Mengamankan scan KTP sebelum dikirim dikerjakan dengan urutan yang tetap: sensor bagian yang tidak diperlukan, bersihkan metadata, lalu kunci berkasnya lewat Proteksi PDF. Tool itu memakai kata sandi AES-256 dengan panjang minimal empat karakter, dan menyediakan tiga izin yang bisa diatur: mencetak, menyalin, serta mengubah. Bawaannya ketiga izin ditolak, jadi berkas hasilnya langsung tidak bisa dicetak, tidak bisa disalin isinya, dan tidak bisa diubah.
Urutan itu penting karena berkas terkunci tidak bisa diolah lagi sebelum sandinya dimasukkan. Kalau penguncian dilakukan lebih dulu, setiap langkah berikutnya menuntut sandi diketik ulang. Bekerja dari yang paling dalam ke yang paling luar menghemat putaran dan mengurangi risiko ada bagian yang terlewat.
Tentukan dulu apa yang perlu diamankan
KTP memuat beberapa jenis data sekaligus: NIK, nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat, agama, status perkawinan, pekerjaan, kewarganegaraan, dan masa berlaku. Foto dan tanda tangan juga tercetak di sana. Tidak semua data itu diperlukan oleh setiap penerima.
Pertanyaan pertama yang perlu dijawab: siapa yang meminta, dan untuk apa. Kalau sebuah pihak hanya perlu mencocokkan nama dan alamat, NIK lengkap tidak perlu ikut. Kalau instansi memerlukan NIK untuk verifikasi, justru tidak ada yang boleh dihapus. Jadi, daftar bagian yang disensor ditentukan oleh keperluan, bukan oleh kebiasaan.
Pertanyaan kedua: lewat saluran apa berkasnya dikirim. Surel dan aplikasi pesan adalah saluran yang paling umum, dan keduanya bisa salah alamat. Berkas yang dikunci menambah satu lapisan pengaman kalau salurannya keliru.
Langkah pertama: sensor bagian yang tidak diperlukan
Sensor dilakukan pada salinan kirim, bukan pada arsip asli. Simpan salinan induk yang lengkap lebih dulu, lalu buat salinan kerja untuk keperluan ini.
Buka Sensor PDF, unggah salinan kerja itu, lalu tarik kotak di atas setiap bagian yang ingin dihapus. Kotak bisa lebih dari satu, dan bisa berada di halaman yang berbeda. Setelah semua area ditandai, periksa ulang di pratinjau, lalu jalankan prosesnya. Isi area yang ditandai dibuang dari berkas dan digantikan blok hitam.
Perlu ditegaskan, ini berbeda dari menutup area dengan kotak. Kotak penutup hanya menambah lapisan di atas halaman, dan isinya masih ada di dalam berkas. Kalau bagian itu nanti disalin atau diperiksa dengan alat yang membaca isi berkas, datanya bisa muncul kembali. Untuk data yang benar-benar harus hilang, pakai penghapusan permanen.
Kalau KTP-nya hasil pindai, tidak ada lapisan teks di dalamnya, tetapi area tetap bisa ditandai dan isinya dihapus. Yang ditandai adalah area halaman, bukan jenis isinya.
Langkah kedua: bersihkan metadata
Metadata adalah bagian yang paling mudah dilupakan karena tidak terlihat saat dokumen dibaca. Di dalamnya bisa tersimpan nama penyusun, judul, dan nama perangkat lunak yang membuat berkas. Berkas hasil pindai dari ponsel juga bisa membawa keterangan perangkat, dan kadang koordinat lokasi.
Bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF. Tool itu membersihkan judul, penulis, subjek, kata kunci, nama perangkat lunak, tanggal, dan metadata XMP, tanpa mengubah tampilan halaman. Langkah ini dikerjakan sebelum penguncian, karena berkas yang sudah terkunci harus dibuka lagi untuk diproses.
Periksa juga nama berkasnya. Nama yang memuat NIK atau tanggal lahir terlihat di banyak tempat tanpa perlu dibuka. Ganti dengan keterangan umum seperti jenis dokumen dan nama pemilik.
Langkah ketiga: kunci dengan kata sandi dan izin
Setelah berkasnya bersih, buka Proteksi PDF dan unggah berkas itu. Tentukan satu kata sandi minimal empat karakter, lalu atur tiga izin: mencetak, menyalin teks dan gambar, serta mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ditolak, dan untuk berkas KTP bawaan itu pilihan yang masuk akal. Penerima yang hanya perlu melihat isinya tidak memerlukan izin cetak atau salin.
Enkripsi yang dipakai adalah AES-256. Kata sandi tidak disimpan di server, jadi sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan. Catat sandinya di tempat yang aman sebelum berkas dikirim.
Perlu dipahami bahwa izin ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Jadi izin adalah lapisan tambahan di atas sandi, bukan pengganti sandi. Sandi yang panjang dan tidak ada di kamus tetap penentu utama.
Mengirim berkas dan sandinya
Aturan yang paling sering dilanggar: sandi dikirim di badan surel yang sama dengan berkasnya. Kalau begitu, siapa pun yang membuka surel itu mendapatkan keduanya sekaligus, dan proteksinya tidak berarti. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda, misalnya pesan singkat atau panggilan, sementara berkasnya lewat surel.
Sebelum mengirim, pastikan penerimanya memang berhak. Periksa alamat surel atau nomor tujuan sekali lagi, karena berkas identitas yang salah kirim tidak bisa ditarik kembali.
Urutan lengkap dalam satu alur
- Simpan salinan induk yang lengkap dan belum diolah.
- Tentukan bagian mana yang diperlukan penerima, dan bagian mana yang tidak.
- Sensor bagian yang tidak diperlukan lewat Sensor PDF, lalu buktikan hasilnya dengan mencoba menyalin area tersebut.
- Bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF.
- Periksa nama berkasnya, dan ganti kalau memuat data identitas.
- Kunci berkasnya lewat Proteksi PDF dengan sandi yang tidak ada di kamus dan izin sesuai kebutuhan.
- Catat sandinya, lalu buka berkas hasil untuk memastikan ia meminta sandi dan sandi itu berfungsi.
- Kirim berkasnya, dan kirim sandinya lewat saluran yang berbeda.
Langkah ketujuh bukan formalitas. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, jadi lebih baik ketahuan sekarang daripada setelah berkas dikirim.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta KTP asli yang diverifikasi langsung, PDF hasil pindai tidak menggantikannya. Datang ke kantor layanan dengan dokumen aslinya.
Kalau instansi memerlukan NIK lengkap untuk verifikasi, jangan sensor apa pun. Ikuti apa yang diminta, dan batasi pengamanan pada metadata serta kata sandi.
Jangan mengunci berkas yang masih akan digabung dengan dokumen lain. Berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali diproses. Kalau urutan penggabungan belum pasti, tunda penguncian sampai semuanya final. Gabung PDF menyatukan beberapa PDF dengan urutan yang digeser di pratinjau, dan sebaiknya dikerjakan sebelum penguncian.
Kalau berkasnya terlalu besar untuk batas unggahan, kecilkan lebih dulu lewat Kompres PDF, lalu kunci berkas hasilnya. Mengunci berkas yang masih akan dikompres berarti harus membukanya lagi.
Kalau kebijakan kantor melarang unggah
Kalau tempat Anda bekerja melarang berkas identitas keluar dari jaringan kantor, kerjakan seluruh rangkaian dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada layanan ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kata sandi bisa dipulihkan kalau lupa? Tidak. Sandi tidak disimpan di server, jadi tidak ada cara membukanya kembali. Catat sandinya segera setelah proses selesai, di tempat yang tidak ikut terkirim bersama berkasnya.
Apakah berkas hasil masih bisa dibuka di ponsel? Bisa, selama aplikasi pembaca PDF di ponsel mendukung berkas terenkripsi. Sebagian pembaca meminta sandi saat berkas dibuka, dan itu memang perilaku yang diharapkan.
Apakah izin cetak dan salin bisa diubah setelah berkas dikunci? Tidak. Pengaturan izin menempel pada berkas hasil. Kalau ada izin yang salah, prosesnya harus diulang dari berkas yang belum dikunci.
Apakah berkas yang sudah disensor masih perlu dikunci? Tergantung risikonya. Kalau masih ada data identitas yang tersisa, mengunci berkas menambah satu lapisan pengaman. Kalau seluruh isinya sudah tidak sensitif, penguncian tidak perlu.
Apakah penguncian mengubah isi halaman? Tidak. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah. Yang ditambahkan hanya lapisan enkripsi dan pengaturan izin.
Menutup pekerjaan sebelum berkas berpindah tangan
Kerjakan berurutan: sensor yang tidak perlu, bersihkan metadata, periksa nama berkas, lalu kunci lewat Proteksi PDF. Catat sandinya sebelum berkas dikirim, dan kirim sandinya lewat saluran yang berbeda. Untuk menyiapkan KTP-nya dari awal, mulai dari Scan KTP jadi PDF. Peta seluruh pekerjaan dokumen pribadi ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.