Menyimpan PDF KTP di HP dikerjakan dengan tiga langkah: beri nama berkasnya dengan jelas, simpan di folder yang tidak bisa dibuka sembarang aplikasi, lalu siapkan salinan cadangan di luar HP. Tiga langkah itu menutup dua masalah yang berbeda. Penamaan dan folder menyelesaikan masalah pencarian kembali, sedangkan salinan cadangan menyelesaikan masalah kehilangan berkas. KTP yang tersimpan tetapi tidak bisa ditemukan sama merepotkannya dengan KTP yang hilang, dan KTP yang ditemukan tetapi terbuka di perangkat yang dipinjam orang lain bisa menimbulkan masalah yang lebih serius.
KTP adalah dokumen identitas, dan berkas PDF-nya memuat data lengkap yang tidak berubah. Sekali tersimpan, salinan itu bisa dipakai berkali-kali untuk pendaftaran, dan itu memang tujuannya. Karena itu, pertanyaan yang perlu dijawab lebih dulu bukan soal aplikasi apa yang dipakai, melainkan siapa yang bisa membuka berkas itu di perangkat Anda.
Artikel ini tidak membahas ketentuan instansi mana pun. Ketentuan tentang format dan ukuran berkas untuk pendaftaran dibahas di artikel lain. Di sini yang dibahas adalah pekerjaan sehari-hari: menaruh berkas di HP supaya mudah dipakai dan tidak membocorkan data.
Di mana berkas PDF biasanya mendarat
Berkas PDF yang Anda unduh dari peramban biasanya masuk ke folder Unduhan. Folder itu terbuka untuk hampir semua aplikasi di perangkat, dan sering menumpuk berkas dengan nama generik. Kalau PDF KTP ada di sana bersama puluhan berkas lain, menemukannya kembali memerlukan waktu.
Kalau berkasnya datang lewat aplikasi pesan, PDF KTP biasanya tersimpan di folder aplikasi itu. Foldernya bisa berbeda antara satu aplikasi dan aplikasi lain, dan berkas di sana bisa terhapus kalau percakapan atau media dihapus. Menyimpan berkas penting hanya di folder aplikasi pesan adalah cara yang rawan.
Kalau berkasnya Anda buat sendiri lewat tool, hasil unduhannya kembali ke folder Unduhan peramban. Cara menemukan berkas hasil unduhan di HP dibahas di Menyimpan Hasil Gabung PDF ke HP.
Langkah menyimpan PDF KTP di HP
- Buka berkas PDF KTP dan pastikan isinya benar: sisi yang diperlukan lengkap, dan bagian yang ingin disembunyikan sudah tertutup.
- Ganti nama berkas dengan pola yang jelas, misalnya jenis dokumen di depan. Hindari nama seperti
scan.pdfataudokumen-baru.pdf. - Pindahkan berkasnya dari folder Unduhan ke folder khusus dokumen identitas.
- Kalau perangkat Anda mendukung folder terkunci atau ruang aman, pindahkan folder itu ke sana.
- Atur agar folder itu tidak muncul di galeri foto atau aplikasi berbagi otomatis.
- Salin berkasnya ke media cadangan, misalnya kartu memori, komputer, atau layanan awan.
- Catat di mana salinan itu disimpan, karena berkas cadangan yang tidak tercatat mudah terlupakan.
- Periksa berkasnya secara berkala, dan pastikan salinan cadangan masih bisa dibuka.
Langkah kedua lebih penting daripada yang terlihat. Nama yang menyebut jenis dokumen dan pemiliknya memudahkan Anda memilih berkas yang benar saat sebuah portal meminta unggahan. Salah mengunggah berkas identitas milik orang lain di satu perangkat keluarga adalah kesalahan yang sering terjadi.
Penamaan yang memudahkan pencarian
Nama berkas yang baik menjawab tiga hal: dokumen apa ini, milik siapa, dan untuk keperluan apa kalau salinannya dibuat khusus. Contoh pola yang berguna: jenis dokumen, lalu nama pemilik, lalu keterangan tambahan. Salinan yang dibuat khusus untuk satu keperluan bisa diberi keterangan keperluan itu.
Hindari menaruh nomor induk kependudukan di nama berkas. Nama berkas terlihat di daftar aplikasi berkas, di lampiran surel, dan di layar berbagi.
Kalau Anda membuat beberapa versi, misalnya versi penuh dan versi yang sudah disamarkan, beri perbedaan yang jelas di namanya. Dua berkas dengan nama hampir sama mudah tertukar saat diunggah.
Menyimpan di folder yang terlindungi
Android dan iPhone sama-sama menyediakan cara untuk menyimpan berkas di ruang yang tidak bisa dibuka aplikasi lain tanpa izin. Nama dan letak fiturnya berbeda menurut merek dan versi sistem, jadi sesuaikan dengan perangkat Anda.
Di Android, folder khusus aplikasi dan ruang aman adalah dua tempat yang lazim dipakai. Di iPhone, aplikasi Berkas punya folder lokal yang bisa diatur, dan sebagian perangkat punya fitur terkunci tambahan. Karena fitur ini berubah antar versi, periksa pengaturan perangkat Anda.
Yang tidak kalah penting adalah pengaturan berbagi otomatis. Sebagian aplikasi memindai seluruh penyimpanan dan menampilkan gambar atau berkas terbaru. Folder dokumen identitas sebaiknya tidak masuk ke pemindaian itu. Kalau aplikasi tidak menyediakan pengecualian, letakkan folder dokumen identitas di lokasi yang tidak dipindai aplikasi tersebut.
Kalau HP dipakai bersama anggota keluarga, pertimbangkan menyimpan PDF KTP di ruang aman yang hanya bisa dibuka dengan sandi perangkat. Cara memberi kata sandi pada berkas PDF-nya sendiri dibahas di Cara Memberi Password PDF di HP.
Salinan cadangan di luar HP
HP bisa hilang, rusak, atau diganti. Berkas identitas yang hanya ada di HP akan hilang bersama perangkatnya. Karena itu, simpan salinan di tempat lain, misalnya komputer pribadi, kartu memori, atau layanan awan.
Kalau memakai layanan awan, pikirkan isi berkasnya. Akun awan bisa dibobol, dan berkas yang tidak terkunci langsung terbuka begitu akunnya diakses. Untuk PDF KTP, kunci berkasnya sebelum diunggah, atau simpan di folder awan yang dilindungi sandi dan verifikasi dua langkah. Keterangan tentang perlakuan berkas di layanan ini ada di kebijakan privasi.
Simpan juga salinan di tempat yang tidak bergantung pada koneksi internet. Saat Anda harus mengurus sesuatu dan jaringan sedang bermasalah, salinan lokal menyelamatkan pekerjaan.
Kebiasaan yang mencegah masalah
Periksa berkas yang tersimpan setahun sekali. Ganti berkas lama dengan versi terbaru kalau ada perubahan data, dan hapus salinan yang sudah tidak berlaku supaya tidak tertukar.
Jangan mengirim PDF KTP lewat saluran yang tidak Anda percayai. Kalau sebuah pihak meminta salinan identitas, pastikan dulu keperluannya dan kanal resminya. Untuk berkas yang memang harus dikirim, pertimbangkan menyensor bagian yang tidak diperlukan lebih dulu. Cara menyensor data identitas di PDF dibahas di Panduan PDF.
Jangan menyimpan PDF KTP di folder yang tersinkron otomatis ke perangkat lain tanpa Anda sadari. Sinkronisasi memperbanyak tempat berkas itu berada, dan setiap tempat tambahan adalah satu titik yang harus diamankan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi menyediakan aplikasi resmi yang menyimpan data identitas secara terenkripsi, memakai aplikasi itu lebih aman daripada menyimpan PDF sendiri. Ikuti petunjuk resminya.
Kalau perangkat dipakai bersama dan tidak mendukung ruang aman, menyimpan PDF KTP di perangkat itu bukan pilihan yang baik. Simpan di perangkat pribadi, atau simpan dalam bentuk terkunci yang hanya bisa dibuka dengan sandi.
Kalau PDF KTP hanya dibutuhkan sekali untuk satu pendaftaran, menyimpannya lama tidak perlu. Setelah pendaftaran selesai, hapus salinan yang tidak lagi diperlukan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah PDF KTP boleh disimpan di galeri foto? Sebaiknya tidak. Galeri mudah dipindai aplikasi lain dan sering tampil di layar kunci atau layar berbagi. Simpan di folder dokumen, bukan di galeri.
Bagaimana kalau HP-nya hilang? Salinan cadangan di komputer atau layanan awan yang menyelamatkan berkasnya. Kalau tidak ada cadangan, berkasnya hilang bersama perangkat. Karena itu, salinan cadangan sebaiknya dibuat sejak awal.
Apakah berkasnya perlu dikunci dengan kata sandi? Kalau berkasnya disimpan di perangkat yang bisa diakses orang lain atau diunggah ke layanan awan, mengunci berkasnya menambah satu lapisan pengamanan. Catat sandinya di tempat yang aman, karena sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan.
Apakah menyimpan PDF KTP di aplikasi pesan aman? Tidak untuk jangka panjang. Berkas di aplikasi pesan bisa terhapus saat percakapan dibersihkan, dan tidak terlindungi dari akses orang lain yang memegang perangkat. Pindahkan ke folder dokumen setelah diterima.
Apakah nama berkas boleh memuat NIK? Sebaiknya tidak. Nama berkas terlihat di banyak tempat tanpa perlu dibuka. Pakai keterangan umum seperti jenis dokumen dan nama pemilik.
Menutup pekerjaan penyimpanan
Beri nama berkas yang jelas, pindahkan dari folder Unduhan ke folder dokumen identitas, lindungi folder itu, dan simpan salinan cadangan di luar HP. Periksa isinya secara berkala dan hapus salinan yang tidak lagi diperlukan. Untuk pekerjaan berkas identitas lain, mulai dari Scan KTP jadi PDF. Peta seluruh pekerjaan dokumen pribadi ada di Dokumen Pribadi.