PDF lebih baik untuk dokumen yang sudah final dan akan dikirim ke pihak lain, sedangkan Word lebih baik untuk dokumen yang masih akan disunting berulang. Jawaban itu terdengar sederhana, tetapi di lapangan keduanya sering dipakai bergantian dalam satu alur kerja yang sama: draf disusun di Word, versi finalnya dikirim sebagai PDF. Yang menentukan bukan format mana yang lebih unggul, melainkan pada tahap apa dokumennya sedang berada.
Kesalahan yang paling sering terjadi adalah memilih format berdasarkan kebiasaan, bukan berdasarkan tahap pekerjaan. Dokumen yang masih perlu revisi dikirim sebagai PDF, lalu penerimanya kesulitan mengubahnya. Sebaliknya, dokumen final dikirim sebagai Word, lalu tampilannya bergeser di komputer penerima karena font dan pengaturan halamannya berbeda.
Perbedaan mendasar keduanya
PDF menyimpan tampilan halaman secara tetap. Ukuran kertas, letak paragraf, jenis huruf, dan posisi gambar sudah ditetapkan di dalam berkas, sehingga dokumen tampil sama di komputer mana pun. Teks di dalam PDF tetap berupa teks vektor, bukan gambar, sehingga bisa dipilih, dicari, dan tetap tajam saat diperbesar.
Word menyimpan isi sekaligus cara menyusunnya. Dokumennya membawa paragraf, gaya, dan pengaturan halaman yang masih bisa diubah kapan saja. Karena itu Word bergantung pada font yang tersedia di perangkat pembaca. Kalau font yang dipakai tidak terpasang di komputer penerima, aplikasinya akan menggantinya dengan font lain, dan panjang baris serta jumlah halaman bisa berubah.
Perbedaan ini bukan soal mutu, melainkan soal tujuan. Format yang menyimpan tampilan cocok untuk dokumen yang tidak akan diubah lagi. Format yang menyimpan struktur penyusun cocok untuk dokumen yang masih dalam pengerjaan.
Kapan PDF lebih tepat
Dokumen yang dikirim ke pihak luar. Lamaran kerja, proposal, faktur, dan dokumen pendaftaran sebaiknya dikirim sebagai PDF. Penerima melihat tata letak yang sama seperti yang Anda susun, tanpa perlu memasang font atau aplikasi tertentu.
Dokumen yang harus dibaca sama persis. Naskah yang akan dicetak, dokumen legal, dan berkas yang harus mengikuti format baku lebih aman dalam PDF. Perbedaan satu baris saja bisa membuat dokumen tidak memenuhi syarat halaman yang ditetapkan.
Dokumen yang perlu dilindungi. PDF bisa diberi kata sandi dan pembatasan lewat Proteksi PDF. Untuk dokumen yang beredar di banyak tangan, lapisan ini menambah satu tingkat pengamanan yang tidak dimiliki berkas Word biasa.
Dokumen yang perlu disensor. Bagian yang sensitif bisa dihapus permanen lewat Sensor PDF. Penghapusan itu menghilangkan isinya, bukan sekadar menutupinya dengan kotak hitam yang masih bisa dibaca.
Dokumen yang perlu disimpan lama. Untuk arsip jangka panjang, PDF bisa diubah ke standar PDF/A lewat PDF/A (format arsip ISO). Konversi menanamkan font dan menonaktifkan JavaScript serta aksi otomatis, sehingga tampilan dokumen tidak bergantung pada perangkat yang membukanya.
Kapan Word lebih tepat
Dokumen yang masih akan direvisi. Kalau penerima akan menambahkan komentar, mengubah kalimat, atau menyisipkan bagian baru, Word lebih nyaman. Mengubah PDF berulang kali lebih repot daripada mengubah dokumen sumbernya.
Dokumen yang disusun bersama. Berkas Word bisa dibuka dan disunting beberapa orang secara bergantian. PDF bukan format yang dirancang untuk pekerjaan seperti itu, meskipun secara teknis bisa dibuka di aplikasi penyunting.
Dokumen yang isinya dihitung ulang. Tabel dengan rumus, daftar bernomor otomatis, dan daftar isi yang menyesuaikan sendiri lebih mudah dirawat di Word. Setelah angkanya berubah, daftar dan penomorannya ikut menyesuaikan tanpa perlu disusun ulang.
Dokumen yang perlu diisi orang lain. Untuk keperluan pengumpulan data, format lembar kerja atau dokumen yang bisa diisi lebih praktis. Perlu diingat bahwa formulir di dalam PDF bisa diisi, tetapi formulir interaktif dinonaktifkan ketika dokumennya dikonversi ke PDF/A.
Alur kerja yang lazim
Pola yang paling banyak dipakai: susun dan sunting dokumennya di Word, lalu kirim versi finalnya sebagai PDF. Draf tetap dalam format yang bisa diubah, dan versi yang dikirim sudah tidak bergantung pada font atau aplikasi penerima.
- Susun dokumen di aplikasi pengolah kata sampai isinya final.
- Periksa ejaan, penomoran halaman, dan daftar isinya di tahap ini.
- Ubah dokumennya menjadi PDF pada langkah terakhir, setelah tidak ada perubahan lagi.
- Periksa hasil PDF-nya: jumlah halaman, letak tabel, dan gambar yang mungkin bergeser.
- Kalau berkasnya akan dikirim, periksa ukurannya. Kecilkan lewat Kompres PDF kalau melewati batas penerima.
- Bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF sebelum dikirim ke pihak luar, karena nama penulis dan nama perangkat bisa ikut terbawa.
- Simpan berkas Word sumbernya, karena PDF adalah versi kirim, bukan satu-satunya salinan.
Langkah ketiga sering dikerjakan terlalu cepat. Mengubah dokumen ke PDF sebelum isinya benar-benar final berarti setiap revisi memerlukan konversi ulang, dan versi PDF yang beredar bisa tertinggal dari versi Word-nya.
Kesalahan yang sering terjadi
Dokumen Word tampil bergeser di komputer penerima. Penyebabnya font yang tidak tersedia di perangkat itu. Solusinya bukan meminta penerima memasang font, melainkan mengirim versi PDF-nya. Kalau dokumennya harus tetap Word, gunakan font yang umum tersedia di mana-mana.
PDF dikirim padahal penerima perlu mengubahnya. Ini kesalahan memilih tahap, bukan format. Kirim berkas Word-nya, atau kirim keduanya: PDF untuk dibaca dan Word untuk disunting.
Konversi menghasilkan halaman yang bertambah. Perbedaan pengaturan margin, ukuran kertas, atau pemisah halaman bisa menambah satu dua lembar. Periksa jumlah halamannya setelah konversi, dan sesuaikan pengaturan halamannya kalau perlu.
Tanda tangan digital belum tersedia. Tanda tangan digital bersertifikat belum ada di tool ini. Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan tersertifikasi, prosesnya dikerjakan dengan aplikasi khusus di luar alur ini.
Berkas PDF terkunci tidak bisa diproses. PDF berpassword perlu dibuka lebih dulu lewat Buka Kunci PDF, dan sandinya harus diketahui. Ini juga berlaku untuk dokumen yang akan digabung atau dikompres.
Ukuran berkas dan batas pengiriman
PDF hasil konversi dari dokumen berisi banyak gambar biasanya lebih besar daripada berkas Word-nya. Gambar di dalam PDF disimpan sebagai bagian dari halaman, bukan sebagai tautan ke berkas terpisah. Kalau ukurannya menjadi kendala, kompresi adalah langkah pertama yang paling cepat.
Batas paket berlaku untuk tool pengolah PDF: tanpa akun 20 pemrosesan per hari dengan 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses, paket Gratis 30 pemrosesan per hari dengan 30 MB per berkas dan 20 berkas, serta paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan dengan 200 MB per berkas dan 20 berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Kalau berkasnya berisi data yang perlu disensor sebelum dikirim, sensor dulu bagian yang sensitif lewat Sensor PDF. Penyensoran menghapus isinya, bukan sekadar menutupinya.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah PDF diedit seperti Word? Bisa dibuka di aplikasi penyunting, tetapi tidak senyaman mengedit dokumen sumbernya. Perubahan kecil bisa dikerjakan, sedangkan penyusunan ulang paragraf dan tabel lebih baik dikerjakan di berkas Word-nya lalu dikonversi ulang.
Apakah dokumen Word yang dikirim bisa berubah tampilannya? Bisa, kalau fontnya tidak tersedia di perangkat penerima. Inilah alasan versi final lebih aman dikirim sebagai PDF.
Apakah PDF bisa diubah kembali menjadi Word? Bisa dikonversi, tetapi hasilnya jarang persis sama. Tabel dan tata letak bertingkat biasanya bergeser. Kalau dokumen sumbernya masih ada, gunakan berkas itu.
Format mana yang lebih aman? Keduanya bisa diberi perlindungan, tetapi caranya berbeda. Untuk dokumen yang dikirim ke luar, PDF memberi kendali lebih besar atas tampilan dan pembatasan akses.
Apakah semua dokumen perlu dijadikan PDF? Tidak. Dokumen kerja yang masih berubah lebih baik dibiarkan dalam format penyuntingnya. Konversi ke PDF dilakukan saat dokumennya sudah final dan akan dibagikan.
Untuk dokumen yang sudah final dan akan dikirim, ubah dulu ke PDF, lalu periksa ukurannya lewat Kompres PDF dan bersihkan metadatanya lewat panduan metadata PDF. Kalau dokumennya perlu digabung dengan berkas lain sebelum dikirim, mulailah dari Gabung PDF. Penjelasan soal ukuran dan penyiapan berkas ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.