Scan akta kelahiran dikerjakan dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah gambar aktanya, lalu mengunduh hasilnya. Setiap gambar menjadi satu halaman A4 dan ditempatkan proporsional di tengah halaman dengan margin 20 mm. Yang membedakan akta dari dokumen identitas lain adalah kondisi kertasnya: akta yang diterbitkan puluhan tahun lalu sering sudah menguning, tipis, dan lipatannya sudah membekas. Kondisi itu menentukan cara memindai yang aman dan hasil yang terbaca.
Akta kelahiran memuat nama, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua, serta nomor kutipan akta. Sebagian akta lama ditulis dengan tangan, dan tintanya bisa sudah memudar. Sebagian lagi memakai huruf cetak dengan ukuran kecil. Keduanya menuntut pindaian yang bersih supaya tidak ada bagian yang hilang saat diperiksa petugas.
Ketentuan instansi menentukan apakah yang diminta akta asli, salinan, atau PDF hasil pindai. Ada instansi yang meminta akta dilegalisasi, ada yang menerima hasil pindai biasa. Ketentuan itu berbeda tiap instansi dan bisa berubah, jadi periksa pengumuman resminya sebelum mulai. Kalau yang Anda siapkan adalah berkas keluarga secara keseluruhan, Scan KK jadi PDF membahas dokumen pasangannya.
Memindai kertas lama tanpa merusak
Kertas akta yang sudah tua lebih rapuh daripada kertas baru. Lipatan yang sudah lama bisa sobek kalau ditarik, dan kertas tipis bisa tersangkut di mesin pemindai yang menarik lembarannya. Karena itu, kenali dulu jenis mesin yang Anda pakai.
Mesin pemindai datar dengan kaca lebih aman untuk akta lama, karena kertas tidak ditarik ke dalam mesin. Letakkan akta di kaca dengan hati-hati, ratakan lipatannya sebisanya, lalu tutup penutupnya tanpa menekan terlalu kuat. Kalau ada bagian yang tidak rata karena lipatan, hasilnya bisa sedikit gelap di area itu, tetapi kertasnya tetap utuh.
Mesin pemindai dengan penarik lembaran kurang cocok untuk kertas tua yang tipis, karena mekanisme penariknya bisa membuat kertas terlipat atau sobek. Kalau hanya mesin itu yang tersedia, masukkan akta dalam pelindung plastik bening, lalu pindai dengan pengaturan yang sesuai. Periksa hasilnya untuk memastikan pelindungnya tidak menimbulkan pantulan.
Kalau akta tidak boleh keluar dari rumah atau kondisinya terlalu rapuh untuk dipindai, memotret dengan ponsel adalah pilihan yang lebih aman. Letakkan akta di permukaan rata, pegang ponsel tegak lurus di atasnya, dan gunakan cahaya dari samping. Jangan menekan akta untuk meratakan lipatannya.
Langkah scan akta kelahiran
- Siapkan permukaan yang bersih dan rata. Cuci tangan atau pakai sarung tangan kertas supaya minyak tidak menempel di akta lama.
- Letakkan akta dengan hati-hati. Jangan menarik atau menekan lipatan yang sudah membekas.
- Pindai dengan mesin pemindai datar, atau foto dengan ponsel dari sudut tegak lurus. Gunakan pencahayaan merata tanpa lampu kilat.
- Periksa hasilnya dengan memperbesar bagian tulisan tangan, nomor akta, dan tanggal. Kalau ada yang tidak terbaca, ambil ulang dengan pengaturan berbeda.
- Kalau akta terdiri dari beberapa bagian atau lembar, pindai semuanya dengan pengaturan yang sama supaya hasilnya konsisten.
- Pangkas latar berlebih di sekitar akta dengan penyunting gambar, tanpa memotong tepi dokumen.
- Buka JPG ke PDF, lalu unggah gambar sesuai urutan.
- Periksa daftar unggahan, jalankan prosesnya, lalu buka PDF hasilnya dan periksa satu per satu.
Batas satu proses adalah 20 gambar, dan format yang diterima hanya JPG, PNG, serta WebP. Gambar menyamping tetap tampil menyamping tanpa dipotong, dan area transparan diisi putih.
Keterbacaan akta lama
Tulisan tangan yang memudar adalah tantangan utama pada akta lama. Pindaian hitam putih dengan kontras tinggi kadang membuat tulisan lebih jelas, tetapi kadang justru menghilangkan goresan tipis. Cobalah beberapa pengaturan, lalu pilih yang paling terbaca. Yang penting, jangan mengandalkan pemrosesan setelah gambar diambil, karena tool ini tidak menaikkan ketajaman atau memperbaiki kontras.
Kalau ada cap atau stempel di akta, periksa apakah capnya masih terbaca di hasil pindai. Cap yang pudar bisa memerlukan pencahayaan yang berbeda dari tulisan. Untuk dokumen yang memerlukan cap asli, hasil pindai tetap tidak menggantikan dokumen aslinya.
Bagian yang tertutup lipatan bisa tampak gelap. Kalau lipatan tidak bisa diratakan tanpa merusak kertas, jangan dipaksa. Pindai apa adanya, dan kalau hasilnya tidak terbaca, urus salinan resmi dari kantor catatan sipil setempat.
Menyusun akta bersama dokumen lain
Akta sering diminta bersama dokumen lain, misalnya KK, KTP, atau ijazah. Urutan yang diminta berbeda antar instansi, jadi susunannya mengikuti pengumuman resminya. Kalau jumlah gambarnya banyak, susun dulu urutannya sebelum diunggah, karena urutan daftar unggahan menentukan urutan halaman.
Kalau jumlah gambar lebih dari 20, bagi menjadi beberapa proses lalu gabungkan hasilnya dengan Gabung PDF. Tool itu menyatukan beberapa PDF dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau, dan penanda bukunya dipertahankan. Kalau berkasnya sudah jadi tetapi urutannya salah, Atur Urutan Halaman bisa menyusun ulang halaman di dalam satu berkas.
Kesalahan yang sering terjadi
Akta tampak miring di halaman. Tool ini tidak memutar gambar, jadi kemiringan ikut terbawa. Pastikan akta diletakkan lurus sebelum dipindai, dan periksa hasilnya sebelum disusun.
Hasilnya terlalu gelap atau terlalu terang. Penyebabnya pengaturan pemindai atau pencahayaan saat memotret. Ulangi dengan pengaturan yang berbeda, jangan memaksakan hasil yang sudah jadi.
Berkasnya terlalu besar. Pindaian berwarna pada resolusi tinggi menghasilkan berkas besar, sementara portal sering membatasi ukuran unggahan. Kecilkan lewat Kompres PDF. Batas layanan ini adalah 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar, dan rinciannya ada di halaman harga.
Ada bagian yang terpotong. Ini terjadi kalau tepi akta tidak masuk ke bingkai. Pindai ulang dengan sedikit ruang di setiap tepi, lalu pangkas latarnya setelah gambar jadi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta akta yang dilegalisasi atau salinan resmi dari kantor catatan sipil, PDF hasil pindai tidak menggantikannya. Urus legalisasinya lewat kantor yang berwenang.
Kalau akta sudah rusak parah dan tulisannya tidak lagi terbaca, memindai berulang kali tidak akan menolong. Ajukan permohonan kutipan akta baru lewat layanan resmi setempat.
Kalau berkasnya memuat data pribadi lengkap dan tidak boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di perangkat sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
OCR belum tersedia, jadi akta hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa kelengkapannya: semua lembar dan bagian akta ada. Periksa urutannya: susunannya sesuai permintaan instansi. Periksa keterbacaannya: nama, tanggal, dan nomor akta terbaca saat diperbesar. Periksa ukurannya: di bawah batas unggahan. Periksa formatnya: PDF, kecuali instansi meminta lain.
Bersihkan metadata sebelum mengirim lewat panduan metadata PDF. Kalau akta akan dikirim lewat saluran umum dan memuat data pribadi lengkap, pertimbangkan Proteksi PDF dengan kata sandi yang dikirim lewat saluran berbeda. Simpan salinan berkas asli dan hasil akhirnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah akta lama yang menguning tetap bisa dipindai? Bisa, selama tulisannya masih terbaca. Yang perlu diperhatikan adalah keamanan kertasnya: pakai pemindai datar dan jangan menekan lipatan yang rapuh.
Apakah tulisan tangan yang memudar bisa diperjelas? Tool ini tidak memperbaiki kontras atau ketajaman. Coba beberapa pengaturan pemindai saat mengambil gambar, lalu pilih yang paling terbaca. Kalau tetap tidak terbaca, urus salinan resminya.
Apakah akta harus dipindai dalam warna? Tergantung ketentuan instansi. Warna membantu kalau ada cap atau tanda tangan berwarna, sedangkan hitam putih menghasilkan berkas lebih kecil. Ikuti ketentuan resminya.
Bisakah akta digabung dengan KK dalam satu PDF? Bisa. Unggah semuanya dalam satu proses dengan urutan sesuai permintaan instansi, atau gabungkan PDF yang sudah jadi lewat Gabung PDF.
Apakah hasil pindai akta bisa dicari teksnya? Belum bisa. OCR belum tersedia, jadi isinya gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Setelah akta menjadi PDF
Buka JPG ke PDF, unggah gambar akta sesuai urutan, periksa daftar unggahan, lalu unduh hasilnya. Bersihkan metadatanya dan simpan salinannya sebelum dikirim. Kalau Anda menyiapkan dokumen keluarga sekaligus, lanjutkan ke Scan KK jadi PDF. Peta seluruh pekerjaan berkas identitas ada di Dokumen Pribadi, dan panduan tingkat pilar ada di Panduan Dokumen.