Mengompres PDF menjadi 500 KB dilakukan dengan membuka Kompres PDF, mengunggah berkasnya, menjalankan proses, lalu mengunduh hasilnya. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses selesai, sehingga keputusan berikutnya diambil berdasarkan angka yang nyata, bukan perkiraan.
Angka 500 KB termasuk target yang lebih sering tercapai daripada 100 KB, terutama untuk dokumen berisi teks dan beberapa gambar. Alasannya bukan karena tool bekerja lebih keras, melainkan karena ruang pemangkasannya lebih lebar. Pada target 500 KB, dokumen yang tidak bisa turun sampai 100 KB masih punya kemungkinan masuk.
Batas 500 KB juga sering muncul sebagai syarat resmi. Portal pendaftaran, sistem pengadaan, dan formulir beasiswa kerap menetapkan angka itu sebagai batas unggah. Bagian di bawah menjelaskan langkah pengerjaannya, urutan yang benar untuk berkas gabungan, dan apa yang bisa dilakukan kalau hasilnya belum cukup kecil.
Kapan target 500 KB dipakai
Target ini dipakai ketika batas unggah memang 500 KB, atau ketika ukuran berkas mulai menghambat pengiriman. Dokumen lamaran dengan lampiran ijazah dan transkrip yang digabung menjadi satu sering berada di kisaran ini. Setelah digabung, ukurannya mendekati jumlah seluruh berkas masukan, sehingga pengecilan menjadi perlu.
Target ini juga masuk akal untuk dokumen pindai pendek. Hasil pindai satu sampai tiga halaman biasanya masih bisa masuk ke 500 KB setelah kompresi, terutama kalau pindaiannya dilakukan pada resolusi yang wajar. Yang sulit adalah dokumen pindai puluhan halaman, karena setiap halaman membawa gambar penuh.
Sebaliknya, target ini tidak perlu dikejar untuk dokumen yang memang akan disimpan sendiri. Berkas besar di komputer sendiri tidak menimbulkan masalah selama ruang penyimpanannya cukup. Kompresi baru diperlukan ketika ada batas dari pihak lain yang harus dipenuhi.
Langkah mengompres menuju 500 KB
- Kumpulkan seluruh berkas yang akan dikirim dalam satu folder.
- Periksa ukuran masing-masing berkas. Catat mana yang paling besar.
- Kalau berkasnya lebih dari satu dan harus dikirim sebagai satu lampiran, gabungkan lebih dulu lewat Gabung PDF.
- Buka Kompres PDF, lalu unggah berkas hasil gabungan atau berkas tunggal yang akan dikecilkan.
- Jalankan prosesnya, lalu bandingkan ukuran sebelum dan sesudah.
- Kalau sudah di bawah 500 KB, unduh hasilnya dan simpan berkas aslinya sebagai cadangan.
- Periksa jumlah halaman dan halaman terpadat sebelum berkas dikirim.
Urutan langkah ketiga sering dibalik. Mengompres setiap berkas satu per satu sebelum digabung berarti mengerjakan beberapa kali unggah, beberapa kali proses, dan beberapa kali unduh. Hasil gabungannya tetap perlu diperiksa ukurannya. Menggabungkan lebih dulu lalu mengompres sekali menghasilkan pekerjaan yang lebih sedikit. Kalau hasil gabungan justru bertambah besar, penyebabnya dijelaskan di Kenapa Hasil Gabung PDF Jadi Besar.
Langkah ketujuh sama pentingnya. Kompresi tidak membuang halaman, jadi kalau ada halaman yang hilang, sumbernya ada di berkas masukan, bukan di proses kompresi. Periksa juga halaman yang paling padat, misalnya tabel kecil atau catatan kaki, pada tingkat pembesaran normal.
Batas paket dan kuota
Batas ukuran berkas yang diterima tool mengikuti paket: 10 MB per berkas tanpa akun, 30 MB per berkas pada paket Gratis, serta 200 MB per berkas pada paket Berbayar. Kuota pemrosesannya 20 per hari tanpa akun, 30 per hari pada paket Gratis, dan tanpa batas pada paket Berbayar. Rinciannya ada di halaman harga.
Batas ukuran berlaku per berkas, bukan total. Dua berkas berukuran 20 MB masing-masing tetap bisa diproses pada paket Gratis meskipun totalnya 40 MB. Kalau berkasnya di atas batas, perkecil dulu berkas itu sebelum diproses.
Jumlah berkas dalam satu kali penggabungan juga mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 pada paket Gratis, dan 20 pada paket Berbayar. Kalau berkasnya lebih banyak, penggabungan dikerjakan bertahap, lalu hasil akhirnya dikompres satu kali.
Cara mengulang yang benar
Kalau hasil pertama masih di atas 500 KB, jangan mengulang proses yang sama pada berkas yang sama. Dengan tingkat yang sama hasilnya akan sama; kalau Direkomendasikan belum cukup, ulangi dari berkas asli dengan Ekstrem. Mengompres berkas hasil kompresi memang bisa menurunkan ukuran lagi, tetapi setiap putaran menurunkan mutu gambar sedikit, dan mutu yang sudah turun tidak bisa dikembalikan.
Yang lebih baik dilakukan adalah mencari sumber ukurannya. Kalau ada gambar beresolusi tinggi di dalam dokumen, ganti dengan versi yang lebih kecil sebelum disusun menjadi PDF. Kalau dokumennya hasil pindai, pindai ulang pada resolusi yang lebih rendah. Kalau ada halaman yang ternyata tidak diperlukan, hapus halaman itu lebih dulu, karena halaman yang dibuang mengurangi ukuran lebih pasti daripada kompresi.
Kalau setelah semua itu hasilnya masih di atas 500 KB, pertimbangkan memecah kiriman. Sebagian portal menerima dua kali unggah, dan mengirim dua berkas yang masing-masing di bawah batas lebih baik daripada satu berkas yang isinya rusak.
Masalah yang sering terjadi
Hasilnya hanya turun sedikit. Dokumen berisi teks saja sudah padat, jadi ruang pemangkasannya kecil. Kalau dokumen seperti ini tetap di atas 500 KB, biasanya ada gambar atau lampiran yang ikut terbawa. Periksa apakah ada lampiran besar yang tidak diperlukan di dalam berkas.
Berkas ditolak karena melebihi batas. Periksa apakah yang dihitung adalah ukuran berkas atau total kiriman. Kalau batasnya per berkas, kompres berkas yang besar saja. Kalau batasnya total, semua berkas perlu dijumlahkan lebih dulu.
Hasil kompresi tidak bisa dibuka penerima. Minta penerima mengunduh berkasnya lebih dulu, bukan membukanya dari pratinjau di dalam layanan. Kalau berkasnya tetap gagal dibuka, coba perbaiki lewat Perbaiki PDF, lalu kompres ulang dari berkas aslinya.
Berkas terkunci kata sandi. Kuncinya perlu dibuka lebih dulu lewat Buka Kunci PDF, dan itu hanya bisa dilakukan kalau sandinya diketahui.
Kualitas gambar menurun lebih dari yang diharapkan. Ini terjadi kalau kompresi dilakukan berulang kali. Kembali ke berkas asli dan lakukan sekali saja. Simpan hasil kompresi sebagai berkas terpisah, jangan menimpa berkas asli.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop yang berjalan di komputer sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Berkas yang sangat besar, di atas 100 MB, juga lebih hemat dikerjakan secara lokal. Pada koneksi yang tidak stabil, unggahan sebesar itu lebih sering gagal di tengah jalan, dan prosesnya harus diulang dari awal.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah hasil kompresi masih layak dicetak? Untuk dokumen berisi teks, hasilnya tetap layak dicetak karena hurufnya tidak berubah. Untuk dokumen berisi gambar, periksa dulu hasilnya di pratinjau cetak. Kalau akan dicetak pada kertas besar, pakai berkas aslinya, bukan hasil kompresi.
Apakah bisa mengompres beberapa berkas sekaligus? Satu proses menerima satu berkas. Kalau berkasnya beberapa dan akan dikirim bersama, gabungkan lebih dulu, lalu kompres hasilnya sekali.
Apakah hasil kompresi masih bisa digabungkan lagi? Bisa. Hasil kompresi adalah PDF biasa yang bisa dipakai sebagai masukan untuk proses berikutnya. Meski begitu, urutan yang lebih hemat adalah menggabung dulu, baru mengompres.
Apakah metadata ikut terpengaruh? Kompresi bekerja pada struktur dan isi berkas. Kalau tujuan Anda juga membersihkan metadata, kerjakan itu lebih dulu lewat panduan metadata PDF, baru kompres, supaya metadatanya tidak muncul kembali di berkas hasil.
Berapa lama prosesnya? Waktu proses bertambah mengikuti ukuran berkas dan jumlah gambar di dalamnya. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses selesai, jadi hasilnya bisa langsung dinilai.
Mulai dari kompresi
Kalau targetnya sudah jelas, buka Kompres PDF, unggah berkasnya, lalu unduh hasilnya. Untuk berkas yang terdiri dari beberapa PDF, mulai dari Gabung PDF supaya hanya ada satu berkas yang perlu diproses. Penjelasan tentang apa yang sebenarnya membuat PDF besar ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.