Mengamankan PDF dikerjakan dengan Proteksi PDF. Unggah berkasnya, tentukan kata sandi, jalankan prosesnya, lalu simpan hasilnya. Dokumen terkunci dengan AES-256, standar enkripsi yang juga dipakai perbankan. Sejak saat itu, berkas hanya bisa dibuka oleh siapa pun yang memegang kata sandinya, dan sandi itu tidak tersimpan di mana pun di layanan ini.
Proteksi bukan penghalang mutlak, dan itu perlu dikatakan apa adanya. Sebagian alat di luar sana bisa membuka paksa kata sandi pendek atau yang mudah ditebak. Karena itu, kekuatan sandi tetap menentukan. Sandi panjang yang tidak ada di kamus jauh lebih sulit dibuka daripada sandi delapan huruf yang polanya bisa ditebak.
Kelompok Keamanan PDF berisi tiga tool. Proteksi PDF mengunci berkas, Buka Kunci PDF melepas kunci dari dokumen milik sendiri, dan Flatten PDF membekukan isian formulir serta anotasi menjadi bagian halaman. Ketiganya menangani lapisan yang berbeda: enkripsi, akses, dan bentuk akhir dokumen.
Peta pekerjaan: tiga tool dan tugasnya
Proteksi PDF menambahkan kata sandi ke dokumen dan mengenkripsinya dengan AES-256. Tool ini dipakai untuk berkas yang isinya hanya boleh dibuka pihak tertentu: laporan keuangan, kontrak, data kepegawaian, atau dokumen pribadi yang dikirim lewat surel. Kata sandi selalu dibuat baru pada berkas hasil, karena sandi tidak bisa dipindahkan dari berkas asal. Sandi yang hilang tidak bisa dipulihkan, jadi catat sandinya sebelum berkas dikirim. Di samping sandi, tool ini juga mengatur tiga izin: mencetak, menyalin teks, dan mengubah isi. Ketiganya bawaannya ditolak, jadi dokumen yang dikunci benar-benar terkunci, bukan hanya diberi nama sandi.
Buka Kunci PDF menghasilkan salinan bebas kunci dari dokumen yang Anda punya sandinya. Sandi asli dimasukkan satu kali, dan hasilnya bisa dibuka langsung tanpa diminta sandi lagi. Tool ini dipakai saat dokumen terkunci perlu digabung, dicetak, atau dibagikan ke instansi yang tidak seharusnya mengetik sandi berulang kali. Isi halaman, font, dan gambarnya tidak berubah; yang dilepas hanya lapisan proteksinya.
Flatten PDF mengubah kolom isian, kotak centang, stempel, dan anotasi menjadi satu lapisan cetak permanen. Setelah di-flatten, data yang sudah diisi tidak bisa diubah lagi, dan tampilannya tidak bergeser di aplikasi atau printer lain. Tool ini dipakai sebelum dokumen final dikirim atau dicetak, terutama kalau formulirnya akan diteruskan ke pihak ketiga yang tidak boleh mengubah isian.
Konsep dasar sebelum mengunci berkas
Urutan pengerjaan menentukan berapa kali sebuah dokumen diproses. Aturan yang paling berguna: semua penyuntingan selesai dulu, proteksi dipasang paling akhir. Memberi kata sandi sebelum menyunting menyulitkan diri sendiri, karena berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan. Urutan yang disarankan ada di Panduan PDF: Mengelola Berkas dari Bikin sampai Kirim.
Flatten juga punya posisi dalam urutan itu. Isian formulir dibekukan setelah seluruhnya terisi dan diperiksa, tetapi sebelum proteksi dipasang. Kalau berkas sudah dikunci lebih dulu, proses flatten memerlukan sandi lagi, dan itu satu putaran pekerjaan yang bisa dihindari. Untuk formulir yang perlu diisi di peramban lebih dulu, alurnya dijelaskan di Formulir PDF.
Kata sandi dan izin akses adalah dua hal berbeda. Kata sandi membatasi siapa yang bisa membuka berkas. Di luar itu, dokumen juga membawa izin bawaan seperti larangan mencetak atau menyalin isi. Proteksi PDF mengatur keduanya sekaligus: tentukan sandinya, lalu centang izin yang ingin dibuka. Izin yang tidak dicentang ditolak, jadi dokumen hasilnya tidak bisa dicetak atau disalin isinya. Perlu diketahui, izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen; pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Karena itu izin bukan pengganti sandi, melainkan lapisan tambahan di atasnya.
Ada dua batas layanan yang berkaitan dengan keamanan. Tanda tangan digital bersertifikat belum tersedia, sehingga dokumen yang memerlukan bukti keaslian yang bisa diverifikasi sistem lain belum bisa diselesaikan di sini. Yang tersedia adalah stempel dan tanda tangan visual, dan keduanya menempel sebagai lapisan tampilan. OCR juga belum tersedia, sehingga berkas pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya belum bisa dicari, termasuk setelah dikunci atau dibuka kuncinya.
Berkas untuk tool kategori ini dialirkan ke pemroses, dan hasilnya dikirim balik ke peramban. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen. Enkripsi dihitung otomatis, dan kata sandi tidak disimpan di basis data maupun log server. Yang perlu dipahami tetap sama: selama proses berlangsung, berkas meninggalkan perangkat Anda, jadi kebijakan kantor soal berkas keluar jaringan tetap menjadi pertimbangan pertama.
Batas paket berlaku sama untuk seluruh kelompok ini. Tanpa akun, satu hari menerima 20 pemrosesan dengan batas 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses. Paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, dan 20 berkas. Paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Alur kerja untuk tiga skenario nyata
Skenario pertama: laporan keuangan yang dikirim lewat surel. Pastikan seluruh isi dan halamannya sudah final sebelum dikunci, karena setiap perubahan setelahnya memerlukan sandi lagi. Buka Proteksi PDF, unggah berkasnya, dan tentukan kata sandi yang panjang. Catat sandinya di tempat yang aman, lalu kirim berkas terkunci dan sandinya lewat saluran yang berbeda, misalnya sandi lewat pesan singkat dan berkasnya lewat surel. Memisahkan dua saluran itu membuat satu kebocoran saja tidak cukup untuk membuka dokumen.
Skenario kedua: berkas terkunci yang perlu digabung dengan dokumen lain. Berkas dari bank atau instansi sering datang dalam keadaan terkunci, dan penggabungan gagal sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, baru gabungkan lewat Gabung PDF. Setelah hasil gabungannya jadi dan urutannya diperiksa, pasang proteksi baru pada berkas hasil, karena sandi tidak ikut berpindah. Kasus penggabungan dokumen terkunci dibahas juga di Cara Menggabungkan PDF yang Terkunci.
Skenario ketiga: formulir yang sudah diisi dan akan diserahkan. Isi dulu seluruh kolomnya, periksa satu per satu, lalu bekukan isiannya lewat Flatten PDF supaya tidak bisa diubah lagi. Setelah di-flatten, periksa tampilannya di pembaca PDF lain untuk memastikan tidak ada kolom yang bergeser. Langkah terakhir, pasang kata sandi kalau formulir itu memuat data pribadi yang hanya boleh dibaca penerima tertentu.
Kesalahan umum di kelompok ini
Memberi kata sandi sebelum dokumen selesai. Berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan, dan itu menambah satu langkah di setiap putaran. Kunci dikerjakan setelah semua penyuntingan, penomoran, dan penanda selesai. Kalau ternyata masih ada yang perlu diperbaiki setelah dikunci, buka dulu lewat Buka Kunci PDF, perbaiki, lalu kunci ulang.
Lupa sandi yang sudah dibuat. Dokumen berenkripsi AES-256 tidak bisa dipulihkan kalau sandinya hilang. Catat sandinya sebelum berkas dikirim, terutama kalau berkas itu akan dibuka lagi beberapa bulan kemudian. Sandi yang disimpan hanya di kepala orang yang sudah pindah tugas adalah sandi yang hilang.
Menganggap proteksi PDF sebagai pengaman mutlak. Enkripsi AES-256 kuat, tetapi kekuatan sandinya tetap menentukan. Sandi pendek, tanggal lahir, atau nama instansi bisa ditebak alat pembuka paksa. Gunakan sandi panjang yang tidak ada di kamus, dan jangan jadikan kata sandi satu-satunya pengaman untuk dokumen yang benar-benar rahasia.
Menyimpan sandi di nama berkas atau di badan surel yang sama. Kebiasaan itu membuat proteksi tidak berarti apa-apa. Kirim sandi lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan jangan menuliskan sandinya di tempat yang ikut tersalin saat berkas diteruskan.
Membuka kunci dokumen milik orang lain tanpa izin. Buka Kunci PDF ditujukan untuk dokumen yang Anda miliki atau yang Anda berwenang mengolahnya. Untuk dokumen yang bukan milik Anda dan sandinya tidak diketahui, tidak ada jalan pintas yang sah, dan itu memang batas yang benar.
Meng-flatten dokumen yang masih akan diisi. Setelah di-flatten, kolom isiannya menjadi bagian gambar halaman dan tidak bisa diketik lagi. Pastikan seluruh isian sudah benar sebelum dibekukan, karena satu kesalahan setelah flatten berarti berkas harus diisi ulang dari versi sebelum dibekukan.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang isinya tidak boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya diamankan dengan aplikasi desktop. Mengamankan berkas adalah pekerjaan yang justru sering dilakukan pada dokumen paling sensitif, dan mengunggahnya ke layanan online bertentangan dengan tujuan itu sendiri. Untuk berkas seperti ini, enkripsi di komputer sendiri adalah pilihan yang benar, meskipun langkahnya lebih panjang.
Dokumen dengan kata sandi yang tidak diketahui pemiliknya tidak bisa dibuka tool apa pun, termasuk tool di sini. Tidak ada pengaturan yang bisa melewatinya. Kalau sandinya benar-benar hilang, yang bisa dilakukan adalah meminta ulang dokumen dari sumbernya atau mengerjakan ulang dari dokumen aslinya.
Kalau dokumennya hanya perlu dibaca oleh satu orang, tidak ada yang perlu dikunci. Membuka PDF di pembaca PDF sudah cukup. Proteksi baru diperlukan ketika berkas berpindah tangan, dikirim lewat saluran yang tidak sepenuhnya bisa dipercaya, atau disimpan di perangkat yang dipakai bersama.
Cara memeriksa hasil sebelum dikirim
Periksa tiga hal setelah proses selesai. Pertama, berkas terkunci benar-benar meminta sandi saat dibuka, dan sandinya yang Anda catat memang berfungsi. Kedua, hasil buka kunci bisa dibuka tanpa sandi dan isinya utuh, termasuk jumlah halamannya. Ketiga, hasil flatten tidak lagi punya kolom yang bisa diketik, dan tampilannya tidak bergeser di aplikasi lain.
Untuk dokumen yang diproteksi, periksa juga isinya sebelum dikirim. Berkas terkunci yang ternyata masih memuat nama atau nomor yang seharusnya dihapus tidak bisa diperbaiki tanpa membukanya lagi. Bersihkan metadatanya lewat panduan metadata PDF dan sensor data sensitifnya lewat Sensor PDF sebelum proteksi dipasang.
Untuk formulir hasil flatten, periksa hasilnya di pratinjau cetak. Dokumen flatten biasanya lebih aman dicetak karena font dan kotak centangnya sudah menyatu dengan halaman. Kalau akan dikirim ke percetakan, pastikan juga ukuran kertasnya sesuai dengan yang diminta.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kata sandi bisa dipindahkan ke berkas lain? Tidak. Sandi tidak ikut berpindah saat berkas digabung, dipisah, atau dikonversi. Setiap berkas hasil dibuat baru, jadi proteksinya juga harus dibuat baru. Kalau hasil gabungan perlu dikunci, pasang sandinya lagi setelah penggabungan selesai.
Apakah PDF yang diproteksi masih bisa digabung atau dikompres? Belum, selama kuncinya masih terpasang. Berkas terenkripsi tidak bisa dibaca tool lain sebelum dibuka. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, kerjakan penggabungan atau kompresinya, lalu kunci ulang hasil akhirnya.
Apa bedanya flatten dan proteksi kata sandi? Proteksi membatasi siapa yang boleh membuka berkas, sedangkan flatten membekukan isinya agar tidak bisa diubah setelah dibuka. Keduanya sering dipakai bersama, dengan urutan flatten dulu, baru proteksi, supaya berkas yang sudah dikunci tidak perlu dibuka lagi.
Apakah hasil buka kunci masih meminta sandi saat dicetak? Tidak. Hasil Buka Kunci PDF adalah berkas bebas kunci, dan izin cetaknya tidak lagi terbatas. Perlu diingat bahwa membuka kunci dokumen milik orang lain tanpa izin bukan penggunaan yang dibenarkan.
Apakah kata sandi dokumen saya disimpan di server? Tidak. Enkripsi dihitung otomatis, dan kata sandi tidak disimpan di basis data maupun log server. Untuk berkas kategori ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Mulai dari proteksi berkas
Kalau yang dibutuhkan hanya mengunci dokumen, buka Proteksi PDF, unggah berkasnya, dan tentukan kata sandinya. Untuk dokumen milik sendiri yang masih terkunci, mulai dari Buka Kunci PDF. Pekerjaan lain yang berkaitan dengan isi dokumen, termasuk menyensor data permanen, dijelaskan di Panduan Mengedit PDF: Isi, Tampilan, dan Penanda.