Surat lamaran kerja umum adalah surat lamaran yang dipakai untuk lowongan yang tidak menyediakan format resmi. Cara membuat surat lamaran kerja umum: siapkan satu kerangka tetap berisi identitas, pembuka, isi, dan penutup, lalu ganti bagian isinya setiap kali melamar ke posisi yang berbeda. Ekspor hasil akhirnya menjadi PDF lewat Teks ke PDF supaya tampilannya tidak berubah di perangkat penerimanya.
Kata "umum" di sini berarti tidak terikat format instansi. Banyak perusahaan swasta menerima surat lamaran bebas selama isinya jelas. Yang membuat surat bebas tetap kuat adalah kerangka yang rapi dan isi yang disesuaikan. Kerangka yang sama dipakai berulang, dan yang berganti hanya bagian yang menyebut posisi, perusahaan, dan alasan melamar.
Surat lamaran umum dan surat lamaran berformat
Sebagian instansi menyediakan templat resmi yang wajib diikuti, misalnya lembaga pemerintah atau perusahaan yang punya formulir lamaran sendiri. Kalau templatnya ada, pakai templat itu. Surat bebas tidak menggantikan formulir resmi.
Sebagian portal rekrutmen tidak meminta surat terpisah, melainkan kolom motivasi yang harus diisi. Kalau begitu, pindahkan alasan melamar ke kolom itu, dan jangan mengirim surat tambahan lewat saluran lain karena hanya membingungkan penerimanya.
Surat lamaran umum dipakai saat lowongan hanya meminta berkas lamaran tanpa format khusus. Periksa pengumuman lowongannya lebih dulu. Ketentuan tiap perusahaan berbeda dan bisa berubah, jadi ikuti yang tertulis di pengumuman resminya.
Bagian surat lamaran kerja umum
Identitas pelamar diletakkan di bagian atas atau di bawah tanda tangan: nama lengkap, alamat, nomor yang bisa dihubungi, dan surel. Cantumkan juga alamat surel yang aktif, karena banyak perusahaan menghubungi pelamar lewat surel.
Tempat dan tanggal surat diletakkan di kanan atas atau di bawah identitas. Tanggal menunjukkan kapan surat dibuat, dan berguna bila ada tenggat.
Alamat tujuan menyebut nama perusahaan, bagian yang menangani rekrutmen, dan alamatnya. Kalau nama perekrutnya tercantum di iklan, sebut namanya. Kalau tidak, pakai sapaan umum yang sopan, misalnya "Kepada Bagian Sumber Daya Manusia". Jangan menebak nama orang yang tidak Anda yakini.
Perihal ditulis satu baris. "Lamaran Kerja Posisi Staf Administrasi" langsung memberi tahu isinya. Perihal yang jelas membantu surat sampai ke bagian yang tepat.
Pembuka menyebut posisi yang dilamar dan dari mana Anda tahu lowongannya. Satu sampai dua kalimat cukup. Isi menyambungkan dua atau tiga hal dari riwayat Anda dengan kebutuhan lowongan. Penutup menyebut kesediaan dihubungi dan terima kasih. Tanda tangan dan nama terang menutup surat.
Menyiapkan kerangka tetap
Kerangka tetap berisi bagian yang tidak berubah: identitas, tempat dan tanggal, salam pembuka, penutup, dan tanda tangan. Bagian yang berubah setiap kali melamar adalah alamat tujuan, perihal, dan isi.
Simpan kerangka itu sebagai berkas teks di komputer Anda. Setiap kali ada lowongan baru, buka kerangkanya, ganti bagian yang berubah, lalu ekspor. Cara ini menghemat pengetikan dan mengurangi risiko lupa mencantumkan identitas atau kontak.
Untuk lamaran yang dikirim lewat surel, surat menjadi lampiran dan badan surelnya hanya bertugas mengantar. Sebut posisi yang dilamar di subjek surel, lalu tulis dua atau tiga kalimat pengantar. Jangan memindahkan seluruh isi surat ke badan surel.
Menyesuaikan isi untuk setiap lowongan
Isi adalah bagian yang membuat surat umum terasa khusus. Baca iklan lowongannya satu kali penuh, lalu catat kebutuhan yang disebut: keahlian, alat yang dipakai, tanggung jawab, dan hasil yang diharapkan. Dari catatan itu, pilih dua atau tiga hal yang paling dekat dengan pengalaman Anda.
Setiap paragraf isi menyambungkan satu pengalaman dengan satu kebutuhan. Polanya: sebut pekerjaan yang pernah Anda lakukan, konteksnya, lalu hasilnya. "Menata arsip surat masuk di tempat kerja sebelumnya sehingga pencarian dokumen menjadi lebih cepat" lebih membantu daripada "saya teliti dan rapi".
Pakai istilah yang sama dengan iklannya. Kalau iklan menyebut "administrasi perkantoran", pakai istilah itu, bukan istilah lain yang Anda anggap sama. Kesamaan istilah membantu pembaca mencocokkan pengalaman Anda dengan kebutuhan mereka.
Hindari kalimat yang bisa dipakai untuk posisi apa pun. "Saya pekerja keras dan mudah beradaptasi" tidak membedakan Anda dari pelamar lain. Ganti dengan kejadian yang bisa diperiksa saat wawancara.
Langkah membuat surat lamaran kerja umum
- Siapkan kerangka tetap berisi identitas, salam, penutup, dan tanda tangan.
- Baca iklan lowongannya dan catat kebutuhannya.
- Pilih dua atau tiga pengalaman yang paling dekat.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Isi tempat, tanggal, dan alamat tujuan.
- Tulis perihal dalam satu baris.
- Tulis pembuka yang menyebut posisi dan sumber lowongan.
- Tulis isi, satu paragraf satu pengalaman.
- Tulis penutup, tanda tangan, dan nama terang.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sekali lagi.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris, dan nama posisi bisa ditebalkan dengan bintang ganda supaya mudah ditemukan pembaca. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Kalau isinya melewati satu halaman, surat dilanjutkan otomatis ke halaman berikutnya.
Panjang dan bentuk
Satu halaman adalah panjang yang cukup untuk hampir semua posisi. Surat yang lebih dari satu halaman biasanya berisi pengulangan atau daftar pengalaman yang tidak semuanya relevan. Tiga sampai empat paragraf sudah cukup: pembuka singkat, satu sampai dua paragraf isi, lalu penutup.
Format yang aman: huruf yang umum tersedia, margin normal, satu kolom. Tidak perlu kop surat, tidak perlu foto, dan tidak perlu bingkai. Simpan sebagai PDF, bukan foto atau tangkapan layar, karena PDF menjaga tampilan dan teksnya tetap bisa dibaca mesin.
Tanda tangan basah tidak diperlukan untuk lamaran lewat surel atau portal. Cukup nama lengkap di bagian penutup. Kalau instansinya meminta berkas fisik bertanda tangan, ikuti permintaan itu. Untuk menempelkan tanda tangan gambar pada berkas digital, pakai Tanda Tangan PDF.
Menggabungkan dengan berkas lain
Banyak portal meminta surat lamaran dan CV dalam satu unggahan. Susun suratnya lebih dulu, ekspor, lalu satukan dengan CV dan berkas pendukung lain lewat Gabung PDF. Urutan yang lazim: surat lamaran di halaman pertama, lalu CV, lalu berkas pendukung. Urutan unggahan menjadi urutan halaman hasil gabungan.
Kalau portalnya menyediakan beberapa kolom unggahan, kirim setiap berkas terpisah sesuai kolomnya. Periksa juga ukuran berkasnya, karena portal biasanya menyebut batas unggahan. Kompres PDF memperkecil berkas dengan menurunkan resolusi gambar berlebih, dan ukuran sebelum serta sesudahnya ditampilkan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau pengumumannya meminta surat ditulis tangan, tulis tangan. Permintaan itu biasanya disebut jelas, dan surat yang diketik bisa dianggap tidak memenuhi syarat.
Kalau pengumumannya menyediakan templat, isi templatnya apa adanya. Jangan menambahkan bagian yang tidak diminta.
Kalau lowongannya meminta portofolio atau berkas teknis yang panjang, surat lamaran tetap singkat. Portofolio dibahas terpisah, dan surat hanya menunjukkan hubungan antara kemampuan Anda dan posisi yang dilamar.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa nama perusahaan, posisi yang dilamar, dan istilah dari iklan. Periksa setiap klaim disertai bukti yang bisa diperiksa. Periksa suratnya muat satu halaman, tidak ada salah ketik pada nama dan kontak, dan berkasnya PDF.
Baca surat dari kalimat terakhir ke kalimat pertama, karena membaca dari belakang memaksa mata berhenti di setiap kalimat. Setelah itu, baca dengan suara. Kalimat yang membuat lidah tersandung biasanya juga sulit dibaca perekrut.
Bersihkan metadata berkas lewat panduan metadata PDF sebelum dikirim. Berkas lamaran sering menyimpan nama penyusun dan nama perangkat di dalam metadatanya, dan keterangan itu tidak perlu diketahui perekrut.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat lamaran umum boleh dipakai untuk banyak lowongan? Kerangkanya boleh, isinya tidak. Bagian isi harus disesuaikan dengan posisi dan perusahaan yang dilamar. Surat yang sama persis untuk semua lowongan mudah dikenali.
Apakah perlu mencantumkan gaji yang diharapkan? Sebaiknya tidak, kecuali iklannya meminta. Sebutkan gaji pada tahap yang memintanya, bukan di surat lamaran.
Apakah surat lamaran perlu lampiran? Kalau iklannya meminta berkas tertentu, lampirkan dan sebutkan daftarnya. Kalau tidak, surat dan CV sudah cukup.
Berapa lama sebaiknya surat? Satu halaman. Yang penting setiap paragraf menambah bukti baru, bukan menambah panjang.
Mulai dari satu kerangka
Susun kerangka tetap sekali, simpan berkas teksnya, lalu pakai ulang untuk lowongan berikutnya. Setelah suratnya selesai, periksa lagi dua hal: istilah dari iklan sudah terpakai, dan tidak ada klaim tanpa bukti yang tersisa. Panduan jenis surat resmi lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh silo dokumen ada di Panduan Dokumen.