Mengompres banyak PDF sekaligus dikerjakan dengan dua cara. Kalau seluruh berkas memang akan dikirim sebagai satu lampiran, gabungkan dulu lewat Gabung PDF, lalu kompres hasilnya sekali lewat Kompres PDF. Kalau setiap berkas harus tetap terpisah, prosesnya dikerjakan satu per satu, dan jumlah putarannya mengikuti jumlah berkas.
Perbedaan kedua cara itu menentukan berapa kali Anda mengunggah, berapa kali menunggu, dan berapa banyak kuota pemrosesan yang terpakai. Satu proses kompresi menerima satu berkas. Tidak ada tombol yang memproses sepuluh berkas dalam satu kali jalan, jadi pekerjaan yang banyak berarti beberapa putaran. Bagian di bawah menjelaskan cara memilih jalur, menghitung kuotanya, dan menghindari pekerjaan yang terbuang.
Dua jalur dan kapan masing-masing dipakai
Jalur pertama dipakai ketika berkas-berkas itu adalah satu dokumen yang harus dikirim sebagai satu kesatuan. Berkas lamaran adalah contoh yang paling umum: surat pengantar, CV, ijazah, dan transkrip biasanya diminta dalam satu PDF. Menggabungkan lebih dulu berarti satu kali unggah, satu kali kompres, dan satu kali unduh.
Jalur kedua dipakai ketika setiap berkas punya tujuan berbeda. Sepuluh laporan bulanan yang masing-masing dikirim ke penerima berbeda tidak masuk akal digabung. Untuk keadaan seperti itu, setiap berkas dikompres terpisah, dan hasilnya disimpan dengan nama yang jelas supaya tidak tertukar.
Ada juga keadaan di tengah: berkas akan dikirim sebagai beberapa lampiran, tetapi jumlahnya masih di bawah batas jumlah berkas per proses. Untuk keadaan ini, menggabungkan kelompok yang memang satu kesatuan lalu mengompres hasilnya lebih hemat daripada mengompres setiap berkas satu per satu.
Langkah jalur gabung lalu kompres
- Kumpulkan seluruh berkas dalam satu folder dan periksa ukurannya.
- Urutkan berkas sesuai urutan yang diinginkan pada hasil akhir.
- Buka Gabung PDF, unggah berkasnya, lalu periksa urutan di daftar sebelum menjalankan proses.
- Unduh berkas hasil gabungan dan periksa jumlah halamannya.
- Buka Kompres PDF, unggah hasil gabungan tadi.
- Jalankan prosesnya, lalu baca ukuran sebelum dan sesudah.
- Simpan berkas gabungan sebelum kompresi sebagai cadangan.
Langkah ketujuh menyimpan satu versi bermutu penuh yang bisa dipakai ulang. Hasil kompresi tidak bisa dikembalikan ke mutu semula. Kalau nanti ada perubahan isi, perbaikannya dikerjakan pada berkas gabungan sebelum kompresi, bukan pada hasil kompresi.
Perlu diingat juga bahwa penggabungan memindahkan objek halaman asli apa adanya, termasuk gambar dan font. Ukuran hasil gabungan karena itu mendekati jumlah ukuran seluruh berkas masukan. Kalau hasilnya terasa lebih besar dari perkiraan, penyebabnya dijelaskan di Kenapa Hasil Gabung PDF Jadi Besar.
Langkah jalur satu per satu
- Periksa ukuran setiap berkas dan tandai mana yang paling besar.
- Kerjakan berkas yang paling besar lebih dulu, karena berkas itu yang paling mungkin melewati batas.
- Buka Kompres PDF, unggah satu berkas, lalu jalankan prosesnya.
- Unduh hasilnya dan simpan dengan nama yang membedakannya dari berkas asli, misalnya dengan akhiran "kecil".
- Ulangi untuk berkas berikutnya sampai selesai.
- Periksa setiap hasil sebelum dikirim.
Langkah keempat adalah kebiasaan yang mencegah kekacauan. Kalau hasil kompresi menimpa berkas asli dengan nama yang sama, versi bermutu penuh hilang, dan tidak ada jalan kembali kalau ternyata hasilnya kurang memuaskan.
Langkah keenam juga perlu. Setiap berkas hasil diperiksa satu kali, terutama kalau berkasnya berisi gambar atau hasil pindai. Untuk dokumen berisi teks saja, pemeriksaan bisa cukup pada jumlah halaman dan keterbacaan halaman terpadat.
Menghitung kuota pemrosesan
Kuota pemrosesan adalah alasan paling praktis untuk memilih jalur. Tanpa akun, kuotanya 20 pemrosesan per hari. Paket Gratis memberi 30 pemrosesan per hari, dan paket Berbayar tidak membatasi jumlah pemrosesan. Rinciannya ada di halaman harga.
Kalau Anda punya dua puluh berkas dan memakai jalur satu per satu, pekerjaan itu memakai dua puluh pemrosesan, sedangkan kuota harian paket Gratis adalah 30 pemrosesan. Dengan jalur gabung lalu kompres, dua puluh berkas itu selesai dalam dua pemrosesan: satu untuk menggabung dan satu untuk mengompres. Perbedaannya besar, dan itu sebabnya pertanyaan pertama yang layak diajukan bukan "bagaimana mengompres banyak berkas", melainkan "apakah berkas-berkas ini boleh digabung".
Batas ukuran berkas juga mengikuti paket: 10 MB per berkas tanpa akun, 30 MB per berkas pada paket Gratis, serta 200 MB per berkas pada paket Berbayar. Batas itu berlaku per berkas, bukan total. Kalau ada satu berkas yang melewati batas, berkas itu perlu dikecilkan lebih dulu sebelum bisa diproses.
Jumlah berkas dalam satu kali penggabungan juga mengikuti paket: 10 berkas tanpa akun, 20 pada paket Gratis, dan 20 pada paket Berbayar. Kalau berkasnya lebih dari 20, penggabungan dikerjakan bertahap: gabungkan 20 berkas pertama, lalu gabungkan hasilnya dengan kelompok berikutnya. Hasilnya sama, hanya jumlah putarannya yang bertambah.
Masalah yang sering terjadi
Berkas hasil tertukar. Ini terjadi kalau hasil kompresi disimpan dengan nama yang sama untuk semua berkas. Beri nama yang membedakan sejak awal, dan simpan setiap hasil di folder yang sama dengan berkas aslinya.
Salah satu berkas ditolak. Batas dihitung per berkas. Perkecil dulu berkas itu, lalu ulangi. Kalau berkasnya terkunci kata sandi, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF, dan itu hanya bisa dilakukan kalau sandinya diketahui.
Hasil gabungan terlalu besar untuk dikirim. Setelah digabung, ukurannya mendekati jumlah seluruh masukan. Kompres hasil gabungannya, dan kalau masih terlalu besar, periksa apakah ada berkas hasil pindai di dalamnya, karena berkas seperti itu biasanya penyebab utamanya.
Kuota habis di tengah pekerjaan. Kalau berkasnya harus tetap terpisah dan jumlahnya banyak, kerjakan sebagian hari ini dan sisanya besok, atau gabungkan berkas yang memang satu kesatuan supaya jumlah putarannya berkurang.
Urutan halaman berubah setelah digabung. Urutan di daftar berkas adalah urutan hasil. Periksa daftar sebelum menjalankan proses. Setelah digabung, urutan bisa dirapikan lagi, tetapi itu satu langkah tambahan yang bisa dihindari. Caranya ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop yang berjalan di komputer sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pekerjaan yang berulang setiap hari dengan berkas yang banyak juga lebih hemat dikerjakan dengan aplikasi desktop. Peramban unggul untuk pekerjaan sekali jalan, tetapi untuk pekerjaan rutin yang sama setiap minggu, aplikasi yang berjalan di komputer sendiri menghemat waktu unggah.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ada cara mengompres sepuluh berkas dalam satu kali proses? Tidak ada. Satu proses menerima satu berkas. Kalau berkasnya boleh digabung, menggabungkan lebih dulu adalah cara paling hemat. Kalau tidak, prosesnya dikerjakan satu per satu.
Apakah kuota dihitung per berkas atau per hari? Kuota dihitung per pemrosesan. Menggabung sepuluh berkas adalah satu pemrosesan, dan mengompres hasilnya adalah satu pemrosesan lagi. Tanpa akun, kuotanya 20 per hari.
Apakah hasil kompresi bisa digabungkan setelahnya? Bisa, tetapi urutannya kurang hemat. Menggabungkan hasil-hasil kompresi berarti satu putaran tambahan. Gabungkan dulu seluruh berkas aslinya, baru kompres sekali.
Apakah berkas asli saya berubah? Tidak. Setiap proses membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru. Berkas asli tetap utuh selama Anda tidak menimpanya dengan hasil kompresi.
Apakah hasilnya bisa langsung dikirim setelah dikompres? Bisa, tetapi periksa dulu jumlah halamannya dan keterbacaan halaman terpadat. Untuk dokumen berisi gambar, periksa gambar terbesar pada ukuran tampil yang sebenarnya.
Mulai dari kompresi
Kalau berkas Anda boleh digabung, mulai dari Gabung PDF, lalu kompres hasilnya lewat Kompres PDF. Kalau setiap berkas harus tetap terpisah, kerjakan satu per satu dari yang paling besar. Gambaran lengkap tentang apa yang membuat PDF besar dan kapan penurunannya kecil ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.