Anotasi PDF hilang setelah dikirim karena anotasi itu tersimpan sebagai lapisan terpisah dari halaman, dan tidak semua pembaca PDF menampilkan lapisan tersebut dengan cara yang sama. Pada banyak kasus, anotasinya sebenarnya masih ada di dalam berkas; yang berubah hanya cara aplikasi penerima memperlakukannya. Penyebab lain yang lebih jarang adalah anotasi tidak ikut tersimpan saat berkas diekspor, atau penerima hanya melihat versi cetak yang memang tidak memuat anotasi. Cara membuat anotasi menetap adalah meratakannya ke halaman dengan Flatten PDF.
Sebelum menyalahkan berkasnya, penting untuk tahu di lapisan mana anotasi itu berada. PDF menyimpan isi halaman dan anotasi sebagai dua hal yang berbeda. Isi halaman adalah teks dan gambar yang menjadi badan dokumen. Anotasi adalah catatan yang menempel di atas halaman: komentar, sorotan, coretan, stempel, dan tanda tangan yang ditambahkan lewat alat anotasi. Karena terpisah, keduanya bisa diperlakukan berbeda oleh aplikasi yang membuka berkas.
Penyebab yang paling sering
Penyebab pertama dan paling umum: pembaca PDF penerima tidak menampilkan anotasi secara bawaan. Sebagian aplikasi menyembunyikan lapisan anotasi sampai pengguna membukanya lewat menu komentar. Bagi penerima yang hanya membuka berkas dan membaca halaman, anotasi itu tampak tidak ada, padahal tersimpan di dalam berkas.
Penyebab kedua: anotasi tidak ikut tercetak. Banyak aplikasi punya pengaturan terpisah antara "tampilkan di layar" dan "cetak anotasi". Kalau anotasi tidak diatur untuk ikut tercetak, hasil cetaknya bersih tanpa anotasi. Penerima yang mencetak dokumen lalu membandingkannya dengan versi digital bisa mengira anotasinya hilang.
Penyebab ketiga: berkas dikirim dalam bentuk yang tidak memuat anotasi. Ini terjadi kalau dokumen diekspor ulang, dikonversi ke format lain, atau dicetak ke PDF baru lewat opsi "print to PDF". Ekspor semacam itu hanya mengambil isi halaman, sehingga lapisan anotasi tertinggal. Berkas yang dikirim terlihat sama isinya, tetapi catatannya sudah tidak ikut.
Penyebab keempat: anotasi terhapus tanpa sengaja. Sebagian aplikasi menawarkan opsi membersihkan anotasi saat menyimpan atau mengirim, dan opsi itu kadang tercentang tanpa disadari. Anotasi juga bisa hilang kalau berkas disimpan ulang oleh aplikasi yang tidak mendukung jenis anotasi tertentu.
Kenapa lapisan anotasi bisa berbeda antar aplikasi
Perbedaan antar aplikasi bukan tanda berkasnya rusak. Setiap pembaca PDF punya cara sendiri menampilkan lapisan anotasi, dan tidak semuanya menuruti standar dengan cara yang sama. Ada yang menampilkan kotak komentar dengan warna tertentu, ada yang hanya menampilkan ikon kecil, dan ada yang menyembunyikannya sepenuhnya sampai diminta. Posisi anotasi juga bisa bergeser sedikit kalau aplikasi menghitung koordinat dengan cara berbeda.
Hal yang sama berlaku untuk halaman hasil pindai. Pada berkas pindai, seluruh halaman adalah gambar, dan anotasi yang ditempel di atasnya tetap lapisan terpisah. Kalau penerima membuka berkas dengan aplikasi yang tidak menampilkan lapisan itu, catatannya tampak tidak ada. Untuk berkas seperti ini, meratakan anotasi lebih penting lagi, karena tidak ada teks digital yang bisa dijadikan acuan.
Cara memastikan anotasi tetap terlihat
Cara paling andal adalah meratakan anotasi ke halaman sebelum berkas dikirim. Flatten PDF menyatukan isian formulir dan anotasi ke halaman menjadi satu lapisan cetak. Setelah diratakan, anotasi tidak lagi menjadi lapisan terpisah; ia menjadi bagian dari halaman itu sendiri. Aplikasi apa pun yang bisa membuka PDF akan menampilkannya, karena yang dilihat sudah berupa isi halaman biasa.
Perlu dipahami konsekuensinya. Setelah diratakan, anotasi tidak bisa diedit lagi oleh siapa pun, termasuk Anda. Komentar yang tadi bisa dibalas atau dihapus akan membeku menjadi bagian halaman. Karena itu, ratakan hanya setelah seluruh anotasi selesai dan diperiksa. Tindakan ini permanen, dan kesalahan setelah perataan berarti berkas harus dikerjakan ulang dari salinan sebelum diratakan.
Langkah meratakan anotasi sebelum dikirim
- Simpan salinan berkas asli sebagai cadangan.
- Buka berkas dan periksa setiap anotasi. Hapus yang tidak perlu, dan pastikan yang tersisa memang harus ikut terkirim.
- Simpan berkas dengan anotasi dalam keadaan utuh. Jangan lewatkan opsi "print to PDF", karena opsi itu bisa membuang anotasi.
- Buka Flatten PDF di peramban, lalu unggah berkasnya.
- Periksa pratinjau dan pastikan posisi setiap anotasi sudah benar.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Buka hasilnya di pembaca PDF dan pastikan anotasi terlihat, baik di layar maupun di pratinjau cetak.
Langkah ketujuh memastikan dua hal sekaligus: anotasinya masih ada, dan tampilannya ikut tercetak. Kalau anotasi terlihat di layar tetapi tidak di pratinjau cetak, berarti perataan belum menyentuh bagian itu, dan proses perlu diulang.
Kapan tidak perlu meratakan
Kalau anotasi memang dimaksudkan untuk dibalas dan didiskusikan, jangan diratakan. Anotasi yang membeku tidak bisa ditanggapi lagi, sehingga alur kerja yang memerlukan diskusi justru rusak. Untuk dokumen yang sedang dalam proses ulasan, biarkan anotasi tetap aktif dan pastikan penerima memakai aplikasi yang menampilkan komentar.
Kalau anotasi hanya perlu terlihat sesekali oleh Anda sendiri, meratakan juga belum perlu. Simpan berkas dengan anotasinya, dan buka di aplikasi yang sama saat memeriksanya. Perataan baru penting ketika berkas berpindah tangan ke pihak yang aplikasinya tidak bisa Anda pastikan.
Jangan juga memakai perataan untuk menyembunyikan anotasi. Meratakan membuat anotasi justru ikut terlihat dan tercetak. Kalau ada komentar yang harus hilang, hapus anotasinya lebih dulu. Cara menghapusnya dijelaskan di Cara Menghapus Komentar di PDF, dan cara menambahkan komentar sebelum diratakan ada di Cara Menambahkan Komentar di PDF.
Anotasi dan tanda tangan
Anotasi sering disamakan dengan tanda tangan, padahal keduanya berbeda. Tanda tangan yang ditempelkan sebagai gambar adalah lapisan tampilan, dan ia bisa diperlakukan seperti anotasi: kalau perlu ikut tercetak dan tidak boleh bergeser, ia bisa diratakan ke halaman. Yang perlu diingat, perataan tidak memberi keaslian kriptografis apa pun. Tanda tangan itu tetap gambar, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan yang bisa diverifikasi sistem lain, tool ini belum menyediakannya. Yang tersedia adalah tanda tangan visual dan stempel, dan keduanya menempel sebagai lapisan tampilan. Penjelasan tentang tanda tangan dan stempel ada di Tanda Tangan PDF.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah anotasi yang hilang masih bisa dikembalikan? Kalau anotasi masih ada di dalam berkas dan hanya tidak ditampilkan, buka berkas dengan aplikasi yang menampilkan komentar. Kalau anotasi terhapus atau tidak ikut diekspor, tidak ada cara memulihkannya dari berkas yang sudah dikirim; mintalah versi asli dari pengirim.
Kenapa anotasi terlihat di komputer saya tetapi tidak di komputer penerima? Karena lapisan anotasi ditampilkan menurut pengaturan masing-masing aplikasi. Perbedaan ini normal, dan cara menyamakannya adalah meratakan anotasi ke halaman.
Apakah meratakan anotasi mengubah isi halaman? Tidak. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah. Yang berubah hanya status anotasi, dari lapisan terpisah menjadi bagian halaman.
Apakah anotasi tetap bisa dicari setelah diratakan? Tergantung jenis anotasinya. Anotasi yang berupa teks bisa saja ikut terbaca, tetapi yang berupa gambar atau tanda tidak. Yang pasti, anotasi itu tidak lagi bisa diedit atau dihapus.
Apakah anotasi ikut terkirim kalau berkas dikompres? Kompresi biasanya mempertahankan anotasi, tetapi tidak menjamin tampilannya sama di aplikasi lain. Kalau anotasi harus pasti terlihat, ratakan sebelum mengompres, dan urutannya ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.
Menutup pekerjaan anotasi
Kalau anotasi sudah final dan berkas akan dikirim, ratakan lewat Flatten PDF supaya catatan itu tidak lagi bergantung pada aplikasi penerima. Setelah diratakan, periksa hasilnya di layar dan di pratinjau cetak. Untuk urutan lengkap antara menyensor, meratakan, dan mengunci dokumen, mulai dari Keamanan PDF atau Panduan PDF.