PDF yang terhapus bisa dikembalikan selama datanya belum tertimpa berkas lain. Berkas yang dihapus biasanya hanya ditandai sebagai ruang kosong, dan isinya masih ada di media penyimpanan sampai ada berkas baru yang menempati ruang itu. Peluangnya paling besar kalau pencarian dilakukan segera setelah berkasnya hilang, sebelum banyak berkas baru ditulis ke media yang sama.

Perlu ditegaskan sejak awal: pemulihan berkas bukan pekerjaan tool PDF, dan tidak ada tool di ngeditpdf.com yang bisa memulihkan berkas yang terhapus. Yang bisa dikerjakan di sini adalah menangani berkas yang berhasil dikembalikan tetapi ternyata rusak, lewat Perbaiki PDF. Bagian di bawah menjelaskan urutan pencarian yang benar, cara memeriksa hasilnya, dan kebiasaan yang justru memperkecil peluang berhasil.

Langkah pertama: berhenti menulis ke media yang sama

Tindakan paling menentukan dilakukan sebelum mencari berkasnya: hentikan semua penulisan ke media tempat berkas itu hilang. Setiap berkas baru yang disimpan bisa menempati ruang yang sebelumnya dipakai berkas terhapus, dan setelah itu isinya benar-benar tidak bisa dikembalikan.

Untuk komputer, artinya jangan mengunduh berkas baru, jangan memasang aplikasi pemulihan ke diska yang sama, dan jangan menyimpan hasil pemulihan ke diska itu. Untuk ponsel, artinya jangan mengambil foto baru, jangan mengunduh apa pun, dan jangan memasang aplikasi baru sebelum pencarian selesai.

Kalau berkasnya berada di kartu memori, cabut kartunya dan sambungkan ke komputer lewat pembaca kartu. Cara ini lebih aman karena tidak ada aplikasi di ponsel yang menulis ke kartu selama proses pencarian.

Cek dulu tempat yang paling mungkin

Sebelum memakai cara yang lebih berat, periksa tiga tempat yang paling sering menyimpan berkas yang dianggap hilang.

Folder sampah. Berkas yang dihapus dengan cara biasa akan berada di folder sampah atau keranjang sampah. Buka folder itu, cari berdasarkan nama atau tanggal, lalu pulihkan. Periksa juga apakah folder sampahnya disetel untuk menghapus otomatis setelah jangka waktu tertentu, karena berkas yang sudah lewat batas itu tidak ada lagi di sana.

Folder unduhan dan folder sementara. Sebagian aplikasi menyimpan berkas ke folder sementara sebelum dipindahkan ke tujuan akhir. Kalau aplikasinya berhenti bekerja di tengah proses, berkasnya bisa tertinggal di sana.

Penyimpanan awan. Kalau berkasnya pernah disimpan di layanan awan, periksa folder sampah di layanan itu. Sebagian layanan menyimpan berkas yang dihapus selama jangka waktu tertentu sebelum menghapusnya permanen. Periksa juga versi sebelumnya dari folder yang sama, karena berkas yang tertimpa kadang masih tersimpan sebagai versi lama.

Mencari dengan fitur bawaan sistem

Sebelum memakai aplikasi pemulihan, manfaatkan fitur pencarian yang sudah ada di sistem operasi. Caranya berbeda di setiap sistem, tetapi prinsipnya sama: cari berdasarkan nama, jenis berkas, dan rentang tanggal.

Di Windows, pencarian di pengelola berkas bisa dibatasi dengan kata kunci jenis berkas dan tanggal perubahan. Di macOS, pencarian lanjutan di Finder punya penyaring yang serupa. Di Linux, perintah pencarian di terminal bisa mencari berdasarkan nama dan waktu modifikasi.

Kalau berkasnya pernah dibuka belum lama ini, periksa juga daftar berkas terakhir yang dibuka di aplikasi pembaca PDF. Daftar itu sering menyimpan lokasi berkas yang terakhir dipakai, dan lokasinya bisa menunjukkan folder yang belum diperiksa.

Kalau berkasnya ada di email atau lampiran

Berkas yang pernah dikirim atau diterima lewat email sering masih tersimpan di sana. Cari di kotak masuk dan kotak terkirim dengan nama berkasnya, lalu unduh lampirannya. Ini cara yang paling cepat dan tidak memerlukan aplikasi tambahan.

Periksa juga aplikasi pesan dan layanan berbagi berkas yang pernah dipakai untuk mengirim dokumen itu. Berkas yang sudah pernah dikirim ke orang lain masih ada di sisi penerima, jadi meminta kirim ulang adalah jalan pintas yang sering terlewat.

Memakai aplikasi pemulihan berkas

Kalau berkasnya tidak ada di tempat mana pun di atas, aplikasi pemulihan berkas adalah langkah berikutnya. Aplikasi seperti ini memindai media penyimpanan untuk mencari data yang masih tersisa dari berkas yang sudah dihapus.

Tiga hal yang perlu diperhatikan sebelum memakainya. Pertama, pasang aplikasinya di media yang berbeda dari media yang akan dipindai, supaya pemasangannya tidak menimpa data yang ingin diselamatkan. Kedua, simpan hasil pemulihan ke media lain, bukan ke media asalnya. Ketiga, pindai dulu dengan mode cepat; kalau berkasnya tidak ditemukan, baru jalankan pemindaian menyeluruh yang memakan waktu lebih lama.

Hasil pemulihan tidak selalu berupa berkas yang utuh. Berkas yang ruangnya sudah sebagian tertimpa bisa kembali dalam keadaan rusak. Kalau hasilnya PDF yang tidak bisa dibuka, coba perbaiki lewat Perbaiki PDF, lalu periksa hasilnya. Bagian yang tidak terbaca tidak bisa dipulihkan, jadi hasilnya bisa berbeda dari aslinya.

Masalah yang sering terjadi

Berkas tidak ditemukan sama sekali. Kemungkinan ruangnya sudah tertimpa berkas baru. Ini yang paling sering terjadi kalau pencarian baru dilakukan berhari-hari setelah berkasnya hilang, atau kalau media yang sama terus dipakai.

Berkas ditemukan tetapi tidak bisa dibuka. Isinya sudah rusak sebagian. Perbaikan struktural kadang masih bisa menyelamatkan bagian yang utuh.

Hasil pemulihan berisi berkas lain yang tidak dikenal. Pemindaian menyeluruh memang menemukan sisa-sisa berkas lama. Periksa berdasarkan jenis berkas dan tanggalnya, lalu simpan hanya yang dibutuhkan.

Nama berkasnya berubah menjadi kode. Sebagian aplikasi pemulihan kehilangan nama aslinya karena nama itu tersimpan di bagian yang sudah tertimpa. Isinya bisa saja masih utuh, jadi periksa berkasnya satu per satu, bukan hanya berdasarkan namanya.

Pemindaian memakan waktu sangat lama. Media yang besar dan pemindaian menyeluruh memang lambat. Jalankan mode cepat lebih dulu, dan pastikan komputernya tidak mati di tengah proses.

Mencegah kejadian yang sama

Kerugian terbesar dari berkas yang terhapus bukan berkasnya, melainkan waktu yang dipakai untuk mencarinya. Tiga kebiasaan mengurangi risiko itu.

Simpan dokumen penting di dua tempat: satu di perangkat, satu di media atau layanan cadangan. Simpan berkas kerja di folder yang rutin disalin, bukan di folder sementara yang sering dibersihkan. Dan biasakan memeriksa isi folder sampah sebelum mengosongkannya, karena berkas yang terhapus karena salah pilih bisa diselamatkan di langkah itu.

Berkas yang berhasil dipulihkan dan akan disimpan lama bisa dikonversi ke format arsip PDF/A. Format ini merakit elemen dokumen agar tetap terbaca dalam jangka panjang. Cara kerjanya ada di PDF/A (format arsip ISO).

Kapan sebaiknya tidak memakai tool online

Untuk pemulihan berkas, tidak ada tool online yang tepat dipakai. Media penyimpanan harus dipindai secara lokal, dan mengunggah berkas hasil pemulihan ke layanan mana pun tidak diperlukan dalam proses ini.

Untuk berkas yang berhasil dipulihkan tetapi perlu diperbaiki atau dikecilkan, pertimbangkan isinya. Dokumen berisi data pribadi lengkap atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi desktop. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Berapa lama berkas yang terhapus masih bisa dikembalikan? Tidak ada batas waktu yang pasti. Yang menentukan adalah berapa banyak data baru yang sudah ditulis ke media itu sejak berkasnya hilang, bukan berapa lama waktunya.

Apakah mengembalikan dari folder sampah sama dengan pemulihan? Berbeda. Folder sampah masih menyimpan berkasnya secara utuh. Pemulihan dipakai kalau berkasnya sudah tidak ada di sana, dan hasilnya belum tentu utuh.

Apakah berkas yang terhapus bisa dikembalikan setelah komputer dimatikan dan dinyalakan lagi? Bisa, selama ruangnya belum ditempati berkas baru. Proses mematikan dan menyalakan komputer sendiri tidak menghapus data yang tersisa, tetapi aktivitas setelahnya bisa menimpanya.

Apakah pemulihan bisa mengembalikan seluruh isi folder? Bisa, tetapi hasilnya bergantung pada kondisi masing-masing berkas. Sebagian bisa utuh, sebagian rusak, dan sebagian tidak ditemukan sama sekali.

Kalau berkasnya sudah tidak bisa dipulihkan, apa yang bisa dilakukan? Cari salinan dari sumber lain: pengirim aslinya, lampiran email, atau layanan berbagi berkas yang pernah dipakai. Kalau dokumennya masih akan dipakai lagi, susun ulang dari sumber yang tersedia.

Setelah berkasnya kembali

Periksa berkas hasil pemulihan sebelum dipakai lagi. Buka dan periksa jumlah halamannya, lalu simpan salinannya di dua tempat. Kalau berkasnya rusak dan tidak bisa dibuka, coba Perbaiki PDF, lalu periksa hasilnya. Peta pekerjaan lain di kelompok ini, dari kompresi sampai penghapusan metadata, ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF, dan topik PDF secara umum ada di Panduan PDF.