Cara menggabungkan berkas KTP dan KK dilakukan lewat Gabung PDF. Unggah kedua berkas, geser urutannya di pratinjau sampai benar, lalu jalankan prosesnya. Hasilnya satu PDF dengan penanda buku setiap berkas tetap dipertahankan, dan maksimal 20 berkas bisa disatukan dalam satu proses. Kalau salah satu atau kedua berkas masih berupa foto, ubah dulu menjadi PDF lewat JPG ke PDF.
Menggabungkan KTP dan KK masuk akal ketika portal hanya menyediakan satu kolom unggahan, atau ketika Anda mengirim berkas lewat surel dan ingin penerimanya menerima keduanya sekaligus. Tetapi ada juga keadaan yang meminta keduanya dikirim terpisah, dan itu dibahas di bagian akhir artikel ini.
Kapan KTP dan KK perlu disatukan
Instansi yang meminta keduanya dalam satu berkas biasanya menyebutkannya di pengumuman. Kalau pengumumannya menyediakan dua kolom unggahan, kirim terpisah. Menggabungkan berkas pada sistem yang memang ingin memisahkan justru menyulitkan pemeriksa.
Selain itu, pertimbangkan siapa yang membaca berkasnya. Bagian administrasi yang memeriksa data identitas hanya perlu membuka satu berkas dan melihat keduanya berurutan. Berkas yang urutannya jelas lebih cepat diperiksa, dan berkas yang cepat diperiksa lebih jarang tersangkut.
Satu hal yang perlu dijaga: KTP dan KK memuat data pribadi lengkap, termasuk NIK seluruh anggota keluarga. Berkas gabungan berarti satu berkas memuat keduanya sekaligus. Makin mudah berkasnya beredar, makin besar pula data yang ikut berpindah kalau berkas itu tersebar. Karena itu, setelah digabung, hapus metadata dan pertimbangkan mengunci berkasnya. Langkahnya dibahas di bagian tersendiri di bawah.
Menyiapkan masing-masing berkas
Sebelum digabung, pastikan masing-masing berkas sudah rapi. Aturan pertama: kalau ada halaman miring, rapikan lebih dulu di berkas sumbernya. Menggabungkan berkas yang miring tetap menghasilkan halaman miring, dan memperbaikinya setelah digabung lebih melelahkan.
Aturan kedua: pindai KTP dan KK dengan orientasi yang sama. KTP berbentuk kartu mendatar, sedangkan KK berbentuk lembaran tegak. Perbedaan orientasi tidak masalah karena Gabung PDF mempertahankan ukuran setiap halaman. Tetapi kalau salah satu berkas terpindai terbalik, penerima harus memutar tampilannya sendiri.
Aturan ketiga: periksa apakah ada halaman yang terlewat. KK bisa terdiri dari beberapa halaman, dan halaman yang terlewat sering baru disadari setelah berkas terkirim. Hitung halaman berkas KK terhadap jumlah halaman aslinya sebelum digabung.
Aturan keempat: kecilkan berkas yang terlalu besar sebelum digabung, bukan setelahnya. Hasil gabungan berukuran jumlah berkas asalnya, jadi mengecilkan sebelum menggabung lebih mudah dihitung. Caranya ada di bagian ukuran berkas.
Langkah menggabungkan
- Kumpulkan kedua berkas dalam satu folder, dan pastikan keduanya sudah PDF.
- Beri nama berkas dengan awalan angka sesuai urutan yang diinginkan, misalnya 01-ktp.pdf dan 02-kk.pdf.
- Buka Gabung PDF.
- Unggah kedua berkas.
- Cermati daftar di pratinjau. Berkas paling atas akan tampil sebagai halaman awal.
- Geser berkas yang posisinya salah.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa halaman pertama, halaman terakhir, dan jumlah halamannya.
Langkah kelima yang paling sering membuat hasilnya terbalik. Daftar di pratinjau adalah urutan hasil, bukan urutan berkas yang Anda pilih di pengelola berkas. Berkas yang terakhir dipilih bisa muncul di posisi paling atas. Periksa daftar itu dari atas ke bawah sebelum menjalankan proses.
Urutan yang lazim dipakai
Urutan yang paling sering dipakai adalah KTP lebih dulu, lalu KK. Alasannya sederhana: KTP adalah identitas pemilik berkas, dan KK adalah keterangan keluarganya. Instansi yang meminta urutan berbeda biasanya menyebutkannya di pengumuman, dan pengumuman selalu menang.
Kalau KTP dan KK digabung bersama dokumen lain, seperti akta kelahiran atau buku nikah, letakkan dokumen identitas utama di depan. Cara menyusun halaman di dalam satu berkas, termasuk membuang halaman yang tidak perlu, dibahas di Atur Urutan Halaman.
Yang dipertahankan dan yang berubah
Gabung PDF mempertahankan penanda buku dari setiap berkas, jadi hasil pindaian berhalaman banyak tetap bisa dinavigasi. Setiap halaman dibawa utuh dari berkas sumbernya, jadi huruf dan garisnya tetap tajam. Ukuran halaman juga tidak diubah: KTP mendatar tetap mendatar, dan KK tegak tetap tegak.
Yang berubah adalah nomor halaman. Kalau masing-masing berkas punya nomor sendiri, hasil gabungan memuat dua urutan nomor. Itu wajar. Kalau membingungkan, hapus nomor di berkas sumber sebelum digabung, atau tambahkan nomor baru di berkas hasil lewat Nomor Halaman.
Ukuran berkas setelah digabung
Ukuran hasil gabungan adalah jumlah ukuran seluruh berkas. Pindaian KTP dan KK yang berwarna bisa jadi bagian yang paling berat. Kecilkan bagian itu dengan Kompres PDF sebelum menggabung. Gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diturunkan sampai batas efektif 150 DPI, lalu struktur berkasnya dirapikan. Bagian yang berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan bagian yang hanya berisi teks nyaris tidak berubah. Ukuran sebelum dan sesudahnya ditampilkan setelah proses selesai.
Kalau yang besar justru fotonya, bukan PDF-nya, kecilkan foto lewat Kompres Foto sebelum disusun menjadi PDF. Batas paket di layanan ini: tanpa akun 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, dan 10 berkas; paket Gratis 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas; paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Mengamankan berkas gabungan
Berkas yang memuat KTP dan KK sekaligus adalah berkas yang paling sering disalahgunakan kalau bocor. Tiga langkah kecil menutup sebagian besar risikonya.
Pertama, hapus metadata. Berkas dari ponsel atau mesin pemindai membawa nama perangkat dan kadang koordinat lokasi, dan informasi itu tidak perlu ikut berpindah. Caranya ada di panduan metadata PDF.
Kedua, kunci berkasnya kalau dikirim lewat saluran umum. Proteksi PDF memberi kata sandi dengan tiga izin yang bisa diatur: cetak, salin, dan ubah. Sandi sebaiknya melewati saluran yang berbeda dari berkasnya, dan perlu dicatat karena tidak ada cara membuka dokumen terkunci tanpa sandi yang benar.
Ketiga, sensor bagian yang tidak diperlukan. Kalau instansi hanya membutuhkan data pemilik KTP, baris anggota keluarga lain di KK bisa dihapus permanen lewat Sensor PDF. Kotak putih yang digambar di atas tulisan hanya menutupi tampilannya, sedangkan isi aslinya tetap tersimpan di dalam berkas.
Masalah yang sering terjadi
Hasil gabungan terbalik. Penyebabnya urutan mengikuti daftar di pratinjau, bukan urutan pemilihan berkas. Periksa dan geser daftarnya sebelum menjalankan proses.
Ada halaman kosong di antara KTP dan KK. Pemindai sering menghasilkan halaman kosong di akhir berkas. Buang halaman itu dari berkas sumbernya sebelum digabung.
Berkas terkunci kata sandi. Sistem penggabungan menolak berkas yang terkunci. Buka kuncinya lebih dulu, atau minta pengirimnya mengirim salinan tanpa kunci.
KK terpindai sebagian. Halaman KK yang panjang sering terpotong di tengah. Periksa jumlah halaman KK di berkas sumber terhadap halaman aslinya sebelum menggabung.
Kapan sebaiknya tidak digabung
Kalau portal menyediakan kolom unggahan terpisah untuk KTP dan KK, pakai kolom itu. Kalau instansi menetapkan format atau templat resmi, ikuti templat itu apa adanya. Dan kalau instansi meminta berkas cetak, cetak masing-masing dokumen secara terpisah, bukan sebagai satu berkas gabungan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah urutan KTP dan KK bisa diubah setelah digabung? Tidak dari berkas hasilnya. Berkas hasil tidak bisa dibongkar kembali, jadi simpan berkas sumbernya dan ulangi penggabungan dengan urutan yang benar.
Apakah kedua berkas harus berformat PDF? Ya. Gabung PDF menerima berkas PDF, jadi foto atau dokumen Word perlu diubah dulu. Untuk foto, gunakan JPG ke PDF.
Apakah halaman dengan ukuran berbeda boleh disatukan? Boleh. Setiap halaman mempertahankan ukurannya masing-masing, jadi KTP mendatar dan KK tegak bisa berada dalam satu berkas tanpa dipaksa sama.
Apakah hasil gabungan bisa dikirim lewat aplikasi pesan? Bisa, tetapi kirim sebagai dokumen, bukan sebagai foto. Foto kehilangan lapisan teksnya dan ukurannya membengkak.
Apakah gabungan KTP dan KK boleh dikunci kata sandi? Boleh, dan itu dianjurkan kalau dikirim lewat saluran umum. Pastikan penerimanya tahu sandinya lewat saluran terpisah.
Setelah berkas menjadi satu
Setelah berkasnya menjadi satu, sisa pekerjaannya adalah mengirim sesuai jalur yang diminta instansi. Simpan salinan sumber dan salinan finalnya. Kalau Anda sedang menyiapkan paket berkas lengkap, mulai dari Dokumen Pribadi. Peta seluruh pekerjaan dokumen ada di Panduan Dokumen, dan panduan untuk berkas PDF secara umum ada di Panduan PDF.