Scan transkrip nilai dikerjakan dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah gambar tiap halaman transkrip, lalu mengunduh hasilnya. Setiap gambar menjadi satu halaman A4 dan urutan halaman mengikuti urutan unggahan. Yang membedakan transkrip dari dokumen identitas lain adalah jumlah halamannya: transkrip bisa terdiri dari beberapa lembar, dan setiap lembar penuh dengan tabel berisi kode mata kuliah, nilai, dan satuan kredit. Karena itu, menjaga urutan halaman menjadi pekerjaan yang sama pentingnya dengan keterbacaan.
Transkrip nilai memuat daftar mata kuliah yang ditempuh, nilai tiap mata kuliah, dan indeks prestasi. Angka-angka di dalamnya perlu terbaca persis, karena satu digit yang kabur bisa mengubah arti. Halaman terakhir biasanya memuat rekap nilai, tanda tangan, dan cap, sehingga halaman itu tidak boleh hilang.
Ketentuan instansi menentukan bentuk berkas yang diminta. Ada yang menerima hasil pindai, ada yang meminta salinan legalisasi, dan ada yang meminta transkrip digabung dengan ijazah. Ketentuan itu berbeda tiap instansi dan bisa berubah, jadi baca pengumuman resminya sebelum mulai. Kalau yang Anda siapkan adalah ijazahnya, caranya dibahas di Scan Ijazah jadi PDF.
Menyiapkan transkrip sebelum dipindai
Sebelum memindai, urutkan lembaran transkrip di meja sesuai urutan halamannya. Periksa apakah ada nomor halaman tercetak di setiap lembar. Kalau ada, urutan itu menjadi acuan. Kalau tidak ada, urutkan berdasarkan isinya, misalnya dari semester awal ke semester akhir.
Periksa juga kondisi kertasnya. Transkrip yang sudah lama disimpan bisa menggulung atau terlipat. Ratakan dengan hati-hati sebelum diletakkan di kaca pemindai. Kertas yang menggulung membuat sebagian area tidak menempel di kaca, dan hasilnya bisa tampak gelap atau buram di bagian itu.
Kalau transkrip dikeluarkan dari map atau pelindung plastik, bersihkan kacanya dari debu. Debu sekecil apa pun bisa tampak sebagai titik hitam di hasil pindai dan menyulitkan pembacaan angka.
Langkah scan transkrip nilai
- Urutkan semua lembar transkrip sesuai urutan halamannya.
- Bersihkan kaca pemindai atau permukaan kerja dari debu dan sidik jari.
- Pindai lembar pertama, lalu periksa hasilnya sebelum melanjutkan ke lembar berikutnya. Kalau pengaturannya sudah tepat, pakai pengaturan yang sama untuk semua lembar.
- Lakukan hal yang sama untuk setiap lembar, dengan urutan yang sama seperti tumpukan aslinya.
- Periksa setiap hasil dengan memperbesar baris nilai dan kode mata kuliah. Angka adalah bagian yang paling penting untuk diperiksa.
- Kalau ada lembar yang tidak terbaca, pindai ulang lembar itu saja dengan pengaturan yang lebih tinggi.
- Buka JPG ke PDF, lalu unggah semua gambar dalam urutan halaman.
- Periksa daftar unggahan dari atas ke bawah, jalankan prosesnya, lalu buka PDF hasilnya dan periksa urutannya.
Tool ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 berkas. Kalau transkrip Anda lebih dari 20 halaman, bagi menjadi beberapa proses lalu gabungkan hasilnya. Orientasi gambar yang berbeda tetap utuh tanpa dipotong, dan latar transparan diisi putih.
Menjaga urutan halaman
Kesalahan urutan adalah masalah yang paling sering terjadi pada dokumen banyak halaman. Pada transkrip, halaman yang tertukar membuat pembaca harus menyusun ulang sendiri, dan itu bisa membuat berkas dianggap tidak rapi.
Cara paling aman adalah memberi nama berkas dengan awalan angka yang panjangnya sama, misalnya transkrip-01.jpg, transkrip-02.jpg, dan seterusnya. Nama seperti itu membuat urutan berkas di folder sesuai urutan halaman, sehingga daftar unggahan lebih mudah diperiksa. Hindari nama bawaan aplikasi pemindai yang angkanya tidak konsisten panjangnya.
Periksa daftar unggahan sebelum menjalankan proses. Di tahap itu, urutan masih bisa digeser. Setelah PDF jadi, memperbaiki urutan memerlukan langkah tambahan. Kalau berkasnya sudah terlanjur jadi dan urutannya salah, Atur Urutan Halaman bisa menyusun ulang halaman di dalam satu berkas.
Kalau jumlah halaman transkrip sangat banyak dan akan diperiksa orang lain, pertimbangkan menambahkan nomor halaman. Nomor awal bisa diatur, dan posisinya digeser di pratinjau. Nomor halaman memudahkan pemeriksa menyebut halaman tertentu kalau ada yang perlu ditanyakan.
Kesalahan yang sering terjadi
Ada halaman yang hilang. Penyebabnya lembar terlewat saat diunggah, atau gambar gagal diproses. Bandingkan jumlah halaman PDF dengan jumlah lembar asli sebelum dikirim.
Angka nilai tidak terbaca. Penyebabnya resolusi terlalu rendah atau kertas tidak menempel rata di kaca. Pindai ulang lembar itu dengan pengaturan yang lebih tinggi, dan pastikan kertasnya rata.
Halaman tertukar. Periksa daftar unggahan sebelum diproses, dan pakai nama berkas berawalan angka yang seragam.
Hasilnya terlalu besar. Pindaian berwarna pada resolusi tinggi untuk banyak halaman menghasilkan berkas besar. Kecilkan lewat Kompres PDF. Batas layanan ini adalah 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar, sementara portal sering memasang batas yang lebih ketat. Rinciannya ada di halaman harga.
Data pribadi dan keamanan berkas
Transkrip memuat nama, nomor induk mahasiswa, dan riwayat nilai. Sebelum dikirim, bersihkan metadata PDF lewat panduan metadata PDF supaya informasi perangkat dan lokasi tidak ikut terbawa. Kalau ada bagian yang tidak perlu terlihat, pakai Sensor PDF yang menghapus isinya secara permanen. Kotak penutup dari Tutup Area PDF hanya menyembunyikan tampilan, sedangkan isinya masih ada di dalam berkas.
Transkrip yang dikirim ke pihak lain sebaiknya dikunci kalau memuat riwayat nilai lengkap. Proteksi PDF bisa memberi kata sandi sekaligus mengatur izin cetak, salin, dan ubah. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda, dan catat karena tidak bisa dipulihkan kalau lupa.
Kalau kampus atau tempat kerja melarang berkas keluar dari jaringan sendiri, kerjakan di perangkat sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
OCR belum tersedia, jadi transkrip hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta transkrip yang dilegalisasi atau diterbitkan ulang oleh kampus, PDF hasil pindai tidak menggantikannya. Urus lewat bagian akademik kampus.
Kalau kampus menyediakan transkrip digital resmi, pakai berkas itu daripada hasil pindai. Berkas digital biasanya sudah rapi, berukuran lebih kecil, dan teksnya bisa dicari.
Kalau transkrip perlu diterjemahkan untuk keperluan luar negeri, ikuti prosedur resmi yang berlaku. Memindai tidak menyelesaikan bagian penerjemahan dan pengesahan.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa jumlah halaman terhadap jumlah lembar asli. Periksa urutannya dari halaman pertama sampai terakhir. Periksa keterbacaan angka nilai dan kode mata kuliah. Periksa keberadaan halaman rekap, tanda tangan, dan cap. Periksa ukuran berkas terhadap batas unggahan.
Beri nama berkas yang menyebut isinya, misalnya transkrip-nama-pemilik.pdf. Simpan berkas asli dan hasil akhirnya, supaya kalau ada yang perlu diperbaiki Anda tidak perlu memindai ulang.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa halaman transkrip yang bisa diproses sekaligus? Sampai 20 berkas dalam satu proses. Kalau lebih, bagi menjadi beberapa proses lalu gabungkan hasilnya.
Apakah transkrip harus dipindai dalam warna? Tergantung ketentuan instansi. Warna membantu kalau ada cap dan tanda tangan berwarna, sedangkan hitam putih menghasilkan berkas lebih kecil dan sering lebih jelas untuk tabel angka.
Bisakah transkrip digabung dengan ijazah dalam satu PDF? Bisa. Unggah keduanya dalam satu proses dengan urutan sesuai permintaan instansi, atau gabungkan PDF yang sudah jadi lewat Gabung PDF.
Apakah hasil scan transkrip bisa dicari teksnya? Belum bisa. OCR belum tersedia, jadi isinya gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Bagaimana kalau ada satu halaman yang buram? Pindai ulang halaman itu saja, lalu buat ulang PDF-nya dari berkas yang sudah diperbaiki. Mengganti satu halaman di dalam PDF jauh lebih sulit daripada memindai ulang lembar itu.
Setelah transkrip menjadi PDF
Buka JPG ke PDF, unggah semua halaman sesuai urutan, periksa daftar unggahan, lalu unduh hasilnya. Kalau perlu nomor halaman atau penyatuan dengan ijazah, lanjutkan lewat Nomor Halaman atau Gabung PDF. Peta seluruh pekerjaan berkas identitas ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.