Surat izin tidak masuk sekolah adalah pemberitahuan tertulis dari orang tua atau wali kepada guru atau sekolah bahwa siswa tidak dapat hadir pada tanggal tertentu, disertai alasannya. Cara membuatnya: tulis identitas siswa dan kelasnya, sebut tanggal dan alasan secara singkat, lampirkan bukti bila ada, lalu ekspor lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45.
Surat ini biasanya dibuat orang tua atau wali, bukan siswa sendiri. Sebabnya, sekolah perlu mengetahui bahwa ketidakhadiran itu diketahui dan disetujui keluarga. Untuk siswa yang lebih besar, sebagian sekolah menerima surat yang ditandatangani siswa, tetapi tetap dengan sepengetahuan orang tua. Ketentuan tiap sekolah berbeda, jadi cocokkan dengan kebijakan sekolah Anda.
Artikel ini membahas izin untuk sekolah, bukan izin kerja atau izin kuliah. Konteksnya berbeda: penerimanya guru atau bagian administrasi sekolah, dan identitas yang disebut adalah data siswa. Untuk konteks kerja, lihat surat izin tidak masuk kerja.
Kapan surat izin sekolah dipakai
Surat izin dipakai saat siswa tidak bisa hadir dan pemberitahuannya perlu tercatat. Untuk ketidakhadiran sehari karena sakit ringan, sebagian sekolah cukup menerima pesan dari orang tua. Untuk ketidakhadiran yang lebih lama, atau untuk keperluan yang perlu pembuktian, surat tertulis lebih lazim dipakai.
Alasannya beragam. Sakit, urusan keluarga, keperluan administratif, sampai kegiatan di luar sekolah. Sebagian sekolah membedakan izin, sakit, dan dispensasi untuk kegiatan resmi. Tanyakan bagaimana sekolah Anda menggolongkan ketidakhadiran yang diajukan, supaya suratnya masuk ke jalur yang benar dan tidak tercatat sebagai alpa.
Sebagian sekolah menyediakan formulir izin sendiri, atau memakai buku penghubung dan aplikasi. Kalau ada, pakailah jalur itu. Surat buatan sendiri dipakai kalau sekolah tidak menyediakan format khusus. Ketentuan tiap sekolah berbeda dan bisa berubah, jadi cocokkan dengan pengumuman atau tanyakan ke wali kelas.
Data yang harus benar sebelum menulis
Kesalahan kecil pada identitas membuat surat izin sulit dicocokkan dengan daftar hadir. Sebelum menulis, siapkan nama lengkap siswa sesuai data sekolah, nomor induk siswa, kelas, dan nama wali kelas bila diketahui. Salin dari kartu pelajar atau buku penghubung, bukan dari ingatan.
Nama orang tua atau wali yang menandatangani juga perlu lengkap dan sesuai. Sebutkan hubungannya dengan siswa, misalnya ayah, ibu, atau wali. Kalau yang menandatangani bukan orang tua kandung, sebutkan perannya supaya sekolah memahami dasar kewenangannya.
Tanggal adalah bagian yang paling sering keliru. Tulis tanggal ketidakhadiran, bukan tanggal surat dibuat. Kalau surat dibuat setelah kejadian, jelaskan urutannya dengan tenang dan lampirkan bukti yang mendukung. Untuk ketidakhadiran beberapa hari, sebut rentang tanggalnya dengan jelas.
Isi surat izin yang lengkap
Surat izin sekolah yang rapi memuat tujuh bagian. Pertama, tempat dan tanggal surat. Kedua, tujuan surat, misalnya wali kelas atau kepala sekolah. Ketiga, identitas siswa dan kelasnya. Keempat, keterangan tanggal yang ditinggalkan. Kelima, alasan yang singkat dan jelas. Keenam, pernyataan lampiran bukti kalau ada. Ketujuh, nama dan tanda tangan orang tua atau wali.
Alasan tidak perlu berpanjang lebar. Satu atau dua kalimat sudah cukup selama jelas. "Sakit dan perlu istirahat di rumah" lebih mudah diproses daripada uraian panjang yang tidak menyebut intinya. Kalau alasannya sensitif, tulis secara umum dan lampirkan keterangan dari pihak yang berwenang bila diperlukan.
Gunakan bahasa yang sopan tetapi langsung. Surat izin bukan surat resmi berbahasa birokratis, dan bukan pula pesan pribadi. Nada yang tenang dengan susunan yang rapi lebih membantu guru memahami keadaan daripada kalimat yang berlebihan.
Melampirkan bukti pendukung
Bukti memperkuat alasan, terutama untuk ketidakhadiran yang panjang. Kalau yang terjadi adalah sakit, lampirkan surat keterangan dari dokter atau hasil pemeriksaan. Kalau yang terjadi adalah urusan keluarga, surat dari pihak yang berkepentingan bisa membantu. Kalau yang terjadi adalah kegiatan resmi, lampirkan surat tugas atau undangan kegiatan.
Ada kalanya tidak ada bukti tertulis. Dalam keadaan itu, tulis alasannya dengan jujur dan sebutkan bahwa bukti tidak tersedia. Keputusan tetap ada di tangan sekolah, dan cara ini lebih baik daripada membuat dokumen yang tidak benar. Sekolah dapat mencocokkan surat dengan catatan yang dimilikinya.
Untuk bukti yang berupa foto, susun menjadi PDF supaya mudah dibaca. JPG ke PDF mengubah tiap gambar menjadi satu halaman A4 dan menyusunnya mengikuti urutan unggahan. Kalau surat dan lampirannya perlu dikirim sebagai satu berkas, Gabung PDF menyatukannya dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau.
Langkah membuat surat izin sekolah PDF
- Tanyakan format izin yang berlaku di sekolah atau periksa buku penghubung.
- Siapkan data: nama siswa, nomor induk, kelas, dan wali kelas.
- Tentukan tujuan surat, apakah wali kelas atau bagian administrasi.
- Siapkan bukti pendukung dan pindai atau foto dengan rapi.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis tempat, tanggal, dan tujuan surat.
- Tulis identitas siswa dan keterangan tanggal yang ditinggalkan.
- Tulis alasan singkat dan daftar lampiran.
- Tutup dengan nama, hubungan dengan siswa, tanda tangan, dan kontak.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim.
Kalau suratnya melewati satu halaman karena lampirannya panjang, sisipkan pemisah halaman dengan menulis tiga tanda hubung pada baris tersendiri. Baris yang diawali tanda pagar diperlakukan sebagai judul, sedangkan penanda tebal atau miring mengikuti tandanya. Teks yang melampaui satu halaman berpindah sendiri ke halaman berikutnya.
Menyampaikan surat ke sekolah
Sebagian sekolah menerima surat izin lewat wali kelas, sebagian lewat bagian administrasi, dan sebagian lewat aplikasi atau pesan elektronik. Tanyakan saluran yang berlaku supaya surat tidak salah alamat. Kalau dikirim lewat surel atau aplikasi, gunakan keterangan yang menyebut nama siswa, kelas, dan tanggal izin.
Simpan salinan PDF dan berkas teks sumbernya. Salinan berguna kalau sekolah meminta pengiriman ulang, dan berkas sumber memudahkan Anda membuat surat serupa tanpa mengetik dari awal. Susun penamaan berkas yang konsisten, misalnya memuat nama siswa, jenis surat, dan tanggal.
Kalau sekolah mensyaratkan tanda tangan basah, cetak suratnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Untuk keperluan yang tidak mensyaratkan tanda tangan basah, tanda tangan gambar bisa ditempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Cara itu menempelkan gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau sekolah mewajibkan formulir izin resmi atau pencatatan lewat aplikasi, gunakan jalur itu dan jangan menggantinya dengan surat buatan sendiri. Kalau ketidakhadiran berkaitan dengan prosedur khusus seperti cuti sekolah atau pengunduran diri, ikuti prosedur tersebut.
Kalau yang dibutuhkan adalah keterangan dari dokter, urus keterangan itu lebih dulu. Surat izin dari orang tua tidak menggantikan keterangan tenaga kesehatan. Untuk ketidakhadiran karena sakit yang panjang, sekolah biasanya meminta keterangan pendukung.
Kalau surat izin diperlukan untuk keperluan di luar sekolah, format yang diminta instansi itu yang dipakai. Verifikasi selalu ke pihak sekolah, karena ketentuan bisa berubah tiap tahun ajaran.
Pertanyaan yang sering muncul
Siapa yang menandatangani surat izin sekolah? Umumnya orang tua atau wali siswa. Untuk siswa yang lebih besar, sebagian sekolah menerima tanda tangan siswa dengan sepengetahuan orang tua. Tanyakan ketentuannya ke wali kelas.
Apakah surat izin boleh dikirim lewat aplikasi pesan? Sebagian guru menerima cara itu untuk pemberitahuan cepat, tetapi arsip resminya biasanya tetap diminta secara tertulis atau lewat aplikasi sekolah. Kirim lewat saluran resmi, lalu beri tahu wali kelas.
Bisakah surat izin dibuat setelah siswa tidak masuk? Bisa, asalkan alasan dan buktinya jelas. Tulis bahwa surat disusun setelah kejadian, lalu serahkan sesegera mungkin agar pencatatan kehadiran tidak tertunda.
Apakah surat izin perlu dilampiri surat dokter? Tidak selalu. Surat dokter memperkuat alasan, terutama untuk ketidakhadiran panjang atau sakit yang perlu perawatan. Kalau tidak ada, tulis alasannya dengan jujur dan biarkan sekolah menilai.
Mulai dari izin yang paling dekat
Ambil satu ketidakhadiran yang sedang diajukan, susun isinya dengan urutan di atas, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk pengajuan berikutnya. Setelah polanya terbentuk, membuat surat izin sekolah menjadi pekerjaan beberapa menit. Untuk konteks kerja, lihat surat izin tidak masuk kerja. Kumpulan panduan surat yang lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.