Ukuran foto dokumen untuk unggahan selalu mengikuti ketentuan instansi yang menerimanya. Karena itu, langkah pertamanya bukan membuka alat kompresi, melainkan mencari halaman resmi instansi dan mencatat batas yang tertulis di sana. Setelah catatannya jelas, berkasnya disesuaikan lewat Kompres Foto. Artikel ini membahas cara membaca ketentuan itu, memilih ukuran yang tepat, dan memeriksa hasilnya sebelum menekan tombol unggah.
Satu hal perlu dipegang sejak awal: tidak ada angka yang bisa dipakai untuk semua portal. Artikel ini sengaja tidak menyebut angka ukuran, karena angka dari sumber yang salah justru membuat berkas Anda ditolak. Ketentuan yang berlaku adalah yang tertulis di pengumuman atau halaman bantuan instansi, dan isinya bisa berubah kapan saja.
Dari mana batas unggahan berasal
Setiap portal dibangun mengikuti kebutuhan sistem instansinya. Ada portal yang membatasi berat berkas, ada yang membatasi lebar dan tinggi gambar, ada yang memeriksa jenis berkas lebih dulu, dan ada yang membatasi jumlah berkas dalam satu kiriman. Batas-batas itu tidak mengikuti patokan umum, melainkan kemampuan sistem yang mereka pakai.
Akibatnya, foto yang lolos di satu layanan bisa ditolak di layanan lain dengan alasan yang berbeda. Menyalin angka dari unggahan lama di media sosial juga berisiko, karena sistem bisa diperbarui tanpa pengumuman yang Anda baca. Yang perlu dicari adalah kalimat syarat di halaman resmi instansi.
Empat jenis batas yang perlu dicatat
Ketentuan unggahan biasanya memuat satu atau beberapa hal berikut. Mengenali jenisnya membuat Anda tahu bagian mana dari berkas yang harus diubah.
Batas berat berkas. Ini penyebab penolakan yang paling sering. Satuannya bisa KB atau MB, dan biasanya berlaku untuk setiap berkas, bukan untuk total kiriman. Foto dari kamera ponsel sering melewatinya karena resolusinya tinggi.
Batas jumlah dan total. Sebagian portal membatasi berapa berkas yang boleh dikirim sekaligus. Sebagian lagi membatasi jumlah berat seluruh berkas dalam satu kiriman. Dua hal ini berbeda, dan bisa muncul bersamaan.
Batas dimensi atau rasio. Syaratnya bisa ditulis dalam piksel, atau dalam perbandingan lebar dan tinggi. Foto yang terlalu kecil bisa diminta diulang, sedangkan foto yang rasionya tidak sesuai bisa dipotong sendiri oleh sistem.
Batas format. JPG, PNG, dan PDF adalah tiga jenis yang paling sering diminta. Jenis yang disebut harus diikuti apa adanya, karena portal biasanya memeriksa jenis berkas sebelum membaca isinya.
Cara membaca ketentuan instansi
Buka halaman resmi instansi, lalu cari bagian yang membahas unggahan dokumen atau bantuan pengguna. Salin syaratnya ke satu lembar catatan, satu baris per syarat, supaya tidak ada yang terlewat. Jangan mengandalkan ingatan, karena syarat berat mudah tertukar dengan syarat dimensi.
Kalau ada syarat yang belum terang, ajukan pertanyaan ke kanal bantuan resmi instansi. Jawaban dari forum atau grup percakapan tidak bisa dijadikan pegangan, karena belum tentu berasal dari versi sistem yang sedang Anda pakai. Tuliskan tanggal pembacaan di catatan Anda, supaya jelas kapan ketentuan itu terakhir diperiksa.
Bedakan pula antara foto dokumen dan pas foto. Foto dokumen adalah gambar kartu atau lembaran yang datanya perlu dibaca. Pas foto adalah gambar orang dengan ketentuan latar dan potongan tersendiri. Keduanya sering muncul di halaman yang sama, tetapi syaratnya tidak sama.
Menyiapkan foto dokumen yang layak diunggah
Sebelum ukurannya diatur, pastikan fotonya memang layak dipakai. Letakkan dokumen di permukaan rata berwarna polos, ambil dari atas dengan sudut tegak lurus, dan gunakan cahaya yang merata. Hindari lampu kilat dan bayangan tangan, karena keduanya membuat bagian tertentu sulit dibaca.
Pastikan seluruh tepi dokumen masuk ke dalam bingkai. Dokumen yang terpotong di sisi kiri atau kanan sering dianggap tidak lengkap, sekalipun berat berkasnya sudah benar. Setelah difoto, perbesar bagian tulisan terkecil dan periksa apakah angkanya masih terbaca tanpa menebak.
Kalau hasilnya buram atau gelap, ulangi pengambilan foto. Kompres Foto memperkecil dan menyesuaikan berkas, tetapi tidak memperbaiki pencahayaan atau ketajaman. Untuk dokumen berhalaman banyak, memindai dengan mesin pemindai memberi hasil yang lebih konsisten daripada memotret satu per satu.
Menyesuaikan ukuran berkas
- Catat dulu syarat instansi, lalu siapkan berkas asli dalam format JPG, PNG, atau WebP.
- Buka Kompres Foto, lalu pilih tool yang cocok dengan format berkas Anda.
- Unggah berkasnya. Pratinjau akan muncul setelah berkas terbaca.
- Pilih ukuran akhir yang paling dekat dengan catatan syarat Anda.
- Amati pratinjau, khususnya bagian bertulisan paling kecil.
- Unduh hasilnya, lalu ukur kembali berkasnya terhadap catatan syarat.
- Kalau masih belum pas, mulai lagi dari berkas asli dengan pilihan lain.
Memulai ulang dari berkas asli lebih baik daripada mengompres hasil yang sudah jadi. Setiap pemrosesan menurunkan mutu, dan penurunan itu menumpuk. Simpan berkas asli selama proses berlangsung, karena berkas itu yang Anda pakai kalau ada pilihan yang perlu diubah.
Memeriksa hasil sebelum diunggah
Ada empat hal yang perlu dilihat pada berkas hasil. Pertama, apakah semua data di dokumen masih terbaca. Kedua, apakah ada tepi dokumen yang terpotong. Ketiga, apakah berat berkasnya sudah di bawah batas yang disebut ketentuan. Keempat, apakah jenis berkasnya sesuai yang diminta. Periksa juga nama berkasnya, karena nama yang menyebut isi lebih mudah ditemukan kembali nanti.
Untuk foto yang dihasilkan tool ini, metadata kamera dan koordinat lokasi tidak ikut terbawa karena berkasnya ditulis ulang dari pikselnya. Kalau yang Anda kirim adalah PDF, metadata di dalamnya perlu dibersihkan lebih dulu lewat panduan metadata PDF.
Kalau portal menolak unggahan
Baca pesan galatnya lebih dulu. Pesan itu biasanya menyebut hal yang kurang, misalnya berat berkas, format, atau dimensi. Jangan mengulang unggahan berkali-kali dengan berkas yang sama. Kalau masalahnya berat, kecilkan lagi dari berkas asli. Kalau masalahnya format, ubah berkas ke format yang diminta, dan kalau yang diminta PDF, susun dulu lewat JPG ke PDF. Kalau masalahnya dimensi, sesuaikan ukuran akhirnya, bukan hanya berat berkasnya.
Kalau instansi meminta dokumen dikirim sebagai PDF, jangan mengirim foto. Susun foto itu menjadi PDF, lalu kecilkan PDF-nya lewat Kompres PDF kalau masih melewati batas.
Privasi dan jalur pengiriman
Foto dokumen memuat data pribadi. Unggah hanya lewat kanal resmi yang disebutkan instansi, dan jangan mengirimkannya ke layanan yang tidak Anda kenal. Kalau berkasnya berisi identitas lengkap dan harus melewati saluran umum, pertimbangkan menguncinya lewat Proteksi PDF, lalu kirim sandinya lewat saluran yang berbeda.
Satu catatan tentang cara kerja layanan ini: berkas diproses di server, dan hasilnya dikembalikan ke peramban Anda tanpa disimpan permanen. Meski begitu, berkas tetap berpindah keluar dari perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta foto diambil langsung di dalam aplikasinya, tidak ada berkas yang perlu disiapkan. Kamera aplikasi yang menyesuaikan ukuran dan formatnya. Kalau instansi menyediakan alat unggah khusus dengan pengaturan sendiri, pakai alat itu.
Kalau dokumennya tidak boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Dan kalau berkasnya akan dicetak, jangan menurunkannya sampai di bawah kebutuhan cetak.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ada ukuran foto dokumen yang berlaku untuk semua portal? Tidak ada. Setiap instansi menetapkan batasnya sendiri, dan batas itu bisa berubah. Yang berlaku adalah ketentuan di halaman resmi instansi yang Anda tuju.
Mengapa foto yang sama diterima di satu portal dan ditolak di portal lain? Karena batas dan sistem pemeriksaannya berbeda. Satu portal membatasi berat berkas, portal lain membatasi dimensi atau format. Sesuaikan berkas dengan ketentuan masing-masing, jangan dengan patokan umum.
Apakah menurunkan dimensi selalu membuat berkas lebih kecil? Umumnya ya, karena jumlah pikselnya berkurang. Tetapi besar penurunannya bergantung pada isi dan format gambar. Pada PNG, mutu tidak bisa diturunkan, jadi dimensi adalah cara utama untuk memangkas ukurannya.
Apakah foto dokumen harus berwarna? Itu ketentuan instansinya. Kalau ketentuan tidak menyebut warna, foto berwarna biasanya lebih aman karena tidak menghilangkan informasi. Kalau ketentuan menyebut hitam putih atau abu-abu, ikuti ketentuan itu.
Bisakah satu berkas dipakai untuk beberapa unggahan? Bisa, kalau ketentuan di kedua tempat itu kebetulan sama. Karena ketentuan bisa berbeda, simpan berkas aslinya supaya Anda bisa menyiapkan ulang tanpa memotret dari awal.
Setelah ukuran foto sesuai
Buka Kompres Foto, unggah berkasnya, pilih ukuran akhir, lalu periksa hasilnya terhadap ketentuan resmi instansi. Kalau berkasnya perlu digabung dengan dokumen lain, lanjutkan ke cara menggabungkan scan dokumen jadi satu PDF. Peta seluruh pekerjaan berkas identitas ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.