Cara membuat PDF berkas pencalonan dikerjakan dengan mengumpulkan seluruh dokumen yang diminta, mengubah setiap bagian menjadi PDF, lalu menyatukannya lewat Gabung PDF. Urutan penyatuan mengikuti daftar yang ditetapkan penyelenggara, bukan urutan yang Anda rasa paling rapi. Hasilnya satu berkas dengan penanda buku setiap bagian tetap dipertahankan, dan maksimal 20 berkas bisa digabung dalam satu proses.
Berkas pencalonan memuat banyak dokumen dari sumber yang berbeda: dokumen pribadi, dokumen pendukung, formulir yang sudah diisi, dan kadang surat pernyataan. Karena itu, pekerjaan terbesarnya bukan menggabungkan, melainkan memastikan tidak ada bagian yang terlewat dan setiap bagian sudah benar.
Apa yang membuat berkas pencalonan berbeda
Tiga hal membedakan berkas pencalonan dari paket berkas biasa. Pertama, jumlah dokumennya banyak, dan setiap dokumen bisa berasal dari instansi yang berbeda. Kedua, ada tenggat yang mengikat, sehingga pengulangan karena satu berkas salah akan memakan waktu yang tidak bisa diganti. Ketiga, pemeriksaannya sering bertingkat: kelengkapan diperiksa lebih dulu, baru isinya. Berkas yang tidak lengkap bisa gugur sebelum dinilai. Karena pemeriksaan bertingkat itu, urutan pekerjaan yang paling aman adalah menyelesaikan kelengkapan lebih dulu, baru merapikan. Jangan menghabiskan waktu menata tampilan sementara ada dokumen yang belum diurus, dan jangan pula menyerahkan berkas lengkap yang berantakan tanpa memeriksa halaman satu per satu. Satu prinsip berlaku di seluruh proses: daftar resmi dari penyelenggara selalu menang. Artikel ini menjelaskan cara mengerjakan, bukan syarat apa yang harus dipenuhi, karena syarat setiap pencalonan berbeda dan bisa berubah.
Mengumpulkan dokumen sumber
Mulai dengan menuliskan daftar dokumen di satu lembar, persis seperti yang tertulis di pengumuman. Jangan merangkum atau mengelompokkan sendiri, karena setiap baris di daftar itu menjadi satu baris pekerjaan. Untuk setiap dokumen, tentukan sumbernya. Ada dokumen yang sudah Anda pegang, ada yang perlu diminta ke instansi lain, dan ada yang perlu Anda buat sendiri. Dokumen yang perlu diminta ke pihak lain biasanya memakan waktu paling lama, jadi urus yang itu lebih dulu, dan dokumen yang bisa Anda kerjakan sendiri dikerjakan sambil menunggu.
Periksa masa berlaku dokumen. Sebagian dokumen memiliki masa berlaku, dan dokumen yang kedaluwarsa sering tidak disadari sampai pemeriksaan. Kalau ada yang perlu diperpanjang, urus sebelum tenggat mendekat. Sejak awal, beri nama tiap berkas dengan pola yang seragam, misalnya angka urut di depan nama dokumen, sebab penamaan yang konsisten menyederhanakan penggabungan dan pemeriksaan ulang.
Menyiapkan setiap dokumen menjadi PDF
Setiap bagian harus berformat PDF sebelum digabung. Cara menyiapkannya bergantung pada bentuk sumbernya. Untuk dokumen yang harus dipindai atau difoto, susun hasilnya lewat JPG ke PDF. Satu gambar menjadi satu halaman A4 dengan margin 20 mm, dan urutan halaman mengikuti daftar unggahan. Untuk dokumen yang sudah PDF, tidak perlu diubah, kecuali halamannya perlu disusun ulang lewat Atur Urutan Halaman.
Untuk dokumen yang Anda tulis sendiri, seperti surat pernyataan atau keterangan, buat PDF-nya lewat Teks ke PDF. Ukurannya A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Paragraf baru dipisahkan satu baris kosong, dan baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul. Untuk formulir yang harus diisi dan berkasnya sudah berupa PDF dengan kolom isian, gunakan Isi Formulir PDF. Kolom dibaca dari AcroForm, dan isian tersimpan ke dalam field berkas. Berkas pindai tanpa field digital tidak bisa diisi otomatis, jadi formulir seperti itu diisi dengan cara lain sesuai arahan penyelenggara.
Kalau dokumen aslinya berupa Word, Excel, atau PowerPoint, ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS), Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS), atau PowerPoint ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft PowerPoint atau WPS). Tata letaknya mengikuti dokumen aslinya, walaupun dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit.
Menyusun urutan sebelum digabung
Urutan berkas pencalonan biasanya mengikuti tiga lapis. Lapis pertama adalah identitas pencalon: dokumen kependudukan dan identitas pribadi. Lapis kedua adalah dokumen pendukung yang membuktikan kualifikasi. Lapis ketiga adalah pernyataan, surat kuasa, dan lampiran tambahan. Kalau pengumuman menyebut urutan yang berbeda, pakai urutan pengumuman. Kalau pengumuman tidak menyebut urutan, urutan tiga lapis di atas adalah pilihan yang masuk akal karena pemeriksa membaca dari identitas ke bukti, lalu ke pernyataan.
Sebelum digabung, cocokkan kembali nama pada formulir dengan nama pada dokumen identitas. Ejaan yang berbeda atau singkatan yang tidak konsisten bisa membuat pemeriksa berhenti dan bertanya, dan memperbaikinya setelah menjadi satu PDF berarti mengulang penggabungan.
Langkah menggabungkan berkas
- Kumpulkan seluruh PDF dalam satu folder.
- Beri nama berkas dengan awalan angka sesuai urutan yang ditetapkan.
- Buka Gabung PDF.
- Unggah seluruh berkas. Maksimal 20 berkas per proses.
- Periksa daftar di pratinjau. Urutan dari atas ke bawah adalah urutan hasil.
- Geser berkas yang posisinya salah.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa setiap perpindahan antar dokumen.
Kalau jumlah berkas lebih dari 20, gabungkan dalam beberapa kelompok lebih dulu, lalu gabungkan hasil kelompoknya. Kelompokkan menurut urutan akhir, bukan menurut jenis dokumen, supaya penggabungan terakhir tidak membalik susunannya.
Memeriksa hasil sebelum diserahkan
Buka PDF hasilnya dan lakukan enam pemeriksaan. Pertama, jumlah bagian sesuai daftar resmi. Kedua, urutannya sesuai yang diminta. Ketiga, tidak ada halaman yang terbalik atau terpotong. Keempat, setiap dokumen terbaca, terutama bagian tulisan kecil. Kelima, tidak ada halaman kosong yang tersisip. Keenam, ukuran berkasnya di bawah batas yang ditetapkan. Kalau ada satu yang tidak lolos, jangan menambal berkas hasilnya. Perbaiki berkas sumber yang bermasalah, lalu ulangi penggabungan dari awal, karena itu simpan seluruh berkas sumber dan jangan menghapusnya setelah digabung. Beri nama berkas hasil dengan pola yang jelas, misalnya berkas-pencalonan-nama-anda.pdf. Kalau penyelenggara menetapkan pola penamaan tertentu, ikuti pola itu persis, karena nama yang salah bisa membuat berkas dianggap tidak sesuai walaupun isinya lengkap.
Ukuran dan pengamanan berkas
Karena memuat banyak dokumen pribadi, berkas pencalonan cenderung besar. Kecilkan bagian yang berat lewat Kompres PDF sebelum digabung, supaya Anda tahu bagian mana yang menyumbang ukuran paling besar. Bagian bergambar akan diturunkan resolusinya, sedangkan bagian yang berupa teks tetap sebagaimana adanya. Ukuran sebelum dan sesudah proses ditampilkan berdampingan.
Hapus metadata berkas lewat panduan metadata PDF sebelum dikirim. Berkas yang dibuat di ponsel membawa jejak perangkat, dan jejak itu tidak perlu sampai ke meja penerima. Kalau berkasnya dikirim lewat saluran umum, pertimbangkan Proteksi PDF, lalu kirim sandinya lewat saluran yang berbeda. Sandi yang terlupa tidak bisa dipulihkan, jadi simpan catatannya di tempat yang aman sebelum berkas dikirim.
Satu batas yang perlu diketahui: OCR belum tersedia, jadi dokumen hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin. Untuk berkas yang panjang, penanda buku dari setiap bagian tetap membantu penerima menavigasi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau penyelenggara menyediakan sistem unggah tersendiri dengan kolom per dokumen, pakai sistem itu. Menggabungkan berkas pada sistem yang memang memisahkan justru menyulitkan, dan kalau penyelenggara meminta berkas cetak, cetak setiap dokumen secara terpisah. Kalau berkas pencalonan tidak boleh keluar dari jaringan kantor, selesaikan seluruh prosesnya dengan aplikasi di komputer sendiri. Di layanan daring, isi berkas berpindah keluar dari perangkat Anda selama proses, meski tidak ada salinan yang tertinggal di server. Cara layanan ini menangani berkas dijelaskan di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa jumlah dokumen yang bisa digabung sekaligus? Maksimal 20 berkas per penggabungan sesuai paket. Kalau dokumennya lebih banyak, gabungkan dalam beberapa kelompok lalu satukan hasilnya.
Apakah urutan bisa diubah setelah digabung? Tidak dari berkas hasilnya. Penggabungan bersifat satu arah, jadi simpan berkas sumbernya dan ulangi prosesnya dengan urutan yang benar.
Apakah dokumen yang dikirim harus asli? Itu ketentuan penyelenggara, bukan hal yang bisa disimpulkan dari artikel ini. Periksa pengumuman resminya, dan tanyakan ke kanal resmi kalau tidak jelas.
Bagaimana kalau ada dokumen yang belum selesai diurus? Kumpulkan dulu yang sudah ada, lalu susun berkasnya. Jangan menyerahkan berkas yang belum lengkap dengan harapan bisa dilengkapi kemudian, kecuali penyelenggara memang membuka jalur perbaikan.
Apakah berkas gabungan bisa dibuka semua perangkat? PDF dibaca hampir semua perangkat. Kalau berkasnya dikunci kata sandi, penerima memerlukan sandi itu.
Setelah berkas pencalonan selesai
Simpan salinan sumber dan salinan final di folder yang mudah ditemukan, karena berkas yang sama sering diminta lagi di tahap berikutnya. Kalau Anda sedang menyiapkan berkas pribadi lain, mulai dari Dokumen Pribadi. Peta seluruh pekerjaan dokumen ada di Panduan Dokumen, dan panduan berkas PDF secara umum ada di Panduan PDF.