Ijazah sering hanya bisa diambil pemiliknya atau orang yang diberi kuasa. Kalau Anda tidak bisa hadir, sekolah atau kampus biasanya meminta surat kuasa yang menyebut penerima kuasa dan jenis dokumen yang diambil. Contoh surat kuasa pengambilan ijazah di bawah bisa dipakai sebagai kerangka, lalu disesuaikan dengan ketentuan instansi Anda.
Ijazah adalah dokumen yang tidak bisa diterbitkan ulang dengan mudah. Karena itu, sekolah dan kampus umumnya memeriksa identitas penerima kuasa dengan teliti. Surat yang datanya tidak cocok dengan dokumen pendukung lebih sering ditolak daripada surat yang kalimatnya sederhana.
Artikel ini menyusun contohnya, menyebut data yang harus dicocokkan, dan menunjukkan apa yang perlu ditanyakan ke bagian akademik sebelum surat dibuat. Ketentuan tiap sekolah dan kampus berbeda, jadi jangan menganggap kebiasaan satu kampus berlaku di kampus lain.
Kapan surat ini dipakai
Surat kuasa pengambilan ijazah dipakai saat pemilik ijazah tidak bisa hadir pada waktu pengambilan yang ditentukan, misalnya karena sedang di luar kota, bekerja, atau sakit. Penerima kuasa biasanya keluarga dekat atau orang yang dipercaya.
Sebagian kampus mengizinkan pengambilan oleh orang lain sepanjang surat kuasa dan identitasnya lengkap. Sebagian lain hanya mengizinkan pada hari tertentu atau meminta pemilik hadir untuk kasus tertentu. Tanyakan lebih dulu supaya Anda tidak menyiapkan surat untuk prosedur yang tidak berlaku.
Pihak dan objek yang disebut
Pemberi kuasa adalah pemilik ijazah. Tulis nama lengkap, nomor identitas, dan data akademik seperti nomor induk mahasiswa atau nomor induk siswa kalau diminta.
Penerima kuasa adalah orang yang akan mengambil. Tulis nama lengkap, nomor identitas, dan hubungan dengan pemilik.
Objek kuasa menyebut ijazah apa: jenjang, program studi atau jurusan, dan tahun kelulusan. Kalau yang diambil lebih dari satu dokumen, misalnya ijazah dan transkrip, sebut satu per satu.
Batas kewenangan menyatakan bahwa kuasa hanya untuk pengambilan dokumen yang disebut, bukan untuk mengubah data atau mengurus hal lain.
Contoh surat kuasa pengambilan ijazah
Surat Kuasa
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [nama lengkap pemilik ijazah] Nomor identitas: [nomor identitas] Alamat: [alamat] Nomor induk: [nomor induk mahasiswa atau siswa]
Memberi kuasa kepada: Nama: [nama lengkap penerima kuasa] Nomor identitas: [nomor identitas] Hubungan dengan pemberi kuasa: [hubungan]
Untuk mengambil ijazah [jenjang dan program studi] tahun [tahun kelulusan] di [nama sekolah atau kampus]. Kuasa ini hanya berlaku untuk pengambilan dokumen tersebut dan tidak untuk urusan lain.
Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di [tempat] pada [tanggal] Pemberi kuasa: [tanda tangan dan nama] Penerima kuasa: [tanda tangan dan nama]
Ganti bagian dalam kurung siku dengan data yang benar. Jangan biarkan satu bagian pun tetap kosong saat surat dicetak.
Data yang harus cocok
Nama di surat harus sama dengan nama di ijazah dan di kartu identitas. Kalau nama berubah karena pernikahan atau alasan lain, tanyakan ke bagian akademik data mana yang dipakai.
Nomor induk harus benar. Nomor ini yang menghubungkan surat dengan berkas akademik Anda. Salah satu angka yang salah bisa membuat petugas tidak menemukan berkasnya.
Program studi dan tahun kelulusan harus sesuai arsip. Sebutkan jenjangnya juga, misalnya sarjana atau diploma, supaya tidak tertukar dengan dokumen lain.
Data penerima kuasa harus sama dengan kartu identitas yang akan ditunjukkan di lokasi. Petugas mencocokkan nama dan nomor identitas pada saat penyerahan.
Yang biasanya diminta sekolah atau kampus
Selain surat kuasa, sebagian instansi meminta salinan kartu identitas pemberi dan penerima kuasa, dan kadang menunjukkan yang asli. Sebagian meminta salinan kartu mahasiswa atau surat keterangan lulus.
Kalau instansinya meminta berkas digital, susun semua lampiran menjadi satu PDF. Pindai lampiran dengan JPG ke PDF, lalu satukan dengan suratnya lewat Gabung PDF supaya urutannya surat lebih dulu, lalu lampiran.
Sebutkan daftar lampiran di badan surat dan cantumkan di bawah tanda tangan. Lampiran yang disebut tetapi tidak disertakan membuat petugas harus menghubungi Anda, dan pengambilan bisa tertunda.
Membuat dan memeriksa PDF-nya
Buka Teks ke PDF, tempel isi surat, lalu periksa pratinjau. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan pemisah halaman ditulis dengan tiga tanda hubung pada baris sendiri.
Cetak suratnya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya bila instansi meminta berkas digital. Tanda tangan gambar lewat Tanda Tangan PDF bisa dipakai kalau instansi menerima, tetapi sebagian kampus mensyaratkan tanda tangan basah pada dokumen akademik.
Sebelum diserahkan, periksa lima hal: nama pemilik, nomor induk, program studi dan tahun, nama penerima kuasa, dan tanda tangan kedua pihak. Buka PDF-nya di ponsel untuk memastikan tidak ada baris yang terpotong.
Kalau yang diambil lebih dari satu dokumen
Selain ijazah, bagian akademik sering menyimpan transkrip nilai, surat keterangan lulus, atau sertifikat. Kalau penerima kuasa akan mengambil lebih dari satu, sebut semuanya di objek kuasa, satu per satu.
Jangan menulis "mengambil semua dokumen akademik", karena petugas tidak bisa memastikan dokumen mana yang dimaksud, dan surat bisa ditolak. Daftar yang jelas juga melindungi pemilik, karena penerima kuasa tidak bisa mengambil dokumen di luar daftar.
Kalau ada dokumen yang baru diketahui saat pengambilan, penerima kuasa sebaiknya menghubungi pemilik lebih dulu. Jangan menambah dokumen di luar surat tanpa persetujuan.
Kalau pemilik tidak bisa menandatangani langsung
Sebagian pemilik ijazah berada di luar kota atau luar negeri saat surat dibutuhkan. Kalau surat dikirim dalam bentuk digital, pemilik bisa menandatanganinya lalu mengirimkan hasil pindainya. Penerima kuasa mencetak hasil pindai itu dan membawanya ke lokasi.
Sebagian kampus hanya menerima surat bertanda tangan basah. Dalam keadaan itu, pemilik perlu mengirimkan surat yang sudah ditandatangani melalui pos atau menitipkannya kepada orang yang dipercaya. Tanyakan ke bagian akademik sebelum memilih cara.
Kesalahan yang sering terjadi
Menyebut objek kuasa secara umum. "Mengambil semua dokumen" tidak menjelaskan apa pun. Sebut ijazah dan dokumen lain satu per satu.
Nama pemilik berbeda dari yang tercatat di kampus. Cocokkan dengan arsip akademik, bukan dengan ingatan.
Mengisi nomor induk yang salah. Periksa terhadap kartu mahasiswa atau transkrip.
Tidak membawa identitas asli penerima kuasa. Sebagian lokasi mensyaratkan identitas asli, bukan hanya salinan. Tanyakan sebelum berangkat.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau kampus mewajibkan pengambilan oleh pemilik ijazah, surat kuasa tidak menyelesaikannya. Ajukan penjadwalan ulang atau ikuti prosedur yang kampus tetapkan.
Kalau kampus menyediakan formulir surat kuasa sendiri, pakai formulir itu. Format resmi selalu yang mengikat.
Kalau ijazah hilang dan yang dibutuhkan adalah penerbitan ulang, itu prosedur berbeda. Ajukan permohonan penerbitan ulang ke bagian akademik, dan tanyakan berkas yang diperlukan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah penerima kuasa harus keluarga? Tidak selalu. Sebagian kampus menerima penerima kuasa nonkeluarga asalkan datanya lengkap. Tanyakan ketentuannya ke bagian akademik.
Apakah surat kuasa perlu meterai? Tergantung kampus. Sebagian meminta, sebagian tidak. Pastikan sebelum mencetak karena meterai tidak bisa dipindahkan setelah surat ditandatangani.
Bisakah ijazah dikirim lewat pos? Sebagian kampus melayani pengiriman, sebagian tidak. Kalau dikirim, biasanya ada prosedur dan biaya tersendiri. Tanyakan ke bagian akademik.
Siapkan lebih awal
Hubungi bagian akademik lebih dulu untuk memastikan syaratnya, lalu susun suratnya dan lampirkan berkas yang diminta. Simpan salinan digitalnya sebelum diserahkan. Kerangka surat kuasa yang lebih umum ada di cara membuat surat kuasa, contoh untuk kendaraan ada di contoh surat kuasa pengambilan BPKB, dan peta surat lain ada di Surat Resmi. Gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.