Cara menggabungkan scan dokumen jadi satu PDF dikerjakan lewat Gabung PDF. Seluruh berkas diunggah, urutannya digeser di pratinjau sampai benar, prosesnya dijalankan, lalu hasilnya diunduh. Penanda buku dari setiap berkas tetap dipertahankan, dan satu proses menerima sampai 20 berkas. Setiap bahan harus sudah berformat PDF sebelum masuk: foto hasil pindai disusun dulu lewat JPG ke PDF, sedangkan PDF yang sudah ada bisa langsung dipakai.
Pekerjaan ini biasanya muncul karena portal hanya menyediakan satu kolom unggahan, atau karena berkas dikirim lewat surel dan penerimanya sebaiknya menerima satu lampiran. Tetapi ada juga keadaan yang meminta setiap dokumen dikirim terpisah, dan itu dibahas di bagian akhir.
Apa yang membuat scan berbeda dari PDF teks
Halaman hasil pindai adalah gambar. Tidak ada lapisan teks di dalamnya, sehingga kata di dalam dokumen itu tidak bisa dicari dan tidak bisa dipilih. Konsekuensinya terasa di dua tempat.
Pertama, berat berkasnya. Satu halaman pindai beresolusi tinggi jauh lebih berat daripada satu halaman teks digital. Kumpulan pindai cepat membengkak, dan berat itu ikut terbawa ke berkas gabungan.
Kedua, cara memeriksanya. Karena tidak ada teks yang bisa dicari, kesalahan urutan hanya ketahuan dengan melihat halamannya satu per satu. Pemeriksaan mata menjadi bagian wajib dari pekerjaan ini, bukan langkah tambahan yang bisa dilewati.
Menentukan berkas mana yang disatukan
Sebelum menggabung, putuskan dulu satuan berkasnya. Tidak semua scan perlu disatukan. Menyatukan terlalu banyak dokumen dalam satu berkas membuat penerimanya harus menggulir jauh, dan membuat Anda lebih sulit menemukan bagian yang salah.
Ukuran yang paling aman: satukan dokumen yang memang dibaca sebagai satu kesatuan. Contohnya paket berkas pendaftaran yang terdiri dari KTP, KK, dan ijazah, atau berkas pernikahan yang terdiri dari beberapa dokumen. Kelompokkan menurut urutan akhir yang diinginkan, bukan menurut jenis berkasnya.
Kalau portal sudah menyediakan satu kolom untuk setiap dokumen, pakai kolom itu apa adanya. Berkas yang digabung pada sistem yang memang memisahkan justru memperlambat pemeriksaan.
Menyiapkan setiap scan
Empat hal sebaiknya dibereskan sebelum berkas disatukan.
Rapikan orientasinya. Halaman yang miring atau terbalik ditegakkan di berkas sumbernya lebih dulu. Memperbaikinya setelah digabung berarti mengulang proses dari awal.
Buang halaman kosong. Pemindai sering menyisipkan satu lembar kosong di ujung berkas, atau di antara dua dokumen. Lembar seperti itu membuat jumlah halaman hasil tidak sesuai perkiraan.
Hitung halamannya. Bandingkan jumlah halaman setiap berkas dengan jumlah lembar aslinya. Dokumen yang panjang, seperti KK atau akta, paling sering terpotong tanpa disadari.
Kecilkan yang berat. Pindaian berwarna biasanya yang paling berat. Kecilkan lebih dulu lewat Kompres PDF, supaya Anda tahu bagian mana yang menyumbang ukuran paling besar. Menurunkan resolusinya sampai batas efektif 150 DPI membuat berkas berisi foto menyusut signifikan, sedangkan bagian teks vektor tetap tajam.
Menyusun urutan sebelum diunggah
Beri setiap berkas awalan angka sesuai urutan yang diinginkan, misalnya 01-ktp.pdf dan 02-kk.pdf. Awalan angka memudahkan Anda melihat bagian mana yang belum siap.
Urutan yang lazim untuk paket berkas pribadi: dokumen identitas di depan, lalu dokumen pendukung seperti ijazah atau transkrip, lalu surat pernyataan dan lampiran tambahan. Kalau pengumuman instansi menyebut urutan sendiri, urutan instansi yang dipakai. Cara menyusun halaman di dalam satu berkas dibahas di cara mengurutkan scan dokumen.
Menggabungkan berkasnya
- Kumpulkan seluruh PDF dalam satu folder kerja.
- Periksa kembali nama berkas dan urutannya.
- Buka Gabung PDF.
- Unggah seluruh berkas. Maksimal 20 berkas per proses.
- Cek daftar pratinjau. Susunan dari atas ke bawah menentukan urutan halaman akhir.
- Geser berkas yang posisinya salah.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa sambungan antar dokumen.
Langkah kelima yang paling sering membuat hasilnya terbalik. Daftar di pratinjau adalah urutan hasil akhir, bukan urutan berkas yang Anda klik di pengelola berkas. Periksa daftar itu dari atas ke bawah sebelum menjalankan proses.
Memeriksa hasil gabungan
Buka PDF hasilnya dan lakukan empat pemeriksaan. Jumlah halamannya harus sama dengan total halaman seluruh berkas asli. Halaman pertama dan terakhir harus berasal dari dokumen yang benar. Sambungan antar dokumen harus berurutan tanpa lompatan. Dan tidak boleh ada halaman kosong yang ikut terbawa.
Karena teks di dalam pindaian tidak bisa dicari, periksa dengan mata, halaman demi halaman, terutama di sekitar sambungan antar dokumen. Bagian itu yang paling sering memperlihatkan urutan yang meleset.
Yang berubah dan yang tetap
Isi setiap halaman tidak berubah. Huruf dan garisnya tetap seperti aslinya, dan ukuran halaman juga tidak dipaksa sama: kartu mendatar tetap mendatar, dan lembaran tegak tetap tegak. Penanda buku dari setiap berkas juga dipertahankan, sehingga hasil pindai berhalaman banyak tetap bisa dinavigasi.
Nomor halaman termasuk yang berubah. Kalau masing-masing berkas punya nomor sendiri, hasil gabungan memuat beberapa urutan nomor sekaligus. Itu wajar. Kalau membingungkan, tambahkan nomor baru di berkas hasil lewat Nomor Halaman.
Ukuran dan pengamanan berkas gabungan
Berat hasil gabungan adalah jumlah berat seluruh berkas. Karena itu, bagian yang berat sebaiknya dikurangi sebelum digabung, bukan sesudahnya. Batas paket di layanan ini: tanpa akun 20 pemrosesan per hari dengan batas 10 MB per berkas, paket Gratis 30 pemrosesan per hari dengan batas 30 MB per berkas, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan dengan batas 200 MB per berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Karena berkas gabungan memuat banyak dokumen pribadi sekaligus, tiga langkah pengamanan berikut sebaiknya tidak dilewatkan. Bersihkan metadatanya lewat panduan metadata PDF, supaya nama perangkat dan informasi lain tidak ikut berpindah. Sensor bagian yang tidak diperlukan lewat Sensor PDF, karena kotak penutup biasa hanya menyembunyikan tampilan sementara isinya masih ada di dalam berkas. Dan kunci berkasnya lewat Proteksi PDF kalau dikirim lewat saluran umum, lalu kirim sandinya lewat saluran yang berbeda.
Masalah yang sering terjadi
Urutan hasil terbalik. Penyebabnya urutan mengikuti daftar di pratinjau. Periksa dan geser daftarnya sebelum menjalankan proses.
Ada halaman kosong di antara dua dokumen. Pemindai sering menghasilkan halaman kosong di akhir berkas. Buang halaman itu dari berkas sumbernya sebelum digabung.
Berkas ditolak karena terkunci kata sandi. Sistem penggabungan tidak bisa membaca berkas yang terkunci. Buka kuncinya lebih dulu, atau minta pengirimnya mengirim salinan tanpa kunci.
Berkas ditolak karena beratnya. Periksa berat setiap berkas terhadap batas paket. Kecilkan yang melewati batas sebelum digabung, bukan setelah digabung.
Dokumen tercampur di tengah. Ini biasanya terjadi karena dua dokumen dipindai dalam satu sesi. Pisahkan bagiannya lebih dulu, lalu gabungkan dengan urutan yang benar.
Kapan sebaiknya tidak digabung
Kalau portal menyediakan kolom unggahan terpisah, pakai kolom itu. Kalau instansi menetapkan templat atau format resmi, ikuti templat itu apa adanya. Dan kalau instansi meminta berkas cetak, cetak setiap dokumen secara terpisah, bukan sebagai satu berkas gabungan.
Pertanyaan yang sering muncul
Bagaimana kalau jumlah scan lebih dari 20 berkas? Gabungkan dalam beberapa kelompok lebih dulu, lalu satukan hasil kelompoknya. Kelompokkan menurut urutan akhir, bukan menurut jenis dokumen, supaya penggabungan terakhir tidak membalik susunannya.
Apakah hasil gabungan bisa dipecah kembali? Bisa, tetapi hasilnya tidak otomatis kembali ke batas dokumen aslinya. Karena itu, simpan seluruh berkas sumber dan jangan menghapusnya setelah digabung.
Apakah penggabungan menambah lapisan teks ke hasil pindai? Tidak. Penggabungan hanya menyatukan halaman. Teks di dalam pindaian tetap berupa gambar dan tidak bisa dicari, karena OCR belum tersedia.
Apakah nama berkas asal ikut tersimpan? Penanda buku dari setiap berkas dipertahankan, dan penanda itu biasanya memakai nama bagiannya. Untuk memudahkan penerima, beri nama berkas hasil dengan pola yang jelas.
Bagaimana kalau ada halaman yang perlu ditambahkan setelah digabung? Tambahkan halaman itu di berkas sumbernya, lalu ulangi penggabungan dari awal. Menambal berkas hasil lebih berisiko daripada mengulang proses yang singkat.
Setelah scan dokumen menjadi satu PDF
Simpan salinan sumber dan salinan finalnya di folder yang mudah ditemukan. Kalau berkasnya akan dikirim, periksa kembali urutan dan beratnya. Kalau Anda sedang menyiapkan paket berkas lengkap, mulai dari Dokumen Pribadi. Peta seluruh pekerjaan dokumen ada di Panduan Dokumen, dan panduan berkas PDF secara umum ada di Panduan PDF.