Tidak ada satu ukuran PDF yang ideal untuk semua keperluan. Ukuran yang pas ditentukan oleh tujuan berkas itu dikirim dan oleh batas yang berlaku di tempat penerima. Untuk lampiran surel, berkas berukuran di bawah 5 MB masih nyaman. Untuk portal unggahan, yang menentukan adalah batas resmi yang tertulis di formulirnya, dan angka itu berbeda-beda antar instansi. Untuk arsip pribadi, ukuran hampir tidak menjadi masalah selama ruang penyimpanan cukup.
Karena itu, pertanyaan yang lebih berguna bukan "berapa ukuran yang ideal", melainkan "berapa batas yang berlaku untuk kiriman ini". Setelah batasnya diketahui, keputusannya sederhana: kalau berkasnya sudah di bawah batas, tidak ada yang perlu dikerjakan. Kalau di atas, berkasnya dikecilkan lewat Kompres PDF.
Bagian di bawah memberi patokan praktis per keperluan, menjelaskan kenapa jumlah halaman bukan penentu ukuran, dan menyebut kapan ukuran besar justru bukan masalah.
Patokan praktis per tujuan kirim
Lampiran surel. Patokan praktis yang dipakai banyak orang: berkas di bawah 5 MB masih nyaman dikirim dan dibuka penerima. Ukuran 5 MB sampai 25 MB biasanya masih bisa lewat, tetapi tergantung layanan yang dipakai pengirim dan penerima. Di atas 25 MB, sebaiknya pakai tautan berbagi berkas atau pecah kirimannya. Angka ini bukan aturan resmi, melainkan patokan yang perlu disesuaikan dengan layanan surel yang dipakai.
Portal unggahan instansi. Yang berlaku adalah batas resmi di formulir tersebut, dan angkanya berbeda antar penyelenggara. Batas itu tidak bisa ditawar, jadi periksa lebih dulu, lalu kecilkan berkas sampai di bawahnya. Kalau formulirnya tidak menyebut batas, tanyakan ke penyelenggara sebelum mengirim, karena batas yang tidak diketahui sering berujung pada unggahan yang gagal di menit terakhir.
Arsip pribadi dan arsip kantor. Untuk disimpan sendiri, ukuran tidak menjadi masalah selama ruang penyimpanan cukup. Untuk arsip yang harus tahan lama dan dibuka kembali bertahun-tahun kemudian, yang lebih penting daripada ukuran adalah kelengkapan berkasnya. Dokumen yang fontnya tidak tertanam bisa tampil berbeda di perangkat lain. PDF/A (format arsip ISO) menyertakan font yang belum tertanam dan menonaktifkan elemen yang tidak diizinkan standar arsip. Untuk keperluan arsip, ukuran besar adalah hal yang wajar dan bukan tanda masalah.
Berkas kerja sehari-hari. Untuk dokumen yang masih akan disunting, jangan mengejar ukuran kecil. Setiap putaran kompresi menurunkan mutu gambar sedikit. Kompresi sebaiknya menjadi langkah terakhir, setelah semua penyuntingan selesai.
Kenapa jumlah halaman bukan penentu
Ukuran PDF ditentukan isinya, bukan panjangnya. Dokumen dua ratus halaman berisi teks bisa jauh lebih kecil daripada berkas lima halaman berisi foto beresolusi tinggi. Karena itu, memperkirakan ukuran dari jumlah halaman hampir selalu meleset.
Yang paling berpengaruh adalah gambar di dalam dokumen. Berkas hasil pindai menyimpan setiap halaman sebagai gambar penuh pada resolusi tinggi, sehingga ukurannya besar sejak awal. Dokumen berisi teks saja sudah cukup padat, jadi penurunannya lebih kecil ketika dikompres.
Faktor kedua adalah font yang disematkan. Dokumen yang memakai banyak jenis huruf membawa seluruh berkas fontnya. Faktor ketiga adalah isi yang tidak terlihat, misalnya komentar, catatan penyuntingan, atau gambar yang tertutup objek lain. Semuanya tetap dihitung sebagai ukuran berkas.
Cara memeriksa ukuran dan batasnya
- Periksa ukuran berkas di pengelola berkas, bukan dari perkiraan.
- Cari tahu batas yang berlaku di tempat berkas itu akan diunggah atau dikirim.
- Bandingkan kedua angka itu. Kalau ukurannya sudah di bawah batas, tidak ada yang perlu diubah.
- Kalau di atas batas, catat berapa selisihnya. Selisih itu yang menjadi target pengecilan.
- Kalau berkasnya terdiri dari beberapa PDF, gabungkan lebih dulu lewat Gabung PDF supaya hanya ada satu berkas yang diproses.
- Kecilkan berkasnya lewat Kompres PDF, lalu baca ukuran sebelum dan sesudah yang ditampilkan.
- Periksa jumlah halaman dan halaman terpadat sebelum berkas dikirim.
Langkah keempat membantu menghindari kompresi berlebihan. Kalau selisihnya kecil, satu kali proses biasanya cukup. Kalau selisihnya besar, sumber ukurannya perlu diubah, misalnya dengan memindai ulang pada resolusi yang lebih rendah atau mengganti gambar beresolusi tinggi dengan versi yang lebih kecil.
Perlu diingat juga bahwa satuan sering tertukar. Satu MB sama dengan 1.024 KB. Pastikan satuannya dibaca dengan benar sebelum menyimpulkan berkasnya terlalu besar.
Batas paket di tool ini
Batas ukuran berkas yang diterima tool mengikuti paket: 10 MB per berkas tanpa akun, 30 MB per berkas pada paket Gratis, serta 200 MB per berkas pada paket Berbayar. Kuota pemrosesannya 20 per hari tanpa akun, 30 per hari pada paket Gratis, dan tanpa batas pada paket Berbayar. Rinciannya ada di halaman harga.
Batas itu berlaku per berkas, bukan total. Dua berkas berukuran 20 MB masing-masing tetap bisa diproses pada paket Gratis meskipun totalnya 40 MB. Kalau berkasnya di atas batas tool, kecilkan dulu berkas itu, baru proses.
Batas tool berbeda dari batas penerima. Yang menentukan kiriman Anda diterima adalah batas yang paling ketat di antara keduanya. Karena itu, periksa keduanya sebelum mengirim, terutama kalau penerimanya adalah portal instansi dengan syarat yang tertulis jelas.
Kapan ukuran besar bukan masalah
Ukuran besar bukan masalah kalau berkasnya hanya disimpan di komputer sendiri dan tidak akan dikirim ke mana-mana. Selama ruang penyimpanan cukup, mengompres berkas seperti itu hanya menurunkan mutunya tanpa manfaat yang sepadan.
Ukuran besar juga bukan masalah kalau berkasnya akan dicetak. Untuk keperluan cetak, mutu gambar lebih penting daripada ukuran berkas. Simpan berkas aslinya, dan kalau ada versi yang perlu dikirim, buat hasil kompresi sebagai berkas terpisah.
Yang perlu dihindari adalah kompresi sebagai kebiasaan. Mengompres setiap berkas yang selesai dibuat, tanpa ada batas yang perlu dipenuhi, hanya menurunkan mutu gambar sedikit setiap kali.
Masalah yang sering terjadi
Berkas di bawah batas tetapi tetap ditolak. Batas ukuran bukan satu-satunya syarat. Sebagian formulir juga meminta jumlah halaman tertentu, jenis berkas tertentu, atau nama berkas dengan pola tertentu. Periksa syarat lengkapnya, bukan hanya angka ukurannya.
Ukuran berkas berbeda antara pengelola berkas dan pembaca PDF. Selisih kecil wajar karena cara menghitung setiap sistem bisa berbeda. Yang perlu diperhatikan adalah selisih besar, karena itu biasanya tanda ada data yang tidak terbaca di salah satu sisi, misalnya lampiran yang ikut terbawa.
Hasil kompresi tidak cukup kecil. Dokumen berisi teks sudah padat, sehingga ruang pemangkasannya kecil. Kalau dokumen seperti ini masih di atas batas, periksa apakah ada gambar atau lampiran besar yang ikut terbawa.
Berkas terkunci kata sandi. Berkas terenkripsi tidak bisa diproses sebelum kuncinya dibuka lewat Buka Kunci PDF, dan itu hanya bisa dilakukan kalau sandinya diketahui.
Berkas hasil gagal dibuka. Coba perbaiki dulu lewat Perbaiki PDF. Kalau tetap gagal, kompres ulang dari berkas aslinya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop yang berjalan di komputer sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Berkas di atas 100 MB juga lebih hemat dikerjakan secara lokal. Pada koneksi yang tidak stabil, unggahan sebesar itu lebih sering gagal di tengah jalan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ada ukuran standar yang harus dipenuhi setiap PDF? Tidak ada. Yang ada adalah batas dari pihak yang menerima berkas. Batas itu berbeda-beda antar layanan dan antar formulir, jadi yang perlu diketahui adalah batas penerima, bukan angka umum.
Berapa ukuran ideal untuk berkas lamaran? Untuk berkas lamaran berisi teks dan beberapa gambar, ukuran di bawah 5 MB masih nyaman dikirim lewat surel. Kalau ada batas resmi dari portal, batas itulah yang berlaku.
Apakah ukuran berkas memengaruhi kecepatan buka di penerima? Berkas yang lebih kecil lebih cepat diunduh, dan itu terasa pada koneksi lambat.
Apakah kompresi mengurangi jumlah halaman? Tidak. Kompresi tidak membuang halaman. Kalau ada halaman yang hilang, sumbernya ada di berkas masukan.
Apakah berkas asli saya berubah? Tidak. Kompresi membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru. Berkas asli tetap utuh di perangkat Anda.
Mulai dari kompresi
Kalau batas penerimanya sudah diketahui dan berkas Anda di atasnya, buka Kompres PDF, unggah berkasnya, lalu unduh hasilnya. Untuk berkas yang terdiri dari beberapa PDF, mulai dari Gabung PDF supaya hanya ada satu berkas yang perlu diproses. Gambaran lengkap tentang apa yang membuat PDF besar dan kapan penurunannya kecil ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.