Surat keterangan usaha adalah keterangan resmi yang menyatakan bahwa seseorang atau sekelompok orang menjalankan kegiatan usaha di suatu tempat. Dokumen ini umumnya diterbitkan kelurahan atau desa, bukan dibuat sendiri oleh pemilik usaha. Yang bisa Anda siapkan adalah berkas permohonannya, lalu mengurusnya sesuai prosedur setempat.
Artikel ini tidak menyajikan daftar syarat yang mengikat. Tiap kelurahan menetapkan ketentuannya sendiri, dan ketentuan itu dapat berubah. Pembahasan di sini menekankan prinsip serta urutan pekerjaan, agar Anda datang atau mengunggah berkas dengan persiapan yang memadai. Sebelum mengurus, cek pengumuman resmi kelurahan atau tanyakan langsung kepada petugas layanan.
Keterangan usaha berbeda dari izin usaha. Keterangan usaha menerangkan bahwa usaha itu ada dan berjalan, sedangkan izin usaha menyatakan usaha itu diperbolehkan secara administratif. Keduanya dipakai untuk keperluan yang berbeda, dan yang diminta pihak lain belum tentu yang Anda duga. Pastikan lebih dulu jenis dokumen yang diminta.
Fungsi keterangan usaha
Keterangan usaha dipakai ketika pemilik usaha perlu membuktikan bahwa kegiatan usahanya benar berjalan. Keperluan yang umum antara lain pengajuan pinjaman usaha, pembukaan rekening usaha, pendaftaran sebagai pemasok, sampai melengkapi berkas bantuan atau program pemerintah. Pihak yang meminta biasanya ingin memastikan alamat dan jenis usaha yang dijalankan.
Yang dibuktikan dokumen ini adalah keberadaan dan alamat usaha, bukan besarnya omzet. Kalau pihak yang meminta memerlukan keterangan penghasilan, dokumen itu biasanya terpisah dan bisa berupa catatan keuangan usaha. Jangan mencampur dua keterangan itu dalam satu surat, karena masing-masing punya pemeriksaan sendiri.
Untuk usaha rumahan atau usaha tanpa tempat khusus, keterangan usaha tetap bisa diurus. Alamat usaha sering disamakan dengan alamat tempat tinggal pemiliknya. Ketentuan untuk keadaan seperti ini berbeda tiap daerah, jadi tanyakan bagaimana kelurahan setempat memperlakukannya.
Peran kelurahan dan perbedaan antar daerah
Kelurahan atau desa adalah instansi yang paling dekat dengan tempat usaha. Karena itu, keterangan usaha umumnya dimohonkan di sana. Namun, tidak semua daerah memakai jalur yang sama. Ada daerah yang meminta pengantar dari pengurus lingkungan, ada yang langsung melayani di kelurahan, dan ada yang mengarahkan lewat layanan daring.
Perbedaan itu muncul karena tiap daerah menyusun layanannya sendiri. Pengalaman orang di daerah lain bisa berbeda dari yang berlaku di tempat Anda. Karena itu, cari tahu jalur yang berlaku di daerah Anda, bukan mengandalkan cerita dari daerah lain.
Jalur yang berlaku dapat diketahui lewat tiga cara. Bacalah pengumuman di kantor kelurahan atau situs resmi pemerintah daerah. Tanyakan kepada petugas layanan. Tanyakan pula kepada pengurus lingkungan yang biasa mendampingi warga. Ketiganya lebih dapat dipercaya daripada daftar syarat yang beredar lewat pesan berantai.
Data usaha yang perlu disiapkan
Sebelum menulis permohonan, kumpulkan data usaha yang benar. Nama pemilik sesuai identitas, alamat usaha, jenis atau bidang usaha, dan sejak kapan usaha berjalan. Data yang tidak dicocokkan lebih dulu hampir selalu menimbulkan pertanyaan di tahap pemeriksaan.
Nama usaha perlu diperhatikan. Kalau usaha belum punya nama, sebutkan kegiatan usahanya, misalnya "warung makan" atau "jasa jahit". Kalau usaha sudah punya nama, tulis nama itu secara konsisten, sama seperti yang dipakai di papan nama atau media promosi. Perbedaan nama membuat petugas sulit mencocokkan.
Alamat usaha juga perlu tepat. Untuk usaha yang menempati bangunan sendiri, tulis alamat bangunannya. Untuk usaha yang berbagi tempat dengan usaha lain, jelaskan posisinya, misalnya lantai atau blok. Kejelasan alamat membantu petugas memastikan usaha itu benar berada di wilayahnya.
Urutan pekerjaan mengurusnya
Pekerjaan ini lebih mudah kalau dijalankan berurutan.
- Tanyakan ke pihak yang meminta, dokumen apa yang sebenarnya diperlukan.
- Cari tahu jalur permohonan yang berlaku di daerah Anda.
- Kumpulkan data usaha: nama pemilik, alamat, jenis usaha, dan lama berjalan.
- Siapkan dokumen identitas dan dokumen kependudukan pemilik.
- Siapkan pengantar atau pernyataan bila ketentuan setempat memintanya.
- Susun berkas permohonan, lalu simpan sebagai satu PDF.
- Ajukan permohonan sesuai jalur yang berlaku.
- Simpan salinan keterangan yang diterima, cetak maupun digital.
Langkah pertama sering dilewati. Sebagian pihak meminta surat keterangan usaha dari kelurahan, sebagian meminta dokumen lain seperti izin usaha. Menanyakan lebih dulu menghindarkan Anda mengurus dokumen yang ternyata tidak dipakai.
Merapikan berkas permohonan menjadi PDF
Layanan digital sudah banyak menerima berkas dalam bentuk elektronik. Bila beberapa dokumen perlu disatukan, Gabung PDF menggabungkan beberapa PDF dengan urutan yang dapat digeser pada pratinjau. Untuk dokumen yang masih berbentuk foto, JPG ke PDF mengubah tiap gambar menjadi satu halaman A4 dan menyusunnya sesuai urutan unggahan.
Bila Anda harus menulis surat permohonan, Teks ke PDF menerima teks yang diketik atau ditempel lalu mengunduhnya sebagai PDF bertata letak rapi. Hasilnya berupa halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Baris yang diawali tanda pagar diperlakukan sebagai judul, dan teks yang melampaui satu halaman berpindah sendiri.
Periksa keterbacaan hasil pindai dengan membukanya di ponsel. Pastikan tidak ada halaman terpotong dan tulisan terbaca. Kalau berkas terlalu besar untuk diunggah, Kompres PDF menurunkan resolusi gambar berlebih. Untuk berkas yang memuat data pribadi, pertimbangkan Proteksi PDF agar hanya pihak berhak yang bisa membukanya.
Menulis surat permohonan yang jelas
Kalau daerah Anda meminta surat permohonan, tulis singkat dan langsung. Sertakan identitas pemohon, data usaha, alamat usaha, dan keperluan surat. Perihal yang jelas, misalnya "Permohonan Surat Keterangan Usaha", membantu petugas mengarahkan surat ke bagian yang tepat.
Hindari menuliskan beberapa permintaan dalam satu surat. Kalau Anda memerlukan keterangan usaha sekaligus keterangan domisili, ajukan dua permohonan terpisah. Masing-masing keterangan bisa memerlukan pemeriksaan yang berbeda, sehingga surat yang bercampur lebih lambat diproses.
Cantumkan kontak yang bisa dihubungi. Petugas kadang perlu menanyakan data usaha yang belum jelas, dan kontak yang tercantum menghemat waktu Anda. Untuk surat yang dikirim sebagai berkas digital, simpan salinan dan berkas teks sumbernya sebagai kerangka permohonan berikutnya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Keterangan usaha tidak bisa diterbitkan sendiri. Kalau pihak yang meminta mensyaratkan keterangan dari instansi, urus ke instansi yang berwenang. Tool di sini membantu menyiapkan berkas permohonan dan merapikan dokumen pendukungnya, bukan menerbitkan keterangannya.
Kalau yang diminta adalah izin usaha, ikuti prosedur izin yang berlaku. Jangan menggantinya dengan keterangan usaha, karena keduanya berbeda dan tidak saling menggantikan. Untuk usaha yang perlu legalitas lebih kuat, mintakan keterangan tentang jalur yang tepat ke instansi layanan.
Apabila keterangan mesti ditandatangani pejabat atau dibubuhi stempel basah, uruslah langsung di instansi. Tanda tangan gambar maupun stempel digital memadai untuk dokumen internal, namun keduanya tidak menggantikan pengesahan resmi.
Memeriksa sebelum diserahkan
Sebelum berkas diserahkan, periksa beberapa hal. Nama pemilik cocok dengan identitas. Alamat usaha sama dengan yang tercatat di dokumen pendukung. Jenis usaha ditulis dengan benar dan konsisten. Keperluan surat sesuai permintaan pihak yang menerima. Semua lampiran yang disebut benar-benar ada.
Periksa juga apakah nama usaha dan jenis usahanya mudah dipahami orang lain. Istilah yang terlalu lokal bisa disalahpahami petugas di luar daerah. Kalau perlu, tambahkan penjelasan singkat dalam tanda kurung. Baca ulang sekali lagi dari atas ke bawah sebelum diunggah.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah usaha rumahan bisa dibuatkan keterangan usaha? Bisa, selama kegiatan usahanya berjalan dan berada di wilayah instansi yang menerbitkan. Ketentuan untuk usaha rumahan berbeda tiap daerah, jadi tanyakan cara memperlakukannya ke kelurahan setempat.
Apakah keterangan usaha sama dengan izin usaha? Tidak. Keterangan usaha menyatakan bahwa usaha ada dan berjalan, sedangkan izin usaha menyatakan usaha diperbolehkan secara administratif. Pastikan jenis dokumen yang diminta sebelum mengurus.
Bisakah keterangan usaha diurus tanpa NPWP? Ketentuan tiap instansi berbeda. Ada yang tidak meminta, ada yang meminta sebagai kelengkapan. Tanyakan daftar kelengkapan resminya di tempat Anda, dan jangan berpatokan pada pengalaman daerah lain.
Bagaimana kalau usaha sudah pindah alamat? Perbarui data usaha dan urus keterangan baru untuk alamat yang berlaku sekarang. Keterangan lama tidak lagi menggambarkan alamat yang sebenarnya, sehingga bisa menimbulkan pertanyaan di tahap pemeriksaan.
Mulai dari keperluan yang paling dekat
Mulailah dengan menanyakan dokumen yang benar-benar diperlukan, lalu siapkan data usahanya. Setelah alurnya dipahami, mengurus keterangan usaha menjadi pekerjaan yang singkat. Untuk memahami jenis keterangan lain, lihat surat keterangan domisili dan surat keterangan tidak mampu. Kumpulan panduan surat yang lain ada di Surat Resmi, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.