.