Scan KK jadi PDF dikerjakan dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah gambar Kartu Keluarga, lalu mengunduh hasilnya. Setiap gambar menjadi satu halaman A4 dengan margin 20 mm, dan urutan halaman mengikuti urutan unggahan. Karena Kartu Keluarga lebih panjang daripada KTP dan memuat banyak baris nama, bagian yang paling menentukan hasilnya adalah cara memindainya, bukan proses konversinya.
Kartu Keluarga berisi daftar anggota keluarga dengan nomor induk kependudukan, nama, jenis kelamin, tanggal lahir, status hubungan, pendidikan, pekerjaan, dan kolom lain. Jumlah barisnya bergantung pada jumlah anggota keluarga, sehingga satu lembar bisa memuat banyak data. Kalau dipindai dengan resolusi rendah atau difoto dari jarak jauh, tulisan di baris terbawah bisa menjadi bagian yang paling sulit dibaca.
Ketentuan instansi menentukan bentuk berkas yang diminta. Ada yang meminta satu PDF berisi seluruh halaman KK, ada yang meminta gambar per bagian, dan ada yang meminta KK digabung dengan KTP. Ketentuan itu berbeda tiap instansi dan bisa berubah, jadi baca pengumuman resminya lebih dulu. Kalau Anda juga perlu memindai KTP, caranya dibahas di Scan KTP jadi PDF.
Bentuk Kartu Keluarga menentukan cara memindainya
Kartu Keluarga umumnya dicetak pada kertas berukuran lebih besar daripada KTP dan berisi tabel dengan banyak kolom. Ukurannya yang lebar membuatnya tidak muat dipindai dalam satu bingkai foto ponsel tanpa kehilangan detail. Karena itu, memindai per bagian sering menjadi pilihan yang lebih aman daripada memaksakan satu bidikan penuh.
Ada dua pendekatan yang bisa dipakai. Pendekatan pertama, pindai seluruh lembar dalam satu kali dengan mesin pemindai rata, lalu pastikan tulisan terkecil masih terbaca saat diperbesar. Pendekatan kedua, pindai atau foto per bagian, misalnya bagian atas yang memuat kepala keluarga dan bagian bawah yang memuat anggota lainnya, lalu susun bagian-bagian itu menjadi satu PDF berurutan.
Pendekatan pertama lebih praktis dan menghasilkan satu halaman penuh. Pendekatan kedua memberi keterbacaan yang lebih baik, tetapi menghasilkan beberapa halaman yang harus disusun urutannya. Pilih salah satu sesuai alat yang tersedia dan ketentuan instansi.
Langkah scan KK jadi PDF
- Letakkan KK di permukaan rata. Kalau memakai mesin pemindai, tekan penutupnya supaya kertas tidak terangkat. Kalau memakai ponsel, pakai latar polos dan kontras.
- Tentukan pendekatan: satu bidikan penuh atau beberapa bidikan per bagian.
- Ambil gambar dengan pencahayaan merata dan sudut tegak lurus. Hindari lampu kilat yang memantul di kertas berlapis.
- Periksa hasilnya dengan memperbesar baris terbawah dan kolom terkecil. Kalau tidak terbaca, ambil ulang.
- Kalau memakai beberapa bidikan, pastikan ada bagian yang tumpang tindih sedikit antar gambar supaya tidak ada baris yang hilang di sambungan.
- Pangkas latar berlebih di sekitar KK dengan penyunting gambar bawaan ponsel.
- Buka JPG ke PDF, lalu unggah gambar sesuai urutan bagian, dari atas ke bawah.
- Periksa daftar unggahan sebelum menjalankan proses, lalu unduh dan buka PDF hasilnya.
Satu proses menerima sampai 20 berkas dalam format JPG, PNG, atau WebP. Orientasi gambar yang berbeda tetap utuh dan tidak dipotong, dan gambar berlatar transparan ditempatkan di atas latar putih.
Menyusun urutan halaman
Urutan halaman adalah hal yang sering terlewat pada dokumen panjang. Untuk KK, urutan yang wajar adalah dari bagian atas kartu ke bagian bawah. Kalau KK digabung dengan dokumen lain, susunannya mengikuti permintaan instansi.
Kesalahan urutan lebih murah diperbaiki sebelum proses dijalankan, karena daftar unggahan bisa digeser. Setelah PDF jadi, memperbaiki urutan memerlukan langkah tambahan. Kalau berkasnya sudah terlanjur jadi dan hanya urutan halamannya yang salah, Atur Urutan Halaman bisa menyusun ulang halaman di dalam satu berkas.
Kalau jumlah gambar lebih dari 20, bagi menjadi beberapa proses lalu gabungkan hasilnya dengan Gabung PDF. Tool itu menyatukan beberapa PDF dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau, dan penanda bukunya dipertahankan.
Kesalahan yang sering terjadi
Baris terbawah tidak terbaca. Penyebabnya gambar diambil dari terlalu jauh atau resolusinya terlalu rendah. Ambil ulang dengan jarak lebih dekat, atau pindai per bagian supaya setiap baris lebih besar di dalam bingkai.
Ada baris yang hilang di sambungan. Ini terjadi kalau beberapa bidikan disusun tanpa bagian yang tumpang tindih. Saat memindai per bagian, sisakan sedikit bagian yang sama di kedua gambar, lalu susun berurutan.
Halaman tampak kecil di tengah A4. Kartu Keluarga yang difoto dengan banyak latar akan tampil lebih kecil karena penempatannya proporsional. Pangkas latar berlebih sebelum diunggah supaya bidang kartunya lebih mengisi halaman.
Hasil pindai miring. Tool ini tidak memutar gambar, jadi kemiringan ikut terbawa ke PDF. Pastikan kertas diletakkan lurus sebelum dipindai, dan periksa hasilnya sebelum disusun.
Ukuran berkas dan data pribadi
Pindaian KK berwarna bisa menghasilkan berkas besar, terutama kalau jumlah halamannya banyak. Batas layanan ini adalah 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar, sementara portal pendaftaran sering memasang batas yang lebih ketat. Kecilkan berkasnya lewat Kompres PDF kalau melewati batas. Rincian paket ada di halaman harga.
Kartu Keluarga memuat data seluruh anggota keluarga, termasuk nomor induk kependudukan dan tanggal lahir. Sebelum dikirim, bersihkan metadata PDF lewat panduan metadata PDF supaya informasi perangkat dan lokasi tidak ikut terbawa. Kalau hanya sebagian data yang boleh terlihat, pakai Sensor PDF yang menghapus isinya secara permanen. Kotak penutup dari Tutup Area PDF hanya menyembunyikan tampilan, sedangkan isinya masih ada di dalam berkas.
Untuk berkas yang memuat data banyak orang, pertimbangkan menguncinya dengan Proteksi PDF. Kirim kata sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandinya karena tidak bisa dipulihkan kalau lupa.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta KK asli atau salinan yang dilegalisasi, PDF hasil pindai tidak menggantikannya. Urus legalisasinya lewat kantor yang berwenang.
Kalau Kartu Keluarga perlu diperbarui karena ada perubahan data anggota keluarga, urus pembaruannya lewat layanan resmi Dukcapil setempat lebih dulu. Memindai kartu yang datanya sudah tidak sesuai tidak menyelesaikan masalahnya.
Kalau berkasnya tidak boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan di perangkat sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
OCR belum tersedia, jadi KK hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Memeriksa sebelum mengirim
Periksa kelengkapannya: semua bagian KK ada, termasuk baris terbawah dan kolom keterangan. Periksa urutannya: halaman tersusun dari atas ke bawah. Periksa keterbacaannya: setiap nama dan nomor terbaca saat diperbesar. Periksa ukurannya: berkasnya di bawah batas unggahan. Periksa formatnya: PDF, kecuali instansi meminta lain.
Beri nama berkas yang menyebut isinya, misalnya kk-nama-kepala-keluarga.pdf. Simpan berkas asli dan hasil akhirnya, supaya kalau ada yang perlu diperbaiki Anda tidak perlu memindai ulang dari awal.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah KK harus dipindai per bagian? Tidak selalu. Kalau mesin pemindai Anda menghasilkan gambar yang tajam untuk seluruh lembar, satu bidikan penuh sudah cukup. Memindai per bagian dipakai kalau tulisan terkecil tidak terbaca pada bidikan penuh.
Bisakah satu PDF memuat KK dan KTP sekaligus? Bisa. Unggah gambar kedua dokumen dalam satu proses, dengan urutan sesuai permintaan instansi. Kalau gambar dari mesin pemindai sudah berupa PDF, gunakan Gabung PDF.
Apakah hasil scan KK bisa dicari teksnya? Belum bisa. OCR belum tersedia, jadi isinya gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Bagaimana kalau KK terdiri dari beberapa lembar? Pindai setiap lembar, lalu unggah semuanya berurutan dalam satu proses. Kalau jumlahnya melebihi batas 20 berkas, bagi menjadi beberapa proses lalu gabungkan hasilnya.
Apakah warna KK berubah setelah jadi PDF? Tidak. Gambar ditempatkan apa adanya. Yang berubah hanya latar transparan, yang menjadi putih.
Setelah KK menjadi PDF
Buka JPG ke PDF, unggah gambar KK sesuai urutan, periksa daftar unggahan, lalu unduh hasilnya. Kalau perlu digabung dengan KTP atau dokumen lain, lanjutkan lewat Gabung PDF. Peta seluruh pekerjaan berkas identitas ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.