Memperkecil ukuran PDF dikerjakan dengan Kompres PDF. Unggah berkasnya, jalankan proses, lalu unduh hasilnya. Yang dikerjakan tool ini dua hal: gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diperkecil dan ditulis ulang, lalu struktur berkas dirapikan dan data yang tidak terpakai dibuang. Teks yang berupa vektor tetap vektor, jadi hurufnya tetap tajam saat diperbesar. Hasilnya berbeda-beda untuk setiap dokumen: berkas hasil pindai biasanya menyusut paling banyak karena setiap halamannya adalah gambar penuh, sedangkan dokumen berisi teks saja sudah cukup padat sehingga penurunannya lebih kecil.
Kelompok Optimalkan PDF berisi dua tool. Kompres PDF memangkas ukuran berkas, dan Perbaiki PDF menyelamatkan berkas yang rusak atau gagal dibuka.
Urutan pemakaiannya sebaiknya tidak dibalik. Perbaiki dulu berkas yang strukturnya rusak, baru kecilkan ukurannya. Mengompres berkas yang strukturnya masih rusak hanya membuang waktu karena hasilnya tetap bermasalah.
Peta pekerjaan: dua tool dan tugasnya
Kompres PDF memangkas ukuran berkas agar dokumen muat dikirim lewat surel atau diunggah ke portal instansi. Gambar yang resolusinya jauh melebihi ukuran tampilnya diperkecil dan ditulis ulang sebagai JPEG, sehingga berkas berisi foto atau pindaian bisa menyusut sampai sekitar sembilan puluh persen. Teks yang berupa vektor tidak berubah menjadi gambar dan tetap tajam. Gambar yang resolusinya sudah wajar dibiarkan apa adanya, karena memperkecilnya hanya menurunkan mutu tanpa menghemat berarti.
Perbaiki PDF membaca ulang struktur berkas dari awal sampai akhir, menemukan kembali objek halaman yang masih bisa dibaca, lalu menyusun ulang berkasnya. Tool ini dipakai untuk berkas yang gagal dibuka atau tampil rusak, misalnya karena unduhan terputus. Bagian yang benar-benar rusak tidak bisa dipulihkan; yang dipulihkan adalah struktur yang masih bisa dibaca.
Konsep dasar sebelum mengompres
Ukuran PDF ditentukan isinya, bukan panjangnya. Dokumen dua ratus halaman berisi teks bisa jauh lebih kecil daripada berkas lima halaman berisi foto beresolusi tinggi. Karena itu, memperkirakan hasil kompresi dari jumlah halaman hampir selalu meleset. Yang perlu diperiksa adalah berapa banyak gambar di dalamnya dan seberapa besar resolusinya.
Berkas hasil pindai layak diperlakukan berbeda. Setiap halamannya adalah gambar penuh, sehingga ukurannya besar sejak awal dan ruang pemangkasannya juga besar. Kalau hasil pindaian tidak akan dicetak dalam ukuran besar, kompresi biasanya cukup untuk membuatnya muat dikirim.
Metadata tidak memengaruhi ukuran secara berarti, tetapi berpengaruh pada privasi. Metadata bisa memuat nama penulis asli, nama perangkat, dan riwayat penyuntingan. Layanan ini tidak menyediakan tool penghapus metadata, jadi berkas yang metadatanya sensitif sebaiknya dibersihkan dengan aplikasi desktop sebelum dikirim.
Perbaikan struktur harus dilakukan sebelum langkah lain. Berkas yang tabel referensi silangnya rusak sering masih bisa dibuka sebagian, tetapi tool lain bisa gagal memprosesnya. Perbaiki dulu, baru kompres. Kalau berkasnya terkunci kata sandi, buka kuncinya lebih dulu lewat Buka Kunci PDF, karena berkas terenkripsi tidak bisa diproses tool lain.
Batas paket berlaku sama untuk seluruh kelompok ini. Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan dengan batas 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses. Paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: berkas lamaran atau pendaftaran yang ditolak portal karena melebihi batas ukuran. Gabungkan dulu seluruh berkas lamaran lewat Gabung PDF supaya hanya ada satu berkas yang perlu diproses. Setelah itu baru kompres. Mengompres berkas satu per satu sebelum digabung berarti mengerjakan langkah yang sama beberapa kali, dan hasil gabungannya tetap perlu diperiksa ulang. Kalau hasil gabungan justru bertambah besar, penyebabnya dijelaskan di Kenapa Hasil Gabung PDF Jadi Besar.
Skenario kedua: dokumen tender atau proposal yang akan dikirim ke pihak luar. Periksa dulu ukurannya, lalu kompres lewat Kompres PDF supaya muat dikirim. Kalau dokumennya membawa metadata sensitif seperti nama penyusun atau versi perangkat lunak, bersihkan dulu lewat fitur properti dokumen di aplikasi desktop Anda sebelum berkasnya dikompres.
Skenario ketiga: berkas yang gagal dibuka saat dibutuhkan. Mulai dari Perbaiki PDF untuk menyusun ulang strukturnya, lalu simpan hasilnya sebagai salinan baru. Setelah berkasnya bisa dibuka, periksa jumlah halamannya dan kompres kalau ukurannya perlu dikecilkan.
Kesalahan umum di kelompok ini
Mengompres berkas berulang kali. Setiap proses kompresi menurunkan mutu gambar sedikit, dan hasilnya tidak kembali ke mutu sebelumnya. Kompres sekali dengan hasil yang masih bisa dibaca, lalu simpan berkas aslinya. Kalau hasil pertama masih terlalu besar, turunkan lagi dari berkas asli, bukan dari hasil kompres pertama.
Mengira kompresi memperbaiki berkas rusak. Berkas yang strukturnya rusak bisa gagal diproses atau menghasilkan berkas yang lebih buruk. Perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF, baru kompres. Kalau berkasnya tidak bisa dibuka sama sekali, urutan itu justru satu-satunya jalan.
Menambahkan stempel atau tanda tangan sebelum ukurannya selesai. Stempel dan tanda tangan visual menempel pada halaman, jadi tidak memengaruhi ukuran secara berarti, tetapi urutan kerja tetap penting: kerjakan dulu semua perubahan struktur dan ukuran, lalu bubuhkan stempel di akhir supaya tidak perlu diulang.
Mengira kompresi memperbaiki berkas rusak. Berkas yang strukturnya rusak bisa gagal diproses atau menghasilkan berkas yang lebih buruk. Perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF, baru kompres.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop. Untuk berkas kategori ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar, aplikasi desktop adalah pilihan yang benar.
Berkas yang sangat besar juga lebih hemat dikerjakan secara lokal. Batas paket Berbayar adalah 200 MB per berkas, dan berkas sebesar itu lebih sering gagal di tengah unggahan saat koneksi tidak stabil. Kalau pekerjaan itu berulang setiap bulan, aplikasi desktop lebih hemat waktu.
Kalau dokumennya hanya perlu dibaca dan tidak akan dikirim ke mana-mana, tidak ada yang perlu dioptimalkan. Menyimpan berkas besar di komputer sendiri tidak menimbulkan masalah selama ruang penyimpanannya cukup. Kompresi baru diperlukan ketika ada batas ukuran dari pihak lain yang harus dipenuhi.
Cara memeriksa hasil sebelum dikirim
Periksa tiga hal setiap kali selesai mengoptimalkan berkas. Pertama, jumlah halamannya tidak berkurang. Kompresi tidak membuang halaman, jadi kalau ada halaman yang hilang, berkasnya perlu diperiksa ulang. Kedua, teks di halaman yang paling padat masih terbaca jelas saat diperbesar. Ketiga, ukuran berkasnya sudah di bawah batas yang diminta penerima.
Untuk dokumen yang akan diunggah ke portal, periksa juga jenis berkas yang diminta. Beberapa portal hanya menerima PDF, bukan gambar, sehingga halaman yang diubah menjadi JPG perlu dikembalikan ke PDF lewat JPG ke PDF. Memeriksa syarat unggahan sebelum mengompres lebih hemat waktu daripada mengompres berkas yang ternyata formatnya salah.
Kalau dokumen akan dicetak, periksa hasilnya di pratinjau cetak sebelum dikirim ke percetakan. Gambar yang sudah dikompres tajam di layar, tetapi bisa terlihat berbeda saat dicetak pada kertas berukuran besar. Untuk dokumen yang akan dicetak, kompresi secukupnya saja, dan simpan berkas aslinya sebagai cadangan.
Kesalahan yang paling mahal: mengompres berkas yang masih perlu diubah
Urutan kerja menentukan berapa kali sebuah dokumen diproses. Setiap kali berkas diproses ulang, ada dua hal yang berisiko: mutu gambar turun sedikit, dan waktu pengerjaan bertambah. Karena itu, kompresi sebaiknya menjadi salah satu langkah terakhir, bukan langkah pertama.
Susunan yang disarankan: kumpulkan dulu semua berkas yang akan digabung, gabungkan, periksa urutan dan jumlah halamannya, baru kompres hasilnya. Kalau setelah kompres ternyata ada halaman yang perlu dibuang atau urutan yang perlu diperbaiki, perbaiki dulu berkas hasil gabungannya, lalu kompres ulang dari berkas sebelum kompres, bukan dari berkas yang sudah dikompres dua kali.
Untuk dokumen yang akan dikirim ke pihak luar, periksa dulu isi dan jumlah halamannya, baru kompres. Memproses berkas yang masih perlu diubah setelah kompres berarti hasil kompres sebelumnya jadi tidak terpakai.
Menyesuaikan hasil dengan batas portal
Banyak orang mengompres tanpa tahu angka yang dituju, lalu mengulang berkali-kali. Mulailah dari syarat unggahannya: berapa batas ukuran, apakah batas itu berlaku per berkas atau untuk seluruh unggahan, dan apakah portal menerima beberapa berkas sekaligus. Catat angkanya, baru kompres, lalu bandingkan dengan ukuran hasil yang ditampilkan setelah proses.
Kalau hasilnya masih di atas batas, jangan langsung mengompres ulang. Lihat dulu isi berkasnya: apakah semua halaman memang perlu, dan apakah pindaiannya bisa diulang pada resolusi yang lebih wajar untuk salinan yang dikirim. Panduan berapa DPI scan yang baik untuk PDF membahas pilihan itu. Memisahkan dokumen menjadi beberapa berkas hanya membantu bila batasnya berlaku per berkas dan portal menerima banyak berkas; kalau batasnya untuk seluruh unggahan, memecah tidak menolong.
Simpan berkas asli di tempat lain sebelum mengompres. Hasil kompres tidak bisa dikembalikan ke mutu semula, dan syarat portal kadang berubah di tengah masa pendaftaran.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah teks jadi buram setelah dikompres? Tidak. Teks yang berupa vektor tetap vektor dan tetap tajam saat diperbesar. Yang berubah adalah gambar: resolusinya diturunkan bila melebihi ukuran tampilnya. Pada dokumen hasil pindai, seluruh halaman memang gambar, termasuk huruf di dalamnya, sehingga mutu tampilannya mengikuti batas resolusi yang dipakai. Periksa hasilnya setelah diunduh untuk memastikan teksnya masih terbaca.
Berapa besar penurunan ukurannya? Tidak bisa dijanjikan di muka karena bergantung pada isi dokumen. Berkas hasil pindai beresolusi tinggi umumnya menyusut paling banyak, sedangkan dokumen berisi teks saja menyusut lebih sedikit. Ukuran hasil ditampilkan setelah proses selesai, dan berkas aslinya tetap utuh di perangkat.
Apakah berkas rusak selalu bisa diperbaiki? Tidak. Perbaikan menyusun ulang struktur yang masih bisa dibaca. Kalau datanya sudah hilang permanen, bagian itu tidak bisa dikembalikan. Coba perbaiki lebih dulu, lalu periksa halaman mana yang kembali terbaca.
Apakah berkas saya disimpan setelah diproses? Untuk kelompok tool ini, berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen. Isinya hanya lewat di memori dan hasilnya langsung dikirim ke peramban. Yang dicatat hanya hal teknis seperti ukuran berkas, waktu proses, dan jenis tool, tanpa isi dokumen. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Mulai dari kompresi
Kalau yang dibutuhkan hanya memperkecil ukuran berkas, buka Kompres PDF, unggah dokumennya, lalu unduh hasilnya. Untuk berkas yang gagal dibuka, mulai dari Perbaiki PDF lebih dulu. Kelompok tool lain yang berkaitan dengan pekerjaan ini dijelaskan di Mengatur Halaman PDF: Gabung, Pisah, dan Urutkan.