Mengunci PDF di HP dikerjakan lewat peramban dengan membuka Proteksi PDF. Unggah berkas dari penyimpanan ponsel, tentukan kata sandi, atur izin yang ingin dibuka, jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya. Tidak perlu memasang aplikasi tambahan. Dokumen hasilnya terkunci dengan AES-256, dan isi halaman, huruf, serta gambarnya tidak berubah.
Alur ini memakai peramban, jadi caranya sama di ponsel Android maupun iPhone. Yang membedakan hanya cara memilih berkas dari penyimpanan. Kalau Anda terbiasa memakai aplikasi desktop, langkahnya mirip, tetapi di HP semuanya dikerjakan dengan sentuhan dan tanpa jendela pengaturan yang rumit.
Satu hal yang perlu diingat sejak awal: sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan. Kata sandi tidak disimpan di server, jadi tidak ada cara memulihkannya. Catat sandinya sebelum berkas dikirim.
Yang dibutuhkan sebelum mulai
Pertama, berkas PDF-nya harus sudah ada di penyimpanan ponsel. Kalau berkasnya ada di surel atau di layanan penyimpanan awan, unduh dulu ke perangkat. Mengunggah langsung dari aplikasi surel kadang tidak berjalan mulus di beberapa peramban.
Kedua, tentukan kata sandinya. Tool ini memakai satu kata sandi dengan panjang minimal 4 karakter dan maksimal 128 karakter. Pilih sandi yang panjang dan tidak ada di kamus. Sandi empat karakter secara teknis diterima, tetapi terlalu pendek untuk melindungi dokumen penting.
Ketiga, tentukan izinnya. Ada tiga izin yang bisa diatur: izinkan mencetak, izinkan menyalin teks dan gambar, serta izinkan mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ditolak. Kalau tidak dicentang, dokumen hasilnya tidak bisa dicetak, tidak bisa disalin isinya, dan tidak bisa diubah.
Keempat, siapkan cara mengingat sandinya. Tulis di aplikasi catatan yang aman, atau simpan di pengelola sandi. Jangan mengandalkan ingatan saja, terutama kalau dokumennya akan dibuka lagi beberapa bulan kemudian.
Langkah mengunci PDF di HP
- Pastikan berkas PDF sudah tersimpan di ponsel, bukan hanya ada di aplikasi surel.
- Tentukan kata sandi yang panjang, dan catat di tempat yang aman.
- Buka Proteksi PDF di peramban ponsel.
- Ketuk tombol unggah, lalu pilih berkas PDF dari penyimpanan. Kalau muncul pilihan sumber, pilih File atau Penyimpanan, bukan Kamera.
- Masukkan kata sandi pada kolom yang tersedia.
- Tentukan izin: centang izin yang ingin dibuka. Kalau ingin dokumen benar-benar terbatas, biarkan ketiganya tidak dicentang.
- Jalankan prosesnya, lalu tunggu sampai selesai.
- Unduh hasilnya. Berkas hasil biasanya masuk ke folder Unduhan di ponsel.
- Buka berkas hasil, lalu pastikan ia meminta sandi dan sandi yang Anda catat memang berfungsi.
Langkah kesembilan adalah pemeriksaan yang menentukan. Jangan menganggap prosesnya berhasil hanya karena tombol unduh muncul. Buktikan dengan membuka berkas hasil dan memasukkan sandinya.
Soal izin dan apa artinya
Izin yang tidak dicentang akan ditolak pada dokumen hasil. Kalau Anda membiarkan izin menyalin tidak dicentang, teks dokumen tidak bisa disalin lewat menu. Kalau izin mencetak tidak dicentang, dokumen tidak bisa dicetak.
Perlu dipahami, izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Sebagian besar pembaca mematuhinya, tetapi pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Jadi izin adalah lapisan tambahan di atas sandi, bukan pengganti sandi. Jangan mengandalkan izin saja untuk dokumen yang benar-benar rahasia.
Untuk dokumen yang isinya harus benar-benar dibatasi, pertimbangkan juga menyensor bagian sensitifnya lebih dulu lewat Sensor PDF, baru memasang sandi. Dengan begitu, data yang tidak boleh dibaca benar-benar tidak ada di dalam berkas, bukan sekadar dibatasi izin.
Urutan dengan pekerjaan lain
Semua penyuntingan selesai dulu, proteksi dipasang paling akhir. Memberi sandi sebelum dokumen selesai berarti berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan, dan itu menambah satu langkah di setiap putaran.
Kalau dokumennya juga perlu dibersihkan metadatanya, kerjakan itu sebelum dikunci. Berkas terkunci tidak bisa dibaca tool lain, jadi pembersihan metadata harus selesai lebih dulu. Langkahnya ada di Cara Menghapus Properti PDF Sebelum Dikirim.
Kalau dokumennya akan digabung dengan berkas lain, gabungkan dulu, baru kunci hasil akhirnya. Sandi tidak ikut berpindah saat berkas digabung, jadi mengunci sebelum menggabung hanya menambah pekerjaan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya masih akan sering disunting. Berkas terkunci merepotkan untuk disunting, dan setiap perubahan memerlukan langkah buka kunci. Kunci dokumen setelah isinya final.
Cara ini juga tidak dipakai kalau sandinya akan sering lupa. Sandi yang tidak dicatat adalah sandi yang cepat atau lambat akan hilang, dan dokumen berenkripsi tidak bisa dipulihkan.
Terakhir, cara ini tidak dipakai untuk dokumen yang sama sekali tidak boleh keluar dari perangkat. Mengunci berkas lewat tool online berarti berkas meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Kalau kebijakan melarangnya, gunakan aplikasi di ponsel atau komputer sendiri.
Masalah yang sering terjadi
Berkas tidak muncul di pemilih berkas. Biasanya berkasnya masih ada di aplikasi surel atau awan, belum diunduh ke perangkat. Unduh dulu, lalu ulangi.
Prosesnya lambat atau gagal. Periksa ukuran berkas. Batasnya 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar. Untuk berkas besar, kecilkan dulu lewat Kompres PDF, atau coba koneksi yang lebih stabil.
Sandi lupa setelah berkas dikirim. Tidak ada cara memulihkannya. Sandi tidak disimpan di server. Simpan salinan tanpa kunci sebelum mengunci, sebagai cadangan.
Berkas hasil tidak bisa dicetak. Periksa apakah izin mencetak dicentang saat proses. Izin yang tidak dicentang memang ditolak pada dokumen hasil.
Berkas hasil masih bisa disalin. Periksa izin menyalin. Kalau izin itu dicentang, penyalinan diizinkan. Kalau tidak dicentang tetapi masih bisa disalin, kemungkinan pembaca PDF yang dipakai mengabaikan izin dokumen.
Berbagi berkas dan sandi secara aman
Setelah berkas terkunci, cara mengirimnya ikut menentukan. Kirim berkasnya lewat satu saluran, dan kirim sandinya lewat saluran lain. Misalnya berkas lewat surel dan sandi lewat pesan singkat. Memisahkan dua saluran membuat satu kebocoran saja tidak cukup untuk membuka dokumen.
Jangan menuliskan sandi di badan surel yang sama, di nama berkas, atau di catatan yang ikut tersalin saat berkas diteruskan. Kebiasaan itu membuat proteksi tidak berarti apa-apa. Untuk dokumen yang akan dibuka beberapa bulan kemudian, simpan sandinya di pengelola sandi, bukan hanya di kepala.
Kalau berkasnya perlu dikirim ke beberapa orang, pertimbangkan apakah semuanya memang perlu memegang sandi yang sama. Untuk dokumen yang lebih sensitif, kirim salinan terpisah atau minta penerima mengaksesnya lewat saluran yang lebih terkendali.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen keuangan, berkas kepegawaian, atau dokumen yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya diamankan dengan aplikasi di perangkat sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, dan kata sandi tidak disimpan. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah perlu memasang aplikasi untuk mengunci PDF di HP? Tidak. Prosesnya dikerjakan lewat peramban, jadi tidak perlu memasang aplikasi tambahan.
Berapa panjang sandi yang diperbolehkan? Minimal 4 karakter dan maksimal 128 karakter. Sandi yang lebih panjang jauh lebih sulit ditebak.
Apakah sandi bisa dipulihkan kalau lupa? Tidak. Sandi tidak disimpan di server, dan dokumen berenkripsi tidak bisa dibuka tanpa sandi yang benar.
Apakah izin bisa diubah setelah dokumen dikunci? Tidak pada berkas hasil. Untuk mengubah izin, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, lalu pasang proteksi baru.
Apakah berkas hasil bisa dikirim lewat WhatsApp atau surel? Bisa. Berkas hasilnya PDF biasa yang sudah terkunci, dan bisa dikirim seperti berkas lain. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Mengunci dokumen dari ponsel
Untuk mengunci dokumen langsung dari ponsel, buka Proteksi PDF, unggah berkasnya, tentukan sandi, atur izin, lalu unduh hasilnya. Kalau dokumennya masih terkunci dan perlu diubah, gunakan Buka Kunci PDF. Gambaran seluruhnya ada di Keamanan PDF, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.