Surat kuasa dibuat dengan empat unsur yang tidak boleh hilang: pihak yang memberi kuasa, pihak yang menerima kuasa, objek yang diurus, dan batas kewenangannya. Setelah keempatnya tertulis, surat ditutup dengan tempat, tanggal, dan tanda tangan. Isinya diketik atau ditempel ke Teks ke PDF, lalu diunduh sebagai PDF A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45.
Surat kuasa adalah pernyataan bahwa seseorang memberi orang lain kewenangan untuk bertindak atas namanya. Yang menentukan bukan panjang kalimatnya, melainkan kejelasan siapa yang bertindak, untuk urusan apa, dan sampai sejauh mana. Surat yang menyebut ketiganya dengan tegas lebih jarang dipertanyakan di meja layanan.
Artikel ini membahas unsur surat kuasa, perbedaan kuasa umum dan kuasa khusus, cara menyamakan data dengan dokumen identitas, urutan penulisan, dan cara memeriksa hasilnya sebelum diserahkan. Ketentuan tiap instansi bisa berbeda, jadi bagian akhir menunjukkan hal yang perlu Anda pastikan ke instansi penerima.
Unsur yang wajib ada
Pemberi kuasa. Tulis nama lengkap sesuai kartu identitas, nomor identitas, dan alamat. Kalau instansi meminta data tambahan seperti nomor peserta atau nomor berkas, tambahkan di bagian ini.
Penerima kuasa. Tulis nama lengkap, nomor identitas, dan hubungan dengan pemberi kuasa. Hubungan itu menjelaskan dasar pemberian kuasa, misalnya keluarga, rekan kerja, atau staf yang ditugaskan.
Objek kuasa. Sebutkan urusan yang diwakilkan dengan rinci: jenis dokumen atau transaksi, pihak yang dituju, dan atas nama siapa. Kalau objeknya lebih dari satu, tulis satu per satu. Bagian ini paling sering dibuat samar, dan kesamarannya yang paling sering menimbulkan pertanyaan.
Batas kewenangan. Nyatakan bahwa kuasa hanya berlaku untuk objek yang disebut, bukan untuk hal lain. Batas ini melindungi kedua pihak: penerima kuasa tahu sampai mana kewenangannya, dan pemberi kuasa tahu apa yang bisa dilakukan wakilnya.
Penutup. Sertakan tempat, tanggal, nama pemberi kuasa, dan tanda tangan. Penerima kuasa biasanya juga menandatangani sebagai tanda menerima kuasa. Sebagian instansi meminta meterai atau tanda tangan saksi, dan syarat itu hanya sah dibaca dari ketentuan instansinya.
Kuasa umum dan kuasa khusus
Surat kuasa umum memberi kewenangan yang luas, misalnya mengurus seluruh urusan administrasi seseorang di satu instansi. Surat kuasa khusus membatasi kewenangan pada satu perbuatan tertentu, misalnya mengambil satu dokumen atau membayar satu tagihan.
Untuk keperluan sehari-hari, kuasa khusus lebih aman. Kewenangan yang sempit lebih mudah diawasi, dan instansi biasanya lebih mudah menerimanya karena batasnya jelas. Kuasa umum dipakai saat pemilik tidak bisa hadir dalam waktu lama dan banyak urusan harus diselesaikan, tetapi bahkan di situ objeknya sebaiknya tetap disebut satu per satu.
Kalau ragu memilih, mulailah dari kuasa khusus. Anda selalu bisa membuat surat baru kalau ada urusan lain yang menyusul.
Menyamakan data dengan dokumen resmi
Ejaan nama harus identik dengan kartu identitas, termasuk gelar dan tanda baca. Nama yang disingkat atau diubah urutannya sering menjadi alasan surat ditolak, sekalipun orangnya jelas. Salin nama langsung dari dokumen, jangan mengetik ulang dari ingatan.
Nomor identitas harus benar dan lengkap. Satu angka yang salah membuat surat tidak cocok dengan berkas pendukungnya. Periksa dengan membandingkan angka per angka, bukan membaca sekilas.
Alamat mengikuti yang tercatat di dokumen resmi. Kalau alamat di kartu identitas berbeda dengan tempat tinggal sekarang, pakai yang tercatat di kartu identitas. Jelaskan perbedaannya kalau instansi meminta keterangan tambahan.
Cocokkan juga data yang muncul lebih dari sekali di surat. Kalau nama penerima kuasa ditulis di dua tempat, pastikan ejaannya sama persis di keduanya.
Langkah membuat surat kuasa
- Tentukan satu kalimat maksud di bagian atas: urusan apa yang diwakilkan dan kepada siapa.
- Tulis identitas pemberi kuasa secara lengkap.
- Tulis identitas penerima kuasa beserta hubungannya.
- Tulis objek kuasa dengan rinci, satu per satu bila lebih dari satu.
- Tambahkan pernyataan batas kewenangan.
- Tutup dengan tempat, tanggal, dan ruang tanda tangan.
- Buka Teks ke PDF, tempel isinya, lalu periksa pratinjau.
- Cetak dan tanda tangani, atau tempelkan tanda tangan gambar lewat Tanda Tangan PDF kalau instansi menerimanya.
Untuk judul, awali barisnya dengan tanda pagar. Untuk memindahkan lampiran ke halaman baru, tulis tiga tanda hubung pada baris sendiri. Teks yang lebih panjang dari satu halaman dilanjutkan otomatis.
Panjang dan bahasa
Surat kuasa yang baik cukup satu halaman. Kalau isinya melebihi satu halaman, biasanya ada bagian yang bisa dipadatkan. Kalau lampirannya memang panjang, pisahkan dengan pemisah halaman.
Pakai bahasa Indonesia yang lugas. Hindari kalimat berputar-putar dan istilah yang tidak Anda pahami. Kalau instansi meminta surat berbahasa tertentu, ikuti permintaan itu dan pastikan terjemahannya diperiksa orang yang menguasai kedua bahasa.
Contoh kerangka singkat
Judul: Surat Kuasa
Yang bertanda tangan di bawah ini, [nama pemberi kuasa], [nomor identitas], [alamat], dengan ini memberi kuasa kepada [nama penerima kuasa], [nomor identitas], [hubungan], untuk [objek kuasa yang disebut rinci]. Kuasa ini hanya berlaku untuk urusan tersebut di atas dan tidak untuk urusan lain.
Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat], [tanggal] Penerima kuasa: [tanda tangan dan nama] Pemberi kuasa: [tanda tangan dan nama]
Kerangka di atas bisa dipakai untuk banyak keperluan. Untuk keperluan tertentu, lihat contoh yang lebih spesifik: contoh surat kuasa pengambilan ijazah, contoh surat kuasa pengambilan BPKB, dan contoh surat kuasa pembayaran.
Kesalahan yang sering terjadi
Objek kuasa ditulis terlalu umum. Kalimat seperti "mengurus semua keperluan" tidak menjelaskan apa pun. Sebutkan urusannya satu per satu.
Nama penerima kuasa tidak sama dengan kartu identitasnya. Petugas mencocokkan nama di surat dengan identitas yang dibawa. Perbedaan satu huruf bisa membuat surat ditolak.
Tanggal surat tidak dicantumkan. Sebagian instansi membatasi masa berlaku surat kuasa, dan tanpa tanggal, masa berlakunya tidak bisa dinilai.
Tanda tangan tidak sesuai. Tanda tangan di surat harus sama dengan tanda tangan di dokumen identitas. Kalau surat dicetak lalu ditandatangani, pastikan tintanya tidak menembus halaman lain.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan format surat kuasa sendiri, pakai format itu. Menggantinya dengan format sendiri akan ditolak, sekalipun isinya lebih lengkap.
Kalau yang diurus adalah perbuatan yang menurut ketentuan hanya boleh dilakukan pemiliknya, surat kuasa tidak menyelesaikannya. Tanyakan langsung ke instansi dan ikuti prosedur yang mereka tetapkan.
Kalau suratnya memerlukan pengesahan notaris, pekerjaan di artikel ini hanya sampai pada penyiapan teksnya. Pengesahan dilakukan di hadapan notaris, dan ketentuannya diatur di luar layanan ini.
Mengamankan berkasnya
Surat kuasa memuat data identitas dua orang. Setelah final, pertimbangkan membersihkan metadatanya lewat panduan metadata PDF supaya nama perangkat dan informasi pembuat tidak ikut terbaca penerima. Tampilan halamannya tidak berubah oleh proses ini.
Kalau surat dikirim lewat surel atau pesan, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF dan kirim sandinya lewat saluran yang berbeda. Sandi tidak bisa dipulihkan kalau lupa, jadi catat sebelum mengirim.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat kuasa harus bermeterai? Tergantung instansi yang menerimanya. Sebagian meminta meterai, sebagian tidak. Tanyakan sebelum mencetak, karena meterai yang dipasang setelah surat ditandatangani tidak bisa dipindahkan.
Bolehkah satu surat kuasa memuat dua penerima kuasa? Sebaiknya tidak, kecuali instansi mengizinkannya. Dua penerima dalam satu surat membuat batas kewenangan masing-masing kabur. Buat surat terpisah untuk tiap orang.
Bagaimana kalau surat kuasa hilang setelah diserahkan? Simpan salinan digitalnya sebelum diserahkan. Kalau perlu surat pengganti, salinan itu menjadi dasar pembuatan ulang tanpa menyusun dari awal.
Mulai dari satu keperluan
Pilih satu urusan yang sedang berjalan, susun suratnya dengan unsur di atas, lalu cocokkan datanya dengan dokumen resmi sebelum diekspor. Setelah polanya jadi, simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk keperluan berikutnya. Peta surat lain ada di Surat Resmi, dan gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.