Surat penolakan adalah jawaban tertulis yang menyatakan bahwa suatu permintaan, lamaran, atau usulan tidak dapat dipenuhi. Cara membuat surat penolakan yang sopan adalah menyebut dengan jelas apa yang ditolak, memberi alasan secara singkat, dan menyampaikan keputusan itu tanpa menyerang pribadi pengirimnya. Berkas finalnya bisa dibuat lewat Teks ke PDF supaya tampilannya tetap saat dikirim.
Menolak bukan hal yang perlu dihindari. Setiap orang dan lembaga punya batas, dan menolak dengan jelas lebih menghormati pengirim daripada membiarkannya menunggu tanpa jawaban. Surat penolakan yang baik menutup satu urusan dengan rapi, sehingga kedua pihak tahu posisinya dan bisa melanjutkan langkah masing-masing.
Mengapa penolakan sebaiknya tertulis
Permintaan yang dikirim tertulis layak dijawab tertulis. Kalau pengirim meluangkan waktu menyusun surat, membalasnya dengan pesan singkat atau tidak membalas sama sekali membuat usahanya terasa tidak dihargai. Jawaban tertulis menunjukkan bahwa permintaannya dibaca dan dipertimbangkan.
Jawaban tertulis juga mencegah pertanyaan lanjutan. Penolakan yang jelas menyebut alasan dan, bila perlu, langkah berikutnya. Pengirim yang tahu alasannya tidak perlu menghubungi lagi untuk memastikan. Kalau jawabannya kabur, pengirim akan bertanya lagi, dan percakapan itu berputar tanpa ujung.
Untuk urusan resmi, jawaban tertulis menjadi catatan. Lembaga yang menolak pengajuan perlu menyimpan salinan jawabannya sebagai bagian dari arsip. Pengirim pun bisa memakainya untuk memahami keputusan itu.
Bagian surat penolakan
Kop atau identitas pengirim. Untuk balasan pribadi, cukup nama dan kontak. Untuk lembaga, cantumkan nama lembaga, alamat, dan nomor surat bila ada.
Tanggal surat. Tanggal menunjukkan kapan keputusan itu diambil. Kalau ada tenggat yang berkaitan, tanggal surat menjadi acuannya.
Alamat penerima, yaitu pihak yang permintaannya ditolak. Sebut namanya dengan benar. Surat penolakan yang salah menyebut nama penerima bisa dianggap tidak sampai kepada yang berhak.
Pembuka yang menyebut permintaan yang ditolak. Rujuk surat atau pengajuan pengirim, lengkap dengan tanggal atau nomornya bila ada. Rujukan ini memastikan kedua pihak membicarakan hal yang sama.
Isi yang menyatakan keputusan. Sampaikan penolakannya dengan kalimat yang jelas dan langsung. Hindari kalimat yang menggantung, karena pengirim perlu tahu pasti bahwa permintaannya tidak dapat dipenuhi.
Alasan yang singkat. Satu atau dua kalimat cukup. Alasan yang panjang justru membuka perdebatan. Sampaikan alasan yang benar tanpa merendahkan pengirim atau usahanya.
Langkah lanjutan bila ada. Misalnya menyarankan agar pengirim mengajukan kembali pada periode berikutnya, mengarahkannya ke bagian lain, atau menyampaikan bahwa berkasnya disimpan untuk kesempatan lain. Bagian ini mengubah penolakan menjadi penutup yang berguna.
Penutup dengan tanda tangan, nama terang, dan jabatan bila dari lembaga.
Langkah membuat surat penolakan PDF
- Baca ulang permintaan yang akan ditolak dan catat pokok isinya.
- Tentukan alasan penolakan yang benar dan bisa disampaikan.
- Kumpulkan identitas dan rujukan surat pengirim.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, tanggal, dan alamat penerima.
- Rujuk permintaan yang ditolak beserta tanggal atau nomornya.
- Tulis keputusan penolakan dengan kalimat yang jelas.
- Tambahkan alasan singkat dan langkah lanjutan bila ada.
- Tutup dengan tanda tangan dan nama terang.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu baca ulang hasilnya.
Untuk menebalkan bagian tertentu, apit teks dengan bintang ganda. Untuk memisahkan bagian pada halaman berbeda, tulis tiga tanda hubung pada baris sendiri. Surat penolakan biasanya cukup satu halaman.
Menjaga nada tetap sopan
Nada surat penolakan menentukan apakah hubungan tetap terjaga. Mulailah dengan mengakui bahwa permintaannya sudah diterima dan dipertimbangkan. Kalimat pembuka yang menghargai usaha pengirim membuat keputusan yang menyusul terasa lebih wajar.
Sampaikan penolakannya tanpa kata-kata yang menyalahkan. Hindari kalimat yang menyiratkan bahwa permintaannya buruk atau pengirimnya kurang layak. Cukup nyatakan bahwa permintaan itu belum bisa dipenuhi pada keadaan sekarang.
Jangan memakai alasan yang berpura-pura. Kalau alasan sebenarnya tidak bisa disampaikan, sampaikan alasan yang benar tetapi umum, misalnya keterbatasan kuota atau jadwal. Alasan palsu yang kemudian terbongkar merusak kepercayaan.
Tutup dengan kalimat yang terbuka, bukan janji kosong. "Kami menyimpan berkas Anda untuk kesempatan berikutnya" boleh ditulis kalau memang begitu keadaannya. Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak akan Anda tepati.
Menyampaikan dan menyimpan surat penolakan
Kirim surat penolakan dalam bentuk PDF. Format ini menjaga tampilannya tidak berubah di perangkat penerimanya. Untuk keperluan resmi, kirim lewat saluran yang sama dengan permintaan masuk, misalnya surel resmi atau surat fisik.
Simpan salinannya bersama surat permintaan yang ditolak. Pasangan kedua dokumen itu memudahkan pengecekan kalau ada pertanyaan di kemudian hari. Simpan dalam folder yang menyebut tanggal dan perihalnya.
Kalau penolakannya sensitif, misalnya berkaitan dengan lamaran kerja atau pengajuan usaha, batasi penyebarannya. Kirim hanya kepada pihak yang bersangkutan, dan jangan menaruh berkasnya di tempat yang bisa diakses banyak orang.
Menolak sebagian permintaan
Tidak semua permintaan harus dijawab dengan ya atau tidak. Ada permintaan yang bisa dipenuhi sebagian, misalnya jadwal yang diminta tidak tersedia, tetapi jadwal lain bisa disepakati. Untuk keadaan seperti itu, surat yang menyetujui sebagian dan menolak sebagian lebih berguna daripada penolakan menyeluruh.
Susun surat seperti itu dengan dua bagian yang jelas. Bagian pertama menyebut hal yang disetujui beserta batasnya. Bagian kedua menyebut hal yang tidak dapat dipenuhi beserta alasan singkatnya. Pemisahan ini mencegah pihak pengirim menganggap seluruh permintaannya ditolak.
Jangan mencampur kedua bagian itu dalam satu paragraf. Kalau persetujuan dan penolakan ditulis bercampur, pihak pengirim harus membaca berulang untuk tahu bagian mana yang berlaku baginya. Dua bagian yang rapi menghemat waktunya, dan memperkecil kemungkinan salah paham.
Kalau yang disetujui hanya sebagian kecil dari permintaan, pertimbangkan apakah surat penolakan lebih jujur. Persetujuan yang terlalu sedikit kadang hanya memperpanjang urusan. Pilih bentuk yang paling jelas bagi penerimanya.
Kesalahan yang sering terjadi
Jawaban yang menggantung. Kalimat seperti "akan kami pertimbangkan lebih lanjut" tanpa kelanjutan membiarkan pengirim menunggu. Kalau keputusannya menolak, sampaikan menolak.
Alasan yang terlalu panjang atau menyerang. Alasan panjang mengundang perdebatan, alasan yang menyerang merusak hubungan. Cukup satu atau dua kalimat yang benar.
Nama atau rujukan yang salah. Surat penolakan yang salah menyebut nama pengirim atau salah merujuk suratnya menimbulkan kebingungan. Periksa nama, tanggal, dan nomor rujukannya.
Penolakan yang tidak sampai. Simpan bukti pengirimannya. Untuk keputusan resmi, bukti bahwa jawaban sudah dikirim sama pentingnya dengan isi jawabannya.
Berkas yang terkunci. Kalau PDF-nya dilindungi kata sandi, pastikan penerimanya bisa membuka. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai surat penolakan
Kalau keputusannya belum final, jangan mengirim surat penolakan. Kirim pemberitahuan bahwa permintaannya masih diproses, lalu tentukan kapan jawabannya akan diberikan.
Kalau yang ditolak hanya sebagian, pertimbangkan surat yang menyetujui sebagian dan menolak sebagian. Surat seperti itu lebih rumit, tetapi lebih jujur daripada penolakan menyeluruh.
Kalau penolakan menyangkut keputusan yang diatur ketentuan khusus, misalnya penolakan klaim atau penolakan yang bisa dipersoalkan secara resmi, mintakan tinjauan ahli lebih dulu. Surat yang salah susun bisa membuka peluang sengketa.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat penolakan harus menyebut alasan? Sebaiknya ya, tetapi singkat. Alasan membantu pengirim memahami keputusannya. Kalau alasan sebenarnya tidak bisa disampaikan, berikan alasan yang benar tetapi umum.
Bisakah penolakan disampaikan lewat surel saja? Bisa, kalau permintaannya juga datang lewat surel dan tidak ada ketentuan yang mensyaratkan surat resmi. Untuk keputusan resmi, jawaban tertulis berupa PDF lebih rapi untuk diarsipkan.
Apakah penolakan harus ditandatangani? Untuk surat dari lembaga, ya. Untuk balasan pribadi, tanda tangan tetap disarankan supaya jelas siapa yang memutuskan.
Bagaimana menolak lamaran kerja dengan sopan? Sampaikan terima kasih atas ketertarikannya, nyatakan bahwa posisinya diisi kandidat lain, dan simpan berkasnya untuk kesempatan berikutnya bila memang begitu. Hindari memberi alasan yang menilai pribadi pelamar.
Apakah penolakan bisa dibatalkan? Kalau keadaan berubah, penolakan bisa ditinjau ulang. Sampaikan perubahan itu secara tertulis juga supaya catatannya lengkap.
Menutup urusan dengan rapi
Baca permintaannya, tentukan alasan yang benar, tulis penolakan yang jelas dan sopan, lalu simpan salinannya bersama surat permintaan. Kalau Anda justru menyetujui permintaan itu, gunakan cara membuat surat persetujuan. Kalau permintaannya perlu dijawab dengan permintaan lain, gunakan cara membuat surat permohonan. Untuk memahami kelompok surat ini, mulai dari Surat Resmi.