Surat undangan resmi adalah surat yang ditujukan kepada pihak luar untuk menghadiri kegiatan tertentu, seperti acara, upacara, pelatihan, atau pertemuan lintas lembaga. Cara membuatnya: tulis kop dan nomor surat, sebut perihal dan pihak yang diundang, jelaskan kegiatan beserta waktu dan tempatnya, lampirkan jadwal bila ada, lalu ekspor lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45.
Undangan resmi berbeda dari undangan rapat. Undangan rapat bersifat internal dan bertujuan mengatur pertemuan antaranggota organisasi. Undangan resmi biasanya keluar dari satu lembaga ke lembaga lain, atau kepada pejabat dan tokoh, dengan susunan yang lebih formal. Perbedaan ini menentukan gaya bahasa dan kelengkapan bagian suratnya.
Artikel ini membahas undangan resmi untuk kegiatan, bukan undangan rapat internal. Untuk rapat di dalam organisasi, lihat surat undangan rapat. Undangan resmi yang ditujukan ke instansi biasanya memerlukan kop, nomor, dan tanda tangan pejabat, sehingga susunannya lebih lengkap.
Fungsi dan keperluan yang umum
Undangan resmi dipakai ketika satu lembaga mengundang pihak lain untuk hadir. Keperluan yang umum antara lain undangan acara peringatan, undangan pelatihan atau sosialisasi, undangan rapat lintas lembaga, undangan upacara, sampai undangan sebagai narasumber atau tamu kehormatan.
Yang membedakan undangan resmi dari pemberitahuan biasa adalah adanya permintaan kehadiran yang jelas. Penerima perlu tahu apakah ia diundang sebagai peserta, sebagai tamu, atau sebagai pembicara. Peran yang berbeda menuntut persiapan yang berbeda, sehingga peran itu perlu disebut secara eksplisit.
Undangan resmi juga sering menjadi dokumen yang diarsipkan penerima. Untuk keperluan tertentu, undangan dipakai sebagai dasar pengajuan izin atau penugasan. Karena itu, kelengkapan identitas pengirim dan kejelasan waktu kegiatan penting, supaya penerima bisa memprosesnya.
Susunan undangan resmi
Surat undangan resmi mengikuti susunan surat dinas yang lazim. Bagiannya berurutan: kop surat atau kepala surat, nomor surat, tanggal, perihal, nama dan alamat penerima, salam pembuka, isi, penutup, lalu tanda tangan dan nama terang penandatangan.
Kop surat memuat nama lembaga, alamat, dan kontak. Nomor surat membantu pengarsipan di kedua pihak. Perihal menyebut isi surat dalam satu baris, misalnya "Undangan Sosialisasi Program". Alamat penerima ditulis lengkap dengan jabatannya, bukan hanya nama lembaganya.
Isi surat disusun dalam beberapa paragraf. Paragraf pertama menyebut maksud surat dan dasar penyelenggaraan kegiatan. Paragraf kedua menyebut rincian kegiatan: hari, tanggal, waktu, tempat, dan bentuk acara. Paragraf ketiga menyebut permintaan kehadiran dan hal yang perlu dibawa atau disiapkan penerima. Penutup menyampaikan harapan dan ucapan terima kasih.
Isi yang perlu ada
Undangan resmi yang lengkap menjawab pertanyaan penerima tanpa membuatnya menebak. Siapa yang mengundang. Kegiatan apa yang diadakan. Kapan dan di mana. Siapa yang diharapkan hadir dan dalam peran apa. Apa yang perlu disiapkan. Bagaimana cara mengonfirmasi kehadiran.
Konfirmasi kehadiran adalah bagian yang sering dilewatkan, padahal berguna bagi penyelenggara untuk menyiapkan tempat dan bahan. Cantumkan kontak yang bisa dihubungi dan tenggat konfirmasi bila ada. Untuk acara dengan kapasitas terbatas, konfirmasi lebih awal membantu penyelenggara menyesuaikan.
Sebutkan juga pakaian atau atribut bila kegiatan mensyaratkannya. Keterangan seperti ini menghindarkan penerima datang dengan pakaian yang tidak sesuai. Untuk kegiatan yang menyediakan fasilitas tertentu, sebutkan pula hal itu supaya penerima tidak membawa keperluan yang sama.
Menulis perihal dan isi dengan jelas
Perihal adalah bagian yang paling sering diremehkan. Perihal yang jelas, misalnya "Undangan Pelatihan Pengelolaan Arsip", membantu penerima mengarahkan surat ke bagian yang tepat. Perihal yang kabur, misalnya "Undangan", memaksa penerima membaca seluruh isi untuk tahu acaranya.
Isi sebaiknya menyebut satu kegiatan. Kalau lembaga Anda mengadakan dua kegiatan sekaligus, pertimbangkan dua surat terpisah, atau satu surat dengan dua bagian yang masing-masing punya datanya sendiri. Surat yang bercampur lebih sulit diproses, karena penerima bisa hanya membaca bagian yang pertama.
Gunakan bahasa yang sopan tetapi tidak berlebihan. Surat undangan resmi bukan tempat memuji penerima, dan bukan pula tempat memberi tekanan. Nada yang tenang dengan rincian yang lengkap lebih membantu penerima memutuskan kehadirannya.
Lampiran yang sering menyertai undangan resmi
Undangan resmi sering disertai lampiran: jadwal acara, susunan panitia, peta lokasi, atau formulir konfirmasi. Lampiran disebut di dalam isi dan dicantumkan di bawah tanda tangan. Lampiran yang disebut tetapi tidak disertakan adalah kesalahan yang paling sering terjadi.
Apabila lampirannya terdiri atas beberapa berkas, satukan menjadi satu PDF agar mudah dibagikan. Gabung PDF menggabungkan beberapa PDF dengan urutan yang dapat digeser pada pratinjau. Untuk lampiran yang masih berbentuk foto atau hasil pindai, JPG ke PDF mengubah tiap gambar menjadi satu halaman A4.
Berkas lampiran yang besar bisa dikompres lewat Kompres PDF agar mudah dikirim lewat surel. Untuk undangan yang memuat data penerima, Proteksi PDF bisa mengunci berkas dengan kata sandi, dan sandinya dikirim lewat saluran yang berbeda. Untuk keperluan arsip jangka panjang, PDF/A (format arsip ISO) mengubah berkas menjadi format arsip.
Langkah membuat undangan resmi PDF
- Tentukan maksud kegiatan dan pihak yang perlu diundang.
- Tetapkan hari, tanggal, waktu, dan tempat kegiatan.
- Siapkan jadwal dan lampiran lain bila ada.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, tanggal, dan perihal.
- Tulis nama dan jabatan penerima secara lengkap.
- Tulis isi: maksud, rincian kegiatan, dan permintaan kehadiran.
- Tulis kontak konfirmasi dan keterangan yang perlu disiapkan penerima.
- Sebutkan lampiran, lalu tutup dengan tanda tangan dan nama terang.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, dan periksa hasilnya sebelum dikirim.
Bila undangan melewati satu halaman, sisipkan pemisah halaman dengan menulis tiga tanda hubung pada baris tersendiri. Baris yang diawali tanda pagar diperlakukan sebagai judul, sedangkan penanda tebal atau miring mengikuti tandanya. Teks yang melampaui satu halaman berpindah sendiri.
Tanda tangan dan pengesahan
Undangan resmi umumnya ditandatangani pejabat yang berwenang, misalnya pimpinan lembaga atau ketua panitia. Kalau ada dua penandatangan, misalnya ketua dan sekretaris, tempatkan keduanya berdampingan di bagian bawah. Sebut jabatan masing-masing agar penerima tahu dasar kewenangannya.
Untuk undangan yang dikirim sebagai berkas digital, tanda tangan gambar bisa ditempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Perlu dipahami, cara itu menempelkan gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kalau lembaga mensyaratkan tanda tangan basah atau tanda tangan tersertifikasi, gunakan cara yang sesuai.
Setelah ditandatangani, jangan mengubah isi surat. Mengubah isi setelah penandaan membuat tanda tangan harus dipasang ulang. Selesaikan teksnya lebih dulu, baru tanda tangani dan stempel.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau lembaga Anda punya templat undangan resmi yang sudah ditetapkan, gunakan templat itu. Sebagian lembaga mewajibkan kop, nomor urut, dan tata letak tertentu. Surat buatan sendiri dipakai kalau tidak ada ketentuan khusus.
Kalau undangan memerlukan kop bergambar atau tata letak resmi yang rumit, susun di Word dengan templat lembaga, lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Teks ke PDF cocok untuk surat berbasis teks dengan kop berupa teks.
Kalau undangan perlu ditandatangani pejabat dan distempel basah, urus langsung ke bagian administrasi. Tanda tangan gambar tidak menggantikan pengesahan resmi lembaga. Verifikasi selalu ke kebijakan lembaga, karena ketentuan bisa berubah.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah undangan resmi wajib memakai kop surat? Untuk undangan dari lembaga, kop surat membantu penerima mengenali pengirimnya dan menunjukkan bahwa surat itu resmi. Kalau tidak ada kop, cantumkan nama dan alamat lembaga di bagian atas.
Apakah undangan harus memakai nomor surat? Untuk lembaga yang mengarsipkan surat, nomor membantu pelacakan. Sebagian lembaga mewajibkannya, sebagian tidak. Ikuti kebiasaan administrasi di lembaga Anda.
Bagaimana mengundang pembicara atau narasumber? Sebut peran itu secara eksplisit dan jelaskan topik yang diharapkan. Sertakan jadwal dan durasi sesi, serta kontak yang bisa dihubungi untuk membahas persiapannya.
Apakah undangan resmi bisa dikirim lewat surel? Bisa, dan banyak lembaga menerimanya. Sertakan surat dalam bentuk PDF sebagai lampiran, dan pastikan ukurannya wajar untuk dikirim. Untuk berkas besar, kompres lebih dulu.
Mulai dari kegiatan yang paling dekat
Ambil satu kegiatan yang sedang Anda siapkan, susun perihalnya, rincian waktunya, dan lampirannya lebih dulu, lalu lengkapi bagian lainnya. Setelah polanya terbentuk, membuat undangan resmi menjadi pekerjaan yang singkat. Untuk pertemuan internal, lihat surat undangan rapat. Kumpulan panduan surat yang lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.