Surat kuasa pengambilan dokumen dibuat dengan satu pola yang tetap: identitas pemberi kuasa, identitas penerima kuasa, objek yang diambil, dan pernyataan pemberian kuasa, ditutup dengan tanda tangan. Isinya diketik atau ditempel ke Teks ke PDF, lalu diunduh sebagai PDF A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45. Paragraf baru dipisahkan satu baris kosong, dan baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul.
Artikel ini membahas bagian-bagian surat kuasa dan cara menulisnya. Untuk mengubahnya menjadi PDF yang digabung dengan foto KTP dan siap diserahkan ke loket, baca Surat Kuasa Pengambilan Dokumen PDF.
Surat kuasa adalah dokumen yang memberi orang lain hak untuk bertindak atas nama Anda. Karena itu, kejelasan identitas dan kejelasan objeknya jauh lebih penting daripada panjangnya. Surat yang menyebut siapa, mengambil apa, dan di mana, dengan data yang cocok dengan dokumen resmi, lebih jarang menimbulkan pertanyaan di meja layanan. Surat yang salah nomor identitas atau salah nama justru bisa ditolak, sekalipun kalimatnya terdengar resmi.
Artikel ini membahas bagian-bagian surat kuasa, data yang perlu dicocokkan, urutan penulisan, dan cara memeriksa hasilnya sebelum diserahkan. Ketentuan tiap instansi bisa berbeda, jadi artikel ini juga menunjukkan bagian mana yang perlu Anda periksa ke penyelenggara layanan.
Bagian yang wajib ada
Pemberi kuasa. Tulis nama lengkap sesuai kartu identitas, nomor identitas, dan alamat. Kalau suratnya untuk keperluan instansi, tambahkan data lain yang diminta instansi itu, misalnya nomor peserta atau nomor berkas.
Penerima kuasa. Tulis nama lengkap, nomor identitas, dan hubungan dengan pemberi kuasa. Hubungan itu penting untuk menjelaskan dasar pemberian kuasa, misalnya keluarga, rekan kerja, atau staf yang ditugaskan.
Objek kuasa. Sebutkan dokumen apa yang diambil, dari mana, dan atas nama siapa. Kalau yang diambil lebih dari satu dokumen, tuliskan satu per satu. Bagian ini yang paling sering dibuat samar, dan kesamarannya yang paling sering menimbulkan pertanyaan di lokasi.
Maksud dan batas kuasa. Jelaskan bahwa kuasa diberikan hanya untuk pengambilan dokumen yang disebut, bukan untuk hal lain. Batas ini melindungi kedua pihak: penerima kuasa tahu sampai mana kewenangannya, dan pemberi kuasa tahu apa yang bisa dilakukan wakilnya.
Penutup dan tanda tangan. Sertakan tempat, tanggal, nama pemberi kuasa, dan tanda tangan. Penerima kuasa biasanya juga menandatangani sebagai tanda menerima kuasa. Sebagian instansi meminta meterai atau tanda tangan saksi, dan syarat itu hanya sah dibaca dari ketentuan instansinya.
Mencocokkan data dengan dokumen resmi
Ejaan nama harus identik dengan kartu identitas, termasuk gelar dan tanda baca. Nama yang disingkat atau diubah urutannya sering menjadi alasan surat ditolak, sekalipun orangnya jelas. Salin nama langsung dari dokumen, jangan mengetik ulang dari ingatan.
Nomor identitas harus benar dan lengkap. Salah satu angka yang salah membuat surat tidak cocok dengan berkas pendukungnya. Periksa dua kali dengan membandingkan angka per angka, bukan dengan membaca sekilas.
Alamat mengikuti yang tercatat di dokumen resmi. Kalau alamat di kartu identitas berbeda dengan alamat tempat tinggal sekarang, pakai yang tercatat di kartu identitas, dan jelaskan kalau instansi meminta keterangan tambahan.
Tanggal lahir dan data lain yang disebut harus konsisten di seluruh surat. Kalau suratnya memuat beberapa bagian yang menyebut data yang sama, cocokkan semuanya sebelum mengekspor.
Menulis suratnya
- Tentukan keperluannya lebih dulu. Tulis satu kalimat di bagian atas yang menyebut dokumen apa yang diambil dan dari mana. Kalimat ini yang dibaca pertama, dan ia menentukan apakah suratnya sesuai keperluan.
- Susun identitas pemberi kuasa dan penerima kuasa berurutan. Sebutkan hubungan keduanya di antara dua bagian itu.
- Tulis objek kuasa secara rinci. Sebut jenis dokumen, nomor dokumen kalau ada, dan instansi yang menyimpannya.
- Tambahkan pernyataan batas kuasa, lalu penutup dengan tempat dan tanggal.
- Sisipkan ruang untuk tanda tangan. Beri jarak beberapa baris kosong supaya tanda tangan tidak menempel pada teks di atasnya.
- Buka Teks ke PDF, tempel isinya, lalu periksa pratinjau sebelum mengunduh.
- Cetak dan tanda tangani, atau simpan PDF-nya kalau instansi menerima surat kuasa bertanda tangan visual. Ketentuan ini berbeda antar instansi.
Untuk judul, awali barisnya dengan tanda pagar. Untuk memisahkan lampiran ke halaman baru, tulis tiga tanda hubung pada baris sendiri, dan isi setelahnya dimulai di halaman baru. Teks yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis, jadi surat yang memuat lampiran tetap tersusun rapi.
Panjang dan bahasa
Surat kuasa yang baik cukup satu halaman. Kalau isinya melebihi satu halaman, periksa lagi: biasanya ada bagian yang bisa dipadatkan. Kalau lampiran memang panjang, pisahkan ke halaman berikutnya dengan pemisah halaman.
Bahasa yang dipakai adalah bahasa Indonesia yang lugas. Hindari kalimat berputar-putar dan istilah yang tidak Anda pahami. Kalau instansi meminta surat berbahasa tertentu, ikuti permintaan itu dan pastikan penerjemahannya benar.
Kalau yang diambil adalah dokumen penting
Dokumen seperti ijazah, akta, atau dokumen kepemilikan sering hanya bisa diambil oleh pemiliknya atau orang yang diberi kuasa dengan syarat tambahan. Sebelum membuat suratnya, tanyakan ke instansi yang menyimpan dokumen: apakah surat kuasa cukup, apakah perlu bermeterai, dan apakah penerima kuasa perlu membawa identitas asli.
Kalau instansi menyediakan templat resmi, pakai templat itu. Templat resmi lebih aman karena formatnya sudah disesuaikan dengan prosedur mereka. Kalau tidak ada templat, surat buatan sendiri tetap bisa dipakai selama memuat bagian yang mereka butuhkan.
Buat salinan surat kuasa lebih dari satu. Satu untuk diserahkan ke instansi, satu untuk penerima kuasa dibawa sebagai cadangan, dan satu untuk arsip pemberi kuasa. Salinan digitalnya disimpan di tempat yang mudah ditemukan.
Mengamankan berkasnya
Surat kuasa memuat data identitas dua orang. Setelah final, pertimbangkan membersihkan metadatanya dengan panduan metadata PDF supaya nama perangkat dan informasi pembuat tidak ikut terbaca penerima. Tampilan halamannya tidak berubah oleh proses ini.
Kalau suratnya dikirim lewat surel atau pesan, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF dan kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya. Sandi tidak bisa dipulihkan kalau lupa, jadi catat sebelum mengirim.
Kalau surat kuasa diserahkan dalam bentuk cetak, yang berpindah adalah kertasnya. Serahkan hanya kepada petugas di lokasi resmi, dan jangan meninggalkan salinan tambahan di sembarang tempat. Data identitas di kertas surat kuasa bisa disalahgunakan kalau jatuh ke tangan yang salah.
Kesalahan yang sering terjadi
Nama penerima kuasa tidak sama dengan kartu identitasnya. Petugas di lokasi mencocokkan nama di surat dengan identitas yang dibawa. Perbedaan satu huruf bisa membuat surat ditolak.
Objek kuasa ditulis terlalu umum. Kalimat seperti "mengambil semua dokumen" tidak menjelaskan apa pun dan sering ditolak. Sebutkan dokumennya satu per satu.
Tanggal surat tidak dicantumkan. Sebagian instansi membatasi masa berlaku surat kuasa, dan tanpa tanggal, masa berlakunya tidak bisa dinilai. Cantumkan tempat dan tanggal.
Tanda tangan tidak sesuai. Tanda tangan di surat harus sama dengan tanda tangan di dokumen identitas. Kalau suratnya dicetak lalu ditandatangani, pastikan tintanya tidak menembus ke halaman lain.
Surat tidak dibawa dalam bentuk cetak. Sebagian lokasi layanan menerima surat kuasa digital, sebagian lain meminta cetakan. Tanyakan lebih dulu supaya tidak perlu mencetak di tempat.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi mensyaratkan surat kuasa dengan format resmi mereka sendiri, pakai format itu. Menggantinya dengan format sendiri akan ditolak, sekalipun isinya lebih lengkap.
Kalau yang diambil adalah dokumen yang menurut ketentuan hanya boleh diambil pemiliknya, surat kuasa tidak menyelesaikannya. Tanyakan langsung ke instansi, dan ikuti prosedur yang mereka tetapkan.
Kalau suratnya memerlukan pengesahan dari notaris, pekerjaan di artikel ini hanya sampai pada penyiapan teksnya. Pengesahan dilakukan di hadapan notaris, dan ketentuannya diatur di luar layanan ini.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat kuasa harus bermeterai? Tergantung instansi yang menerimanya. Sebagian meminta meterai, sebagian tidak. Tanyakan ke instansi sebelum mencetak, karena meterai yang dipasang setelah surat ditandatangani tidak bisa dipindahkan.
Apakah surat kuasa bisa dibuat tanpa mencantumkan nomor identitas? Sebaiknya dicantumkan. Nomor identitas adalah pembeda utama antara orang dengan nama yang mirip. Instansi yang meminta surat kuasa hampir selalu meminta identitas penerima kuasa ditunjukkan saat pengambilan.
Bagaimana kalau surat kuasa hilang setelah diserahkan? Simpan salinan digitalnya sebelum diserahkan. Kalau instansi meminta surat pengganti, salinan itu menjadi dasar pembuatan ulang tanpa perlu menyusun dari awal.
Menyiapkan surat kuasa dengan tenang
Susun identitas dan objek kuasanya, cocokkan dengan dokumen resmi, lalu ekspor lewat Teks ke PDF. Cetak, tanda tangani, dan periksa kembali sebelum diserahkan. Pekerjaan lain yang berkaitan dengan berkas identitas dibahas di Dokumen Pribadi, peta silonya ada di Panduan Dokumen, dan panduan menangani berkas PDF-nya ada di Panduan PDF.