Mengecilkan PDF tanpa menghapus isi dikerjakan dengan kompresi, bukan pemotongan halaman. Kompres PDF memperkecil gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya dan menulis ulang sebagai JPEG, lalu merapikan struktur berkas dan membuang data yang tidak terpakai. Jumlah halaman, urutan, dan seluruh teksnya tetap utuh. Yang berubah hanya ukuran berkasnya, dan ukuran sebelum serta sesudah proses ditampilkan setelah selesai.
Kekhawatiran yang paling sering muncul justru keliru sasaran. Orang takut halamannya berkurang atau teksnya hilang, padahal dua hal itu tidak pernah dilakukan kompresi. Yang benar-benar berubah adalah data di balik halaman: gambar disimpan lebih efisien, dan bagian yang tidak lagi dibutuhkan dibuang. Bagian di bawah menjelaskan apa yang dipangkas, apa yang tetap, dan cara memastikan isinya utuh setelah proses.
Apa yang dipangkas dan apa yang tetap
Kompresi mengerjakan dua hal, dan keduanya tidak menyentuh daftar halaman. Pertama, gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diperkecil dan ditulis ulang sebagai JPEG. Kedua, data yang tidak terpakai dibuang. Dokumen yang pernah disunting sering menyimpan sisa data dari versi sebelumnya, objek yang sudah tidak ditampilkan, atau struktur yang berulang. Semuanya ikut membebani ukuran berkas tanpa memberi manfaat apa pun bagi pembaca. Kompresi membuang bagian seperti ini.
Gambar juga ditangani berbeda. Hasil pindai menyimpan setiap halaman sebagai gambar penuh pada resolusi tinggi, dan di sinilah ruang pemangkasan terbesar berada. Gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diperkecil dan ditulis ulang sebagai JPEG, dengan batas efektif 150 DPI. Gambar yang resolusinya sudah wajar dibiarkan apa adanya supaya mutunya tidak turun tanpa alasan. Efeknya pada ukuran berkas biasanya paling terasa di dokumen jenis ini.
Yang tetap ada: seluruh halaman, seluruh teks, dan seluruh gambar yang memang ditampilkan. Teks tetap berupa teks vektor, bukan diubah menjadi gambar, jadi hurufnya tetap tajam saat diperbesar. Ketajaman huruf untuk dokumen bertekstur vektor tetap terjaga.
Perlu dicatat juga bahwa tool ini menawarkan tiga tingkat kompresi: Ekstrem, Direkomendasikan, dan Ringan. Yang sudah terpilih saat halaman dibuka adalah Direkomendasikan, titik seimbang untuk dokumen biasa. Ringan nyaris tidak menyentuh gambar, sedangkan Ekstrem menurunkan gambar paling jauh.
Kapan cara ini dipakai
Kompresi dipakai ketika ada batas ukuran dari pihak lain: portal pendaftaran, lampiran surel, atau sistem pengajuan yang menolak berkas di atas angka tertentu. Selama tidak ada batas yang harus dipenuhi, tidak ada yang perlu diubah. Menyimpan berkas besar di komputer sendiri tidak menimbulkan masalah selama ruang penyimpanannya cukup.
Kompresi juga dipakai untuk mempercepat pengiriman dan pembukaan berkas. Dokumen hasil pindai berukuran puluhan MB lambat diunggah dan berat dibuka di perangkat sederhana. Setelah dikecilkan, keduanya membaik.
Sebaliknya, kompresi tidak dipakai untuk memperbaiki dokumen yang rusak. Berkas yang strukturnya bermasalah bisa gagal diproses atau menghasilkan berkas yang lebih buruk. Perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF, baru kompres.
Langkah mengecilkan berkas
- Periksa ukuran berkasnya lebih dulu, dan bandingkan dengan batas yang diminta penerima. Kalau batasnya tidak disebutkan, tanyakan.
- Buka Kompres PDF di peramban.
- Unggah berkasnya. Satu proses menerima satu berkas.
- Jalankan prosesnya, lalu tunggu sampai selesai. Ukuran sebelum dan sesudah akan ditampilkan.
- Unduh berkas hasilnya.
- Buka hasilnya, lalu periksa jumlah halamannya sama dengan berkas asli.
- Periksa halaman yang paling padat pada perbesaran normal, untuk memastikan teks dan gambarnya masih terbaca jelas.
- Simpan berkas aslinya di tempat terpisah, dan simpan hasil kompresnya sebagai berkas kirim.
Langkah pertama sering dilewati, padahal justru itu yang menentukan apakah prosesnya perlu dijalankan sama sekali. Berkas 8 MB yang akan dikirim lewat surel dengan batas lampiran 10 MB tidak perlu diapa-apakan.
Membaca hasilnya dengan benar
Penurunan ukuran tidak bisa dijanjikan di muka karena bergantung pada isi dokumen. Dokumen hasil pindai beresolusi tinggi umumnya menyusut paling banyak karena setiap halamannya adalah gambar penuh. Dokumen berisi teks saja sudah cukup padat sejak awal, sehingga penurunannya lebih kecil.
Kalau penurunannya kecil, itu bukan tanda toolnya gagal bekerja. Artinya berkasnya memang sudah efisien. Yang perlu diperiksa adalah apakah ukurannya sudah di bawah batas yang diminta, bukan seberapa besar angkanya turun.
Untuk berkas yang isinya foto, penurunan ukuran bisa mengubah tampilan gambar sedikit. Kalau gambar di dalam dokumen penting untuk dicetak besar, periksa hasilnya pada ukuran penuh sebelum dikirim. Kalau gambar itu tidak penting, penurunan mutunya biasanya tidak terasa saat dokumen dibaca di layar.
Urutan kerja yang menghemat satu putaran
Kompresi sebaiknya menjadi salah satu langkah terakhir, bukan langkah pertama. Kalau setelah dikompres ternyata ada halaman yang perlu dibuang atau urutan yang perlu diperbaiki, perbaikan itu harus dikerjakan pada berkas yang sudah dikompres, dan hasilnya perlu dikompres lagi. Dua putaran lebih lambat daripada satu.
Susunan yang disarankan: kumpulkan dulu seluruh berkas yang akan digabung, gabungkan lewat Gabung PDF, periksa urutan dan jumlah halamannya, baru kompres hasilnya. Kalau setelah kompres ternyata masih ada yang perlu diubah, kerjakan perbaikannya dari berkas sebelum kompres, bukan dari berkas yang sudah dikompres.
Untuk dokumen yang akan dikirim ke pihak luar, urutannya sedikit berbeda: bersihkan metadata dulu lewat panduan metadata PDF, periksa judulnya, baru kompres. Mengedit metadata setelah kompres akan mengubah berkas lagi, dan hasil kompres sebelumnya jadi tidak terpakai.
Kalau yang dibutuhkan membuang halaman
Ada pekerjaan yang terlihat seperti kompresi tetapi sebenarnya bukan. Menghapus halaman kosong, membuang lembar duplikat, atau memisahkan bagian tertentu adalah pekerjaan penyuntingan halaman, dan alatnya berbeda.
Membuang halaman tertentu, mengambil sebagian halaman menjadi dokumen baru, dan menyusun ulang urutannya dikerjakan dengan tool pengatur halaman, bukan dengan kompresi. Pekerjaan-pekerjaan itu bisa dikombinasikan, tetapi urutannya tetap sama: rapikan halaman dulu, kompres di akhir.
Masalah yang sering terjadi
Ukuran tidak turun. Pada dokumen teks yang sudah padat, ini wajar. Periksa juga apakah berkasnya berisi gambar beresolusi tinggi. Kalau ada, gambar itulah yang perlu dikecilkan, dan kompresi sudah menanganinya sebesar yang bisa dilakukan tanpa mengubah isi.
Halaman terasa hilang. Kompresi tidak membuang halaman. Kalau jumlahnya terasa berkurang, buka berkas aslinya dan bandingkan halaman per halaman. Kemungkinan berkas yang diunggah bukan berkas yang dimaksud.
Berkas ditolak sebelum diproses. Periksa ukurannya terhadap batas paket. Batasnya 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar. Berkas yang lebih besar perlu dikecilkan lebih dulu dengan cara lain, atau dipecah menjadi beberapa bagian.
Berkas terkunci tidak bisa diproses. PDF berpassword perlu dibuka lebih dulu lewat Buka Kunci PDF, dan sandinya harus diketahui. Berkas terenkripsi tidak bisa diproses tool lain.
Hasilnya tidak bisa dibuka. Coba perbaiki dulu berkas hasilnya lewat Perbaiki PDF. Kalau tetap gagal, ulangi prosesnya dari berkas asli, bukan dari hasil yang bermasalah.
Kompresi dijalankan berkali-kali untuk mengejar angka. Ini tidak disarankan. Setiap proses menurunkan mutu gambar sedikit, dan hasilnya tidak kembali ke mutu sebelumnya. Kalau hasil pertama masih terlalu besar, turunkan lagi dari berkas asli, bukan dari hasil kompres pertama.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Kalau berkasnya berisi data yang perlu disensor sebelum dikirim, sensor dulu lewat Sensor PDF. Penyensoran menghapus isinya, bukan sekadar menutupinya dengan kotak hitam yang masih bisa dibaca.
Untuk berkas yang sangat besar, di atas 100 MB, koneksi yang tidak stabil lebih sering menggagalkan proses di tengah jalan. Aplikasi desktop lebih hemat waktu untuk berkas sekategori itu.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ada halaman yang dibuang saat kompresi? Tidak. Kompresi tidak menyentuh daftar halaman. Jumlah halaman hasilnya sama dengan berkas asli.
Apakah gambar di dalam dokumen ikut berubah? Bisa berubah, karena gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diperkecil dan ditulis ulang sebagai JPEG. Gambar yang resolusinya sudah wajar dibiarkan apa adanya. Perubahannya biasanya tidak terasa saat dokumen dibaca di layar, tetapi bisa terlihat pada gambar yang dicetak besar.
Bisakah memilih tingkat kompresi? Bisa. Ada tiga tingkat, yaitu Ekstrem, Direkomendasikan, dan Ringan, dan Direkomendasikan sudah terpilih saat halaman dibuka.
Apakah berkas asli berubah? Tidak. Berkas asli di perangkat Anda tetap utuh. Kompresi membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru.
Apakah pengecilan menghilangkan penanda buku? Penanda buku tetap ada. Yang berubah adalah mutu gambar di dalamnya.
Kalau hasilnya masih terlalu besar, apa langkah berikutnya? Turunkan lagi dari berkas asli, bukan dari hasil kompres pertama. Kalau mutu tidak boleh turun lagi, pecah dokumennya menjadi beberapa bagian yang lebih kecil.
Untuk mengecilkan berkas tanpa kehilangan isi, buka Kompres PDF, unggah dokumennya, lalu unduh hasilnya. Kalau berkasnya gagal dibuka, mulai dari Perbaiki PDF lebih dulu. Penjelasan soal hasil gabungan yang membengkak ada di Kenapa Hasil Gabung PDF Jadi Besar, dan peta seluruh pekerjaan pengoptimalan ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.