Menggabungkan PDF tanpa duplikat dikerjakan dengan memeriksa irisan antar berkas sebelum proses dijalankan, bukan sesudahnya. Irisan itu biasanya berupa halaman yang muncul di dua berkas sekaligus: sampul yang ada di setiap kiriman, lampiran yang sudah pernah dilampirkan, atau halaman yang sudah ikut di berkas utama dan masih ada di berkas tambahan. Setelah irisan diketahui, halaman kembarnya dibuang dari salah satu berkas lebih dulu, baru penggabungan dijalankan lewat Gabung PDF.
Urutan ini penting karena penggabungan tidak memeriksa isi. Ia menyatukan daftar halaman dari setiap berkas apa adanya. Kalau dua berkas memuat halaman yang sama, hasilnya memuat halaman itu dua kali, dan tidak ada peringatan apa pun saat prosesnya berjalan.
Dari mana duplikat biasanya datang
Empat pola berikut mencakup sebagian besar kasus yang ditemui.
Sampul dan halaman judul yang berulang. Setiap berkas yang dibuat terpisah punya sampulnya sendiri. Begitu digabung, dokumen hasilnya memuat tiga atau empat sampul berurutan, padahal yang dibutuhkan hanya satu.
Lampiran yang ikut di dua tempat. Dokumen utama sering memuat lampiran di bagian belakang, sementara lampirannya juga dikirim sebagai berkas terpisah. Kalau keduanya digabung, lampirannya muncul dua kali.
Berkas yang pernah digabung sebagian. Berkas A dan berkas B sudah pernah digabung menjadi berkas AB. Kalau berkas AB kemudian digabung lagi dengan berkas B, seluruh isi B ada dua kali di hasilnya. Kesalahan ini paling sering terjadi pada arsip yang disusun bertahap tanpa catatan.
Halaman revisi yang tidak membuang versi lama. Dokumen revisi sering disusun dengan menambahkan halaman baru di belakang, sementara halaman lama yang sudah digantikan tetap ada. Setelah digabung, pembaca menemukan dua versi halaman yang berbeda isinya.
Memeriksa irisan sebelum menggabung
Pemeriksaan ini tidak memerlukan aplikasi tambahan, dan waktunya jauh lebih singkat daripada memperbaiki hasil yang telanjur salah.
- Buka setiap berkas calon masukan, lalu catat jumlah halamannya.
- Perhatikan halaman pertama dan halaman terakhir setiap berkas. Sampul dan halaman penutup adalah dua tempat yang paling sering berulang.
- Cari kata yang khas dari dokumen, misalnya judul bab atau nomor surat, lalu periksa apakah kata itu muncul di lebih dari satu berkas. Untuk dokumen yang punya lapisan teks, pemeriksaan ini bisa dibantu dengan tool pencarian teks.
- Tandai berkas mana yang halamannya perlu dibuang sebelum digabung.
- Buang halaman itu dari berkas yang bersangkutan dengan tool penghapus halaman, lalu simpan sebagai berkas baru. Jangan menimpa berkas aslinya.
- Gabungkan berkas yang sudah bersih lewat Gabung PDF.
- Periksa hasilnya: jumlah halaman harus sama dengan jumlah halaman seluruh berkas setelah pengurangan, dan tidak ada bagian yang muncul dua kali.
Langkah kelima yang paling sering dilewati. Membuang halaman langsung dari berkas asli memang lebih cepat, tetapi menghilangkan kemungkinan mengulang proses kalau ternyata ada yang salah tandai.
Memilih berkas yang dipertahankan
Kalau dua berkas memuat halaman yang sama, pertanyaannya bukan sekadar halaman mana yang dibuang, melainkan versi mana yang dipertahankan. Tiga patokan berikut membantu memutuskan.
Versi yang paling lengkap. Halaman yang punya tanda tangan, stempel, atau catatan tepi biasanya adalah versi yang sudah diproses. Halaman yang belum bertanda adalah versi kerja. Untuk dokumen resmi, versi bertanda yang dipertahankan.
Versi yang paling baru. Periksa tanggal di dalam dokumen, bukan tanggal berkas di pengelola berkas. Tanggal berkas berubah setiap kali disalin, sedangkan tanggal di dalam dokumen menunjukkan kapan isinya dibuat.
Versi yang resminya jelas. Untuk dokumen dari instansi, halaman yang memuat nomor surat dan kop resmi adalah acuannya. Salinan tanpa nomor biasanya versi internal yang tidak perlu ikut diarsipkan.
Kalau dua versi ternyata sama-sama dibutuhkan, misalnya versi revisi dan versi asli untuk perbandingan, jangan digabung menjadi satu dokumen. Simpan keduanya sebagai berkas terpisah, dan beri nama yang membedakan versinya.
Menyusun urutan setelah duplikat dibuang
Setelah halaman kembar hilang, urutan berkas menentukan urutan hasil. Urutan di daftar unggahan adalah urutan hasil gabungan, dan urutan itu mengikuti urutan pemilihan berkas. Nama seperti "scan1.pdf", "scan10.pdf", "scan2.pdf" akan tersusun sebagai scan1, scan10, scan2, bukan urutan angka yang diharapkan. Ini bukan kesalahan tool, melainkan urutan abjad yang dipakai sistem berkas.
Untuk berkas yang banyak dan namanya tidak beraturan, cara paling aman adalah menggabungkan dalam beberapa putaran: kelompok yang urutannya sudah pasti digabung lebih dulu, lalu hasilnya digabungkan dengan kelompok berikutnya. Dua putaran lebih mudah diperiksa daripada satu putaran dengan dua puluh berkas yang harus diurutkan sekaligus.
Batas jumlah dan ukuran
Batas jumlah berkas mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 berkas pada paket Gratis, dan 20 berkas pada paket Berbayar. Batas ukurannya 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar.
Batas ukuran berlaku per berkas, bukan untuk total. Dua puluh berkas berukuran 20 MB masing-masing tetap bisa digabung selama paketnya mengizinkan ukuran itu per berkas. Rincian lengkapnya ada di halaman harga.
Untuk berkas yang jumlahnya lebih dari dua puluh, penggabungan dikerjakan bertahap. Cara ini juga membantu pada pemeriksaan duplikat: setiap putaran hanya memuat sedikit berkas, sehingga halaman yang berulang lebih mudah terlihat.
Kalau duplikat baru ketahuan setelah digabung
Duplikat yang lolos dari pemeriksaan awal bisa dibuang dari berkas hasilnya tanpa perlu mengulang dari awal. Caranya sama seperti membuang halaman biasa: catat nomor halaman kembarnya, lalu tandai di tool penghapus halaman.
Kalau urutannya juga perlu diperbaiki setelah halaman kembar dibuang, susun ulang urutannya dengan tool penyusun halaman. Perlu diingat, halaman yang tidak disebut akan terbuang, jadi sebutkan seluruh halaman yang dipertahankan saat memakai tool itu.
Mengulang penggabungan dari berkas aslinya sering lebih rapi daripada menambal hasil gabungan, terutama kalau duplikatnya banyak. Berkas asli yang disimpan di folder terpisah membuat pilihan itu selalu terbuka.
Masalah yang sering terjadi
Hasilnya memuat halaman yang sama dua kali. Periksa apakah ada berkas yang isinya tumpang tindih. Cara tercepat: hitung jumlah halaman hasil, lalu bandingkan dengan jumlah halaman seluruh masukan. Selisihnya menunjukkan berapa halaman yang berulang.
Duplikat muncul di tempat yang tidak diduga. Sampul dan halaman penutup adalah dua tempat yang paling sering. Periksa juga halaman daftar isi, karena setiap berkas biasanya punya daftarnya sendiri.
Berkas ditolak karena terkunci kata sandi. PDF yang dilindungi tidak bisa dibaca sampai kuncinya dibuka. Buka dulu lewat Buka Kunci PDF, lalu periksa isinya sebelum digabung. Kalau sandinya tidak diketahui, berkas itu tidak bisa diproses.
Sebagian berkas tidak ikut tergabung. Biasanya karena berkas itu bukan PDF, misalnya foto JPG yang ikut terpilih. Ubah dulu ke PDF lewat tool konversi gambar, baru gabungkan.
Ukuran hasil membengkak. Penggabungan menyatukan objek halaman asli termasuk gambar dan font, jadi ukurannya mendekati jumlah berkas masukannya. Kalau hasilnya perlu lebih kecil, kompres setelah digabung lewat Kompres PDF. Penyebab lengkapnya dibahas di Kenapa Hasil Gabung PDF Jadi Besar.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, dokumen keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Kalau berkasnya berisi data yang perlu disensor sebelum digabung, sensor dulu lewat Sensor PDF. Penyensoran menghapus isinya, bukan sekadar menutupinya dengan kotak hitam yang masih bisa dibaca.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tool penggabungan bisa mendeteksi halaman kembar? Tidak. Tool menyatukan daftar halaman apa adanya, tanpa membandingkan isi antar berkas. Pemeriksaan duplikat adalah pekerjaan yang dikerjakan sebelum penggabungan.
Apakah duplikat yang dibuang bisa dikembalikan? Bisa, selama berkas aslinya disimpan. Ambil halaman itu dari berkas asli dengan tool ekstrak halaman, lalu gabungkan kembali kalau perlu.
Bagaimana kalau dua berkas memuat halaman yang sama tetapi berbeda resolusi? Pertahankan versi dengan resolusi lebih tinggi untuk keperluan cetak, dan versi yang lebih kecil untuk keperluan pengiriman. Keduanya tidak perlu berada di satu berkas yang sama.
Apakah penggabungan mengubah nomor halaman yang tercetak? Tidak. Nomor yang sudah tercetak di halaman dipertahankan apa adanya, termasuk kalau jadi berulang setelah digabung. Penomoran ulang dikerjakan terpisah.
Apakah hasil gabungan bisa diedit lagi? Bisa. Hasilnya PDF biasa yang bisa dibuka, disunting, atau digabungkan lagi seperti berkas PDF lain.
Untuk menyatukan berkas tanpa halaman berulang, mulai dari Gabung PDF. Periksa isinya lebih dulu, buang halaman kembarnya dengan tool penghapus halaman, lalu jalankan penggabungan sekali saja. Dasar-dasarnya ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.