Mengunci PDF agar tidak bisa dicetak dilakukan lewat Proteksi PDF. Unggah berkasnya, tentukan kata sandi, biarkan centang "Izinkan mencetak" kosong, lalu jalankan prosesnya. Hasilnya PDF terenkripsi AES-256 yang menolak perintah cetak pada pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah.
Bawaan tool ini menolak ketiga izin sekaligus, termasuk izin cetak. Kalau tujuannya hanya mencegah pencetakan, Anda tidak perlu mencentang apa pun. Cukup isi sandinya, dan dokumen hasilnya sudah tidak bisa dicetak oleh pembaca yang menghormati izin.
Apa arti tidak bisa dicetak
Ada dua lapisan yang bekerja. Enkripsi membuat isi berkas hanya bisa dibuka dengan sandi. Izin cetak memberi tahu pembaca PDF bahwa pencetakan tidak diizinkan. Keduanya berbeda peran.
Enkripsi adalah lapisan yang kuat. Tanpa sandi, isinya tidak bisa dibaca, jadi tidak ada yang bisa dicetak. Izin cetak adalah lapisan tambahan, dan ia bekerja setelah berkasnya dibuka. Ia ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, seperti Adobe Acrobat, Foxit, dan sebagian besar pembaca lain. Pembaca yang mengabaikan izin tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui, dan bisa saja mencetaknya.
Jadi, "tidak bisa dicetak" di sini berarti pembaca PDF yang lazim akan menolak perintah cetak. Ini bukan jaminan bahwa tidak ada aplikasi di dunia yang bisa mencetaknya. Untuk pembatasan yang lebih kuat, sandi yang panjang tetap penentu utama, dan isi yang benar-benar tidak boleh beredar sebaiknya tidak dikirim sama sekali.
Bedanya dengan menyensor dan memberi cap air
Ada tiga cara berbeda untuk membatasi dokumen, dan ketiganya sering tertukar.
Mengunci izin cetak lewat Proteksi PDF membuat pembaca PDF menolak perintah cetak. Isinya tetap ada di berkas, dan bisa dibuka dengan sandi.
Memberi cap air lewat Watermark PDF menempelkan penanda seperti DRAF atau RAHASIA di atas halaman. Cap air bukan proteksi. Ia bisa ditutup dengan kotak putih atau dihapus dengan aplikasi lain, dan tidak menghalangi pencetakan. Fungsinya mengingatkan pembaca, bukan melarang.
Menyensor lewat Sensor PDF menghapus isi area yang ditandai dari berkas, lalu menggantinya dengan blok hitam. Data itu tidak bisa disalin, dicari, atau dipulihkan. Ini cara yang benar untuk data rahasia yang harus benar-benar hilang, tetapi bukan cara untuk sekadar mencegah pencetakan.
Langkah mengunci agar tidak bisa dicetak
- Pastikan dokumen sudah final. Semua penyuntingan selesai sebelum dikunci.
- Simpan salinan asli yang tidak terkunci.
- Buka Proteksi PDF di peramban, lalu unggah berkasnya.
- Tentukan kata sandi, minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter.
- Biarkan centang "Izinkan mencetak" kosong. Atur izin salin dan ubah sesuai kebutuhan.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Catat sandinya di tempat yang aman sebelum berkas dikirim.
- Buka berkas hasil, masukkan sandinya, lalu coba cetak satu halaman untuk memastikan perintah cetak ditolak.
Langkah kedelapan adalah pembuktiannya. Jangan menganggap izinnya bekerja hanya karena prosesnya selesai. Buktikan dengan mencoba mencetak.
Kapan cara ini dipakai
Cara ini dipakai ketika dokumen hanya untuk dibaca di layar dan salinan cetaknya tidak diinginkan. Contoh yang paling jelas: materi yang masih dalam peninjauan, dokumen internal yang tidak boleh beredar dalam bentuk cetak, atau berkas berlangganan yang hanya boleh dibaca penerima tertentu.
Cara ini juga berguna untuk membatasi penyebaran. Salinan cetak mudah difotokopi dan disebar tanpa jejak, sedangkan berkas digital dengan sandi lebih mudah dikendalikan. Menolak cetak mengurangi satu jalur penyebaran, meskipun tidak menutup semuanya.
Alasan ketiga berkaitan dengan kontrol versi. Dokumen yang masih berubah sering dicetak dan disimpan orang, lalu versi lama itu dipakai setelah versinya berganti. Membatasi cetak membantu memastikan orang bekerja dari berkas digital yang terbaru.
Kapan cara ini tidak dipakai
Jangan batasi cetak pada dokumen yang memang perlu dicetak penerima. Kalau berkasnya berupa formulir yang harus diisi di atas kertas, atau dokumen yang harus diserahkan dalam bentuk cetak, melarang cetak justru merugikan. Untuk berkas seperti itu, izin cetak sebaiknya dibuka.
Jangan juga mengandalkan izin cetak sebagai pengaman mutlak. Izin ditegakkan pembaca yang menghormatinya, bukan proteksi yang tidak bisa dilewati. Untuk data yang benar-benar tidak boleh terlihat, sensornya lebih penting daripada izin cetaknya.
Untuk dokumen yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor, mengunggahnya ke layanan online justru berlawanan dengan tujuan pengamanan itu sendiri. Pakai aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama prosesnya berjalan. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau penerima perlu menyalin atau mengubah
Izin bisa disesuaikan satu per satu. Kalau penerima perlu mengutip isinya, centang "Izinkan menyalin teks dan gambar". Kalau penerima perlu mengisi atau menyunting, centang "Izinkan mengubah isi". Yang tidak dicentang akan ditolak.
Pola yang sering dipakai untuk dokumen yang hanya untuk dibaca: biarkan ketiga izin kosong. Penerima bisa membuka dengan sandi, tetapi tidak bisa mencetak, menyalin, atau mengubah. Pola lain untuk dokumen yang perlu dikutip: buka izin salin, biarkan cetak dan ubah tertutup.
Setelah berkas dikunci
Berkas terkunci tidak bisa digabung, dikompres, atau disunting sebelum kuncinya dibuka. Kalau perlu menggabungkannya dengan dokumen lain, buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, kerjakan penggabungannya, lalu kunci ulang hasil akhirnya.
Sebelum dikunci, bersihkan juga bagian yang tidak seharusnya ikut terkirim. Metadata seperti nama penulis dan judul dibersihkan lewat panduan metadata PDF, dan isi apa saja yang biasanya tersimpan di sana dijelaskan di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF. Data sensitif di halaman disensor lewat Sensor PDF, dan prinsipnya ada di Cara Menyensor Teks PDF Permanen.
Masalah yang sering terjadi
Dokumen masih bisa dicetak setelah dikunci. Periksa apakah berkas yang dibuka benar-benar berkas hasil. Kalau pembaca PDF yang dipakai mengabaikan izin dokumen, pencetakan bisa saja berhasil. Coba di pembaca yang menghormati izin.
Sandi ditolak padahal dirasa benar. Periksa Caps Lock dan pastikan tidak ada spasi yang ikut terketik di ujung sandi. Sandi yang disalin dari surel kadang membawa karakter tak terlihat, jadi mengetik ulang lebih aman.
Berkas hasil tidak meminta sandi. Periksa apakah kolom sandi benar-benar diisi. Kalau terlewat, berkasnya tidak terkunci.
Sandi lupa. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, karena tidak disimpan di server. Kalau salinan asli masih ada, berkasnya bisa dikunci ulang.
Prosesnya lambat pada berkas berat. Batas unggahnya 30 MB per berkas pada paket Gratis, dan 200 MB pada paket Berbayar. Kalau berkasnya melebihi batas itu, kecilkan dulu memakai Kompres PDF.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas yang memuat data pribadi lengkap atau laporan keuangan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor lebih baik dikunci dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama prosesnya berjalan. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah izin cetak berlaku di semua aplikasi? Tidak. Izin ditegakkan pembaca PDF yang menghormatinya. Sebagian besar pembaca populer menghormatinya, tetapi pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui.
Kalau dokumen dikunci, apa isi halamannya berubah? Tidak. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tetap sama. Yang ditambahkan hanya lapisan enkripsi dan pengaturan izin.
Bisakah izin cetak dibuka lagi nanti? Bisa, dengan membuka berkasnya memakai sandi yang benar, lalu mengunci ulang dengan izin yang berbeda.
Apakah cap air bisa menggantikan izin cetak? Tidak. Cap air hanya penanda visual dan tidak menghalangi pencetakan. Untuk melarang cetak, gunakan izin di Proteksi PDF.
Bagaimana kalau penerimanya memakai ponsel? Berkas terenkripsi bisa dibuka di ponsel selama aplikasi pembaca PDF-nya mendukung, dan sandinya dimasukkan dengan benar.
Menutup pekerjaan penguncian
Kalau dokumen hanya boleh dibaca di layar, buka Proteksi PDF, tentukan sandi, biarkan izin cetak kosong, lalu jalankan prosesnya. Catat sandinya sebelum berkas berpindah tangan. Gambaran seluruh urutan antara menyensor, meratakan, dan mengunci ada di Keamanan PDF, dan titik awalnya ada di Panduan PDF.