Cara mengurutkan scan dokumen dikerjakan lewat Atur Urutan Halaman: unggah berkas PDF-nya, tulis nomor halaman sesuai susunan yang benar, jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya. Halaman yang tidak masuk daftar tidak ikut ke berkas hasil, jadi pastikan seluruh nomor yang diperlukan sudah tertulis. Pekerjaan ini berlaku untuk satu berkas PDF. Kalau scan Anda masih berupa kumpulan foto di galeri, susun dulu menjadi PDF lewat JPG ke PDF.
Untuk berkas pribadi, urutan yang salah hampir selalu ketahuan di saat terakhir, misalnya ketika berkas pendaftaran sedang disusun atau ketika arsip keluarga hendak dicetak. Memperbaikinya tidak perlu memindai ulang. Yang dibutuhkan hanya catatan urutan yang benar dan satu kali penyusunan ulang.
Kenapa dokumen pribadi paling sering kacau
Berkas pribadi punya bentuk yang tidak seragam. KTP mendatar, KK tegak, akta kelahiran sering berupa lembaran lama yang ukurannya berbeda, dan ijazah lebih besar dari kertas biasa. Perbedaan bentuk itu membuat pemindaian biasanya dikerjakan satu per satu, dan justru di situ urutan mudah meleset.
Pola berikut yang paling sering terjadi. Aplikasi pemindai di ponsel menyimpan setiap pengambilan sebagai gambar terpisah, dan galeri mengurutkannya menurut waktu. Kalau Anda memindai sisi belakang KTP lebih dulu, atau menyisipkan satu lembar di tengah proses, urutan di galeri tidak lagi sama dengan urutan baca. Pada mesin pemindai, lembar yang terselip di pengumpan keluar belakangan sehingga posisinya bergeser. Dan ketika dua sesi pemindaian disatukan, bagian kedua bisa berada di depan atau tercampur di tengah.
Akibatnya, berkas hasil pindai sering sudah berisi halaman yang lengkap, hanya urutannya yang tidak sesuai. Bagian inilah yang diperbaiki oleh penyusunan ulang, bukan isi atau mutu pindaiannya.
Menentukan urutan yang benar
Menyusun ulang tanpa catatan hanya memindahkan kekacauan. Untuk berkas pribadi, urutan yang benar ditentukan dari empat petunjuk berikut.
Kelompokkan menurut jenis dokumen lebih dulu. Susunan yang lazim untuk paket berkas pribadi adalah dokumen identitas di depan, lalu dokumen pendukung seperti ijazah atau transkrip, lalu surat pernyataan dan lampiran. Kalau instansi menyebut urutan sendiri, urutan instansi yang dipakai.
Baca penanda di dalam dokumen. Halaman pertama sebuah surat biasanya memuat nomor, tanggal, dan nama pemilik. Lampiran mengikuti surat induknya, dan halaman tanda tangan biasanya berada di akhir. Petunjuk seperti ini lebih dapat dipercaya daripada urutan berkas di komputer.
Pakai nomor cetak kalau ada. Pada dokumen yang halamannya bernomor, susunan yang benar mengikuti angka yang tercetak. Pembaca memegang angka itu, bukan nomor halaman di berkas PDF.
Perhatikan isi yang berpasangan. Kalimat yang terputus di tengah, tabel yang berlanjut, dan gambar dengan keterangan terpisah menandai halaman yang harus berdampingan. Catat pasangannya sebelum menyusun.
Setelah semua petunjuk terbaca, tulis urutan barunya di kertas atau di catatan ponsel, misalnya 3, 1, 2, 4, 5, 7, 6. Catatan ini membuat proses penyusunan berjalan sekali jadi.
Menyiapkan berkas sebelum disusun
Periksa hal-hal yang tidak bisa diperbaiki oleh tool ini. Halaman yang miring atau terbalik ditegakkan lebih dulu. Halaman kosong sebaiknya dibuang supaya tidak membingungkan saat penyusunan. Berkas yang ukurannya melewati batas paket dikecilkan lebih dulu lewat Kompres PDF.
Kalau berkasnya masih terkunci kata sandi, buka kuncinya lebih dulu. Berkas terenkripsi tidak bisa dibaca tool lain sebelum kuncinya dibuka, dan sandinya harus diketahui.
Satu lagi yang perlu diperiksa: apakah seluruh halaman sudah masuk. Dokumen seperti KK dan akta sering terdiri dari beberapa lembar, dan lembar terakhir paling sering tertinggal di mesin pemindai. Menghitung halaman sebelum menyusun lebih cepat daripada menemukan kekurangannya setelah berkas dikirim.
Langkah mengurutkan scan dokumen
- Buka berkas hasil pindai di pembaca PDF, lalu catat urutan halaman yang benar dari awal ke akhir.
- Buka Atur Urutan Halaman di peramban.
- Unggah berkasnya, lalu tunggu sampai seluruh pratinjau muncul.
- Tulis urutan baru sesuai catatan Anda. Halaman yang tidak disebut tidak ikut ke hasil.
- Periksa pratinjau sekali lagi sebelum menjalankan proses.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa halaman di sekitar tempat yang tadinya salah urutan.
Langkah pertama yang paling menentukan. Menyiapkan catatan sebelum membuka tool membuat langkah keempat bisa dikerjakan dengan menulis nomor, tanpa perlu membandingkan isi halaman satu per satu di layar.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Jumlah halaman hasil harus sama dengan jumlah halaman berkas asli, kecuali halaman yang memang sengaja dibuang. Urutannya harus mengikuti catatan Anda. Tidak boleh ada paragraf yang terputus di tengah pergantian halaman. Dan tidak boleh ada halaman berisi yang hilang karena nomornya tidak ikut ditulis.
Untuk dokumen yang akan dicetak, periksa juga posisi halaman ganjil dan genapnya. Menyusun ulang halaman mengubah pasangan cetak dua sisi, jadi lakukan pemeriksaan ini sebelum mencetak, bukan setelah kertas terpakai. Untuk paket berkas yang akan diserahkan, periksa juga bahwa urutan yang Anda susun sama dengan urutan yang disebut di pengumuman instansi.
Masalah yang sering terjadi
Halaman berisi hilang. Penyebabnya satu: nomor halaman yang dibutuhkan tidak ikut ditulis. Bandingkan jumlah halaman hasil dengan jumlah halaman asli sebelum berkas dikirim.
Urutan yang ditulis tidak sesuai harapan. Periksa pemisah yang dipakai. Sebagian orang menulis rentang dengan tanda hubung, padahal tool membacanya sebagai daftar. Tulis satu per satu kalau rentangnya tidak yakin.
Pratinjau lambat muncul. Ini normal untuk hasil pindai berukuran besar. Tunggu sampai seluruh pratinjau selesai sebelum mulai menyusun, karena menyusun di tengah proses render membuat urutannya kacau lagi.
Hasilnya tidak bisa dibuka. Biasanya berkas aslinya rusak sebagian. Perbaiki dulu berkas sumbernya dengan aplikasi yang mendukung perbaikan PDF, lalu ulangi penyusunannya.
Kapan urutan tidak perlu diperbaiki
Kalau instansi meminta urutan asli dari sumbernya, jangan menyusun ulang. Kalau berkasnya hanya satu halaman, tidak ada urutan yang bisa salah. Dan kalau kumpulan itu memang dibaca acak, misalnya kumpulan nota atau bukti pembayaran, biarkan sebagaimana adanya dan cukup pastikan halamannya lengkap.
Untuk dokumen yang memang dibaca berurutan, misalnya berkas pendaftaran atau arsip keluarga, urutan yang rapi menghemat waktu pemeriksa. Berkas yang mudah diperiksa lebih jarang tersangkut di tahap administrasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Bagaimana memastikan tidak ada halaman yang hilang saat menyusun ulang? Hitung jumlah halaman berkas asli sebelum disusun, lalu bandingkan dengan jumlah halaman hasil. Selisihnya menunjukkan ada halaman yang tidak disebut dalam urutan baru.
Apakah urutan bisa disusun sebelum berkas digabung? Bisa, dan itu urutan yang disarankan. Rapikan setiap berkas lebih dulu, baru gabungkan berkas-berkasnya.
Apa bedanya Atur Urutan Halaman dan Gabung PDF? Atur Urutan Halaman menyusun ulang halaman di dalam satu berkas. Gabung PDF menyatukan beberapa berkas menjadi satu. Keduanya dipakai bersama, tetapi untuk pekerjaan yang berbeda.
Kalau urutan barunya salah, apakah harus memindai ulang? Tidak. Berkas asli tetap utuh di perangkat Anda, jadi cukup ulangi penyusunan dari berkas yang sama.
Apakah nomor halaman yang tercetak ikut berubah? Tidak. Nomor cetak adalah bagian dari gambar halaman. Tool ini mengubah posisi halaman, bukan isinya.
Bagaimana kalau saya ragu dengan urutan yang benar? Kerjakan dulu di salinan, lalu bandingkan hasilnya dengan daftar resmi instansi atau dengan berkas aslinya. Berkas asli tetap tersimpan, jadi percobaan pertama yang keliru tidak merusak apa pun.
Setelah urutan scan dokumen rapi
Simpan berkas asli dan hasil penyusunannya. Kalau berkasnya perlu disatukan dengan dokumen lain, lanjutkan ke cara menggabungkan scan dokumen jadi satu PDF. Peta seluruh pekerjaan berkas identitas ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.