Surat pernyataan adalah dokumen yang memuat pernyataan seseorang tentang suatu hal, disertai tanggung jawab atas kebenarannya. Cara membuatnya adalah menyebut identitas pembuat pernyataan, isi yang dinyatakan, dan kalimat tanggung jawab, lalu menutupnya dengan tempat, tanggal, dan tanda tangan. Isinya diketik atau ditempel ke Teks ke PDF, lalu diunduh sebagai PDF A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45.
Yang membedakan surat pernyataan dari surat biasa adalah kalimat tanggung jawabnya. Pembuat pernyataan menyatakan bahwa hal yang ditulisnya benar dan bersedia menanggung akibatnya bila tidak benar. Karena itu, isinya harus benar-benar dipahami penandatangannya, bukan hanya disalin dari contoh.
Artikel ini membahas unsur surat pernyataan, perbedaannya dengan surat keterangan, cara menyusun kalimat tanggung jawab, dan cara memeriksa hasilnya sebelum diserahkan. Sebagian instansi menyediakan rumusan baku, dan itu yang dipakai lebih dulu.
Surat pernyataan dan surat keterangan
Dua dokumen ini sering tertukar. Surat keterangan diterbitkan pihak berwenang untuk menerangkan keadaan orang lain, misalnya keterangan domisili dari kelurahan. Surat pernyataan dibuat oleh orang yang berkepentingan sendiri, dan ia yang menanggung kebenarannya.
Konsekuensinya berbeda. Surat keterangan mengandalkan kewenangan instansi penerbit. Surat pernyataan mengandalkan tanggung jawab pribadi pembuatnya. Karena itu, surat pernyataan biasanya ditandatangani di atas meterai bila menyangkut hal yang serius.
Kalau yang Anda butuhkan adalah keterangan dari instansi, ajukan permohonannya ke instansi itu. Kalau yang diminta adalah pernyataan Anda sendiri, gunakan surat pernyataan.
Unsur yang wajib ada
Judul surat. Tulis "Surat Pernyataan" atau judul yang lebih spesifik, misalnya "Surat Pernyataan Tidak Menerima Beasiswa". Judul spesifik membantu penerima tahu isinya sebelum membaca badan surat.
Identitas pembuat pernyataan. Nama lengkap sesuai kartu identitas, nomor identitas, alamat, dan data lain yang diminta instansi, misalnya nomor induk atau jabatan.
Isi pernyataan. Satu atau beberapa kalimat yang menyatakan hal yang dipernyatakan. Tulis dengan kalimat yang tidak bisa ditafsirkan dua cara.
Kalimat tanggung jawab. Nyatakan bahwa pernyataan itu benar dan Anda bersedia menanggung akibatnya bila tidak benar. Sebagian instansi sudah menyediakan kalimat ini di rumusannya.
Penutup. Tempat, tanggal, nama, dan tanda tangan. Meterai dipasang bila diminta instansi.
Menyusun kalimat tanggung jawab
Kalimat tanggung jawab yang lazim berbunyi: "Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya, dan apabila di kemudian hari terbukti tidak benar, saya bersedia menanggung segala akibatnya."
Kalimat itu bukan hiasan. Ia memindahkan tanggung jawab kebenaran data ke penandatangan. Karena itu, bacalah ulang seluruh isi surat sebelum menandatangani. Kalau ada bagian yang tidak Anda yakini, jangan tanda tangani sebelum bagian itu diperbaiki.
Hindari menambahkan janji di luar pernyataan. Surat pernyataan bukan tempat menjanjikan sesuatu yang belum pasti. Fokuskan pada fakta yang Anda nyatakan.
Langkah membuat surat pernyataan
- Tanyakan ke instansi apakah ada rumusan baku. Kalau ada, pakai rumusan itu.
- Catat data yang harus diisi dan ketentuan formatnya.
- Tulis judul, identitas, dan isi pernyataan.
- Tambahkan kalimat tanggung jawab.
- Tutup dengan tempat, tanggal, dan ruang tanda tangan.
- Buka Teks ke PDF, tempel isinya, lalu periksa pratinjau.
- Ekspor PDF-nya, buka hasilnya, dan periksa seluruh halaman.
- Cetak, tanda tangani, dan pindai bila instansi meminta tanda tangan basah.
Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul. Paragraf baru dipisahkan satu baris kosong. Pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri.
Data yang harus teliti
Nama harus sama persis dengan kartu identitas, termasuk gelar dan tanda baca. Salin dari dokumen, jangan mengetik dari ingatan.
Nomor identitas harus lengkap dan benar. Satu angka yang salah membuat surat tidak cocok dengan berkas pendukungnya.
Data yang muncul lebih dari sekali harus konsisten. Kalau nomor induk ditulis di dua bagian, pastikan angkanya sama.
Tanggal diisi saat penandatanganan, bukan saat penyusunan. Sebagian instansi meminta tempat dan tanggal ditulis tangan.
Format dan tampilan
Kalau instansi tidak menentukan format, pengaturan bawaan Teks ke PDF sudah memadai. Kalau instansi mewajibkan jenis huruf atau ukuran tertentu, siapkan suratnya di pengolah kata lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) supaya formatnya bisa diatur persis.
Untuk surat pernyataan yang memuat tabel data, susun tabelnya di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Yang tercetak adalah hasil hitungan akhir sel, bukan rumusnya.
Kalau surat dan lampirannya perlu disatukan, gabungkan lewat Gabung PDF. Sebutkan daftar lampiran di badan surat supaya penerima tahu apa yang menyertai.
Membaca ulang sebelum menandatangani
Bacakan suratnya dari atas ke bawah dengan suara. Kalau ada kalimat yang membuat Anda ragu, perbaiki sebelum menandatangani. Setelah tanda tangan dibubuhkan, Anda menanggung isinya.
Periksa juga apakah ada pernyataan yang sebenarnya bukan tentang Anda. Contoh yang sering disalin apa adanya memuat kalimat yang tidak sesuai keadaan pembuatnya. Sesuaikan atau hapus bagian itu.
Mintakan pembaca kedua untuk surat yang penting. Orang lain lebih mudah menemukan kalimat yang membingungkan atau data yang keliru daripada pembuatnya sendiri.
Menyimpan salinan dan berkas sumber
Simpan PDF final dan berkas teks sumbernya. Berkas sumber berguna saat Anda perlu membuat surat serupa dengan sedikit perubahan, dan salinan final berguna saat diperlukan pembuktian di kemudian hari.
Simpan keduanya di folder yang menyebut tanggal dan perihalnya. Nama berkas yang memuat keperluan lebih mudah ditemukan daripada nama bawaan seperti dokumen1.pdf.
Kesalahan yang sering terjadi
Menyalin contoh tanpa menyesuaikan isinya. Contoh hanya kerangka. Isi yang tidak sesuai keadaan Anda membuat pernyataannya tidak benar.
Menandatangani tanpa membaca ulang. Kalimat tanggung jawab membuat Anda menanggung kebenaran isinya.
Mengisi tanggal sebelum surat ditandatangani. Sebagian instansi meminta tanggal diisi saat penandatanganan.
Mengirim hasil pindai yang gelap atau miring. Pemeriksa harus bisa membaca nama dan tanda tangan. Ambil ulang pindaian yang lebih baik.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan formulir digital yang harus diisi di sistem, isi di sistem itu. Mengunggah PDF pada sistem yang meminta pengisian langsung tidak diterima.
Kalau instansi menyediakan templat yang harus dipakai apa adanya, gunakan templat itu. Jangan menggantinya dengan susunan sendiri.
Kalau yang dibutuhkan adalah keterangan dari pihak berwenang, ajukan permohonan ke instansi penerbit. Surat pernyataan tidak menggantikan surat keterangan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat pernyataan harus bermeterai? Tergantung instansi yang menerimanya. Sebagian mewajibkan, sebagian tidak. Tanyakan sebelum mencetak, karena meterai tidak bisa dipindahkan setelah surat ditandatangani.
Apakah boleh memakai tanda tangan digital? Sebagian instansi menerima tanda tangan gambar, sebagian mensyaratkan tanda tangan basah. Tanda tangan elektronik tersertifikasi belum tersedia di layanan ini. Ikuti ketentuan instansinya.
Bagaimana kalau ada data yang berubah setelah surat dibuat? Buat surat baru dengan data yang berlaku. Jangan menambal surat lama, karena perubahan data menyangkut isi pernyataan.
Mulai dari keperluan yang paling dekat
Tanyakan rumusan yang diminta instansi, isi datanya dengan teliti, lalu ekspor PDF-nya dan periksa hasilnya. Setelah polanya jadi, simpan berkas teksnya sebagai kerangka. Contoh untuk keperluan tertentu ada di contoh surat pernyataan tidak menerima beasiswa, contoh surat pernyataan masih bekerja, dan contoh surat pernyataan tanggung jawab. Peta surat lain ada di Surat Resmi, dan gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.