Surat perjanjian sewa adalah dokumen yang mengatur pemakaian barang atau properti oleh penyewa dengan pembayaran kepada pemiliknya. Berbeda dari surat izin atau pemberitahuan, perjanjian sewa mengikat kedua pihak yang menandatanganinya. Karena itu, cara membuat surat perjanjian sewa bukan sekadar merangkai kalimat yang rapi, melainkan memastikan setiap kesepakatan tercatat dengan jelas dan diperiksa sebelum ditandatangani. Untuk perjanjian sewa yang nilainya besar atau jangka waktunya panjang, mintakan tinjauan ahli, misalnya notaris atau konsultan hukum.
Panduan ini menjelaskan bagian apa saja yang lazim ada dan hal apa saja yang perlu diperhatikan. Isinya bersifat umum, bukan nasihat hukum. Ketentuan sewa bisa berbeda menurut jenis objek dan daerah, dan bisa berubah, jadi verifikasi ke sumber resmi atau mintakan pendampingan ahli untuk keputusan yang mengikat.
Kenapa perjanjian sewa perlu ditulis
Kesepakatan lisan juga mengikat, tetapi sulit dibuktikan saat terjadi perselisihan. Perjanjian tertulis menyimpan kesepakatan itu dalam bentuk yang bisa dibaca ulang oleh kedua pihak dan, bila perlu, oleh pihak ketiga. Tulisan yang jelas mengurangi ruang tafsir, dan ruang tafsir itulah yang biasanya menjadi sumber perselisihan.
Perjanjian tertulis juga memaksa kedua pihak memikirkan hal yang sering terlewat: siapa yang menanggung perbaikan, bagaimana pembayaran dilakukan, apa yang terjadi bila salah satu pihak ingin berhenti lebih awal. Hal-hal itu lebih mudah dibicarakan sebelum tanda tangan daripada sesudahnya.
Surat perjanjian sewa berbeda dari surat pengantar atau surat pemberitahuan yang hanya menyampaikan informasi. Perjanjian menciptakan kewajiban. Karena itu, periksa keabsahan isinya sesuai keperluan Anda. Panduan umum kelompok ini ada di Surat Resmi.
Pihak dan objek perjanjian
Bagian awal menyebut kedua pihak secara lengkap. Pemilik atau yang berhak menyewakan disebut dengan nama, nomor identitas, dan alamatnya. Penyewa juga disebut dengan cara yang sama. Kalau salah satu pihak adalah badan usaha, sebut nama badan usahanya, alamatnya, dan nama orang yang mewakilinya.
Objek sewa disebut dengan rinci. Untuk rumah atau ruko, sebut alamat lengkapnya, luas bangunannya bila diketahui, dan batas-batasnya. Untuk barang, sebut jenis, merek, dan kondisi awalnya. Rincian objek mencegah sengketa tentang apa yang sebenarnya disewakan.
Sebut juga apa yang termasuk dalam sewa dan apa yang tidak. Perabotan, lahan parkir, atau ruang penyimpanan bisa termasuk atau tidak. Kalau ada bagian yang tidak disewakan, sebut dengan jelas.
Harga, cara bayar, dan jangka waktu
Harga sewa disebutkan beserta satuannya: per bulan, per tahun, atau per periode lain. Sebut juga apakah harga bisa berubah pada periode berikutnya, dan bagaimana cara menetapkan perubahannya. Harga yang dibiarkan mengambang menimbulkan ketidakpastian bagi kedua pihak.
Cara pembayaran disebut dengan urutan yang jelas. Kapan pembayaran pertama dilakukan, kapan pembayaran berikutnya, dan lewat cara apa. Kalau ada uang jaminan atau uang muka, sebut jumlahnya dan syarat pengembaliannya. Uang jaminan yang tidak diatur pengembaliannya sering menjadi perselisihan di akhir masa sewa.
Jangka waktu sewa disebut tanggal mulainya dan tanggal berakhirnya. Sebut juga bagaimana perpanjangan dilakukan, apakah perlu pemberitahuan lebih dulu, dan berapa lama sebelumnya. Jangka waktu yang jelas mencegah penyewa tetap menempati objek setelah masa sewanya berakhir tanpa kesepakatan.
Hak dan kewajiban kedua pihak
Bagian ini yang paling menentukan jalannya sewa sehari-hari. Sebut siapa yang menanggung perbaikan ringan dan siapa yang menanggung perbaikan besar. Sebut siapa yang membayar tagihan air, listrik, dan iuran lingkungan. Sebut apakah penyewa boleh mengubah bangunan, memasang perabotan tambahan, atau menyewakan kembali kepada pihak lain.
Sebut kewajiban pemilik, misalnya menyerahkan objek dalam keadaan layak pakai pada tanggal mulai sewa dan menjamin bahwa objek itu memang berhak disewakan. Sebut kewajiban penyewa, misalnya memelihara objek dan membayar sewa tepat waktu.
Atur juga apa yang terjadi bila salah satu pihak melanggar kesepakatan. Apakah ada teguran lebih dulu, apakah ada denda, dan apakah perjanjian bisa diakhiri. Ketentuan pengakhiran sebaiknya menyebut cara pemberitahuannya dan tenggatnya.
Keadaan memaksa dan penyelesaian perselisihan
Sebut apa yang terjadi bila objek sewa rusak karena keadaan di luar kendali kedua pihak, misalnya bencana. Apakah perjanjian berhenti, apakah sewa dikembalikan sebagian, dan siapa yang menanggung perbaikan. Bagian ini jarang dipakai, tetapi berguna saat dibutuhkan.
Sebut cara penyelesaian perselisihan. Apakah diselesaikan lewat musyawarah lebih dulu, dan bila gagal, lewat cara apa. Untuk perjanjian yang nilainya besar, pilihan cara penyelesaian ini sebaiknya dibahas dengan ahli sejak awal.
Memeriksa sebelum ditandatangani
Baca seluruh perjanjian sebelum menandatangani, termasuk bagian yang tampak rutin. Pastikan angka dan tanggalnya benar. Pastikan nama dan identitas kedua pihak cocok dengan dokumen resminya. Pastikan objek yang disebut memang objek yang Anda maksud.
Pastikan hal yang Anda sepakati secara lisan sudah tertulis. Kesepakatan lisan yang tidak masuk ke dokumen sulit dipertahankan bila terjadi perselisihan. Kalau ada janji perbaikan atau keringanan, mintakan masuk ke dokumen.
Sediakan salinan untuk masing-masing pihak. Setiap pihak memegang salinan yang ditandatangani kedua belah pihak. Simpan salinan itu di tempat yang aman.
Kapan tinjauan ahli diperlukan
Untuk sewa rumah atau kamar dengan jangka waktu pendek dan nilai kecil, perjanjian sederhana yang ditulis sendiri sering sudah cukup, asalkan isinya jelas dan kedua pihak sepaham. Untuk sewa jangka panjang, sewa properti komersial, sewa dengan nilai besar, atau sewa yang melibatkan badan usaha, mintakan tinjauan ahli.
Tinjauan ahli berguna untuk memeriksa apakah perjanjian sudah sesuai ketentuan yang berlaku, apakah hak dan kewajiban sudah seimbang, dan apakah ada hal yang perlu ditambahkan. Susunan yang rapi tidak menggantikan keabsahan isinya. Untuk dokumen yang mengikat, keabsahan adalah hal yang utama.
Kalau perjanjian sewa menyangkut pengalihan hak atas tanah atau bangunan, pendampingan notaris biasanya diperlukan. Periksa keperluannya ke notaris atau sumber resmi, karena ketentuannya bisa berbeda menurut jenis objek dan daerah.
Langkah menyiapkan dokumen
- Kumpulkan data kedua pihak beserta dokumen identitasnya.
- Kumpulkan rincian objek sewa dan bukti kepemilikannya.
- Sepakati harga, cara bayar, jangka waktu, dan uang jaminan.
- Susun daftar hak dan kewajiban masing-masing pihak.
- Tentukan cara pengakhiran dan penyelesaian perselisihan.
- Tulis seluruhnya dalam satu dokumen dengan urutan yang jelas.
- Baca ulang bersama pihak lain, lalu perbaiki bagian yang belum disepakati.
- Mintakan tinjauan ahli bila nilainya besar atau jangka waktunya panjang.
- Cetak, tanda tangani kedua pihak, dan simpan salinan masing-masing.
Untuk mengetik dan merapikan dokumennya, Teks ke PDF bisa dipakai: tempel isinya, lalu unduh PDF bertata letak rapi. Cetak hasilnya untuk tanda tangan basah kedua pihak, lalu pindai kembali sebagai arsip digital. Kalau kedua pihak berada di kota berbeda, tanda tangan gambar bisa ditempelkan lewat Tanda Tangan PDF, dengan catatan itu bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Menyimpan salinan perjanjian
Simpan salinan digital perjanjian beserta dokumen pendukungnya: identitas kedua pihak, bukti kepemilikan, dan bukti pembayaran sewa. Simpan dalam satu folder yang menyebut nama objek dan tanggal perjanjian. Untuk arsip jangka panjang, format arsip seperti yang disediakan PDF/A (format arsip ISO) bisa dipakai.
Berkas perjanjian memuat data pribadi kedua pihak, jadi perlakukan sebagai dokumen sensitif. Kunci berkasnya dengan Proteksi PDF bila dikirim lewat saluran digital, lalu sampaikan sandinya melalui saluran yang berbeda dari berkasnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah perjanjian sewa harus dibuat oleh notaris? Tidak selalu. Untuk sewa sederhana, perjanjian yang ditulis dan ditandatangani kedua pihak sering sudah cukup. Untuk sewa yang melibatkan tanah, bangunan, atau nilai besar, pendampingan notaris biasanya diperlukan. Periksa ketentuannya ke sumber resmi.
Apakah perjanjian sewa lisan sah? Kesepakatan lisan bisa mengikat, tetapi sulit dibuktikan saat terjadi perselisihan. Bentuk tertulis lebih aman karena bisa dibaca ulang dan ditunjukkan bila diperlukan.
Apa yang harus dilakukan bila penyewa terlambat membayar? Itu bergantung pada isi perjanjian. Sebaiknya perjanjian mengatur tenggat, teguran, dan akibat keterlambatan sejak awal, supaya tindakan berikutnya punya dasar.
Bolehkah perjanjian diubah setelah ditandatangani? Bisa, lewat kesepakatan tambahan yang ditandatangani kedua pihak. Perubahan sebaiknya dibuat tertulis dan disimpan bersama perjanjian aslinya.
Mulai dari kesepakatan yang jelas
Sebelum menulis, kumpulkan dulu seluruh kesepakatan dalam satu daftar. Setelah dokumennya tersusun, periksa ulang bersama pihak lain, lalu mintakan tinjauan ahli bila memang diperlukan. Bentuk surat resmi lain di kelompok ini dijelaskan di Surat Resmi, dan peta seluruh silo dokumen ada di Panduan Dokumen.