Cara Membuat Surat Hibah

Surat hibah adalah dokumen yang mencatat pemberian harta dari satu pihak kepada pihak lain tanpa pembayaran. Cara membuat surat hibah adalah menuliskan pihak pemberi dan penerima secara lengkap, objek yang diberikan, dan keadaan pemberiannya, lalu memastikan bentuk dokumennya sesuai dengan jenis harta dan keperluan para pihak. Hibah memindahkan hak milik, jadi yang menentukan bukan kerapian tampilannya, melainkan kebenaran isi dan kesesuaian bentuknya dengan aturan yang berlaku.

Panduan ini menjelaskan cara menyusun isi dan draf surat hibah. Untuk harta tertentu, terutama tanah dan bangunan, hibah umumnya harus dibuat dalam bentuk akta oleh pejabat yang berwenang, bukan sekadar surat yang ditandatangani para pihak. Karena itu, anggap tulisan ini sebagai persiapan sebelum menghadap ahli, bukan pengganti nasihat hukum.

Apa yang membedakan hibah dari jual beli dan warisan

Jual beli menukar harta dengan pembayaran. Hibah memindahkan harta tanpa pembayaran. Perbedaan ini bukan soal kata, karena akibatnya berbeda. Pada jual beli ada harga yang harus disepakati dan dibuktikan, sedangkan pada hibah tidak ada harga, tetapi ada niat memberi yang harus jelas.

Warisan berpindah setelah pemberi meninggal. Hibah berpindah saat pemberi masih hidup dan dilakukan dengan sadar. Karena itu, hibah sering dipakai untuk mengatur perpindahan harta lebih awal, sementara warisan mengikuti aturan pembagian setelah seseorang meninggal.

Hadiah sering dianggap sama dengan hibah. Dalam percakapan sehari-hari keduanya mirip, tetapi dokumen hibah biasanya menyangkut harta yang nilainya besar dan perpindahan haknya perlu tercatat. Untuk barang kecil yang diberikan sebagai tanda terima kasih, dokumen resmi seperti ini umumnya tidak diperlukan.

Pihak dan objek yang harus disebut

Ada dua pihak dalam hibah, yaitu pemberi dan penerima. Keduanya harus disebut dengan identitas yang lengkap dan sama persis dengan dokumen resminya. Nama yang satu hurufnya berbeda bisa membuat dokumen tidak cocok dengan catatan lain, dan itu menimbulkan pertanyaan yang tidak perlu di kemudian hari.

Penerima hibah juga perlu menyatakan kesediaannya menerima. Hibah bukan pemberian yang berlaku sepihak. Kalau penerima tidak menyatakan menerima, pemberian itu belum menjadi perpindahan yang sah. Karena itu, surat hibah yang baik memuat pernyataan penerimaan dari pihak yang menerima.

Objek hibah harus dijelaskan dengan cukup rinci sehingga tidak menimbulkan keraguan. Untuk barang bergerak, sebutkan jenis, merek, dan nomor identitasnya bila ada. Untuk tanah dan bangunan, sebutkan letak, batas, dan keterangan lain yang memungkinkan orang menemukan objeknya. Semakin besar nilainya, semakin rinci keterangan yang diperlukan.

Kalau hibah menyangkut harta bersama dalam perkawinan, persetujuan pasangan biasanya diperlukan. Hal ini bergantung pada status harta dan aturan yang berlaku, jadi mintakan tinjauan ahli sebelum draf difinalkan.

Isi surat hibah

Judul dokumen menyebut jenisnya dengan jelas, misalnya "Surat Hibah" atau "Akta Hibah" bila dibuat pejabat berwenang. Judul membantu penerima dan pengarsip tahu dokumen apa yang dihadapinya.

Pembukaan memuat tanggal dan tempat. Kalau dokumen dibuat di hadapan pejabat, tempatnya adalah kantor pejabat itu. Kalau dibuat sendiri, tempat dan tanggal tetap dicantumkan supaya jelas kapan kesepakatan terjadi.

Identitas para pihak menyusul, lengkap dengan nama, nomor identitas, pekerjaan, dan alamat. Untuk pihak yang bertindak mewakili orang lain, sebut dasar kewenangannya dan lampirkan dokumen pendukungnya.

Bagian isi menyatakan niat memberi. Kalimatnya menjelaskan bahwa pemberi dengan sadar dan tanpa paksaan memberikan objek tersebut kepada penerima, dan penerima menyatakan menerima. Hindari kalimat yang kabur, karena kalimat yang kabur membuka tafsir yang berbeda.

Rincian objek ditulis pada bagian tersendiri. Untuk beberapa objek sekaligus, buat daftar yang jelas. Daftar yang rapi memudahkan pengecekan, terutama kalau objeknya lebih dari satu.

Penutup memuat pernyataan bahwa para pihak memahami isi dokumen, tanda tangan kedua pihak, dan saksi bila diperlukan. Saksi menambah kekuatan pembuktian, terutama untuk dokumen yang dibuat tanpa pejabat berwenang.

Langkah menyusun draf surat hibah

Kumpulkan dokumen pendukung lebih dulu, yaitu identitas para pihak, bukti kepemilikan objek, dan persetujuan pihak lain bila diperlukan. Dokumen yang lengkap membuat penyusunan draf lebih cepat dan mengurangi kemungkinan revisi.

Tuliskan daftar objek dengan keterangan yang cukup. Periksa satu per satu, lalu pastikan tidak ada objek yang tertinggal atau tertulis ganda. Selisih kecil pada daftar bisa menjadi persoalan besar setelah dokumen ditandatangani.

Susun kalimat niat memberi dan pernyataan menerima. Baca ulang bersama para pihak, karena dua kalimat ini yang paling menentukan. Kalau ada perbedaan pemahaman, selesaikan sebelum tanda tangan.

Kalau Anda ingin merapikan draf menjadi berkas yang tampilannya tetap, ketik isinya di Teks ke PDF lalu unduh hasilnya. Draf ini berguna untuk dibaca bersama ahli atau pejabat berwenang, tetapi bukan bentuk final yang mengikat.

Memeriksa draf sebelum ditandatangani

Baca ulang draf dari atas ke bawah bersama para pihak. Periksa nama dan identitasnya satu per satu, lalu cocokkan dengan dokumen resmi masing-masing. Kekeliruan kecil pada bagian ini adalah yang paling sering terjadi, dan paling merepotkan untuk diperbaiki setelah tanda tangan.

Periksa daftar objeknya. Pastikan setiap objek yang disebut memang milik pemberi, dan tidak ada objek yang tertulis dua kali. Untuk objek yang punya nomor identitas, cocokkan nomornya dengan dokumen kepemilikan. Untuk objek yang punya batas, pastikan batasnya sama dengan yang tercatat di dokumen.

Periksa apakah ada pihak lain yang perlu menyetujui. Harta bersama dalam perkawinan, harta warisan yang belum dibagi, atau objek yang sedang dijaminkan biasanya memerlukan persetujuan atau penyelesaian lebih dulu. Bagian ini paling baik ditanyakan kepada ahli, karena kelalaian di sini bisa membatalkan pemberian.

Kalau draf akan dibawa ke pejabat berwenang, bawa juga dokumen pendukungnya dalam bentuk salinan yang rapi. Susun salinan itu berurutan mengikuti urutan objek di draf, supaya pemeriksaannya cepat. Berkas yang berantakan memperlambat proses, bukan mempercepat.

Mengapa tinjauan ahli diperlukan

Surat hibah mengikat. Begitu sah, harta berpindah dan mengembalikannya ke keadaan semula tidak sederhana. Karena itu, untuk harta yang nilainya besar, mintakan tinjauan ahli sebelum dokumen ditandatangani.

Beberapa hal yang biasanya diperiksa ahli adalah bentuk dokumen yang tepat untuk jenis harta, kewenangan pihak yang memberi, persetujuan pihak lain yang diperlukan, dan akibat pajak dari perpindahan harta. Pemeriksaan ini tidak bisa digantikan oleh kerapian tulisan.

Untuk tanah dan bangunan, hibah umumnya harus dibuat oleh pejabat yang berwenang. Surat yang ditulis sendiri tidak cukup, meski isinya lengkap. Ajukan prosesnya ke pejabat yang berwenang dan bawa dokumen pendukung yang diminta.

Kapan cara ini tidak dipakai

Kalau harta yang dihibahkan adalah tanah atau bangunan, jangan mengandalkan surat buatan sendiri. Prosesnya harus lewat pejabat berwenang. Draf yang disusun sendiri hanya menjadi bahan pembicaraan awal.

Kalau ada sengketa kepemilikan atau ada pihak yang merasa berhak atas harta itu, tunda pemberian dan mintakan tinjauan ahli. Pemberian yang dilakukan saat sengketa berjalan bisa menimbulkan masalah yang lebih rumit.

Kalau tujuan pemberian sebenarnya adalah menghindari kewajiban tertentu, jangan memakai hibah sebagai jalan pintas. Cara yang salah bisa dibatalkan dan menimbulkan akibat yang tidak diinginkan. Bicarakan tujuan Anda dengan ahli supaya jalurnya tepat.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah surat hibah harus dibuat di hadapan notaris? Untuk harta tertentu, terutama tanah dan bangunan, hibah harus dibuat dalam bentuk akta oleh pejabat yang berwenang. Untuk harta bergerak yang nilainya tidak besar, ketentuannya berbeda. Tanyakan bentuk yang tepat sesuai objek Anda.

Bisakah hibah ditarik kembali? Dalam keadaan tertentu, hibah dapat dicabut. Keadaan yang membolehkan itu diatur aturan yang berlaku. Karena akibatnya besar, mintakan tinjauan ahli sebelum mengambil langkah.

Apakah hibah dikenakan pajak? Perpindahan harta lewat hibah punya akibat perpajakan. Besarannya dan siapa yang menanggung bergantung pada jenis harta dan ketentuan yang berlaku. Tanyakan ke konsultan pajak atau petugas pajak.

Apakah penerima harus menandatangani? Ya. Hibah memerlukan pernyataan menerima dari penerima. Tanpa pernyataan itu, perpindahan belum dianggap sah.

Apakah perlu saksi? Untuk dokumen yang dibuat pejabat berwenang, saksi biasanya disediakan dalam prosesnya. Untuk dokumen yang dibuat sendiri, saksi menambah kekuatan pembuktian.

Menutup dengan urutan yang benar

Tentukan objek dan para pihak, periksa dokumen pendukung, susun draf, lalu mintakan tinjauan ahli sebelum tanda tangan. Setelah dokumen sah, simpan salinannya bersama bukti kepemilikan dan dokumen pendukung lain. Untuk memahami jenis surat lain, mulai dari Surat Resmi. Perbedaan hibah dengan jual beli dibahas di cara membuat surat jual beli, dan untuk pemberian yang disertai perjanjian lain ada cara membuat surat perjanjian sewa. Gambaran seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.