Dokumen untuk SIM tidak ditentukan oleh satu daftar yang berlaku untuk semua orang, melainkan oleh keadaan permohonan Anda. Penerbitan pertama, perpanjangan, peningkatan golongan, dan penggantian karena hilang atau rusak berjalan lewat alur yang berbeda, dan tiap alur bisa meminta berkas yang tidak sama. Langkah pertamanya adalah menetapkan keadaan permohonan, lalu membaca ketentuan resmi kepolisian untuk keadaan itu. Artikel ini sengaja tidak mencantumkan angka syarat, biaya, maupun masa berlaku; semua itu ditetapkan kanal resmi kepolisian dan dapat berubah.

SIM adalah bukti kewenangan mengemudi, dan kewenangan itu dinilai ulang pada keadaan tertentu. Di situlah alasan sebagian alur meminta pemeriksaan yang tidak muncul di alur lain. Memahami logikanya membantu Anda menduga berkas mana yang relevan, lalu memverifikasi dugaan itu di pengumuman resmi alih-alih mengandalkannya.

Artikel ini membahas pekerjaan yang bisa Anda kendalikan: menetapkan alur, mengumpulkan salinan, menyesuaikan berkas foto bila diminta, dan memeriksa hasilnya sebelum diserahkan.

Empat keadaan, empat daftar yang bisa berbeda

Penerbitan baru berlaku bagi pemohon yang belum pernah memiliki SIM atau yang memulai dari golongan awal. Alur ini biasanya menjalani seluruh tahapan, termasuk pemeriksaan kemampuan dan kesehatan.

Perpanjangan berlaku bagi SIM yang akan habis atau baru habis masa berlakunya. Sebagian layanan memakai data dan foto yang sudah tersimpan di sistem sehingga pekerjaan Anda lebih singkat, tetapi sebagian layanan atau kondisi tertentu bisa meminta Anda melengkapi berkas. Jangan berasumsi perpanjangan selalu bebas dari urusan berkas.

Penggantian karena hilang atau rusak menyerupai penerbitan baru pada sebagian tahap karena data perlu dipastikan kembali. Peningkatan golongan mengikuti ketentuan untuk golongan yang dituju. Dua keadaan ini paling sering tertukar dengan perpanjangan, padahal berkas yang perlu disiapkan bisa berbeda.

Satu keadaan yang sering terlewat: SIM yang masa berlakunya sudah lewat jauh. Perpanjangan yang melewati tenggat bisa diperlakukan sebagai pengajuan baru, sehingga seluruh tahapan dijalani lagi. Ketentuan tenggatnya hanya sah dibaca dari kanal resmi.

Menyesuaikan diri dengan kanal layanan

Setelah keadaan permohonan ditetapkan, tentukan kanal layanannya. Layanan daring, layanan di kantor, dan layanan di lokasi tertentu memakai alur yang tidak identik, termasuk dalam bentuk berkas yang diminta. Ada kanal yang meminta unggahan digital, ada yang meminta dokumen fisik, dan ada yang meminta keduanya.

Dari pengumuman resminya, catat tiga hal: daftar dokumen, bentuk penyerahannya, dan urutan penyerahan bila disebutkan. Simpan catatan itu bersama salinan berkas, supaya Anda tidak perlu membuka ulang pengumuman setiap kali ada pertanyaan.

Ketentuan layanan publik diperbarui mengikuti perubahan sistem. Artikel periode sebelumnya bisa memuat ketentuan lama, dan pengalaman orang lain belum tentu cocok dengan keadaan Anda. Yang mengikat adalah pengumuman resmi yang berlaku saat Anda mengurus.

Merawat dokumen sumbernya

Dokumen dasar untuk SIM bertumpu pada identitas dan data kependudukan. Periksa apakah dokumen-dokumen itu masih berlaku dan datanya sesuai keadaan sekarang. Dokumen identitas yang sudah lewat masa berlakunya umumnya tidak diterima, sekalipun datanya masih benar.

Kalau ada data yang perlu diperbaiki, urus lewat instansi penerbit dokumennya lebih dulu. Perbaikan itu bisa memerlukan kunjungan dan waktu, jadi mulai lebih awal. Menyiapkan berkas SIM dengan dokumen yang masih bermasalah membuat seluruh urutan tertahan.

Untuk keadaan tertentu, ada dokumen pendukung tambahan yang diminta. Kumpulkan sesuai daftar dari pengumuman, bukan menurut kebiasaan orang lain. Simpan semuanya dalam satu folder kerja, dan pisahkan berkas asli dari salinannya. Cara memindai SIM lama sebagai salinan digital ada di Scan SIM.

Kalau alurnya memerlukan foto

Sebagian alur mengambil foto langsung di lokasi, dan pada alur itu tidak ada berkas foto yang perlu Anda siapkan. Anda cukup menuruti arahan petugas soal pakaian, ekspresi, atau aksesori. Kalau jalur Anda seperti ini, tidak ada berkas foto yang perlu dikompres atau disesuaikan.

Kalau berkas foto perlu disiapkan sendiri, baca ketentuan fotonya secara utuh, bukan hanya baris yang menyebut angka. Aturan soal latar, posisi wajah, dan hal yang tidak boleh ada di foto berada dalam satu paket syarat yang sama. Ukuran berkas yang pas belum tentu membuat foto lolos.

Untuk menyesuaikan ukuran berkas foto, layanan ini memproses JPG, PNG, dan WebP. Ukuran akhir terlihat di pratinjau sebelum diunduh, jadi Anda bisa memilih yang paling dekat dengan ketentuan tanpa menebak. Format di luar ketiga itu perlu ditangani aplikasi atau pengaturan perangkat yang mendukungnya.

Menyusun berkas bila diminta digital

Bila kanal Anda meminta unggahan, ubah dokumen menjadi berkas yang siap dikirim. Halaman hasil pindai yang masih berupa gambar disusun menjadi PDF dengan JPG ke PDF, satu halaman untuk satu gambar, dan urutannya mengikuti urutan unggahan. Kalau ada halaman yang terlanjur miring, pindai ulang halaman itu; memperbaikinya dari berkas asli selalu lebih aman daripada menyunting hasil pindai.

Kalau dokumennya sudah berbentuk berkas digital, ekspor langsung ke PDF. Berkas seperti ini teksnya bisa dicari, sedangkan hasil pindai tidak. Layanan ini belum memiliki OCR, jadi halaman yang berasal dari pemindaian tetap berupa gambar dan kata-katanya tidak bisa dicari maupun disalin.

Beberapa kanal meminta seluruh dokumen dalam satu berkas. Gabungkan berkas yang sudah final dengan Gabung PDF, lalu periksa urutannya. Kalau portal menolak berkas karena ukurannya, Kompres PDF menurunkan resolusi gambar yang berlebihan dan menampilkan ukuran sebelum serta sesudah proses, sehingga Anda tahu apakah berkasnya sudah muat sebelum mengunggah.

Mencocokkan data sebelum berkas diserahkan

Cocokkan ejaan nama di setiap dokumen dengan dokumen identitasnya, termasuk gelar dan tanda baca. Perbedaan satu huruf sudah cukup untuk membuat berkas dikembalikan. Cocokkan juga tempat dan tanggal lahir, serta data lain yang muncul di lebih dari satu dokumen.

Periksa berkasnya secara teknis setelah datanya cocok. Periksa setiap halaman berkas, bukan hanya halaman pertama. Cari halaman kosong, bagian yang terpotong, atau lembar yang terbalik. Untuk berkas yang akan diunggah, bandingkan ukurannya dengan batas yang disebut layanan.

Metadata bisa dibersihkan dengan panduan metadata PDF. Nama perangkat dan nama pembuat bukan informasi yang dibutuhkan penerima, dan tampilan halamannya tetap sama.

Pakai Proteksi PDF untuk mengunci berkas final yang memuat data identitas. Catat sandinya sebelum mengirim, dan jangan kirim sandi di jalur yang sama dengan berkasnya.

Kapan sebaiknya berhenti dan bertanya

Kalau petugas di lokasi menyebutkan syarat yang tidak ada di pengumuman yang Anda baca, ikuti petugas. Pengumuman yang Anda baca mungkin untuk kanal atau periode yang berbeda. Catat syarat itu, lalu periksa apakah pengumuman resminya sudah diperbarui.

Kalau pengurusan dilakukan lewat perantara resmi, ikuti prosedur mereka. Daftar berkasnya bisa berbeda dari kanal umum, dan menambahkan berkas di luar permintaan justru memperlambat urusan.

Kalau aturan tempat kerja melarang berkas dikirim ke layanan luar, pakai aplikasi di komputer sendiri. Di layanan ini berkas diproses di server dan hasilnya kembali ke peramban tanpa disimpan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah artikel ini memuat syarat dan biaya pengurusan SIM? Tidak. Syarat, biaya, dan jadwal hanya sah datang dari kanal resmi kepolisian. Panduan ini hanya membahas penyiapan berkasnya.

Apakah perpanjangan memerlukan berkas yang sama dengan penerbitan pertama? Tidak selalu. Sebagian berkas pada penerbitan pertama tidak diminta lagi saat perpanjangan, dan sebagian syarat lain tetap berlaku. Baca ketentuan untuk keadaan Anda.

Apakah foto diambil di lokasi atau disiapkan sendiri? Tergantung alur layanan yang Anda pakai. Kalau fotonya diambil di lokasi, tidak ada berkas foto yang perlu disiapkan. Kalau diminta berkas, baca ketentuan fotonya secara utuh.

Bagaimana kalau berkas ditolak di lokasi layanan? Tanyakan bagian mana yang tidak sesuai. Petugas biasanya menyebutkan berkas atau data yang bermasalah. Perbaiki dari dokumen sumbernya, lalu ikuti prosedur yang berlaku untuk mengajukan kembali.

Langkah pertama hari ini

Tentukan keadaan permohonan Anda, buka pengumuman resmi kepolisian untuk keadaan itu, dan catat daftar berkas serta bentuk penyerahannya. Periksa dokumen identitas dan dokumen kependudukan terhadap catatan itu, lalu susun berkasnya sesuai bentuk yang diminta kanal Anda. Panduan lain untuk berkas identitas tersedia di Dokumen Pribadi, peta silonya ada di Panduan Dokumen, dan cara menangani PDF-nya dibahas di Panduan PDF.