Surat izin tidak masuk kerja adalah pemberitahuan tertulis dari karyawan kepada atasan atau bagian kepegawaian bahwa ia tidak dapat hadir pada tanggal tertentu, disertai alasannya. Cara membuatnya: tulis identitas dan bagian tempat bekerja, sebut tanggal dan alasan secara singkat, lampirkan bukti bila ada, lalu ekspor lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45.
Surat ini berbeda dari surat keterangan sakit dari dokter. Surat dokter menerangkan kondisi kesehatan dan dibuat tenaga kesehatan, sedangkan surat izin kerja dibuat karyawan untuk memberi tahu perusahaan. Yang satu menjadi bukti, yang satu menjadi pemberitahuan. Fungsi yang berbeda ini menentukan siapa yang menandatangani dan bagaimana isinya disusun.
Artikel ini membahas izin yang ditujukan ke perusahaan, bukan izin sekolah atau izin kuliah. Kalau Anda mahasiswa yang perlu memberi tahu kampus, alurnya berbeda dan dibahas di tempat lain. Di sini fokusnya pada hubungan kerja, di mana atasan dan bagian kepegawaian biasanya menjadi penerima surat.
Kapan surat izin kerja dipakai
Surat izin dipakai saat karyawan tidak bisa hadir dan ingin pemberitahuannya tercatat. Untuk ketidakhadiran sehari karena keperluan mendesak, sebagian perusahaan cukup menerima pesan singkat atau pesan elektronik. Untuk ketidakhadiran yang lebih lama, atau untuk keperluan yang perlu pembuktian, surat tertulis lebih lazim dipakai.
Alasannya beragam. Sakit, urusan keluarga, keperluan administratif, sampai keadaan darurat. Sebagian perusahaan membedakan izin, cuti, dan sakit. Izin untuk keperluan singkat, cuti untuk ketidakhadiran terencana, dan sakit untuk keadaan tidak sehat. Tanyakan bagaimana perusahaan Anda menggolongkan ketidakhadiran yang Anda ajukan, supaya suratnya masuk ke jalur yang benar.
Sebagian perusahaan menyediakan formulir izin sendiri, atau memakai sistem absensi dengan pengajuan daring. Kalau ada, pakailah jalur itu. Surat buatan sendiri dipakai kalau perusahaan tidak menyediakan format khusus. Ketentuan tiap perusahaan berbeda dan bisa berubah, jadi cocokkan dengan kebijakan kepegawaian yang berlaku.
Data yang harus benar sebelum menulis
Kesalahan kecil pada identitas membuat surat izin sulit dicocokkan dengan catatan kehadiran. Sebelum menulis, siapkan nama lengkap sesuai data kepegawaian, nomor karyawan kalau ada, jabatan, dan bagian atau unit tempat bekerja. Salin dari arsip atau kartu karyawan, bukan dari ingatan.
Tanggal adalah bagian yang paling sering keliru. Tulis tanggal ketidakhadiran, bukan tanggal surat dibuat. Keduanya bisa berbeda, misalnya surat ditulis setelah karyawan kembali. Kalau surat dibuat setelah kejadian, jelaskan urutannya dengan tenang dan lampirkan bukti yang mendukung.
Kalau ketidakhadiran berlangsung beberapa hari, sebut rentang tanggalnya dengan jelas, dari tanggal berapa sampai tanggal berapa. Sebutkan juga apakah Anda akan kembali bekerja pada tanggal tertentu. Kejelasan rentang membantu atasan mengatur pekerjaan yang ditinggalkan.
Isi surat izin yang lengkap
Surat izin kerja yang rapi memuat tujuh bagian. Pertama, tempat dan tanggal surat. Kedua, tujuan surat, misalnya kepada atasan langsung atau bagian kepegawaian. Ketiga, identitas karyawan. Keempat, keterangan tanggal yang ditinggalkan. Kelima, alasan yang singkat dan jelas. Keenam, pernyataan lampiran bukti kalau ada. Ketujuh, nama dan tanda tangan pengirim.
Alasan tidak perlu berpanjang lebar. Satu atau dua kalimat sudah cukup selama jelas. "Sakit dan perlu istirahat" lebih mudah diproses daripada uraian panjang yang tidak menyebut intinya. Kalau alasannya sensitif, tulis secara umum dan lampirkan keterangan dari pihak yang berwenang bila diperlukan.
Gunakan bahasa yang sopan tetapi langsung. Surat izin bukan surat resmi berbahasa birokratis, dan bukan pula pesan pribadi. Nada yang tenang dengan susunan yang rapi lebih membantu atasan memutuskan daripada kalimat yang berlebihan.
Menyebut pekerjaan yang ditinggalkan
Satu hal yang membedakan surat izin kerja dari surat izin sekolah adalah pekerjaan. Sebutkan pekerjaan atau tugas yang sedang berjalan dan siapa yang akan melanjutkannya selama Anda tidak hadir. Bagian ini menunjukkan bahwa Anda memikirkan dampak ketidakhadiran, bukan hanya memberi tahu.
Untuk pekerjaan yang mendesak, sebut tenggat yang perlu dijaga dan usul penanganan sementaranya. Untuk pekerjaan rutin, cukup sebut bahwa pekerjaan itu sudah dikoordinasikan dengan rekan. Kejelasan ini membuat atasan lebih mudah memberi persetujuan.
Kalau ada berkas yang perlu diakses selama Anda tidak hadir, sebutkan kepada siapa akses itu bisa diminta. Jangan menuliskan kata sandi atau data sensitif di dalam surat. Sampaikan hal seperti itu lewat saluran yang aman dan kepada orang yang berhak saja.
Langkah membuat surat izin kerja PDF
- Buka kebijakan kepegawaian atau tanyakan format izin yang berlaku di perusahaan Anda.
- Siapkan data: nama, nomor karyawan, jabatan, bagian, dan tanggal.
- Tentukan tujuan surat, apakah atasan langsung atau bagian kepegawaian.
- Siapkan bukti pendukung dan pindai dengan rapi bila ada.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis tempat, tanggal, dan tujuan surat.
- Tulis identitas dan keterangan tanggal yang ditinggalkan.
- Tulis alasan singkat, rencana pekerjaan, dan daftar lampiran.
- Tutup dengan nama, tanda tangan, dan kontak yang bisa dihubungi.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim.
Kalau suratnya lebih dari satu halaman karena lampiran panjang, gunakan pemisah halaman dengan menulis tiga tanda hubung pada baris sendiri. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan penanda tebal atau miring mengikuti tandanya. Teks yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis ke halaman berikutnya.
Menyampaikan dan mengarsipkan surat
Sebagian perusahaan menerima surat izin lewat surel, sebagian lewat sistem kepegawaian, dan sebagian meminta berkas cetak. Tanyakan saluran yang berlaku supaya surat tidak hilang di kotak masuk yang salah. Kalau dikirim lewat surel, gunakan subjek yang menyebut nama, bagian, dan tanggal izin.
Simpan salinan PDF dan berkas teks sumbernya. Salinan berguna kalau perusahaan meminta pengiriman ulang, dan berkas sumber memudahkan Anda membuat surat serupa tanpa mengetik dari awal. Susun penamaan berkas yang konsisten, misalnya memuat nama, jenis surat, dan tanggal.
Kalau perusahaan mensyaratkan tanda tangan basah, cetak suratnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Untuk keperluan internal yang tidak mensyaratkan tanda tangan basah, tanda tangan gambar bisa ditempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Cara itu menempelkan gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau perusahaan mewajibkan formulir izin resmi atau pengajuan lewat sistem, gunakan jalur itu dan jangan menggantinya dengan surat buatan sendiri. Kalau ketidakhadiran berkaitan dengan cuti tahunan atau hak lain yang punya prosedur sendiri, ikuti prosedur tersebut.
Kalau yang dibutuhkan adalah keterangan dari dokter, urus keterangan itu lebih dulu. Surat izin dari karyawan tidak menggantikan keterangan tenaga kesehatan. Untuk ketidakhadiran karena sakit yang panjang, perusahaan biasanya meminta keterangan pendukung.
Kalau surat izin diperlukan untuk keperluan di luar perusahaan, format yang diminta instansi itu yang dipakai. Verifikasi selalu ke bagian kepegawaian, karena ketentuan bisa berubah mengikuti kebijakan perusahaan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat izin kerja harus ditandatangani atasan? Surat izin dibuat dan ditandatangani karyawan yang mengajukan. Atasan biasanya menandatangani bagian persetujuan pada formulir perusahaan, bukan pada surat pemberitahuan karyawan. Ikuti alur yang berlaku di tempat Anda.
Apakah surat izin boleh dikirim lewat aplikasi pesan? Sebagian atasan menerima cara itu untuk pemberitahuan cepat, tetapi arsip resminya biasanya tetap diminta lewat surel atau sistem kepegawaian. Kirim lewat saluran resmi, lalu beri tahu atasan secara pribadi.
Apakah surat izin bisa dibuat setelah ketidakhadiran? Bisa, selama alasannya benar dan buktinya tersedia. Jelaskan bahwa surat dibuat setelah kejadian, dan serahkan secepatnya supaya catatan kehadiran tidak tertunda.
Apakah surat izin perlu mencantumkan pekerjaan yang ditinggalkan? Tidak selalu diwajibkan, tetapi menyebutkannya membantu atasan mengatur pekerjaan dan mempercepat persetujuan. Untuk posisi yang menangani pekerjaan mendesak, bagian ini sangat berguna.
Mulai dari izin yang paling dekat
Ambil satu ketidakhadiran yang sedang Anda ajukan, susun isinya dengan urutan di atas, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk pengajuan berikutnya. Setelah polanya terbentuk, membuat surat izin menjadi pekerjaan beberapa menit. Untuk konteks sekolah, lihat surat izin tidak masuk sekolah. Kumpulan panduan surat yang lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.