Scan paspor dikerjakan dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah gambar halaman paspor, lalu mengunduh hasilnya. Setiap gambar menjadi satu halaman A4 dengan margin 20 mm, dan urutan halaman mengikuti urutan unggahan. Yang membedakan paspor dari dokumen identitas lain adalah bentuknya: paspor berupa buku kecil dengan halaman data di bagian awal dan halaman cap di bagian belakang, sehingga cara memindainya mengikuti struktur buku itu.
Artikel ini membahas teknik memindai buku paspor, termasuk halaman data dan halaman cap. Untuk menyiapkan PDF-nya sesuai syarat pengajuan visa, rekening, atau perjalanan, baca Scan Paspor PDF.
Halaman data paspor memuat foto pemegang, nama lengkap, nomor paspor, tanggal lahir, tempat dan tanggal penerbitan, serta masa berlaku. Halaman itu yang paling sering diminta dalam bentuk salinan. Halaman cap memuat stempel imigrasi dari perjalanan yang pernah dilakukan, dan sebagian instansi meminta halaman itu ikut disalin, terutama untuk keperluan visa atau pengajuan ke luar negeri.
Ketentuan instansi menentukan halaman mana yang perlu disalin. Ada yang hanya meminta halaman data, ada yang meminta halaman data bersama halaman cap, dan ada yang meminta seluruh halaman paspor. Ketentuan itu berbeda tiap instansi dan bisa berubah, jadi baca pengumuman resminya sebelum mulai.
Memindai halaman data paspor
Halaman data paspor adalah halaman yang paling penting dan paling sering diminta. Halaman ini biasanya berlapis dan memuat elemen yang tidak boleh rusak, seperti foto dan zona yang bisa dibaca mesin di bagian bawah. Karena berlapis, pantulan cahaya menjadi masalah utama saat memotret dengan ponsel.
Mesin pemindai datar memberi hasil paling aman untuk halaman data. Buka paspor sampai halaman data terbuka lebar, letakkan di kaca, lalu tutup penutupnya. Halaman paspor yang tebal dan berjahit kadang tidak menempel rata di kaca, sehingga bagian tengah dekat jilid bisa tampak gelap. Kalau itu terjadi, tekan perlahan bagian tepi buku tanpa memaksa jilidnya rata.
Kalau memakai ponsel, letakkan paspor terbuka di permukaan rata. Ambil foto dari atas dengan sudut tegak lurus, dan gunakan cahaya dari samping. Hindari lampu kilat karena pantulannya bisa menutupi bagian nomor paspor atau foto.
Memindai halaman cap
Halaman cap memuat stempel dari berbagai negara dengan warna dan bentuk yang berbeda-beda. Sebagian cap pudar, sebagian tumpang tindih dengan cap lain. Bagian ini yang paling sulit dipindai karena tintanya sudah lama dan kertasnya tipis.
Halaman cap tidak perlu difoto satu per satu kalau instansi meminta riwayat perjalanan secara keseluruhan. Pindai satu bidikan per halaman, dengan pengaturan yang cukup untuk membaca tanggal di setiap cap. Kalau instansi hanya meminta cap terbaru atau cap tertentu, pindai halaman yang memuat cap itu saja. Menyalin seluruh halaman paspor hanya karena ingin lengkap justru memperbesar berkas dan memperlambat pemeriksaan.
Langkah scan paspor
- Tentukan halaman mana yang diminta instansi: halaman data saja, halaman data dan cap, atau seluruh halaman.
- Buka paspor pada halaman yang akan dipindai. Ratakan halaman itu di kaca pemindai atau permukaan kerja.
- Pindai atau foto halaman tersebut dengan pencahayaan merata dan sudut tegak lurus.
- Periksa hasilnya dengan memperbesar bagian nomor paspor, foto, tanggal, dan setiap cap. Ulangi kalau ada yang tidak terbaca, lalu lanjutkan ke halaman berikutnya dengan pengaturan yang sama.
- Pangkas latar berlebih di sekitar halaman dengan penyunting gambar, tanpa memotong tepi halaman paspor.
- Buka JPG ke PDF, lalu unggah gambar sesuai urutan halaman.
- Cek daftar berkas yang diunggah, lanjutkan prosesnya, lalu buka PDF hasil dan telaah tiap halaman.
Satu kali proses menampung sampai 20 gambar berformat JPG, PNG, atau WebP. Halaman yang orientasinya berbeda tetap tampil utuh tanpa dipotong, dan latar transparan diisi putih.
Menjaga urutan dan kelengkapan
Urutan yang wajar untuk salinan paspor adalah halaman data lebih dulu, lalu halaman cap. Kalau instansi menyebut urutan tertentu, ikuti urutan itu. Urutan yang sesuai membuat pemeriksa tidak perlu membuka halaman satu per satu.
Periksa kelengkapan halaman sebelum dikirim. Halaman data yang terlewat atau halaman cap yang hilang membuat berkas dianggap tidak lengkap. Kalau jumlah gambar lebih dari 20, bagi menjadi beberapa proses lalu gabungkan hasilnya dengan Gabung PDF. Tool itu menyatukan beberapa PDF dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau, dan penanda bukunya dipertahankan.
Kalau berkasnya sudah jadi tetapi urutannya salah, Atur Urutan Halaman bisa menyusun ulang halaman di dalam satu berkas. Kalau salinan paspor akan sering dipakai, pertimbangkan menambahkan nomor halaman lewat Nomor Halaman supaya pemeriksa mudah menyebut halaman tertentu.
Kesalahan yang sering terjadi
Pantulan cahaya menutupi halaman data. Penyebabnya lampu kilat atau sumber cahaya tepat di atas paspor. Pindahkan sumber cahaya ke samping, atau pindai dengan mesin pemindai datar.
Bagian tengah dekat jilid tampak gelap. Halaman paspor yang tebal tidak menempel rata di kaca. Tekan perlahan bagian tepi buku, atau pindai dengan mesin yang penutupnya lembut.
Cap tidak terbaca. Cap yang pudar memerlukan pencahayaan dan pengaturan yang berbeda dari halaman data. Coba beberapa pengaturan, lalu pilih yang paling jelas. Jangan mengandalkan pemrosesan setelah gambar diambil, karena tool ini tidak menaikkan kontras.
Berkasnya membengkak melewati batas portal. Pindaian berwarna resolusi tinggi untuk banyak halaman menumpuk data dengan cepat. Kecilkan lewat Kompres PDF. Batas layanan ini adalah 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar, dan rinciannya ada di halaman harga.
Data pribadi dan keamanan berkas
Paspor memuat data pribadi yang sangat sensitif: nomor paspor, foto, tanggal lahir, dan riwayat perjalanan. Sebelum berkas dikirim, bersihkan metadata PDF lewat panduan metadata PDF supaya informasi perangkat dan lokasi tidak ikut terbawa. Kalau ada bagian yang tidak perlu terlihat, pakai Sensor PDF yang menghapus isinya secara permanen, bukan Tutup Area PDF yang hanya menutup tampilannya.
Untuk salinan paspor yang dikirim lewat saluran umum, Proteksi PDF bisa memberi kata sandi dan mengatur izin cetak, salin, dan ubah. Kirim kata sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya karena tidak bisa dipulihkan kalau lupa.
Kirim salinan paspor hanya ke pihak yang jelas dan lewat kanal resmi. Kalau ada pihak yang meminta salinan paspor tanpa keperluan yang jelas, tanyakan dulu tujuannya. Keterangan perlakuan berkas di layanan ini ada di kebijakan privasi.
OCR belum tersedia, jadi paspor hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta paspor asli untuk diperiksa langsung, salinan PDF tidak menggantikannya. Begitu juga kalau keasliannya perlu diverifikasi oleh instansi resmi. Bawa paspor aslinya ke kantor layanan.
Kalau berkasnya tidak boleh keluar dari jaringan kantor atau Anda tidak nyaman mengunggah data paspor ke layanan daring, kerjakan dengan aplikasi di perangkat sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa halaman yang diminta: hanya halaman data, atau termasuk halaman cap. Periksa urutannya: halaman data di depan, halaman cap setelahnya, kecuali instansi menentukan lain. Periksa keterbacaannya: nomor paspor, foto, tanggal, dan cap terbaca saat diperbesar. Periksa ukurannya: di bawah batas unggahan. Periksa formatnya: PDF, kecuali instansi meminta lain.
Beri nama berkas yang menyebut isinya, misalnya paspor-nama-pemilik.pdf, dan simpan salinannya di tempat yang aman.
Pertanyaan yang sering muncul
Halaman paspor mana yang perlu dipindai? Tergantung ketentuan instansi. Ada yang meminta halaman data saja, ada yang meminta halaman data bersama halaman cap. Baca pengumuman resminya, dan kalau tidak jelas, tanyakan lewat kanal resmi instansi.
Apakah paspor harus dipindai dalam warna? Tergantung ketentuan instansi. Warna membantu untuk halaman cap yang berwarna, sedangkan halaman data sering tetap terbaca dalam hitam putih. Ikuti ketentuan resminya.
Apakah nomor paspor di hasil pindai bisa dicari otomatis? Tidak. OCR belum tersedia, jadi nomor dan seluruh isi halaman tidak bisa dicari atau disalin sebagai teks.
Apakah hasil pindai paspor bisa dipakai berulang? Bisa, selama datanya masih berlaku. Simpan hasil pindai yang tajam dan berkas PDF-nya, lalu pakai ulang untuk keperluan lain tanpa memindai ulang.
Setelah paspor menjadi PDF
Buka JPG ke PDF, unggah halaman paspor sesuai urutan, periksa daftar unggahan, lalu unduh hasilnya. Bersihkan metadatanya dan kunci berkasnya kalau akan dikirim lewat saluran umum. Kalau Anda menyiapkan berkas untuk mengajukan paspor baru, dokumen pendukungnya dibahas di Dokumen Pribadi. Panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.