Cara scan NPWP untuk keperluan digital dilakukan dengan memindai atau memfoto kartunya dari sisi yang diminta, lalu menyusun gambar itu menjadi PDF berurutan lewat JPG ke PDF. Setiap gambar menjadi halaman A4 dengan margin 20 mm, dan urutan halaman mengikuti daftar unggahan. Kalau Anda hanya butuh berkas tunggal, langkahnya sampai di situ. Kalau NPWP akan digabung dengan dokumen lain, lanjutkan dengan Gabung PDF.

Artikel ini membahas cara memindai kartu NPWP dan menggabungkannya dengan dokumen lain. Untuk PDF yang siap dilampirkan pada pendaftaran kerja, rekening, atau kredit, baca Scan NPWP PDF.

NPWP adalah dokumen administrasi yang bentuk dan ketentuan salinannya bisa berbeda tergantung keperluan. Untuk melamar kerja, biasanya cukup salinan digital yang terbaca. Untuk keperluan perpajakan atau perbankan, instansinya bisa meminta bentuk tertentu. Karena itu, artikel ini membahas cara memindai dan menyusun berkasnya, bukan syarat resmi dari kantor pajak. Syarat yang mengikat selalu yang tertulis di ketentuan instansi yang Anda tuju.

Bentuk dokumen yang perlu dipahami

NPWP bisa hadir sebagai kartu fisik dan sebagai dokumen elektronik yang diunduh dari kanal resmi. Menurut Coretaxpedia yang dikelola Direktorat Jenderal Pajak (DJP), orang pribadi yang mendaftar lewat Coretax tidak lagi menerima kartu NPWP fisik lewat pos, karena nomor NPWP dan kartunya dikirim sebagai PDF ke email. Bagi orang pribadi yang berstatus penduduk, NPWP adalah NIK yang telah diaktivasi sebagai NPWP (UU Nomor 7 Tahun 2021 Pasal 2 ayat (1a) dan PMK Nomor 81 Tahun 2024 Pasal 16 ayat (2)). Kartu fisik dan dokumen elektronik diperlakukan berbeda saat dipindai. Kartu fisik dipindai seperti kartu identitas lain: diletakkan rata, difoto tegak lurus, dan dipastikan seluruh tepinya masuk ke dalam bingkai. Dokumen elektronik biasanya sudah berupa PDF, sehingga tidak perlu dipindai ulang. Kalau dokumen elektroniknya perlu dijadikan gambar, barulah proses pemindaian relevan.

Yang perlu Anda perhatikan adalah sisi mana yang diminta. Sebagian instansi hanya meminta sisi depan, sebagian meminta kedua sisi. Membaca permintaannya lebih dulu menghemat pekerjaan, karena memindai sisi yang tidak diminta hanya menambah halaman dan memperbesar berkas.

Jangan menyunting isi dokumen. Nomor, nama, dan alamat harus tampil apa adanya. Kalau ada bagian yang tidak ingin Anda sebarkan, sensor bagian itu secara permanen, bukan dengan menutupnya memakai aplikasi gambar yang menyisakan data aslinya.

Menyiapkan pemindaian yang terbaca

Kartu NPWP berukuran kecil dan biasanya berwarna terang, sehingga dua masalah sering muncul: pantulan cahaya dan bayangan tangan. Keduanya membuat tulisan sulit dibaca.

Ambil foto dengan pencahayaan yang merata, bukan lampu yang menyorot dari satu arah. Letakkan kartu di atas latar polos yang warnanya kontras dengan kartu. Pegang ponsel sejajar dengan kartu, jangan miring, dan pastikan keempat sudutnya terlihat. Setelah difoto, perbesar hasilnya dan periksa nomor serta nama. Kalau ada bagian yang tidak terbaca, ulangi pemotretan daripada memaksakan hasil yang buram.

Kalau Anda memakai mesin pemindai, letakkan kartu di tengah kaca dan tutup rapat. Mesin pemindai biasanya memberi hasil yang lebih rata, tetapi kadang menambahkan garis tipis di tepi. Garis itu tidak masalah selama tidak menutupi tulisan.

Simpan hasilnya sebagai JPG atau PNG. Kedua format itu diterima JPG ke PDF, bersama WebP. Hindari menyimpan hasil pindai sebagai tangkapan layar, karena tangkapan layar sering menurunkan ketajaman dan menyertakan elemen antarmuka yang tidak perlu.

Menyusun hasil scan menjadi PDF

Setelah gambar terkumpul, susun urutannya sebelum diunggah. Kalau hanya ada sisi depan dan belakang, urutannya sederhana. Kalau NPWP akan disatukan dengan berkas lain, pisahkan dulu berkas mana yang berdiri sendiri dan mana yang harus menyatu.

Langkahnya:

  1. Buka JPG ke PDF.
  2. Unggah gambar sesuai urutan yang diinginkan. Maksimal 20 berkas dalam satu proses.
  3. Periksa daftar unggahan dari atas ke bawah. Urutan daftar adalah urutan halaman.
  4. Jalankan prosesnya, lalu unduh PDF-nya.
  5. Buka hasilnya dan periksa halaman pertama dan terakhir.

Tool ini menempatkan setiap gambar secara proporsional di tengah halaman A4, jadi kartu yang kecil tidak dipaksa memenuhi halaman. Orientasi yang berbeda tetap utuh, dan latar transparan diisi putih.

Kalau NPWP Anda berupa dokumen elektronik yang sudah PDF dan hanya perlu disatukan dengan KTP atau KK, lewati langkah ini dan langsung gunakan Gabung PDF. Mengubah PDF menjadi gambar lalu menyusunnya ulang sebagai PDF baru hanya membuang struktur aslinya.

Menggabungkan NPWP dengan dokumen lain

Berkas administrasi sering diminta dalam satu paket. Gabung PDF menyatukan beberapa PDF dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau, dan penanda buku setiap berkas tetap dipertahankan. Maksimal 20 berkas dalam satu penggabungan.

Urutan yang lazim adalah dokumen identitas lebih dulu, lalu dokumen pendukung. Tetapi urutan yang mengikat adalah urutan yang disebut instansi. Kalau pengumumannya menetapkan urutan lain, ikuti pengumuman itu. Cara menyusun halaman di dalam satu berkas dibahas di Atur Urutan Halaman.

Mengatur ukuran berkas

Hasil pindai berwarna pada resolusi tinggi bisa membengkakkan ukuran berkas. Kalau portal unggahan menolak berkas Anda, kecilkan lewat Kompres PDF. Gambar yang resolusinya jauh di atas kebutuhan tampilan akan diperkecil, sementara bagian teks tetap utuh. Ukuran sebelum dan sesudah proses ditampilkan berdampingan, jadi Anda bisa menilai hasilnya sebelum mengunduh.

Batas paket di layanan ini berlaku sama untuk semua tool, dan rinciannya ada di halaman harga. Sebelum mengunggah, pastikan ukuran berkas dan jumlah berkas Anda masih di dalam batas paket yang Anda pakai, karena berkas yang melewati batas tidak akan diproses.

Metadata dan privasi

Berkas yang dibuat dari ponsel atau mesin pemindai membawa metadata: nama perangkat, nama pembuat, dan kadang koordinat lokasi. Informasi itu tidak perlu diketahui penerima, dan membersihkannya tidak mengubah isi halaman. Caranya ada di panduan metadata PDF.

Kalau NPWP akan dikirim lewat surel atau aplikasi pesan, pertimbangkan menguncinya dengan kata sandi lewat Proteksi PDF. Sandi yang dikirim harus melewati saluran yang berbeda dari berkasnya, dan sandinya perlu dicatat karena tidak ada cara membuka dokumen terkunci tanpa sandi yang benar.

Satu hal yang perlu diingat: OCR belum tersedia. Berkas pindai disimpan sebagai gambar, sehingga isinya hanya bisa dibaca secara visual dan tidak bisa dicari atau disalin sebagai teks.

Memeriksa sebelum dikirim

Periksa empat hal. Kelengkapan: sisi yang diminta sudah ada. Keterbacaan: nomor, nama, dan alamat terbaca jelas saat diperbesar. Urutan: susunannya sesuai permintaan. Ukuran: berkasnya di bawah batas unggahan.

Beri nama berkas yang menyebut isinya, misalnya npwp-nama-anda.pdf. Hindari nama seperti scan.pdf atau dokumen-baru.pdf. Kalau instansi menetapkan pola penamaan tertentu, ikuti pola itu.

Kapan cara ini tidak dipakai

Kalau instansi meminta salinan resmi, legalisir, atau bentuk dokumen tertentu, cara ini tidak cukup. Hubungi kantor pelayanan pajak atau kanal resmi instansi yang bersangkutan, dan ikuti prosedurnya. Untuk keperluan yang memerlukan tanda tangan basah, cetak dokumennya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya.

Kalau NPWP Anda tidak boleh keluar dari jaringan kantor, selesaikan seluruh prosesnya dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas yang diproses lewat layanan daring sempat berpindah keluar dari perangkat Anda, meski tidak ada salinan yang tertinggal di server. Keterangan lengkap soal alur berkas ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah NPWP perlu dipindai dua sisi? Tergantung yang diminta. Baca pengumuman atau permintaan instansinya lebih dulu. Kalau tidak disebutkan, tanyakan, karena memindai sisi tambahan menambah halaman yang tidak diperlukan.

Bisakah NPWP elektronik langsung digabung tanpa dipindai? Bisa, selama berkasnya sudah PDF. Gunakan Gabung PDF dan lewati proses pemindaian.

Kenapa hasil pindai NPWP saya terlihat pudar? Penyebabnya biasanya pencahayaan yang tidak merata atau pantulan lampu. Ulangi pemotretan dengan cahaya yang lembut dan arah yang tidak menyorot langsung ke permukaan kartu.

Apakah nomor NPWP bisa disensor di PDF? Bisa, tetapi hanya dengan cara yang benar-benar menghapus datanya. Sensor PDF membuang isinya, sedangkan kotak penutup biasa hanya menyembunyikan tampilan. Pastikan dulu bahwa instansi Anda mengizinkan bagian itu disensor.

Apakah hasil PDF bisa dipakai untuk semua instansi? Prinsipnya ya untuk salinan digital, tetapi ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah. Yang mengikat adalah permintaan resmi instansi yang Anda tuju.

Setelah NPWP jadi PDF

Setelah berkasnya siap, simpan salinan sumber dan salinan finalnya. Kalau Anda sedang menyiapkan paket berkas lengkap, mulai dari Dokumen Pribadi, lalu lanjutkan ke berkas lain yang diminta. Susunan seluruh panduan dokumen ada di Panduan Dokumen.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Ketentuan perpajakan bisa berubah, jadi rujuk halaman di bawah untuk aturan yang berlaku.