Surat undangan rapat adalah pemberitahuan resmi yang memanggil sejumlah orang untuk menghadiri pertemuan pada waktu dan tempat tertentu. Cara membuatnya: tulis identitas pengirim, sebut waktu dan tempat, cantumkan agenda, lampirkan bahan bila ada, lalu ekspor lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45.
Undangan rapat berbeda dari undangan resmi. Undangan rapat bersifat internal: pengirim dan pesertanya berada dalam satu organisasi atau satu lingkungan kerja, dan tujuannya mengatur pertemuan. Undangan resmi biasanya ditujukan ke pihak luar untuk kegiatan yang lebih luas. Perbedaan ini menentukan siapa yang menandatangani dan seberapa formal susunannya.
Artikel ini membahas undangan rapat untuk keperluan internal, mulai dari rapat kerja, rapat koordinasi, rapat organisasi, sampai rapat RT. Untuk kegiatan yang mengundang pihak luar, lihat surat undangan resmi.
Kapan undangan rapat tertulis dipakai
Tidak semua rapat memerlukan undangan tertulis. Rapat rutin mingguan di tim kecil biasanya cukup dijadwalkan lewat kalender atau pesan singkat. Undangan tertulis dipakai ketika peserta cukup banyak, ketika kehadirannya perlu tercatat, atau ketika rapat memerlukan bahan yang harus dibaca lebih dulu.
Undangan tertulis juga berguna sebagai bukti pemanggilan. Kalau ada peserta yang tidak hadir, undangan menunjukkan bahwa ia memang diundang. Untuk rapat yang menghasilkan keputusan penting, catatan pemanggilan seperti ini membantu ketika keputusan itu perlu dipertanggungjawabkan.
Sebagian organisasi mewajibkan undangan tertulis untuk rapat tertentu, misalnya rapat yang membahas anggaran atau perubahan kebijakan. Kalau ada aturan seperti itu, ikuti aturannya. Ketentuan tiap organisasi berbeda, jadi cocokkan dengan tata tertib atau tanyakan ke sekretaris.
Waktu dan tempat: bagian yang paling menentukan
Peserta memutuskan hadir atau tidak berdasarkan dua hal pertama yang mereka cari: kapan dan di mana. Karena itu, waktu dan tempat harus ditulis paling jelas, bukan disisipkan di tengah paragraf. Tulis hari, tanggal, jam mulai, dan jam selesai bila sudah ditentukan.
Tempat perlu disebut cukup rinci agar tidak menimbulkan tafsir ganda. Untuk ruang di dalam gedung, sebut nama ruangan dan lantainya. Untuk lokasi luar, sebut nama tempat dan alamatnya. Kalau ada perubahan lokasi, kirim pemberitahuan terpisah dan sebutkan perubahan itu di baris paling atas.
Untuk rapat yang diadakan daring, sebut platform yang dipakai dan cara masuknya. Cantumkan tautan atau cara memperoleh tautan. Jangan menuliskan kata sandi rapat di dalam undangan yang dibagikan luas. Bagikan kata sandi lewat saluran terpisah kepada peserta yang berhak.
Agenda: inti undangan rapat
Agenda adalah bagian yang membedakan undangan rapat dari undangan biasa. Agenda menyebut pokok yang akan dibahas, dalam urutan yang direncanakan. Peserta yang tahu agendanya bisa menyiapkan bahan dan datang dengan pendapat yang matang.
Tulis agenda sebagai daftar bernomor, masing-masing satu baris. Butir pertama biasanya pembukaan, diikuti pokok-pokok bahasan, lalu penutup. Kalau ada keputusan yang perlu diambil, sebutkan pada butir yang sesuai supaya peserta tahu kapan pembahasan itu berlangsung.
Sertakan perkiraan waktu bila agendanya panjang. Perkiraan waktu membantu peserta mengetahui sampai kapan ia perlu hadir, terutama kalau ia hanya berkepentingan pada satu butir. Hindari agenda yang terlalu panjang dalam satu rapat; pertimbangkan memisahkan pokok bahasan yang memerlukan waktu sendiri.
Isi undangan rapat yang lengkap
Undangan rapat yang rapi memuat beberapa bagian. Pertama, kop atau identitas pengirim, misalnya nama organisasi atau unit kerja. Kedua, nomor dan tanggal surat. Ketiga, perihal yang menyebut jenis rapat. Keempat, alamat tujuan atau daftar peserta. Kelima, hari, tanggal, waktu, dan tempat. Keenam, agenda. Ketujuh, keterangan lampiran bila ada. Kedelapan, nama dan tanda tangan penandatangan.
Perihal yang jelas membantu peserta memahami rapat tanpa membaca seluruh isi. "Undangan Rapat Koordinasi Bulanan" lebih baik daripada "Undangan". Kalau peserta diundang sebagai perwakilan, sebutkan hal itu supaya peserta datang dengan kewenangan yang sesuai.
Untuk peserta yang banyak, daftar nama bisa diletakkan sebagai lampiran. Di badan undangan, cukup sebut kelompok pesertanya, misalnya "seluruh kepala bagian". Lampiran memuat daftar nama lengkap beserta jabatannya.
Lampiran yang sering menyertai undangan rapat
Undangan rapat sering disertai bahan yang perlu dibaca sebelum rapat. Bahan itu bisa berupa ringkasan laporan, rancangan kebijakan, atau data pendukung. Menyebutkannya di undangan memberi peserta waktu untuk membaca.
Kalau lampirannya beberapa berkas, susun menjadi satu PDF supaya mudah dibagikan. Gabung PDF menyatukan beberapa PDF dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau. Untuk lampiran yang masih berupa foto atau hasil pindai, JPG ke PDF mengubah tiap gambar menjadi satu halaman A4.
Berkas lampiran yang besar bisa dikompres lewat Kompres PDF supaya mudah dikirim lewat surel. Untuk bahan rapat yang memuat data sensitif, pertimbangkan Proteksi PDF agar hanya peserta yang berhak yang bisa membukanya. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Langkah membuat undangan rapat PDF
- Tentukan siapa yang berhak mengundang dan siapa yang perlu hadir.
- Tetapkan waktu, tempat, dan agenda rapat.
- Siapkan bahan yang perlu dibaca peserta, bila ada.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, tanggal, dan perihal.
- Tulis daftar peserta atau kelompok peserta.
- Tulis hari, tanggal, waktu, dan tempat dengan jelas.
- Tulis agenda sebagai daftar bernomor.
- Sebutkan lampiran, lalu tutup dengan nama dan tanda tangan penandatangan.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum dibagikan.
Kalau undangannya lebih dari satu halaman, gunakan pemisah halaman dengan menulis tiga tanda hubung pada baris sendiri. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan penanda tebal atau miring mengikuti tandanya. Teks yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis.
Menyampaikan undangan dan mengingatkan peserta
Undangan rapat biasanya disampaikan lewat surel, aplikasi pesan, atau papan pengumuman. Untuk peserta yang banyak, saluran resmi lebih mudah diarsipkan. Untuk rapat yang mendesak, kirim lewat saluran yang paling cepat, lalu susulkan versi resminya.
Sertakan pengingat beberapa waktu sebelum rapat. Pengingat yang menyebut waktu dan tempat membantu peserta yang melewatkan undangan pertama. Kalau ada perubahan waktu atau tempat, kirim pemberitahuan segera dan sebutkan perubahan itu dengan jelas di bagian atas.
Simpan salinan undangan yang sudah dikirim. Untuk rapat yang menghasilkan keputusan, salinan undangan berguna sebagai catatan pemanggilan. Susun penamaan berkas yang memuat jenis rapat dan tanggalnya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau organisasi mewajibkan format undangan tertentu, gunakan format itu. Sebagian organisasi punya templat resmi dengan nomor urut dan kop yang sudah ditetapkan. Surat buatan sendiri dipakai kalau tidak ada ketentuan khusus.
Kalau rapat hanya melibatkan dua atau tiga orang dan sudah terjadwal rutin, undangan tertulis bisa jadi berlebihan. Jadwalkan langsung dan catat kesepakatannya. Undangan tertulis lebih berguna ketika peserta banyak atau keputusannya perlu dipertanggungjawabkan.
Kalau undangan perlu ditandatangani pejabat tertentu, urus tanda tangannya sesuai kewenangan. Tanda tangan gambar berguna untuk dokumen digital internal, tetapi tidak menggantikan tanda tangan basah bila organisasi mensyaratkannya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah undangan rapat harus bernomor? Untuk organisasi yang mengarsipkan surat, nomor membantu pelacakan. Untuk rapat kecil, nomor tidak selalu diperlukan. Ikuti kebiasaan administrasi di tempat Anda.
Apakah agenda wajib dicantumkan? Tidak selalu, tetapi agenda membuat peserta datang dengan persiapan yang lebih baik. Untuk rapat yang membahas keputusan penting, agenda hampir selalu membantu.
Bagaimana mengundang peserta yang tidak bisa hadir? Sebutkan bahwa peserta yang berhalangan dapat mengirim wakil atau menyampaikan masukan tertulis. Ketentuan tentang penggantian peserta biasanya diatur tata tertib organisasi.
Apakah undangan rapat daring berbeda? Isinya sama, hanya tempatnya diganti dengan keterangan platform dan cara masuk. Jangan menulis kata sandi di undangan yang dibagikan luas. Bagikan lewat saluran terpisah.
Mulai dari rapat yang paling dekat
Ambil satu rapat yang sedang Anda siapkan, susun waktunya, tempatnya, dan agendanya lebih dulu, lalu lengkapi bagian lainnya. Setelah polanya terbentuk, membuat undangan rapat menjadi pekerjaan singkat. Untuk kegiatan yang mengundang pihak luar, lihat surat undangan resmi. Kumpulan panduan surat yang lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.