BPKB biasanya disimpan di Samsat, bank, atau perusahaan pembiayaan selama kredit kendaraan belum lunas. Saat dokumen itu diambil, pemilik kendaraan kadang tidak bisa hadir dan menunjuk orang lain lewat surat kuasa. Contoh surat kuasa pengambilan BPKB di bawah memuat data kendaraan dan data pemilik, karena dua hal itulah yang dicocokkan petugas.
Berbeda dari pengambilan dokumen pribadi, pengambilan BPKB menyangkut kendaraan dengan nomor rangka dan nomor mesin. Salah menyebut nomor kendaraan membuat surat tidak cocok dengan berkas kepemilikan, sekalipun nama pemiliknya benar.
Artikel ini menyusun contohnya, menyebut data kendaraan yang perlu dicocokkan, dan menunjukkan hal yang perlu ditanyakan ke instansi penyimpan. Ketentuan Samsat, bank, dan perusahaan pembiayaan berbeda, jadi pastikan syaratnya sebelum surat dibuat.
Kapan surat ini dipakai
Surat kuasa pengambilan BPKB dipakai saat pemilik kendaraan tidak bisa mengambil sendiri, misalnya karena sedang di luar kota, bekerja, atau sakit. Penerima kuasa bisa keluarga, rekan, atau staf yang ditugaskan.
Sebagian instansi mengizinkan pengambilan oleh orang lain setelah kredit lunas dan berkasnya lengkap. Sebagian lain mensyaratkan pemilik hadir pada saat tertentu. Tanyakan ke kantor yang menyimpan BPKB sebelum menyusun surat.
Kalau BPKB masih dijadikan jaminan karena kredit belum lunas, biasanya ada prosedur pelunasan lebih dulu. Surat kuasa tidak menggantikan prosedur itu.
Data kendaraan yang perlu dicocokkan
Nomor polisi kendaraan. Tulis sesuai yang tercatat, termasuk huruf di belakang angka.
Nomor rangka dan nomor mesin. Dua nomor ini yang membedakan satu kendaraan dari kendaraan lain dengan tipe yang sama. Salin langsung dari dokumen kepemilikan, jangan mengetik dari ingatan.
Merek, tipe, dan tahun kendaraan. Sebutkan sesuai yang tercatat supaya tidak tertukar dengan kendaraan lain atas nama pemilik yang sama.
Nama pemilik sesuai dokumen kepemilikan. Kalau kendaraan terdaftar atas nama badan usaha, sebutkan nama badan usaha dan jabatan penandatangannya.
Contoh surat kuasa pengambilan BPKB
Surat Kuasa
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [nama lengkap pemilik kendaraan] Nomor identitas: [nomor identitas] Alamat: [alamat]
Yang diberi kuasa: Nama: [nama lengkap penerima kuasa] Nomor identitas: [nomor identitas] Hubungan dengan pemberi kuasa: [hubungan]
Untuk mengambil Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) atas kendaraan dengan data berikut: Nomor polisi: [nomor polisi] Nomor rangka: [nomor rangka] Nomor mesin: [nomor mesin] Merek, tipe, dan tahun: [merek, tipe, tahun]
Dokumen tersebut disimpan di [nama Samsat, bank, atau perusahaan pembiayaan]. Kuasa ini hanya berlaku untuk pengambilan dokumen tersebut dan tidak untuk urusan lain, termasuk pengalihan kepemilikan.
Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat], [tanggal] Yang memberi kuasa: [tanda tangan dan nama] Yang menerima kuasa: [tanda tangan dan nama]
Ganti seluruh bagian dalam kurung siku. Jangan mencetak surat sebelum semua data terisi dan sudah dicocokkan dengan dokumen kepemilikan.
Hal yang perlu ditanyakan ke instansi penyimpan
Tanyakan apakah surat kuasa cukup atau ada formulir khusus. Sebagian bank dan perusahaan pembiayaan menyediakan blanko sendiri yang harus diisi.
Tanyakan apakah perlu menunjukkan identitas asli penerima kuasa, dan apakah pemilik perlu hadir. Tanyakan juga apakah perlu meterai.
Tanyakan apakah ada dokumen lain yang harus dibawa, misalnya bukti pelunasan, kuitansi, atau surat keterangan dari kepolisian. Sebagian instansi meminta berkas tambahan tergantung kondisi kendaraan.
Tanyakan jam layanan pengambilan. Sebagian kantor melayani pengambilan dokumen pada jam tertentu saja, dan kedatangan di luar jam itu membuat urusan harus diulang.
Membuat dan merapikan berkasnya
Buka Teks ke PDF, tempel isi surat, lalu periksa pratinjau. Halaman yang dihasilkan berukuran A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul.
Kalau surat dan lampirannya perlu disatukan, pindai lampiran dengan JPG ke PDF, lalu gabungkan lewat Gabung PDF dengan surat lebih dulu. Sebutkan daftar lampiran di badan surat supaya petugas tahu apa yang menyertai.
Cetak, tanda tangani, lalu pindai bila instansi meminta berkas digital. Untuk dokumen kendaraan, banyak instansi masih mensyaratkan tanda tangan basah, jadi siapkan cetakannya.
Kalau kendaraan terdaftar atas nama badan usaha
Kendaraan yang terdaftar atas nama perusahaan atau yayasan tidak bisa memakai surat kuasa pribadi. Yang memberi kuasa adalah badan usaha itu, dan yang menandatangani adalah pejabat yang berwenang, biasanya direktur atau pengurus yang tercatat.
Sertakan juga dokumen yang menunjukkan kewenangan penandatangan, misalnya surat penunjukan atau anggaran dasar yang menyebut jabatannya. Tanpa itu, instansi penyimpan bisa mempertanyakan keabsahan tanda tangannya.
Untuk kendaraan yang dibeli dengan kredit, pemilik yang tercatat di BPKB bisa berbeda dari pemakai sehari-hari. Surat kuasa mengikuti nama yang tercatat, bukan yang memakai.
Menyimpan salinan setelah pengambilan
Setelah BPKB diterima, pindai halaman depannya dan simpan salinan digitalnya. Kalau dokumen aslinya disimpan di tempat lain, salinan itu berguna saat Anda perlu menyebut nomor rangka atau nomor mesin tanpa membuka dokumen aslinya.
Simpan juga salinan surat kuasa yang sudah ditandatangani. Kalau ada pertanyaan di kemudian hari tentang siapa yang mengambil dokumen, salinan itu menjadi catatan.
Kesalahan yang sering terjadi
Salah menulis nomor rangka atau nomor mesin. Kesalahan ini paling sering terjadi karena mengetik dari ingatan. Cocokkan angka per angka dengan dokumen kepemilikan.
Nama pemilik berbeda dari yang tercatat. Kalau kendaraan terdaftar atas nama badan usaha, surat harus ditandatangani pejabat yang berwenang, bukan karyawan mana pun.
Objek kuasa ditulis terlalu luas, misalnya "mengurus semua dokumen kendaraan". Batasi hanya pada pengambilan BPKB supaya tidak menimbulkan tafsir lain.
Tidak menyebut tempat penyimpanan dokumen. Sebutkan nama Samsat, bank, atau perusahaan pembiayaannya supaya petugas tahu surat ini ditujukan ke mana.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau kredit belum lunas dan BPKB masih menjadi jaminan, selesaikan pelunasan lebih dulu. Surat kuasa tidak menggantikan kewajiban itu.
Kalau instansi menyediakan blanko resmi, isi blanko itu. Format resmi selalu yang mengikat.
Kalau yang diurus adalah pengalihan kepemilikan atau balik nama, itu prosedur berbeda dan biasanya memerlukan dokumen serta kehadiran tersendiri. Ajukan sesuai ketentuan Samsat setempat.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah penerima kuasa harus pemilik kendaraan yang sama? Tidak. Penerima kuasa adalah orang lain yang ditunjuk, dan identitasnya harus lengkap di surat.
Bisakah satu surat kuasa dipakai untuk dua kendaraan? Sebaiknya satu surat untuk satu kendaraan, karena tiap kendaraan punya nomor rangka dan nomor mesin sendiri. Menggabungkannya dalam satu surat membuat pemeriksaan lebih rumit.
Apakah surat kuasa berlaku selamanya? Tidak selalu. Sebagian instansi membatasi masa berlakunya. Cantumkan tanggal surat, dan tanyakan batas waktunya ke instansi.
Siapkan datanya lebih dulu
Kumpulkan dokumen kepemilikan kendaraan, salin nomor rangka dan nomor mesin dengan teliti, lalu susun suratnya. Simpan salinan digitalnya sebelum diserahkan. Kerangka umum surat kuasa ada di cara membuat surat kuasa, contoh untuk dokumen akademik ada di contoh surat kuasa pengambilan ijazah, dan peta surat lain ada di Surat Resmi. Gambaran seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.