Mengunci PDF setelah ditandatangani dikerjakan dalam urutan yang tetap: tempel tanda tangannya lebih dulu, baru pasang kata sandinya. Tanda tangan ditempel lewat Tanda Tangan PDF, lalu berkasnya dikunci lewat Proteksi PDF. Urutan ini tidak bisa dibalik. Selama berkasnya masih terkunci, tool penempel tanda tangan tidak bisa membaca halamannya untuk menempelkan gambar.
Satu hal yang perlu diluruskan lebih dulu. Yang ditempelkan tool ini adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Gambar itu menempel di atas halaman seperti tanda tangan di kertas, dan tidak membawa bukti keaslian kriptografis. Untuk keperluan yang menuntut tanda tangan tersertifikasi, diperlukan penyedia jasa sertifikasi elektronik, dan itu di luar katalog ini.
Urutan yang benar dan alasannya
Urutannya menempel dulu, mengunci kemudian. Tanda tangan adalah gambar yang ditambahkan ke halaman, jadi proses penempelannya memerlukan berkas yang bisa dibaca dan ditulis. Berkas terkunci menolak keduanya sebelum sandinya dibuka. Kalau Anda mengunci lebih dulu, penempelan gagal, dan Anda harus membuka kuncinya lagi.
Setelah tanda tangannya menempel dan posisinya sudah pas, barulah berkasnya dikunci. Mengunci setelahnya membuat tanda tangan itu ikut terkunci di dalam berkas. Penerima tidak bisa menggeser tanda tangannya, karena halamannya tidak bisa disunting lagi. Ia juga tidak bisa mengganti tanda tangan itu dengan yang lain tanpa membuka kunci berkasnya lebih dulu.
Ini alasan urutan tersebut bukan sekadar soal kenyamanan. Mengunci lebih dulu menambah pekerjaan, sedangkan mengunci di akhir justru menghasilkan berkas yang lebih rapi.
Menempelkan tanda tangan gambar
Tanda tangan ditempel lewat Tanda Tangan PDF. Tool ini menerima dua berkas: PDF dan gambar tanda tangan. Gambar yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB.
PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi. Transparansinya dipertahankan, sehingga tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih yang menutupi isi di bawahnya. JPG berlatar putih akan menutupi apa pun di bawahnya, jadi untuk halaman yang teksnya padat, PNG lebih tepat.
Lebarnya diatur dengan penggeser, mulai 15 sampai 90 mm, dengan bawaan 45 mm. Tingginya mengikuti rasio gambar, jadi tanda tangan tidak gepeng. Posisinya digeser langsung di pratinjau. Satu halaman diproses per proses, jadi untuk dokumen dengan banyak halaman bertanda tangan, ulangi prosesnya untuk setiap halaman.
Langkah mengunci PDF setelah ditandatangani
- Pastikan seluruh isi dokumen sudah final. Setiap perubahan setelah dikunci menuntut buka kunci ulang.
- Siapkan gambar tanda tangan. PNG berlatar tembus pandang memberi hasil paling rapi.
- Buka Tanda Tangan PDF, lalu unggah berkas PDF dan gambar tanda tangannya.
- Atur lebar tanda tangan, lalu geser posisinya di pratinjau sampai tepat.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas yang sudah ditandatangani.
- Buka hasilnya dan periksa posisi tanda tangannya. Pastikan tidak menutupi isi penting.
- Simpan salinan berkas bertanda tangan di tempat terpisah sebelum dikunci.
- Buka Proteksi PDF, lalu unggah berkas yang sudah ditandatangani.
- Tentukan kata sandi, dan atur izin sesuai kebutuhan.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas terkunci. Periksa hasilnya dan catat sandinya.
Langkah ketujuh penting karena berkas yang sudah dikunci memerlukan sandi untuk dibuka kembali. Salinan bertanda tangan yang belum dikunci berguna kalau ada yang perlu diperbaiki.
Memilih izin untuk dokumen bertanda tangan
Untuk dokumen yang sudah ditandatangani, izin ubah sebaiknya tetap mati. Alasannya sederhana: dokumen yang ditandatangani adalah dokumen yang isinya tidak boleh bergerak lagi. Kalau izin ubah dibuka, penerima bisa menambah atau mengganti isi di sekitar tanda tangan itu, dan tanda tangan tadi tetap terlihat sah meskipun isinya sudah berbeda.
Izin cetak dan izin salin disesuaikan dengan kebutuhan. Dokumen yang perlu diarsipkan dalam bentuk cetak memerlukan izin cetak. Dokumen yang isinya akan dikutip ke sistem lain mungkin memerlukan izin salin. Kalau tidak ada kebutuhan itu, biarkan keduanya mati, karena itu pilihan bawaannya.
Perlu diingat bahwa izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Izin adalah lapisan tambahan di atas sandi, bukan penggantinya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai untuk dokumen yang masih menunggu tanda tangan pihak lain. Menempelkan satu tanda tangan lalu mengunci berkasnya membuat pihak lain tidak bisa menambahkan tanda tangannya, karena halamannya tidak bisa disunting lagi. Kumpulkan semua tanda tangan lebih dulu, baru kunci di akhir.
Cara ini juga tidak dipakai untuk dokumen yang tanda tangannya perlu dipindah atau disesuaikan setelahnya. Menggeser tanda tangan setelah dikunci menuntut buka kunci, yang menambah langkah dan menghasilkan salinan tanpa kunci di tangan Anda.
Terakhir, cara ini tidak dipakai kalau yang dibutuhkan adalah bukti keaslian. Tanda tangan gambar tidak membawa bukti kriptografis. Kalau dokumennya memerlukan verifikasi otomatis, tanda tangan tersertifikasi yang diperlukan, dan itu harus dibuat lewat penyedia sertifikasi elektronik.
Batas bukti keaslian yang perlu dipahami
Tanda tangan gambar tidak bisa diverifikasi secara otomatis. Penerima tidak punya cara memastikan bahwa gambar itu memang ditempel oleh Anda, kecuali dengan mengenali bentuk tanda tangannya atau membandingkannya dengan contoh yang mereka miliki. Tidak ada sertifikat digital yang menempel pada gambar itu.
Karena itu, tanda tangan gambar lebih tepat untuk dokumen yang peredarannya terbatas dan pihak penerimanya sudah saling mengenal. Untuk dokumen yang harus tahan sengketa atau diverifikasi pihak ketiga, tanda tangan tersertifikasi lebih tepat. Tool di katalog ini belum menyediakan tanda tangan tersertifikasi.
Pembahasan lebih lengkap tentang pilihan tanda tangan ada di Tanda Tangan PDF. Perlu dipahami juga bahwa Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik mengakui tanda tangan elektronik secara umum, tetapi syarat dan keabsahannya pada kasus tertentu bergantung pada aturan terbaru dan kebijakan instansi. Untuk keperluan resmi, verifikasi aturannya ke sumber resmi, jangan mengandalkan ringkasan di artikel ini.
Memakai meterai pada dokumen
Sebagian dokumen memerlukan meterai. Perlu dibedakan dengan tegas: e-Meterai adalah meterai elektronik resmi yang diterbitkan sistem resmi. Tool di katalog ini bukan sistem e-meterai. Yang bisa dilakukan adalah menempelkan gambar meterai ke halaman, sama seperti menempelkan tanda tangan gambar.
Untuk meterai yang sah dan terverifikasi, gunakan sistem e-meterai resmi. Menempelkan gambar meterai tidak menghasilkan meterai yang bisa diverifikasi, meskipun tampilannya terlihat sama.
Masalah yang sering terjadi
Tanda tangan tidak muncul di hasil. Pastikan gambar tanda tangannya diterima tool. Kalau formatnya tidak didukung atau ukurannya melebihi batas, prosesnya gagal. PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP didukung, dengan batas 25 MB.
Tanda tangan menutupi teks. JPG berlatar putih menutupi apa pun di bawahnya. Gunakan PNG berlatar tembus pandang, atau geser posisinya ke area yang kosong.
Tanda tangan terlihat gepeng. Tinggi mengikuti rasio gambar, jadi bentuk gepeng biasanya berasal dari gambar aslinya. Perbaiki gambar tanda tangannya sebelum ditempel.
Tanda tangan hanya muncul di satu halaman. Satu halaman diproses per proses. Untuk halaman lain, ulangi prosesnya.
Berkas tidak bisa ditempel tanda tangan karena terkunci. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, tempel tanda tangannya, lalu kunci ulang.
Tanda tangan tetap bisa digeser penerima. Kalau berkasnya belum dikunci, tanda tangan yang menempel sebagai gambar memang tidak bisa digeser dengan alat anotasi biasa, tetapi isi halaman yang belum terkunci tetap bisa disunting. Untuk mencegah perubahan, kunci berkasnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya diproses dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di tool ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Bolehkah mengunci PDF sebelum menempel tanda tangan? Bisa secara teknis, tetapi tidak praktis. Tool penempel tanda tangan tidak bisa membaca berkas terkunci sebelum kuncinya dibuka, jadi Anda akan mengulang langkah buka kunci.
Kalau gambar tanda tangan sudah menempel, apakah penerima bisa memastikan itu asli? Tidak bisa lewat pemeriksaan mesin. Gambar tidak membawa sertifikat digital, jadi penerima hanya bisa mengenali goresannya atau membandingkannya dengan contoh yang dimiliki.
Apakah tanda tangan ikut terkunci setelah berkas diproteksi? Ya. Setelah dikunci, halaman tidak bisa disunting lagi, jadi tanda tangan yang sudah menempel tidak bisa digeser atau diganti tanpa membuka kunci berkasnya.
Bisakah tanda tangan ditambahkan ke beberapa halaman lalu dikunci? Bisa. Tempel tanda tangan di setiap halaman yang diperlukan, lalu kunci berkas hasilnya satu kali di akhir.
Apakah meterai bisa ditempel dengan tool ini? Gambar meterai bisa ditempel, tetapi itu bukan e-Meterai resmi. Untuk meterai yang sah dan terverifikasi, gunakan sistem e-meterai resmi.
Menutup dokumen setelah tanda tangannya lengkap
Kumpulkan semua tanda tangan lebih dulu, periksa posisinya, lalu kunci berkasnya lewat Proteksi PDF. Urusan tanda tangan gambar ada di Tanda Tangan PDF, sedangkan gambaran pekerjaan keamanan yang lebih luas ada di Keamanan PDF.