Mengecilkan PDF untuk email dilakukan dengan membuka Kompres PDF, mengunggah berkasnya, menjalankan proses, lalu mengunduh hasilnya. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses selesai, sehingga Anda tahu pasti apakah hasilnya sudah cukup kecil untuk lampiran. Teks di dalamnya tetap teks vektor, bukan gambar, jadi hurufnya tidak ikut pecah saat penerima membukanya. Gambar di dalam dokumen bisa berubah, karena yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diperkecil dan ditulis ulang sebagai JPEG.
Yang perlu dipahami lebih dulu: batas lampiran ditentukan oleh layanan email penerima dan pengirim, bukan oleh tool kompresi. Karena itu, langkah pertama yang paling menghemat waktu adalah mengetahui batas yang berlaku, baru mengecilkan berkas sampai di bawah angka itu. Mengompres tanpa target yang jelas sering berakhir dengan kompresi ulang yang tidak perlu.
Untuk dokumen yang isinya beberapa berkas terpisah, urutannya juga penting: gabungkan dulu, baru kompres. Bagian di bawah menjelaskan urutan itu, batas yang berlaku, dan masalah yang sering muncul saat lampiran ditolak.
Kapan PDF perlu dikecilkan untuk email
PDF perlu dikecilkan saat ukurannya melewati batas lampiran yang berlaku. Kalau berkasnya sudah kecil, tidak ada yang perlu dikerjakan. Mengompres berkas yang sudah efisien hanya membuang waktu dan menurunkan mutu gambar sedikit tanpa manfaat yang sepadan.
Dokumen hasil pindai biasanya yang paling sering melewati batas, karena setiap halamannya adalah gambar penuh pada resolusi tinggi. Dokumen berisi teks saja jarang menjadi masalah meskipun halamannya banyak, karena teks vektor jauh lebih hemat ruang daripada gambar.
Ada juga kondisi yang terlihat seperti masalah ukuran, tetapi sebenarnya bukan. Kadang lampiran ditolak karena jumlah lampiran dalam satu email, bukan karena ukuran satu berkas. Kalau itu penyebabnya, menggabungkan beberapa PDF menjadi satu lampiran justru menyelesaikannya. Caranya ada di Gabung PDF.
Langkah mengecilkan PDF untuk lampiran
- Periksa ukuran berkas di pengelola berkas atau di aplikasi pembaca PDF.
- Cari tahu batas lampiran yang berlaku di layanan email penerima.
- Kalau berkasnya terdiri dari beberapa PDF, gabungkan lebih dulu lewat Gabung PDF.
- Buka Kompres PDF.
- Unggah berkas yang akan dikecilkan, lalu jalankan prosesnya.
- Bandingkan ukuran sebelum dan sesudah yang ditampilkan.
- Kalau sudah di bawah batas, unduh hasilnya dan lampirkan ke email.
- Simpan berkas aslinya sebagai cadangan sebelum berkas dikirim.
Langkah kedelapan sering dilewati, padahal ini yang paling sering dibutuhkan di kemudian hari. Hasil kompresi tidak bisa dikembalikan ke ukuran dan mutu semula. Kalau penerima meminta versi lain, atau ada syarat baru dari portal penerima, kompresi ulang dikerjakan dari berkas asli, bukan dari hasil yang sudah dikompres.
Langkah ketiga juga menentukan jumlah pekerjaan. Mengompres tiga berkas satu per satu berarti tiga kali unggah dan tiga kali unduh. Menggabungkan ketiganya lebih dulu berarti satu kali unggah, satu kali kompres, dan satu kali unduh. Kalau hasil gabungan justru bertambah besar, penyebabnya dijelaskan di Kenapa Hasil Gabung PDF Jadi Besar.
Batas yang berlaku di tool ini
Batas ukuran berkas yang diterima tool mengikuti paket: 10 MB per berkas tanpa akun, 30 MB per berkas pada paket Gratis, serta 200 MB per berkas pada paket Berbayar. Jumlah pemrosesannya 20 per hari tanpa akun, 30 per hari pada paket Gratis, dan tanpa batas pada paket Berbayar. Rinciannya ada di halaman harga.
Batas itu berlaku per berkas, bukan total. Dua berkas berukuran 20 MB masing-masing tetap bisa diproses pada paket Gratis, meskipun totalnya 40 MB. Kalau berkasnya di atas batas, kecilkan dulu berkas itu, baru proses.
Perlu diingat bahwa batas paket di atas adalah batas tool, bukan batas email. Layanan email bisa punya batas yang lebih ketat atau lebih longgar. Yang menentukan lampiran Anda diterima adalah batas yang paling ketat di antara keduanya, jadi periksa keduanya sebelum mengirim.
Masalah yang sering terjadi
Lampiran tetap ditolak setelah dikompres. Periksa lagi batas yang berlaku. Kalau berkasnya masih di atas batas, kompres sekali lagi dari berkas aslinya. Kalau berkasnya sudah di bawah batas tetapi tetap ditolak, penyebabnya kemungkinan bukan ukuran: bisa jumlah lampiran, jenis berkas yang tidak diterima, atau kotak masuk penerima yang penuh.
Penerima tidak bisa membuka lampirannya. Beberapa layanan email memblokir jenis lampiran tertentu, tetapi PDF umumnya diterima. Kalau PDF tetap tidak bisa dibuka, minta penerima mengunduh berkasnya lebih dulu, bukan membukanya dari pratinjau di dalam email.
Hasilnya hanya menyusut sedikit. Dokumen berisi teks saja memang sudah padat, sehingga ruang pemangkasannya kecil. Kalau dokumen seperti itu tetap terlalu besar untuk lampiran, pertimbangkan memisahnya menjadi beberapa email atau memakai tautan berbagi berkas.
Lampiran masih terlalu besar. Tool ini punya tiga tingkat kompresi: Ekstrem, Direkomendasikan (sudah terpilih saat halaman dibuka), dan Ringan. Kalau lampiran masih melewati batas email, ulangi dari berkas asli dengan Ekstrem. Yang dikecilkan adalah gambar yang resolusinya melebihi batas tingkat yang dipilih, di samping struktur yang dirapikan dan data tidak terpakai yang dibuang.
Proses gagal di tengah unggahan. Koneksi yang tidak stabil adalah penyebab paling umum. Ulangi prosesnya saat koneksi lebih baik, atau pindahkan pekerjaannya ke komputer kalau berkasnya besar.
Ukuran di pengelola berkas berbeda dari ukuran di tool. Selisih kecil wajar, karena keduanya bisa menghitung dengan cara yang sedikit berbeda. Yang perlu diperhatikan adalah selisih besar, karena itu biasanya tanda ada data yang tidak terbaca di salah satu sisi.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop yang berjalan di komputer sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Berkas yang berisi bagian sensitif juga sebaiknya disensor dulu sebelum dikirim. Sensor dilakukan lewat Sensor PDF secara permanen, karena kotak hitam yang digambar di atas teks tidak menghilangkan isinya.
Setelah lampiran dikirim
Periksa dua hal sebelum menekan tombol kirim. Pertama, ukuran berkasnya sudah di bawah batas yang berlaku. Kedua, jumlah halamannya tidak berkurang setelah kompresi. Kompresi tidak membuang halaman, jadi kalau ada yang hilang, berkas aslinya perlu diperiksa ulang.
Kalau lampiran perlu dilindungi kata sandi, tambahkan proteksi setelah kompresi selesai lewat Proteksi PDF. Kata sandi tidak bisa dipindahkan dari berkas lain, jadi proteksi selalu dibuat baru pada berkas hasilnya. Kirimkan kata sandinya lewat saluran terpisah, bukan di email yang sama dengan lampirannya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berkas asli ikut berubah? Tidak. Kompresi membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru. Berkas asli di perangkat Anda tetap utuh.
Apakah lampiran bisa dikecilkan tanpa mengubah isinya? Ya. Isi halaman tidak berubah, karena yang dipangkas adalah data di dalam berkas. Yang bisa berubah adalah mutu gambar, dan itu pun hanya kalau resolusinya diturunkan karena melebihi ukuran tampilnya.
Kalau hasilnya masih besar, apakah harus dikompres berkali-kali? Tidak. Kompres ulang dari berkas aslinya, bukan dari hasil yang sudah dikompres. Hasil yang dikompres berkali-kali tidak menyusut sebanyak proses pertama, dan mutu gambarnya turun lagi.
Bisakah mengompres berkas yang terkunci kata sandi? Tidak langsung. Kuncinya perlu dibuka dulu lewat Buka Kunci PDF, dan itu hanya bisa dilakukan kalau sandinya diketahui.
Apakah hasilnya bisa dibuka penerima tanpa aplikasi khusus? Ya. Hasilnya PDF biasa. Kalau penerima tidak punya aplikasi pembaca PDF, sebagian layanan email dan peramban bisa menampilkan pratinjaunya langsung.
Mulai dari kompresi
Kalau yang dibutuhkan hanya membuat berkas muat sebagai lampiran, buka Kompres PDF, unggah berkasnya, lalu unduh hasilnya. Untuk pekerjaan yang mencakup beberapa berkas, mulai dari Gabung PDF lebih dulu. Peta pekerjaan lain di kelompok ini ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF, dan topik PDF secara umum ada di Panduan PDF.