Cara mengurus KTP digital adalah mengikuti alur resmi yang diterbitkan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil, bukan mengurusnya lewat perantara. Prinsipnya sederhana: data kependudukan Anda tetap bersumber dari basis data kependudukan, lalu identitas itu ditampilkan dalam bentuk digital lewat aplikasi resmi yang diterbitkan pemerintah.
Artikel ini tidak menyebut syarat teknis apa pun, karena syaratnya diatur oleh penyelenggara layanan dan bisa berbeda antar daerah serta berubah dari waktu ke waktu. Yang dijelaskan di sini adalah prinsipnya, urutan pekerjaannya, dan cara memverifikasi ketentuan yang berlaku untuk Anda. Sumber yang mengikat adalah kanal resmi Dukcapil dan kantor pelayanan kependudukan setempat.
Apa yang dimaksud identitas kependudukan digital
Identitas kependudukan digital adalah representasi digital dari dokumen kependudukan yang Anda miliki. Ia tidak menggantikan data aslinya. Data tetap berada di basis data kependudukan yang dikelola negara, dan yang ditampilkan di layar adalah tampilan dari data itu.
Perbedaan pentingnya ada pada cara verifikasi. Dokumen fisik diverifikasi dengan melihat bentuk fisiknya, sedangkan identitas digital diverifikasi dengan membuka layanan resminya. Pihak yang memeriksa tidak menilai kertasnya, melainkan mencocokkan data yang tampil dengan data kependudukan. Karena sifatnya yang terhubung ke basis data itu, pemutakhiran data tidak bisa dilakukan dari aplikasi secara sepihak. Kalau ada data yang perlu diubah, jalurnya tetap melalui layanan kependudukan, bukan lewat pengaturan di ponsel.
Prinsip yang tidak berubah
Ada beberapa prinsip yang berlaku di semua daerah, sekalipun teknis pelaksanaannya berbeda.
Pertama, satu data. Data yang tampil di identitas digital mengikuti data yang tercatat di basis data kependudukan. Kalau ada perbedaan, yang perlu dibetulkan adalah data induknya, bukan tampilannya.
Kedua, satu pemilik. Identitas digital melekat pada orangnya dan tidak dipinjamkan. Meminjamkan akses ke orang lain sama dengan meminjamkan identitas, dan itu membuka risiko yang tidak bisa dikendalikan pemiliknya.
Ketiga, verifikasi lewat kanal resmi. Pihak yang berhak memeriksa identitas digital adalah pihak yang membuka layanan resminya. Tangkapan layar bukan alat verifikasi, karena tampilannya bisa disunting. Keempat, pengurusan mengikuti domisili dan kewenangan, sehingga tempat Anda mengurus bisa berbeda tergantung keperluan dan domisili Anda.
Urutan pekerjaan yang masuk akal
Urutannya sama di mana pun. Yang berbeda antar daerah adalah cara menjalankan tiap langkahnya, bukan langkahnya sendiri.
Mulai dari memastikan data kependudukan Anda sudah benar. Buka dokumen kependudukan yang Anda pegang, lalu periksa nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, serta status keluarga. Kalau ada yang tidak cocok dengan kenyataan, urus pembetulannya lebih dulu melalui layanan kependudukan. Mengurus identitas digital di atas data yang masih salah hanya memindahkan masalah ke bentuk baru.
Kedua, pahami jalur yang tersedia di daerah Anda. Sebagian daerah membuka layanan daring penuh, sebagian membuka layanan daring dengan verifikasi di kantor, dan sebagian masih menuntut kehadiran. Jalur ini ditentukan kebijakan setempat, jadi pastikan lewat kanal resminya, bukan dari pengalaman orang di daerah lain.
Ketiga, siapkan perangkat yang memadai. Identitas digital biasanya diakses lewat aplikasi resmi, dan aplikasi itu punya kebutuhan perangkat serta koneksi. Kalau perangkat Anda tidak memenuhi, tanyakan alternatifnya ke kantor pelayanan, karena ketentuan perangkat juga bisa berubah mengikuti pembaruan aplikasi. Keempat, ikuti alur aktivasi di aplikasi resmi. Di dalamnya akan ada tahapan pencocokan data dan verifikasi, jadi ikuti persis arahan di layar dan jangan melompati tahapan atau mencari jalan pintas. Kelima, simpan akses dengan aman. Setelah aktif, akses ke identitas digital Anda dilindungi oleh kredensial, jadi jangan membagikannya, jangan menyimpannya di tempat yang bisa dibaca orang lain, dan jangan mengaktifkannya di perangkat yang dipakai bersama.
Kenapa ketentuan berbeda tiap daerah
Otonomi daerah membuat layanan kependudukan dijalankan dengan kebijakan masing-masing. Perbedaan itu bisa muncul dalam beberapa hal: jalur pengajuan, kebutuhan verifikasi, jadwal layanan, dan kelengkapan yang diminta. Bahkan dalam satu provinsi, dua kabupaten bisa punya alur yang berbeda. Selain itu, layanan digital terus diperbarui, sehingga versi aplikasi yang lebih baru bisa mengubah alur, menambah tahapan, atau mengubah kebutuhan perangkat. Artikel yang ditulis beberapa waktu lalu bisa saja sudah tidak cocok dengan alur yang Anda lihat hari ini, walaupun isinya dulu benar. Karena itu, jangan menjadikan pengalaman orang lain sebagai patokan. Yang mengikat adalah pengumuman resmi instansi yang melayani wilayah Anda, dan jawaban dari petugas di kanal resminya.
Cara memverifikasi ke Dukcapil
Langkah verifikasinya sederhana dan tidak memerlukan perantara. Buka kanal resmi Dukcapil, baik di tingkat pusat maupun di tingkat kabupaten atau kota tempat Anda berdomisili. Cari bagian yang membahas layanan identitas kependudukan digital, lalu baca keterangan yang berlaku. Perhatikan tanggal pembaruannya, karena halaman yang lama bisa saja masih beredar.
Kalau ada hal yang tidak jelas, tanyakan lewat kanal resmi yang disediakan. Untuk keperluan yang memerlukan kehadiran, datang ke kantor pelayanan kependudukan setempat dan bawa dokumen yang Anda miliki. Petugas di sana adalah sumber yang paling dekat dengan kondisi wilayah Anda. Jangan memakai jasa perantara yang menjanjikan pengurusan cepat, karena layanan kependudukan tidak memerlukan perantara dan menyerahkan data pribadi ke pihak yang tidak berwenang justru memperbesar risiko.
Kendala yang sering muncul
Data tidak cocok. Ini kendala paling umum, dan penyebabnya biasanya ada di data induk. Selesaikan pembetulan data di layanan kependudukan lebih dulu. Perangkat tidak mendukung juga sering terjadi, karena aplikasi resmi punya kebutuhan perangkat yang bisa berubah. Kalau perangkat Anda tidak memenuhi, tanyakan alternatif layanan ke kantor setempat.
Akses terkunci atau lupa kredensial. Jalur pemulihannya diatur penyelenggara layanan. Ikuti prosedur resminya, dan jangan menyerahkan data ke pihak yang mengaku bisa membuka kunci.
Kesalahan yang sebaiknya dihindari
Mengunggah atau membagikan tangkapan layar identitas digital. Tangkapan layar bisa disunting dan tidak bisa dipakai untuk verifikasi resmi, jadi membagikannya hanya menyebarkan data pribadi Anda tanpa manfaat. Begitu pula mengaktifkan identitas digital di perangkat bersama, karena perangkat yang dipakai bergantian membuat akses Anda bisa dibuka orang lain.
Menganggap identitas digital bisa menggantikan dokumen fisik di semua keadaan. Ada layanan yang masih memerlukan dokumen fisik atau salinannya. Ketentuan itu ditetapkan masing-masing instansi, dan itu di luar kewenangan penyelenggara identitas digital.
Menyimpan salinan identitas digital di tempat umum. Kalau Anda perlu menyimpan salinannya, simpan di lokasi yang terlindungi, dan sensor bagian yang tidak diperlukan. Sensor PDF membuang datanya secara permanen, sedangkan kotak penutup biasa hanya menyembunyikan tampilan.
Kalau Anda perlu menyiapkan salinan berkas
Sebagian keperluan lain tetap meminta salinan dokumen kependudukan dalam bentuk berkas. Untuk keperluan itu, pindai dokumen Anda dan susun menjadi PDF lewat JPG ke PDF. Kalau berkasnya akan dikirim, hapus metadatanya lewat panduan metadata PDF, dan pertimbangkan menguncinya dengan kata sandi lewat Proteksi PDF. Perlu diingat, layanan di sini tidak mengurus identitas kependudukan dan tidak terhubung ke basis data mana pun, karena yang dikerjakan hanya menyiapkan berkas salinan.
Kapan sebaiknya datang langsung
Kalau data Anda perlu diubah, kalau ada perbedaan antara dokumen yang Anda pegang dan kenyataan, atau kalau alur daring tidak bisa Anda selesaikan, datang langsung ke kantor pelayanan kependudukan setempat. Bawa dokumen yang Anda miliki dan tanyakan urutannya kepada petugas. Untuk kasus yang memerlukan penetapan dari instansi lain, seperti perubahan status yang berkaitan dengan pengadilan, urutannya bisa melibatkan instansi tersebut lebih dulu.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah identitas digital menggantikan dokumen fisik? Tidak sepenuhnya. Keduanya bersumber dari data yang sama, tetapi instansi tertentu masih meminta dokumen fisik atau salinannya. Ketentuan itu ditetapkan instansi yang bersangkutan.
Apakah pengurusannya dipungut biaya? Ketentuan biaya diatur penyelenggara layanan dan bisa berbeda antar daerah. Tanyakan langsung ke kanal resmi atau kantor pelayanan setempat, jangan berpatokan pada informasi dari perantara.
Apakah data di identitas digital bisa saya ubah sendiri? Tidak dari aplikasinya. Data bersumber dari basis data kependudukan, jadi perubahan harus melalui layanan kependudukan.
Apakah orang lain boleh memakai identitas digital saya? Tidak. Identitas melekat pada pemiliknya, dan meminjamkannya sama dengan meminjamkan identitas Anda sendiri. Untuk verifikasi, pihak yang berhak memeriksa membuka layanan resminya, bukan melihat tangkapan layar.
Setelah identitas digital aktif
Simpan kredensial akses Anda di tempat yang aman, dan jangan mengaktifkannya di perangkat bersama. Kalau Anda juga menyiapkan salinan dokumen untuk keperluan lain, mulai dari Dokumen Pribadi. Gambaran besar seluruh pekerjaan dokumen ada di Panduan Dokumen, dan keterangan tentang cara layanan ini menangani berkas ada di kebijakan privasi.