Kompresi PDF untuk arsip aman selama dua syarat terpenuhi: isi halaman masih terbaca setelah dikompres, dan berkas aslinya tetap disimpan sebagai cadangan. Tidak ada angka persen yang bisa dipakai untuk semua berkas, karena penurunan ukurannya bergantung pada isi dokumen. Yang bisa dijadikan patokan adalah hasil pemeriksaan mata, bukan angka di layar.
Urutan yang disarankan untuk berkas arsip: periksa dulu apakah berkasnya memang perlu dikompres, perbaiki kalau strukturnya rusak, tentukan tujuan penyimpanannya, baru kompres. Untuk arsip jangka panjang, langkah terakhirnya bukan kompresi, melainkan konversi ke format arsip.
Satu hal yang perlu dipahami sejak awal: kompresi tidak bisa dikembalikan. Data yang sudah dibuang tidak bisa dipulihkan, dan mutu gambar yang sudah turun tidak bisa dinaikkan lagi. Berkas asli karena itu adalah bagian dari rencana arsip, bukan sisa yang bisa dihapus setelah kompresi berhasil.
Kenapa tidak ada angka persen yang aman
Ukuran PDF ditentukan isinya, bukan jumlah halamannya. Dokumen dua ratus halaman berisi teks bisa jauh lebih kecil daripada berkas lima halaman berisi foto beresolusi tinggi. Berkas hasil pindai beresolusi tinggi umumnya menyusut paling banyak karena setiap halamannya adalah gambar penuh. Dokumen berisi teks saja sudah cukup padat, sehingga penurunannya lebih kecil.
Karena itu, pertanyaan "berapa persen yang aman" tidak bisa dijawab dengan satu angka. Yang bisa dijawab adalah pertanyaan lain: apakah isi halaman masih terbaca setelah dikompres, dan apakah hasilnya memenuhi tujuan arsipnya.
Ada juga jenis berkas yang tidak boleh dikompres sama sekali. Foto bukti yang harus menunjukkan detail kecil, peta, atau gambar teknik kehilangan nilainya kalau datanya dipangkas. Untuk berkas seperti itu, ukuran besar adalah harga dari mutunya.
Kapan kompresi arsip dipakai dan kapan tidak
Kompresi dipakai kalau ukuran berkas mulai menghambat pekerjaan: penyimpanan penuh, unggahan lambat, atau pengiriman lewat email yang ditolak sistem. Selama berkasnya nyaman disimpan dan dibuka, tidak ada yang perlu diubah.
Kompresi juga dipakai untuk menyeragamkan berkas sebelum disimpan dalam jumlah besar. Kumpulan hasil pindai dari beberapa tahun sering punya ukuran yang tidak seragam, dan mengecilkannya membuat arsip lebih mudah dipindahkan ke media penyimpanan lain.
Kompresi tidak dipakai kalau berkasnya akan menjadi bukti yang detailnya harus utuh, atau kalau dokumennya masih akan disunting lagi.
Langkah mengompres berkas arsip
- Kelompokkan berkas arsip berdasarkan jenis isinya: dokumen teks, hasil pindai, atau berkas bergambar. Ketiganya menyusut dengan perilaku berbeda.
- Periksa ukuran setiap berkas, lalu catat angkanya. Angka ini pembanding untuk menilai hasil nanti.
- Tentukan tujuan penyimpanannya: dibaca di layar, dicetak ulang, atau disimpan jangka panjang. Tujuan itu menentukan seberapa ketat kompresinya.
- Buka Kompres PDF, unggah satu berkas, lalu jalankan prosesnya.
- Baca ukuran sebelum dan sesudah yang ditampilkan setelah proses selesai.
- Unduh hasilnya, lalu buka dan periksa halaman yang paling padat. Perbesar tulisan terkecil, dan pastikan angka serta tanda tangan di dokumen masih terbaca.
- Simpan berkas asli di tempat terpisah sebelum berkas hasilnya dimasukkan ke arsip.
- Kalau berkasnya disimpan untuk jangka panjang, lanjutkan dengan PDF/A (format arsip ISO) setelah kompresi selesai.
Langkah keenam adalah penentu keputusan. Kalau tulisan terkecil masih terbaca, kompresi itu aman untuk berkas tersebut. Kalau tidak, pakai berkas asli dan pertimbangkan memangkas halaman yang tidak perlu alih-alih menurunkan mutu seluruh halaman.
Kompres dulu atau PDF/A dulu
Untuk arsip jangka panjang, dua langkah ini sering dianggap sama, padahal berbeda. Kompresi memangkas ukuran. Konversi ke PDF/A menyiapkan berkas supaya bisa dibuka dalam jangka panjang, dengan menyertakan font yang belum tertanam dan menonaktifkan JavaScript serta aksi otomatis.
Urutan yang hemat: kompres dulu, baru konversi ke PDF/A. Kalau dibalik, berkas PDF/A yang sudah final harus diproses ulang setelah dikompres. Keduanya tidak selalu diperlukan. Kalau ukurannya sudah kecil dan hanya butuh format arsip, langsung konversi ke PDF/A. Kalau ukurannya besar tetapi tidak disimpan jangka panjang, cukup kompres. Dokumen dengan warna khusus bisa berubah tampilannya ketika disesuaikan ke profil sRGB saat konversi, jadi periksa hasilnya kalau warna itu penting.
Yang perlu disimpan bersama berkas arsip
Arsip yang baik bukan hanya berkasnya. Sertakan satu berkas catatan yang menjelaskan asal-usulnya: dari mana berkas itu datang, kapan diterima, dan apakah isinya pernah diubah. Catatan itu bisa berupa dokumen teks biasa, dan ukurannya kecil.
Simpan juga versi sebelum kompresi. Kalau suatu saat arsipnya perlu dicetak besar atau detailnya dipertanyakan, versi bermutu penuh itulah yang dibutuhkan. Versi hasil kompresi dipakai sehari-hari, sedangkan versi aslinya disimpan sebagai cadangan.
Periksa metadata sebelum berkas masuk arsip. Berkas yang dibuat aplikasi tertentu bisa membawa nama pembuat, nama perangkat, dan tanggal. Kalau jejak itu tidak perlu ikut tersimpan, bersihkan dulu lewat panduan metadata PDF. Tampilan halaman tidak berubah sedikit pun.
Masalah yang sering terjadi
Hasilnya tetap besar setelah dikompres. Berarti isi berkasnya memang gambar beresolusi tinggi. Kalau mutu boleh turun, kompres sekali lagi dari berkas asli. Kalau tidak, ukuran itu memang harga dari mutunya.
Berkasnya tidak bisa dibuka setelah dikompres. Coba perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF. Kalau tetap gagal, ulangi kompresi dari berkas aslinya. Simpan berkas asli sampai hasilnya dipastikan bisa dibuka.
Metadata hilang setelah konversi ke PDF/A. Konversi arsip menyesuaikan berkas dengan standar, dan sebagian informasi bisa berubah. Kalau metadata tertentu penting, catat isinya di berkas terpisah sebelum konversi.
Ukuran hasilnya justru bertambah setelah PDF/A. Konversi arsip menyertakan font yang belum tertanam dan menambah struktur standar, jadi ukurannya bisa naik sedikit. Untuk arsip, ukuran biasanya bukan prioritas utama; yang lebih penting adalah dokumen bisa dibuka utuh bertahun-tahun kemudian.
Berkasnya ditolak karena melebihi batas. Batas ukuran dihitung per berkas. Paket Gratis menerima 30 MB per berkas, paket Berbayar 200 MB. Kalau berkasnya di atas batas, pangkas dulu halaman yang tidak perlu, lalu kompres hasilnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Arsip berisi data pribadi lengkap, dokumen keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi yang berjalan di perangkat sendiri. Pada kelompok tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Untuk arsip pribadi yang tidak sensitif, tool online cocok dipakai karena pekerjaannya cepat dan tidak memerlukan pemasangan apa pun. Kalau arsipnya sangat besar dan harus dikerjakan sekaligus, aplikasi desktop lebih hemat waktu karena tidak perlu mengunggah apa pun. Batas paket Berbayar adalah 200 MB per berkas, dan berkas sebesar itu lebih sering gagal di tengah unggahan saat koneksi tidak stabil.
Batas paket yang berlaku
Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan dengan batas 10 MB per berkas. Paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari, dengan batas 30 MB per berkas. Paket Berbayar tidak membatasi jumlah pemrosesan, dengan batas 200 MB per berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Batas ukuran dihitung per berkas, bukan untuk total. Satu berkas yang lebih besar dari 30 MB akan ditolak paket Gratis meskipun itu satu-satunya berkas yang diunggah. Untuk arsip besar, kerjakan bertahap per kelompok berkas supaya tiap unggahan tetap di bawah batas.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kompresi menghilangkan halaman? Tidak. Kompresi tidak membuang halaman. Kalau ada halaman yang hilang, berkasnya perlu diperiksa atau diperbaiki lewat Perbaiki PDF.
Apakah teks di dokumen arsip tetap bisa dicari? Bisa, selama PDF berisi teks vektor. OCR belum tersedia, sehingga berkas hasil pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari.
Apakah berkas asli boleh dihapus setelah dikompres? Sebaiknya tidak. Hasil kompresi tidak bisa dikembalikan ke mutu semula. Simpan berkas asli di tempat terpisah, terutama untuk dokumen yang tidak bisa dibuat ulang.
Apakah PDF/A wajib untuk semua arsip? Tidak. PDF/A dipakai kalau berkasnya harus tetap terbaca dalam jangka panjang, misalnya berkas legal atau ijazah. Untuk arsip pribadi yang masih dibuka di aplikasi biasa, PDF hasil kompresi sudah cukup.
Apakah warna dokumen berubah setelah dikompres? Teks dan garis tidak berubah karena tetap vektor. Gambar di dalamnya bisa berubah sedikit, tergantung isinya. Periksa halaman bergambar sebelum berkas dimasukkan ke arsip.
Untuk arsip yang perlu dikecilkan hari ini, buka Kompres PDF, unggah satu berkas, lalu periksa halaman yang paling padat sebelum menyimpannya. Kalau berkasnya akan disimpan jangka panjang, lanjutkan dengan PDF/A (format arsip ISO). Peta pekerjaan lain di kelompok ini ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF, dan gambaran seluruh silo PDF ada di Panduan PDF.